档案的整理与保管.ppt

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档案的整理与保管档案的整理与保管v教学时数：

教学时数：

22课时课时v教学目标：

了解档案保管的物质条件及库房教学目标：

了解档案保管的物质条件及库房管理的有关内容，理解档案整理和保管工作管理的有关内容，理解档案整理和保管工作的主要内容。

的主要内容。

v教学重点：

档案库房管理教学重点：

档案库房管理v教学方法：

讲授法教学方法：

讲授法一、档案整理工作一、档案整理工作v

（一）概念

（一）概念v即将零乱的和需要进一步条理化的档案，经分即将零乱的和需要进一步条理化的档案，经分类、组合、排列和编目，使之系统起来，便于保管类、组合、排列和编目，使之系统起来，便于保管和利用。

和利用。

v

（二）主要内容

（二）主要内容v1.1.系统排列和编制档案目录（档案室）系统排列和编制档案目录（档案室）v2.2.对整理不善的档案进行局部整理（档案室对整理不善的档案进行局部整理（档案室）v3.3.全过程的档案整理工作（档案馆）全过程的档案整理工作（档案馆）一、档案整理工作一、档案整理工作v（三）原则（三）原则v1.1.保持档案间的历史联系保持档案间的历史联系（来源、时间、内容、形式）（来源、时间、内容、形式）v2.2.充分利用原有的整理基础充分利用原有的整理基础v3.3.便于保管利用便于保管利用vv？

问：

当手中有同一问题的两份文件，一份为纸质，一？

问：

当手中有同一问题的两份文件，一份为纸质，一份为光盘时，如何整理？

份为光盘时，如何整理？

v？

问：

当手中有同一问题的两份文件，一份为绝密，一？

问：

当手中有同一问题的两份文件，一份为绝密，一份为普通时，如何整理？

份为普通时，如何整理？

v？

问：

当手中有同一问题的两份文件，一份为短期，一？

问：

当手中有同一问题的两份文件，一份为短期，一份为永久时，如何整理？

份为永久时，如何整理？

v保持档案间的历史联系保持档案间的历史联系根本原则根本原则v便于保管利用便于保管利用基本出发点、最终要求基本出发点、最终要求一、档案整理工作一、档案整理工作v（四）基本程序（四）基本程序v1.1.了解情况，拟订方案了解情况，拟订方案v2.2.区分全宗区分全宗v3.3.全宗内档案的分类全宗内档案的分类v4.4.档案的排列、编号、编目档案的排列、编号、编目二、档案保管工作二、档案保管工作v

（一）概念

（一）概念v“保管保管”有广义和狭义之分。

有广义和狭义之分。

v广义上的保管就是指管理；广义上的保管就是指管理；v狭义上的保管是指对已整理好并已存入库房及狭义上的保管是指对已整理好并已存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。

其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。

v（维护秩序、保护实体）（维护秩序、保护实体）v

（二）内容

（二）内容v1.1.档案库房管理档案库房管理v2.2.档案流动过程中的保护档案流动过程中的保护v3.3.保护档案的专门措施保护档案的专门措施（复制、修补等技术处理）（复制、修补等技术处理）二、档案保管工作二、档案保管工作v（三）具体任务（三）具体任务v1.1.防治档案的损坏防治档案的损坏v2.2.延长档案的寿命延长档案的寿命v3.3.维护档案的安全维护档案的安全v（四）基本要求（四）基本要求v1.1.以防为主，防治结合以防为主，防治结合v2.2.加强重点，照顾一般加强重点，照顾一般v3.3.自力更生，勤俭节约自力更生，勤俭节约v4.4.立足长远，保证当前立足长远，保证当前二、档案保管工作二、档案保管工作v（五）档案保管物质条件（五）档案保管物质条件v1.1.档案库房档案库房v2.2.资料库资料库v3.3.装具装具v4.4.包装材料（档案盒）包装材料（档案盒）v5.5.技术设备技术设备v6.6.消耗品消耗品二、档案保管工作二、档案保管工作v（六）档案库房管理（六）档案库房管理v1.1.进出库制度和八防措施进出库制度和八防措施v2.2.库房的温湿度控制库房的温湿度控制v3.3.库房编号与装具的排列库房编号与装具的排列v4.4.档案在装具中的存放方式档案在装具中的存放方式v5.5.档案存放位置索引和档案代卷卡档案存放位置索引和档案代卷卡二、档案保管工作二、档案保管工作v6.6.定期检查、清点定期检查、清点v7.7.全宗卷全宗卷v全宗卷是由在管理某一全宗过程中所形成全宗卷是由在管理某一全宗过程中所形成的管理记录性材料组成的专门案卷。

它是全的管理记录性材料组成的专门案卷。

它是全宗的档案，但不是全宗内的档案。

宗的档案，但不是全宗内的档案。

二、档案保管工作二、档案保管工作v（七）档案使用过程中的维护和保护（七）档案使用过程中的维护和保护v1.1.档案使用的登记与交接制度档案使用的登记与交接制度v档案出库、入库登记；将档案交给使用档案出库、入库登记；将档案交给使用者时的登记及交接清点、签收手续者时的登记及交接清点、签收手续v2.2.档案使用行为的管理与限制制度档案使用行为的管理与限制制度v这一制度应涉及档案使用行为的方式方这一制度应涉及档案使用行为的方式方法及应注意防止的不良现象。

法及应注意防止的不良现象。

二、档案保管工作二、档案保管工作v如：

使用者不得在使用时吸烟、喝水、吃食物，如：

使用者不得在使用时吸烟、喝水、吃食物，不得在档案上勾画、涂抹，更不得有撕损剪切等破不得在档案上勾画、涂抹，更不得有撕损剪切等破坏行为；坏行为；v档案在库房外未被使用时，不得长时间摊放在档案在库房外未被使用时，不得长时间摊放在桌子上，应及时放入专用的柜子中锁好，不得擅自桌子上，应及时放入专用的柜子中锁好，不得擅自带离规定的使用场所（办公室、阅览室等）；带离规定的使用场所（办公室、阅览室等）；v各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自所利用的档案；自所利用的档案；v未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印；未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印；v每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短也应有一定的限度。

短也应有一定的限度。

二、档案保管工作二、档案保管工作v3.3.档案使用过程中的维护与保护方法档案使用过程中的维护与保护方法v（11）量与顺序的控制）量与顺序的控制v分批定量、实体排列顺序分批定量、实体排列顺序v（22）对利用行为的现场监督与检查）对利用行为的现场监督与检查v人员现场监督、闭路电视监控人员现场监督、闭路电视监控二、档案保管工作二、档案保管工作v（33）利用方式及利用场所的限制）利用方式及利用场所的限制v现场阅览、集中式的大阅览室；经允许现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的拍照或复印工作原则上应由档案工作人员的拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承担。

承担。

v（44）对重要档案的保护性措施）对重要档案的保护性措施v严格限制利用；一般不提供原件（可以严格限制利用；一般不提供原件（可以是缩微品或复印件），格外注意监护问题，是缩微品或复印件），格外注意监护问题，必要时可责成专人始终陪伴进行利用。

必要时可责成专人始终陪伴进行利用。

二、档案保管工作二、档案保管工作v（八）案例分析（八）案例分析v案例案例1.1.19981998年某月某日，华中某县镇政府年某月某日，华中某县镇政府1975-19911975-1991年度年度150150卷档案失窃。

经侦破发现，卷档案失窃。

经侦破发现，系系66名小学生撬门入库，窃得档案后当废纸卖名小学生撬门入库，窃得档案后当废纸卖了。

了。

v问：

问：

v该镇政府在档案保管工作中存在哪些问题？

该镇政府在档案保管工作中存在哪些问题？

v你认为应该采取什么措施避免类似事情发生？

你认为应该采取什么措施避免类似事情发生？

二、档案保管工作二、档案保管工作v案例案例2.2.20022002年年55月，某高校文秘专业的学生在月，某高校文秘专业的学生在中原某省某县政府办公室实习时发现，该办公室的中原某省某县政府办公室实习时发现，该办公室的档案从档案从19821982年至今一直没有整理（内容涉及党群、年至今一直没有整理（内容涉及党群、人事、农林、工业、工商等多方面），也没有向机人事、农林、工业、工商等多方面），也没有向机关档案室移交。

关档案室移交。

v问：

问：

v1.1.你认为该办公室在档案管理方面存在什么问题？

你认为该办公室在档案管理方面存在什么问题？

v2.2.机关档案室有责任吗？

为什么？

机关档案室有责任吗？

为什么？

v3.3.假如让你来整理这些档案，你将采取哪种分类方法？

假如让你来整理这些档案，你将采取哪种分类方法？