ACCESS 雷1214.docx

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ACCESS雷1214

ACCESS

笔试：

5分

机试：

15分，查询、报表等内容，主要是查询对象

13.1Access2003概述

13.1.1

1.Access是一种关系型数据库管理系统，关系模型，适用于中小型数据库管理，不适用于大型企业。

对数据的管理能力有限，桌面操作。

最大数据文件大小为2G

2.主要特点：

（便于使用）

与Windows完全一致的界面网络；

采用单一的存储文件，一个数据库一个文件，不像其他的大型数据库一个数据库对应多个数据文件；

提供了许多可视化工具，通过交互完成定制；

提供了与其他数据库的接口；

提供多种数据类型，大概十种，有常规、文本、日期时间等；日期用#表示

跟Web数据进行交互，通过数据访问页实现，可以用IE浏览器打开；

可以管理多个对象。

13.1.2Access的启动与退出（了解）

退出与关闭数据库是不一样的。

目前讲的是2003版的。

Access数据库结构示意图

Access数据库对象，有哪些对象，每个对象是做什么的。

有七个对象（2003版）：

表：

用于存储有关特定实体的数据集合，二维表格，由行和列组成，行为记录，列为字段。

除表之外其他对象都不存放数据。

表是数据库的核心和基础。

查询对象：

对数据的操作，是数据库的核心操作，可以通过不同的方法来查看、更新以及分析数据，也可以作为窗体和报表的记录源。

查询对象不保存表，只保存定义的规则。

窗体（无上机考试）：

人机交互的功能，主要用于提供数据库的操作界面。

可以实现数据的输入输出，属于开发工具，可以定制窗体，使用者可以在窗体中进行操作。

包括控件等。

报表：

按照指定的格式输出。

与窗体能实现数据的输入和输出不同，报表只能实现输出。

页：

数据访问页，可以用IE浏览器查看，直接实现交互，支持Internet应用。

宏：

一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能。

宏可以使某些普通的、需要多个操作连续执行多次完成的操作，通过组成的一个指令一次完成。

模块：

VBA程序语言编写的程序集合。

类模块和标准模块。

13.2

13.2.1创建数据库

一个Access数据库对象以磁盘文件的形式存在，文件扩展名为：

MDB。

两种方式：

创建一个空数据库，或者以向导来创建（向导创建适用于模板与需求吻合）。

上机要求创建一个空数据库。

13.2.2基本操作

1.打开数据库，

4种打开方式：

（300页）一般默认为“打开”方式

打开：

支持多个用户同时共享该数据库；

以只读方式打开：

只能查看数据库对象和检索数据，不能编辑更新；

以独占方式打开：

只允许单用户使用，禁止其他用户再打开；

以独占只读方式打开：

具有只读和独占两种方式的属性。

2.关闭数据库

关闭数据库与退出Access的不同。

关闭数据库是点击数据窗口右上角的关闭按钮。

退出Access是将程序释放掉。

3.复制、移动、备份

只有关闭数据库的时候才能移动、复制。

跟文件的操作类似

4.删除

5.压缩、修复（不做要求）

6.设置密码（安全权限不做太多要求）

以独占方式打开才可以设置密码。

上机会创建数据库、知道文件扩展名MDB，是相关的对象的集合，数据库的多种打开方式，对数据库的备份等操作就是对文件的操作，以独占方式打开才可以设置密码。

13.3创建表对象

1.表的四种视图：

数据表视图：

用于显示表的各记录值。

既可以添加、删除和搜索数据，也可以删除、添加字段。

表设计视图：

用于创建、修改和显示表结构，不显示表的数据。

数据透视表视图：

用于汇总并分析数据表或窗体中数据的视图。

数据透视图视图：

用于显示数据表或窗体中数据的图形分析的视图。

2.十种数据类型，要掌握

数据类型

使用对象

大小

文本

文本或文本与数字的结合，也可以是不需要计算的数字

最长255个字符

备注

保存长度较长的文本及数字

最长64000个字符

数字

可用进行算术计算的数字数据，但金钱数据除外

大小为1、2、4或8个字节。

当数字类型为“同步复制ID”时，其大小为16个字节

日期/时间

日期及时间

8个字节

货币

货币值

8个字节

自动编号

在添加记录时自动添加序列号

4个字节，当数字类型为“同步复制ID”时，其大小为16个字节

是/否

这些字段只包含两种值中的一种

1位

OLE对象

在使用OLE协议程序创建的对象

最大可为1GB

超级链接

保存超级链接的字段

最长为64000个字符

查阅向导

创建字段，该字段将允许使用组合框来选择另一个表或列表中的值

长度与主关键字字段相同，通常为4个字节

自动编号：

值是系统自动维护的，不能修改也不能复用。

设置主键

字段属性：

（1）字段大小：

只有当字段数据类型设置为文本型、数字型和自动编号类型时，这个字段的“字段大小”属性才是可以设置的，其他类型的字段大小都是固定的。

文本型：

默认其长度为50个字符？

；

自动编号：

设置长整型和同步复制ID（全球唯一标识符，16个字节），默认为长整型；

数字型：

默认为长整型。

（2）格式

该属性只决定了数据的显示和打印方式，只改变了数据的显示方式，不会影响数据的存储方式。

输入掩码（不要求详细记符号，只需要知道其作用即可）：

给出掩码的字符防止非法数据输入表中。

提供了掩码向导。

属性由三部分组成，格式符号；0（或1）；【“符号串”】。

标题：

用于替换在数据表视图、报表或窗体中显示相应的字段名

默认值：

在插入新记录时自动添加字段中的值。

有效性规则：

防止非法数据的输入，当违反“有效性规则”后，系统将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息，并将光标停留在该字段上。

必填字段：

用于设置这个字段是否允许空着，不输入数据。

设置成“是”，则不允许本字段的数据为空，设置为“否”则允许为空。

索引：

主索引（主键设置为主索引），只能创建一个主索引

唯一索引：

该索引字段的值不能重复。

可以创建多个唯一索引

普通索引：

该索引字段的值可以重复。

可以创建多个普通索引

13.4.1获取外部数据（掌握文本、Excel、关系型数据库（Odbc））

1.导入和链接

比较：

导入是把数据整个复制过来，就与外部数据无关系了。

链接的话，只是使用，但数据依然存放在外面位置，只是可以访问它，当外部数据故障即不能访问。

如果数据太大，超过2G，则可以通过链接进行访问；如果文件数据小但内容经常变更，也要使用链接，方便更新；或需要共享。

如果数据比较小，不经常改变，想让访问更快速，不需要共享则可以导入。

考试只要求导入。

（1）导入文本文件

在文本导入向导里不能设置多个主键，要在设计器里修改。

（2）导入Excel文件

如果有一个工作簿有多张表格需要分批导入

（3）导入ODBC

建议把数据源放在默认位置

导入外部数据—ODBC—新建—SQLServerclient10.0（2008）—选数据源，注意选服务器别选错

所有数据导入后都要重新设置主键和约束。

13.3.3

输入和编辑数据，添加、修改、删除记录操作是不可逆的。

13.5.3调整表的外观

上机不要求，概念要求

通过格式，设置行高，宽度可以用鼠标拖动进行设置，隐藏列的作用：

将某些字段暂时隐藏，需要时再将其显示出来；冻结列的作用：

希望有些关键的字段值固定，便于查看

13.6

实施参照完整性约束

主表中的匹配字段必须是主键或具有唯一索引；

相关表中外部字段的值必须是主表的主键字段中已有的值；

两个表中相关字段必须有相同的数据类型和相同的字段大小；

两个表必须属于同一个Access数据库。

参照完整性规则：

在将记录添加到相关表中之前，主表中必须已经存在了匹配的记录；

如果匹配的记录存在于相关表中，则不能更改主表中的主键值和删除主表中的记录。

级联更新和级联删除：

级联更新：

更改主表中的主键值时，子表中对应的值也将自动被更改；级联删除，删除主表中的某条记录时，子表中所有对应记录也将自动被删除。

表的数据操作（上机不要求，具体操作不要求，笔试要求）

1.排序：

按事先给定的一个或多个字段值的内容，以特定顺序对记录集进行重新排序。

不能对数据类型为备注、超链接、OLE对象的字段进行排序。

（空值部分不要求）

2.筛选

把不满足条件的记录隐藏起来，满足条件的记录显示出来，不是对不满足条件的记录的物理删除。

筛选条件与数据类型没有关系。

没有“或”的关系，只能一步步实现“与”的关系。

要实现“或”的关系，要在筛选窗体中实现。

高级筛选排序选项卡实现高级筛选排序，只能单表操作不能多表连接筛选。

筛选结果不能保存，只能把规则保存为查询对象。

查找替换不做要求。

上机主要是建数据库、导入数据、建立关系、主键

笔试主要是概念。

第十四章查询的创建和应用（要熟练使用）

14.1查询概述

查询功能：

以多种方式查看、统计和分析数据。

建立一个查询后，可以将它看作是一个简化的数据表，由它构成窗体和报表的数据来源，也可以用它构成其它查询文件。

在Access中，提供了简单向导、交叉表查询向导、查找重复项查询向导、查找不匹配项查询向导。

四种查询向导和一种设计视图查询。

查询的种类（略作了解）

查询视图：

三个视图，有数据表视图、设计视图和SQL视图。

查询准则：

+、-、*、连接符（+、&）、关系运算符、逻辑运算符、特殊运算符要求。

注意通配符与SQL不同，此处只要求*（表示任意字符）和？

（任意一个字符）

函数：

要求函数为下述：

其他函数不要求。

名称

格式

功能

备注

取整函数

INT（<数值表达式>）

取“数值表达式”值的整数部分值

截取左子串函数

LEFT（<字符串表达式>，<数值表达式>）

从“字符串表达式”左侧第1个字符开始，截取“数值表达式”值个字符。

截取右子串函数

RIGHT（<字符串表达式>，<数值表达式>）

从“字符串表达式”的最右端的第1个字符开始，截取“数值表达式”值个字符

测试字符串长度函数

LEN（<字符串表达式>）

返回“字符串表达式”的字符个数。

注意是字符的个数

系统日期函数

DATE（）

返回当前系统日期

年函数

YEAR（<日期表达式>）

返回年的四位整数。

月函数

MONTH（<日期表达式>）

返回1～12之间的整数，表示一年的某月

返回日期指定部分函数

DatePart（interval,date）

返回给定日期的指定部分

返回年份的话要用“yyyy”，四位；m为月，d为天

指定日期间隔函数

DateAdd（interval,number,date）

将指定日期加上某个时间间隔

判断日期间隔函数

DateDiff（interval,date1,date2）

判断两个日期之间的间隔

大日期在后面，小日期在前

使用查询向导后，仍然以实际储存的值的类型来储存。

查询中“条件”同一行为“与”的关系，上下行为“或”的关系。

可以修改查询中的“表达式”的名字为列名

查询时，datediff（“yyyy”,（调入日期），date（）），双引号一定要手工加。

14.2.3汇总查询

汇总查询对象是一种特殊的选择查询对象，有时并不关心表中各记录的数据，而是关心某字段的统计值。

14.2.4查找不匹配项查询对象

用于查找两个表对象之间不匹配的纪录。

步骤如下：

打开包含表对象的数据窗口，单击“查询”按钮。

单击“新建”按钮

选定“查找不匹配项查询向导”列表项

在对话框中选定表作为要查找不匹配项的表对象

选定另一个表作为包含相关记录的表对象

选定两表共有字段作为匹配字段

在所对应的数据表视图中显示不匹配的所有记录

一个表里有，另一个表里面没有。

14.2.5查找重复项查询对象

用于查找表对象中重复的记录或字段值的数目，根据查找的结果，决定在表中是否有重复的记录或确定记录在表中是否共享相同的字段值。

比如查找客户有多笔贷款的

查看职工有无同名：

14.3参数查询

此处所指的参数特指查询准则中使用的变量，参数查询对象则是指本查询对象所使用的参数需由数据库中其他对象赋值方能运行的查询。

参数查询的特点是每次使用时，都会弹出“输入参数值”对话框，要求用户输入参数，并把输入项作为查询的条件。

使用这种查询，可以在不打开查询设计的情况下，重复使用相同的查询结构，并进行修改。

参数用中括号括起，如：

“[姓名]”。

一个查询对象可输入多个参数，但不能使用重复名称。

参数名要加方括号，而且不能与字段名相同。

根据输入值来查询。

14.4交叉表查询（一个以上的GROUPby用到交叉表）

交叉表以行和列的形式组织数据，使用这种方式可以很方便地察看和比较数据。

三要素：

行标题可以有多行、列标题只能有一个、值只能有一个。

列标题和值的标题都不需要改，因为没有机会显示。

使用向导创建交叉表查询

步骤为：

使用表或事先生成好的选择查询对象

选择行标题。

所谓行标题，是在交叉表的第一列的字段名称，如果有多个行标题，顺序放置在第一列以后的割裂的字段名称（最多三个）

选择列标题。

所谓列标题，是在行标题所在的列以后的割裂的标题

选每行每列交叉点计算出什么数字

命名，完成。

先选择查询类型为交叉表查询

然后指明行标题、列标题和值（值是不能选分组的），后面如果有字段设为条件的话，不能打显示的对勾。

交叉表带参数必须先声明，其他查询也可以声明但不是必须的。

14.5操作查询（看有哪些，分别对应的SQL语句是什么）

删除查询对象

追加查询对象

更新查询对象

生成表查询对象

14.5.1删除查询对象

删除查询可以一次删除表中的许多记录。

删除查询常常用于当源表中的记录被追加到目标表后，将这些记录从源表中一次删除。

操作不可逆。

可以双击删除查询删除记录，右单击选设计视图进设计界面。

删除查询不能通过向导来做。

from表示删除哪张表的记录；where表示条件。

14.5.2更新查询对象

使用更新查询可以一次修改一个或多个表对象中的一组记录。

在更新时要注意对表定义的限制。

注意：

执行更新查询每次都会更改相应的数据表。

将职工的基本工资上调20%

双击更新查询时，会执行

将信息中心的职工的基本工资增加1000元

将邮政编码为10****改为20****。

期初是执行不了的，为什么？

14.5.3追加查询对象

追加查询是将选定的一个或多个表对象中的复合某些特定条件的一组记录添加至另一个或多个表对象的尾部。

追加源表中的记录到目标表大致有三种情况：

数据结构完全一致（可以选*号）

数据结构大致一致（需要一一指定）

数据结构存在很大的差异，只能将部分字段的内容添加

要先取数据源，再取信息。

如果有完整性约束，选择“是”，就是将不违反完整性约束的记录加进去。

将年龄大于60岁的职工信息最加到职工表中

将信息中心的职工信息最加到职工表中

14.5.4生成表查询对象

生成表查询对象是将一个或多个表对象中的全部或部分数据来创建新的表对象。

将年龄在20到50岁之间的职工姓名、出生日期、职称、工资等信息写到一个名为table的新表中。

选生成表查询后，也可以选择其他的数据库中。

以是否打勾，决定是否出现在新表中

根据输入的部门，将该部门的职工信息形成一个名为emp的新表中。

将每个部门职称为工程师或高级工程师的人数和平均工资的数据写到一个名为statis的新表中。

报表

在Access中，数据库的打印工作是通过报表对象实现的，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的编制打印程序工作。

报表可以通过报表向导来自动生成，也可以通过报表视图进行自定义。

报表的设计是可视化的，通过对数据精美的摆放，可以设计出良好的效果。

报表同查询一样，本身不存储数据，它的数据来源于基表、查询和SQL语句，只是在运行的时候将信息收集起来。

报表的类型

（一）

1．纵栏式报表2．表格式报表

3．组合、合计和汇总报表4、图表5、邮件标签

要求第一、二种

报表的视图

（一）

报表与Access系统的其他对象一样，也具有不同的视图窗口。

报表具有3种视图窗口：

“设计视图”窗口、“打印预览”窗口和“版面预览”窗口。

1．“设计视图”窗口

在“设计视图”窗口中，可以创建报表或更改已有报表的结构。

该窗口分五个节，报表页眉、报表页脚、页面页眉、主体及页面页脚，后3个节为默认节。

如果在报表中，分组显示还有组页眉和组页脚。

报表的视图

（二）

2．“打印预览”窗口

可以显示报表打印时的样式，同时运行所基于的查询，并在报表中显示出全部数据。

3．“版面预览”窗口

可以查看报表的版面设置，它与报表的“打印预览”窗口几乎完全一样，它近似地显示报表打印时的样式，能够很方便地浏览报表的版面。

在“版面预览”窗口上将显示全部报表节以及主体节中的数据分组和排序，但仅使用示范数据，并且忽略所有基本查询中的准则和连接。

制作自己的报表

创建报表的方法

控件，要求标签和文本框，其他不要求

给定报表的一节要知道放在哪一部分

报表里的表达式一定要先加等号