物品采购管理办法.docx
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物品采购管理办法
物资采购管理规定
1.目的和作用
对采购工作进行规范，使工作人员明确工作要求、原则与程序，避免责权不清，工作混乱的情况发生，使企业物资供应管理有条不紊地正常进行，特制定本规定。
该规定适用于公司各种物资的采购管理。
2.管理职责
2.1物流控制部是公司采购工作的归口管理部门，负责物资采购的控制管理，包括采购原则、程序、工作质量的把关，以及物资的验收、入库、费用报销等方面管理。
2.2各部门负责本部门所需物资计划的拟定和申报，相关工作均应按本规定执行。
2.3物资采购核决权限
2.31生产物资（原材料等）：
计划内由物控部长核决；计划之外（包括追补计划与原计划的变更）由分管副经理核决。
2.32非生产物资（总务性用品等）计划内由后勤部长核决；计划之外的由主管副经理核决。
2.33固定资产类：
一律由董事长核决。
3.物资采购的原则
3.1采购部门一律凭物资请购单进行采购作业。
3.2未经核决的请购物资一律不得采购。
3.3公司内部已有闲置物资应首先内部解决。
3.4凡地区能解决的，不到外地采购。
3.5采购时应进行询价、比价、议价，实行货比三家的原则。
3.6在确保质量的前提下，尽量采用廉价品与代替品（应事前与使用部门进行沟通或向上级主管请示）。
3.7关键物资及重大特殊物资的采购应及时汇报情况，实行特殊处理的原则。
3.8对长期订货和高额付款，应通过签订合同和实行银行结算的原则。
3.9对于先试后用采购的物资，不得在使用签订前采购。
4.物资采购的计划管理
4.1物资需求部门在每月25日前应拟定本部门下月的物资需求计划表和物资请购单，经部门主管签字及制度规定的核准人批示后交到物控部采购科汇总。
（表单见附件四）
4.2采购科根据物资需求汇总资料和库存物资情况。
于每月29日编制出下个月的物资供应计划，报物控部长及有关领导审批。
4.3物资供应计划经审批却确认后，采购科应迅速编制物资采购任务单下达到采购业务员，并督导实施。
（表单见附件六）
4.4公司各部门的日常办公用品（单项物资价格200元以内）的采购，采购科应在每月5日前一次性购买到位。
4.5单项物资价格在200元~2000元的采购或临时性批准的物资采购，任务员应在计划任务下达后的三天以内采购到位。
4.6单项物资价格在2000元以上至5万元的物资采购，采购员必须将供货的详细情况填写《特殊物资采购签核单》（表单见附件七）报公司相关领导审批，获批准后，采购员根据批示意见进行采购。
4.7单项物资价格在5万元以上或同种物资价格累计在7万元以上的物资采购，必须按照公司编制的《物资采购招标制度》的相关规定进行招标购买。
5.物资采购的过程控制
5.1用于产品生产的物资（含材料、零配件）一律以工艺图纸上的技术标准和有关要求作为依据进行采购。
没有图纸的，技术研发部应提供相关文字资料，以保证采购物资的质量要求。
5.2技术含量高且贵重的物资采购，公司技术部门或质监部门应派出专业技术人员配合采购员参与购买。
5.3设备的采购，原则上应向供应商提出先试用后付款，并要综合考虑“功能、质量、价格、交货期、售后服务”五个方面，进行择优选用。
在功能方面除了要求满足目前需要，同时还应从长远发展考虑，关注“功能寿命”。
5.4为防止采购管理混乱，采购科对于紧急请购物资、分批交货物资、先试用后采购物资、赊购物资、特殊要求物资等，应加盖相关印章或在请购单上作出明显标识。
5.5采购人员必须按照“采购作业期限”运作，要把握好工作进度，若供应过程发生非正常异动，应及时向上级主管报告，说明原因，提出相应意见方案。
物控部要视情况，及时向请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策。
特别重大事项，应汇报总经理。
5.6请购撤销的处理
a若原请购项目尚未处理，采购科可在原请购单上盖上“撤销”印章，按一般请购单据存档方式处理。
a若请购项目已向供应商订购，有采购经办人及时与供应商洽谈撤销事宜。
办妥撤销的可依前项方式办理；对不能办理撤销的有采购主管将情况通知原请购部门；对损失较大的，报物控部长或分管副总经理处理。
5.7采购人员应选择信用好、有实力的的厂家进行订货，并应详细向供方说明所需物资的技术质量要求，必要时及时签订质量协议。
对大批量及长期供应商家，应按公司制定的《供应商管理办法》内容要求执行。
6.采购到位后的有关规定
6.1采购物资到位后，采购员及时通知质检人员和仓库管理人员按相关程序要求进行质量与数量方面的验收与入库工作。
6.2对于需要进行理化实验或直接试用的物资，应首先取样进行试验或试用，待证实合格后方可办理入库。
6.3采购员对物资检验入库过程发现的下列问题应作出处理：
a名称、品种、型号、规格等与请购单不合的应退货，重新购买。
b对质量不符合要求的应退换。
c对数量短交应补足，对超交应汇报处理。
d对价、物不符的应及时与供应商联系处理。
6.4每采购完一批物资，采购部门应及时建立计算机台账，并要经常与物资仓储部门进行账务核对。
6.5物资采购的费用报销必须根据采购计划、质量检验单、物资入库单、物资采购发票等资料，按照公司制定的《费用报销管理办法》的相关程序和要求报销费用。
6.6采购人员应随时了解自己所采购物资的使用情况，搜集、了解各部门的意见与要求，及时处理和解决物资供应工作中存在的问题，不断提高工作效率与服务质量。
7.附件
附件一：
物资供应计划工作流程图
附件二：
物资请购审核程序图
附件三：
物资请购单
附件四：
请购物资汇总表
附件五：
物资采购作业流程图
附件六：
物资采购任务单
附件七：
特殊物资采购签核单
附件八：
贵重物资采购询价单
附件一：
物资供应计划工作流程图
生产计划
物流控制部门
仓储管理
采购准备
确定保险库存量
确定经常储备量
长期合约定购准备
市场临时采购准备
编制物资储备计划
采购渠道的确定
采购方式方法确定
掌握库存现状
计划的执行
审核与批准
编制采购计划
附件二：
物资请购审核程序图
说明：
1.该流程属常规生产物资请购所用。
2.一般由物控部长审核即可，但在价格、质量波动较大，或长期合约采购对供应商作重大变动时应提交经理审核。
附件五：
物资采购作业流程图
发出订购单
进口作业程序
通知仓储
渠道选择
物资采购招标制度
1.目的与适用范围
为加强公司大宗物资采购的管理，保证购买到质价比最优的物资，特制定本办法。
本制度适用于公司所有大宗物资采购。
2.管理职责
物控部是公司物资招标采购的归口管理部门，负责确定招标项目，拟定招标书选择投标单位，组织招标事宜。
3.招标组织
招标工作由公司组成临时的招标小组进行。
招标小组有以下人员组成：
3.1物资采购员及物资采购部门主管。
3.2物控线督查室人员。
3.3相关专业人员。
4.招标原则
4.1公正、公平、公开的原则。
4.2在招标小组成员中，凡与投标单位有亲戚、朋友关系的必须回避。
5.招标的范围
招标主要针对大宗物资进行，大宗物资是指：
5.1单项产品价格在5万元以上的物资。
5.2同种产品价格累计在7万元以上的物资。
5.3公司认为需要实行招标购买的物资。
6.发标、投标
6.1物资采购员在接到物资采购计划后，如属于招标采购范围的，应及时向部门主管汇报要求成立临时的招标小组。
6.2招标小组成立后，根据需要采购物资的情况确定具体的招标形式，由物资采购员拟定出招标书，报公司领导审批同意后实施。
6.3物资采购员将审批同意的招标书选择投标单位发标。
选择投标单位应不少于三家，并对投标单位的经营范围、经营状况、社会声誉及前期合作情况进行考察，以确保能选出最佳的投标单位。
6.4投标单位在接到投标书后，物资采购员应要求其按时上交投标书。
7.仪标、决标
7.1仪标：
招标小组应本着物资使用的合理性、长远性为公司节约的原则，根据不同的招标要求，对每一份投标书进行认真的对比分析、研究、必要时由投标单位进行解释、说明。
7.2决标：
在对每一份投标书进行充分的评议后，招标小组的人员应分别发表意见。
如意见统一，则按统一的意见决定。
如果意见不能统一时，由相关专业人员及集团督察意见为主，仍不能达成统一意见时，有公司主管物品采购方面的领导决定。
8.招标的实施
8.1标书决定后，由物资采购员通知中标单位、商谈具体的采购细节，并签订采购协议（按上面第7条款执行）。
为确保投标单位在中标后，能达到其投标书的要求，在交投标书时，必须向公司交纳投标金额5%的保证金如中标如数退还；如中标，则在支付货款时，一并退还。
若投标单位中标后，不愿执行其投标书的内容，则其缴纳的保证金不予退还。
8.2采购协议签订后，按照《物资采购管理办法》的相关规定执行。
供应商管理办法
1、目的和作用
加强对供应商的管理，有利于稳定供应商与公司之间建立长期互惠互利的供求关系，将使公司物资供应的工作更加完善有序，确保物流的畅通、价格的合理、质量的稳定，使公司物资供应工作与经营需求得到有效的衔接和控制。
本办法适用于向公司长期定点供应原材料、零件、部件及提供配套服务和协作的一切商（长）家。
2、管理职责
供应商的管理工作由公司物控部负责，生产、技术、财务、质管等部门给予协助配合，
供应商的选择，应由分管物控副总负责组织多方人员参加，按标准对照，集体研究决定。
3、管理措施与政策
3.1公司经营中属于长线需求、量大且稳定的物资，一律向经过核准合格的供应商进行采购（不包括临时性、零星采购）。
特殊情况下向非定点供应商采购，应事前向物控分管副总请示，否则应追究责任并给予处罚。
3.2经公司评定核准的供应商也应根据信用及有关标准划分为不同等级，实施不同的管理。
3.3对选定的供应商，公司应与其签订长期物资供应合同协议，规定出具体的责任、权利、义务和双方互惠条件。
公司对供应产品零部件、配套件的供应可颁发生产配套许可证。
3.4公司每年对应供应商予以重新评估，不合格的应解除长期供应合作协议，从候选供应商中再行补充。
3.5对最高信用等级的供应商，公司可提供物料免检、优先支付货款等优惠待遇。
对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商，可以投资入股，与供应商建立产权关系。
3.6公司对特别重要的物资，可派遣专职人员进驻供应商单位，经常性地对其供应商品进行质量检测或现场检查。
3.7在必要时，公司采购、技术、产生、质检等部门可对供应商进行业务指导或培训，但应注意公司产品的核心或关键技术不扩散、、不泄密。
3.8公司应特别注意防止对个别供应商大户的过分依赖，要重视集中采购的风险防范，要有供应商后备队伍的考虑。
4、供应商的评定筛选
4.1对供应商评定级别进行筛选的具体指标。
4.1.1质量水平方面的指标：
a．样品的质量；
b．质量保证体系；
c．物资的优良品率（或合格品率）；
d．对质量问题的处理（态度、及时性、有效性）。
4.1.2交货能力方面的指标：
a．出样的及时性；
b.交货的及时性；
c．扩大供货的潜能；
d．增减订货的应变能力。
4.1.3价格水平方便的指标；
a．比价水平（同样物资在其他处的价格比较）；
b.成本下降空间
c．对涨价与降价的消化能力（指进料涨价或售出降价）。
4.1.4技术能力方面的指标：
a.工艺技术的先进性；
b．后续研发能力；
c．产品设计能力；
d．技术问题的整改能力。
4.1.5后援服务方面的指标：
a．零星订货保证；
b．售后配套服务能力。
4.1.6企业素质方面的指标：
a．领导班子状况；
b．员工素质状况；
c．经营管理状况。
4.1.7合作状况方面的指标
a．合同履约率；
b．年均供货款和所占比例；
c．合作年限；
d．合作融洽关系。
4.2指标的运用方法。
在具体筛选与评级供应商时，应根据上述提出的指标体系，给出各指标的权重和打分标准，并且事前列出不合格、合格、优良三个不同档次的份数范围，然后同供应商的评定分数对照，属于不合格范围的即是淘汰者，属优良级别的则享受优惠待遇。
另外一种简便的方法，是将各候选供应商逐条对照打分，并计算出总分，按排序前后来决定取舍。
4.3供方的评价考核责任分工。
4.3.1供方的产品质量水平指标，由质管部负责统计考核并排序。
4.3.2供方的交货能力及价格水平指标由物控部负责统计、考核并排序。
4.3.3供方的技术能力与后援服务方面指标由生产、技术部门负责考核评定。
4.3.4供方的素质与合作状况指标，由考评小组进行必要的调研，并广泛听取有关业务部门的意见后进行综合评定。
4.3.5考核评定结果由物控部进行汇总并填写“供应商资格评定报告”（见附件二），报总经理或分管副总经理作最终审批。
5.新供方的资格确定与管理办法
对新供方的资格确认需要有了解和磨合过程，其管理方法如下：
5.1资格初选条件。
5.1.1提供的物资（产品）具备行业检验认证报告。
5.1.2与同行业其他厂家有配套关系，或配套能力的证明材料；
有相同或相近产品的供货情况材料。
5.1.3与其他供应商比较，有其独特竞争优势。
如质量好、价格低、供货距离近、供货能力强等。
5.2新供方资格确认程序。
5.2.1具备资格初选条件的供方可先到公司物控部领取“新供方准人评审表”，并填写相关规定内容（具体见附件三）交物控部。
5.2.2由物控部根据所需物资的技术标准，重要程度对供方的准人资格进行评审。
必要时，由物控部组织技术、质管、生产等部门到供方进行现场考察评价。
5.2.3由物控部将评审意见报分管副总审批，同意后该新供方可作为初选合格供方，进行下一程序。
5.2.4样件检验。
初选供方送样时，需填写“零部件走样验证表”（见附件四），随样品送到质管部门，由检验人员进行检验测试。
对需要进行试装使用的样品，则转至生产作业部安排。
所有测试或验证均需将结果填写在“零部件走样验证表”上。
如在走样验证过程中，有任何一项不合格，则停止后续验证程序。
样件走样、送检原则上不超过三次，三次不合格，终止其走样程序。
5.2.5初选供方抽样或送检合格后，由物控部长签署初步意见，再报公司分管副总批准后，该供方即取得合格供方资格。
5.2.6取得了合格供方资格后，供方与本公司进行价格、技术、质量承诺、准时制供货等方面的协议，并签订该方面的合同。
5.3新供方初始业务的控制管理。
5.3.1与新供方的最初业务往来，由物控部通知对方先小批量供应与样件同类的合格产品，进行小批量试用（小批量应控制在正常供应数量的25%之内）。
5.3.2如果在试用过程中发现问题，允许整改后再送相同数量的产品，再次试用。
在一般情况下，小批量试用不超过两次，两次不合格者终止其合格供应商资格。
5.3.3小批量试用合格后，物控部可将该新供方正式纳入公司供应商名单，按照其他老供应商的业务程序，正式建立长期合作关系。
6、对供应商的业务管理规定
6.1供应计划的管理。
供应合同一般不确定供货量，而是根据公司月（旬）生产计划数量结合当期存量情况，在月底下个月的需求计划通知供应商并具体提出分批送货的时间、间隔期及每次的批量。
6.2供货质量的管理。
6.2.1物控部门应及时将采购物资（产品）的技术文件、图纸资料提交给供应商（厂），所有资料均应盖章以示有效性，并以此作为质量检验依据。
提供的资料应与质管、技术部门资料保持一致，如有变动应及时更换。
6.2.2供方按照计划需求量供货到公司后，先由仓储部门计划核准并办理待验手续，将货物摆放在待检区，质监部门派员检验合格后方能正式入库，开具入库单。
6.2.3如果供货后的质量检验合格率太低造成供货量减少，影响公司需求计划时，应向供方提出整改通知，严重的应停止供货解除合同，另行安排新的供方。
6.2.4对需要在供方处验证采购产品，公司需向供方派出质量验收代表（由质管部门派出），验证的安排和放行的方式由质管部门作出具体规定负责组织进行。
6.3对供应商供货能力与信用的监督。
6.3.1物控部应建立合格供应商档案，并应经常根据供应商筛选评定的七个方面指标内容进行对照，观察变化，及时采取应当措施。
6.3.2质管部门除了认真做好对供货的质量检查与把关之外，还应建立供方产品质量档案，要加强对供方质量保证能力的监督检查。
6.3.3对供方的监督检查除了每年一次的定期考核评定之外，平时也应做好必要的监督工作，但重点应放在关键重要件及质量不稳定的供方，以及公司领导认为需要监督检查的其他供方。
6.3.4监督检查的实施，除了注重供货过程，在必要时延伸到供方企业内部，了解对方的生产设备、检测手段、工艺技术及保证体系是否健全完善等。
6.3.5监督检查工作需要各有关职能部门密切配合，特别应做好信息的沟通和平时原始材料的统计管理。
6.3.6监督检查后的工作包括：
考核、提出整改要求（一般在下一次的监督检查时进行验证）、评价。
6.4争议的处理。
公司于供应商在履行供货合同或协议过程中，若发生纠纷或争议时，应友好协商，物控部门负责与供方单位进行协商。
特别是对于较敏感的问题如质量的验证、取消合格供方资格等，我方人员应本着实事求是的原则，摆事实讲道理，决不盛气欺人，伤害对方。
对于无法处理的纠纷，可上报公司领导进行处理。
7供应商的淘汰规定
7.1合格供方资格的取消原则。
7.1.1供方违背合同中准时制协议，经常不能按期限要求定量供货以致影响公司生产的正常进行。
7.1.2售后服务工作不能达到公司的要求。
7.1.3供货质量长期不稳定，多次整改仍无明显改变。
7.1.4供方的价格在同类产品中偏高，在同业竞争中处于劣势。
7.1.5供方因有关原因，向公司提出暂停供货，但时间太长（超过半年）。
7.2取消合格供方资格的程序。
7.2.1由物控部填写“取消合格供方资格审批表”（见附件五），说明取消资格的具体原因，并按表中的内容交相关职能部门签署意见。
7.2.2将“取消合格供方资格审批表”交公司分管副总经理批示。
7.2.3物控部根据公司领导的批示（同意取消），将该供应商从合同供方名单中剔除，并立即通知采购科停止调货。
7.2.4物控部应用书面的形式，正式通知供方关于取消供货的决定，并约定对方前来办理关于业务结算等事宜。
7.2.5供方被取消合格供方的资格后，停止正常的每月结款。
最后的结款原则上在停止供货三个月后方可进行（此条款在供货合同中应保持内容一致）。
7.3供方被取消其合格供方资格后，经过整改，仍愿意再进入本公司供货体系的则视为新供方，本公司予以欢迎。
物资入库管理制度
1.目的和作用
物质入库管理是仓储管理工作的第一步，它是一个重要环节。
抓好物资入库管理的作用主要体现在三方面：
一是能把好物资入库前的数量关、质量关和单据关；二是能为经营提供可靠物流信息，便于为下阶段经营做好准备工作和组织工作；三是便于对公司的物资资产的控制，如建立账目、有序使用、防止流失等。
为了规范入库手续，避免程序混乱，提高工作效率，特制订本制度。
2.管理职责
公司内一切物资的入库均应遵守本制度的规定内容和程序要求。
仓储科各仓管人员应严格把关，与之相关的各项业务职能部门和人员也应积极配合，遵照执行。
3.材料、零配件入库规定
3.1物资采购后，货到仓库时，保管员应亲自同交货人办理交接手续，核对、清点物质名称、规格、数量是够一致，然后进入待检区。
3.2验收时，如发现品名、型号、规格、数量不符合不成套、不齐全等现象时，应停办入库手续，采购经办人应立即采取相应处理，不得拖延。
3.3物资进入仓库待检区后，采购员应及时通知检验科派专职检验人员进行质量检验。
3.4对检验出的不合格品，应隔离堆放，并要有明显得标签（识别记号）加以区分，不合格品应由采购经办人办理退换，如不能退换的，应经主管上级批示处理办法，并通知请购部门。
3.5经过质量检验合格后，仓管员方能开具入库单，否则物资不得进入货位，更不得投入使用。
3.6入库单一式四份，采购部门一份，财务部门一份，物资请购部门一份，余下的存根留仓库，凭此登记仓库实物账。
4.产成品的入库规定。
4.1生产车间生产完工的产成品应及时入库，严禁任何人员以任何理由直接从生产车间内领取产成品。
包括：
客户提货、促销样品、送礼品等。
4.2生产车间入库的产成品，必须要有检验科成品检验员签署的产品质量检验单，方能接收产成品。
产成品的质量检验工作，包括包装等工作均应在车间进行完毕。
4.3成品库仓管员在收到入库的产成品时，应认真清点数量，并要仔细看清质量检验单记录的内容。
要注意不同质量等级的产成品，在堆放时除了要分开，同时应由明显的标志。
4.4产成品入库后，仓管员根据入库情况填制“入库单”一式三份，双方相互核对无误后须在入库单上签名。
入库单一联交生产作业部作产量统计依据；一联交财务部作为成本核算和产成品核算之依据；留下的存根联，仓库作为登记实物账的依据。
5.退库物资的管理规定。
5.1物资退库的范围。
5.1.1生产余料如不继续使用，应及时退库。
5.1.2物资发放过程中的错领、错发物资必须退库。
5.1.3车间小库多余的积压物资必须退库。
5.1.4工程余料或因项目计划调整、设计变更不再需要的物资，应于工程竣工后十日内退库。
5.1.5专用物资互相挪用的必须重新办理领退库手续。
5.1.6生产的残料、拆卸报废设备或拆除工程临时设施的旧料中由利用价值的部分，应及时退库。
5.2退库物资的质量管理。
仓库对退库物资进行验收，除清点数量，更要关注质量，特别是作为原材料、零配件使用的物资和作为产成品准备销售的物资，必须通知质检人员重新检验，确认合格后方能使用和销售。
5.3退库物资的单据与账户处理。
原材料、零配件及产成品的退库，仓管员应分别填制红字领料单与红字产品出库单。
并应在备注栏内详细说明原因。
质量完好的新产品，按领出价入账，有利用价值的残旧料按质估价入账。
6.其他物资入库管理规定。
6.1日常办公用品。
当日常办公用品采购入库时，仓管人员应核对其名称、规格、数量等内容是否在有关领导批示同意的请购计划之内，并且通知总务科前来验收质量。
在办理完入库的同时由总务科办理一次性领料手续，货物全部转至总务科，以减轻仓库管理负担，具体保管、发放的管理按总务工作条例办理。
6.2固定资产（设备）类物资
外购设备到后，由设备动力科组织有关人员进行验收，按照订货合同，检查到货数量、设备名称、型号规格。
装箱质量验收合格后办理入库手续，并通知财务部门和使用部门及时组织开箱验收。
开箱后，要按照设备装箱单逐一清点主机、辅机、随机附件、工具和各种技术文件（包括出厂合格证、精度检验单、使用说明书等），并填写设备开箱验收单。
若验收不合格，设备动力科负责查询，并配合采购科向供货单位联系索赔。
6.3来料加工客户所提供的物资。
由客户提供的来料加工物资，虽然不属于公司资产，但有保管的责任与义务。
所以，此类物资同样要办理入库手续，但不登记仓库实物账，而设“来料加工物资登记表”（见附件三），以作备查。
6.4委托加工物资。
委托加工是指从公司发出材料到其他企业加工成零配件或产成品，当委托加工完后办理入库时，其手续应类比外购材料入库手续进行办理，但在“入库单”上要注明来源，并在“委托加工物资登记表”（见附件四）上予以登记。
6.5寄存放物资。
仓库在经营过程中，经常会有寄存物资出现，这些
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