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52行政管理部岗位说明书

目录

部门经理185

行政专员186

行政文员187

档案管理员(兼)188

安全员189

科技联络员190

司机190

门卫191

保洁192

宿舍管理员193

岗位名称

部门经理

所在部门

行政管理部

岗位定员数

1

岗位编号

暂不填写

部门编号

暂不填写

薪酬等级

暂不填写

直接上级

行政人事总监

直接下级

行政专员、文员、安全员、科技联络员、司机、门卫、保洁、宿舍管理员

工作综述

负责统筹公司的行政与后勤管理工作,营造良好工作和生活环境

岗位职责

序号

工作项目

具体职责

权重/%

绩效指标

1

负责统筹开展公司的行政工作,确保公司上下信息通畅

负责行政管理与监督工作

负责督导行政公文的上传下达,以及外来文件、信函及传真件的收发处理

负责督导公司印信的归口管理,以及证件执照、档案等的管理、保存

负责组织公司办公用品等分管固定资产的盘点、统计

负责行政安环管理工作

负责高新技术、科技项目申报、研发平台资源补贴资金申报的管理

负责公司车辆管理工作,对车辆各项支出费用的审核和控制

负责公司相关会议的组织筹备,并监督指导下属人员处理相关会务工作

负责参与公司的行政接待、外部公关活动,处理有关事务

负责公司相关法律纠纷的协调解决

负责协调律师事务所,就公司的相关合作活动或协议签署事宜提出法律意见,处理有关法律事务

2

统筹管理公司的后勤服务工作

负责公司厂区、办公场所的分配、整体布置、绿化、清洁等

负责管理公司保安和消防工作,确保消防设备设施的有效性

负责公司员工的食宿及食堂卫生安全管理工作

负责公司办公设施的调配和维修的协调

3

部门管理和团队建设

制定部门年度、月度工作计划,并上报公司核准、实施

持续改进和完善部门主导和部门内的工作流程和制度;通过学习、培训和创新持续提高部门职能水平和工作效率

负责本部门人员日常工作任务的分配、督导、落实跟进;负责跨部门主导指标和流程的沟通协调和落实

负责本部门日常开支费用的监控管理,确保成本目标的实现

负责本部门人员的培训、选拔、考核、奖惩等人员管理工作,营造良好的工作氛围,提升团队凝聚力

4

其他

完成上级领导交办的其他工作任务

工作协作

关系

内部

行政人事总监、各部门

外部

客户、管理体系审核机构、工商、消防、安全、商务、媒体等

任职资格

任职资格项目

具体要求

教育程度

本科及以上学历或同等学力

专业(工种)

质量管理、企业管理、行政管理、工商管理、中文等相关专业

工作经验

3年以上大中型制造企业行政后勤管理经验,其中至少1年以上行业经验

知识要求

掌握相应的行政管理、企业形象策划的相关知识,掌握一定的公关危机处理技巧

上岗证/资格证

安全员证书

对身体健康要求

身体健康状况良好,能适应高效的工作节奏,具有一定的承压能力

外语要求

英语4级者优先

专业

技能

技能

领导能力

判断与决策能力

人际能力

沟通能力

影响力

级别

4

4

5

5

4

需求程度的级别:

1.无要求;2.一般;3.较强;4.强;5.很强

其他

工作环境

办公场所

工作时间

正常工作时间,根据需要加班

使用的主要工具设备

计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络)

述职签字

任职人

任职人上级

人力资源部

岗位名称

行政专员

所在部门

行政管理部

岗位定员数

暂不填写

岗位编号

暂不填写

部门编号

暂不填写

薪酬等级

暂不填写

直接上级

部门经理

直接下级

工作综述

负责协调安排公司日常行政后勤事务,为各级员工提供良好的工作生活环境

岗位职责

序号

工作项目

具体职责

权重/%

绩效指标

1

协调处理日常行政事务

协助上级领导进行行政管理制度建设,并落实执行、跟进、修订

……

……

负责起草公司各类文件、通知、报告、规章制度等,经核批后下发

负责公司行政接待工作,解决住宿、酒店安排、会议布置等相关事宜

负责公文、通知、传真、信件的收、发、转等日常事务处理工作

根据领导的要求做好公司各项重大会议的召集、准备、协调工作

负责公司相关合同、证照、纪要等文件的存档、盘查、安放等

根据公司及上级领导的有关要求,协助行政安环管理工作

负责公司办公用品、耗材的采购、保管、分发及登记、盘点工作

2

协调处理后勤事务

负责公司外协食堂、宿舍、厂区、公共区域等的卫生安全管理

负责公司水、电、话费、清洁费等费用的清缴,并汇报实际支出情况

负责监管门禁、办公用品报修等事务工作的开展

协同相关部门做好公司安环管理体系的宣传培训工作

3

其他

负责落实5S的培训工作及本部门的5S管理工作

负责上级领导交办的其他临时性工作任务

工作协作

关系

内部

各部门员工

外部

物业、消防机构、派出所、安全生产监督局、环保局、监控公司等

任职资格

任职资格项目

具体要求

教育程度

大专及以上学历

专业(工种)

行政管理、企业管理类相关专业优先

工作经验

3年及以上制造型企业行政事务、消防及安全事务的处理经验

知识要求

熟悉行政管理各模块工作的具体工作流程,如安全管理、食堂管理、厂区环境保洁、车辆安排等;熟悉国家有关安全法规和行政管理理论知识等;熟练使用office办公软件及自动化设备,具备基本的网络知识

上岗证/资格证

持有行政管理师、安全员证书者优先

对身体健康要求

身体健康状况良好

外语要求

具备基本的英文书写能力,英语4级者优先

专业

技能

技能

文字撰写能力

沟通协调能力

计划与执行力

团队协作能力

语言表达能力

级别

4

3

4

3

3

需求程度的级别:

1.无要求;2.一般;3.较强;4.强;5.很强

其他

工作环境

办公室

工作时间

正常工作时间,偶尔需要加班

使用的主要工具设备

计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络)、通讯设备

述职签字

任职人

任职人上级

人力资源部

岗位名称

行政文员

所在部门

行政管理部

岗位定员数

1

岗位编号

暂不填写

部门编号

暂不填写

薪酬等级

暂不填写

直接上级

行政主管

直接下级

工作综述

负责协调安排公司日常行政后勤事务,为各级员工提供良好的工作生活环境

岗位职责

序号

工作项目

具体职责

权重/%

绩效指标

1

协调处理日常行政事务

负责办理员工入住宿手续、协助办理公司员工离职手续

负责公司房屋、水电、物业清洁等费用的清缴,并汇报实际支出情况

负责公司办公用品申领、申购、分发及台账维护登记、盘点工作

负责打印、复印文件和管理各种表格文件;

负责公司员工咨询事项的解答

2

协调处理后勤事务

负责公司食堂、宿舍、厂区、公共区域等的卫生安全管理

负责每月餐票收发数量的统计和核对

协助做好宿舍管理及临时居住证的办理

3

其他行政工作

负责统计车辆的调度、维修及保养的工作记录

负责临时居住证的办理工作;

负责监管门禁、办公用品报修等事务工作的开展

4

其他

负责上级领导交办的其他临时性工作任务

工作协作

关系

内部

各部门

外部

食堂、物业、外来维修到访人员等

任职资格

任职资格项目

具体要求

教育程度

大专及以上

专业(工种)

人事行政管理、财务类相关专业

工作经验

2年以上制造型企业行政管理工作经验

知识要求

熟悉行政管理知识、熟练使用办公自动化

上岗证/资格证

持有行政管理资质证书者优先

对身体健康要求

身体健康

外语要求

专业

技能

技能

文字撰写能力

沟通协调能力

计划与执行力

团队协作能力

语言表达能力

级别

3

4

4

4

4

需求程度的级别:

1.无要求;2.一般;3.较强;4.强;5.很强

其他

工作环境

办公室

工作时间

正常工作时间,偶尔需要加班

使用的主要工具设备

计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络)、通讯设备

述职签字

任职人

任职人上级

人力资源部

岗位名称

档案管理员(兼)

所在部门

行政管理部

岗位定员数

1

岗位编号

暂不填写

部门编号

暂不填写

薪酬等级

暂不填写

直接上级

行政主管

直接下级

工作综述

做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作。

岗 位 职 责

序号

工作项目

具体职责

权重/%

绩效指标

1

公司档案管理相关工作

负责修订完善公司档案管理制度;

负责严格执行档案资料保密制度;

负责严格管控公司的档案资料,定期整理检查;

2

信息管理

负责严格档案入库制度,认真做好分类登记,对档案的分类应做到科学合理,便于查找;

负责档案借阅应按规定办理登记手续,认真检查到期归还的资料是否完整无缺,发现问题及时报告和处理;

3

其他行政相关工作

负责指导、监督各部门的档案管理工作;

负责按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁

协助上级处理其他行政工作;

工作协作

关系

内部

各部门

外部

任职资格

任职资格项目

具 体 要 求

教育程度

大专及以上学历

专业(工种)

档案管理、行政管理等相关专业,受过档案管理、信息管理等方面的培训。

工作经验

2年以上相关工作经验

知识要求

熟练掌握文书档案、电子档案的管理方法及办公软件;熟悉档案管理法、计算机档案管理信息系统;

上岗证/资格证

持有档案管理师资质者优先

对身体健康要求

身体健康状况良好,能适应偶尔的加班,勤奋诚恳

外语要求

专业

技能

技能

保密意识

文字撰写能力

沟通协调能力

计划与执行力

团队协作能力

级别

5

4

4

4

4

需求程度的级别:

1.无要求;2.一般;3.较强;4.强;5.很强

其他

工作环境

办公室

工作时间

标准工时

使用的主要工具设备

计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络)

述职签字

任职人

任职人上级

人力资源部

岗位名称

安全员

所在部门

行政管理部

岗位定员数

2

岗位编号

暂不填写

部门编号

暂不填写

薪酬等级

暂不填写

直接上级

行政安全专员

直接下级

工作综述

负责公司生产经营的日常安全工作

岗位职责

序号

工作项目

具体职责

权重/%

绩效指标

1

安全制度

负责协助上级领导完善公司安全生产管理制度并贯彻执行

2

日常管理

负责公司消防设备的日常管理工作

负责现场每日安全巡检工作,发现隐患及时制止

负责公司特种设备的监督管理工作

负责监督外来施工单位的安全管理工作

协助行政安环管理工作

3

安全教育

负责公司安全管理的宣传工作

负责对公司从业人员进行安全教育培训并进行不定时验证

4

其他

负责协助上级领导完善员工职业健康档案,建立台账并长期维护

负责协助组织消防演练

领导交办的其他临时性工作等

工作协作

关系

内部

全体员工

外部

物业/消防机构/派出所/安全生产监督局/环保局等

任职资格

任职资格项目

具体要求

教育程度

高中及以上学历

专业(工种)

安全消防类

工作经验

3年及以上制造型企业消防管理、安全管理工作经验

知识要求

消防、安全知识

上岗证/资格证

安全员证书

对身体健康要求

身体健康

外语要求

专业

技能

技能

执行力

沟通能力

级别

4

4

需求程度的级别:

1.无要求;2.一般;3.较强;4.强;5.很强

其他

工作环境

室内

工作时间

标准工时

使用的主要工具设备

消防栓、灭火器等

述职签字

任职人

任职人上级

人力资源部

岗位名称

科技联络员

所在部门

行政管理部

岗位定员数

岗位编号

暂不填写

部门编号

暂不填写

薪酬等级

暂不填写

直接上级

部门经理

直接下级

工作综述

负责公司科技项目,高新技术企业的对外联络、数据采集、汇总、申报等相关工作。

岗位职责

序号

工作项目

具体职责

权重/%

绩效指标

1

负责高新技术、科技项目申报、验收工作

负责高新技术企业申请/复审的联络、数据采集、汇总、申报工作

……

……

负责各种科技项目的联络、申报、汇总及验收回款工作

负责科技项目报表的跟踪、统计、上报工作

负责各研发项目的备案工作

及时关注国家发布新增科技项目内容,组织申请公司符合的科技项目申报

负责上海市中小企业共享使用研发平台资源补贴资金申报

2

其他

完成上级领导交办的其他临时性任务

工作协作

关系

内部

各部门

外部

科委、经委、火炬中心、成果转化中心、咨询公司

任职资格

任职资格项目

具体要求

教育程度

大专及以上学历

专业(工种)

不限

工作经验

具有1年以上相关工作经验

知识要求

熟悉国家科技项目规章政策,掌握基本的申报、联络流程,熟练掌握各种联络、申报过程中的处理技巧和要点内容;熟练使用office办公软件和公司的管理系统

上岗证/资格证

不限

对身体健康要求

具有抗压性、无恶疾

外语要求

专业

技能

技能

文字表达能力

沟通能力

组织协调能力

分析解决能力

人际处理能力

级别

3

3

3

3

4

需求程度的级别:

1.无要求;2.一般;3.较强;4.强;5.很强

其他

工作环境

办公室

工作时间

正常工作时间,偶尔需要加班

使用的主要工具设备

计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、网络、通讯设备)

述职签字

任职人

任职人上级

人力资源部

岗位名称

司机

所在部门

行政管理部

岗位定员数

岗位编号

暂不填写

部门编号

暂不填写

薪酬等级

暂不填写

直接上级

部门经理

直接下级

工作综述

负责完成公司业务出车和行政出车任务,保障人员和物资的安全、便捷的抵达。

岗位职责

序号

工作项目

具体职责

权重/%

绩效指标

1

负责业务出车工作

遵守部门各项规章制度,不违反交通法律法规的基础上完成驾驶任务

根据上级统一安排,完成公司各业务部门的运输任务,确保相应货品快捷、安全的送达客户单位

2

负责行政用车相关工作

负责重要客人的接送工作,确保行程安全

负责做好驾驶相应工作的同时,维护好公司的利益和对外形象

3

负责车辆养护管理工作

负责车辆的保养、维护、定期检查、清理、清洁

负责责任范围内的车辆的维修,及时办理相应相关保修手续

负责协助上级做好公司车辆保险的购置、办理,及理赔工作的完成

4

协助完成车辆监管事务

负责协助记录各类行车数据

负责车辆的加油和油卡的临时保管工作

负责督导其他人员用车行为,发现违反规定和异常行为及时向上级反馈

5

其他

完成上级领导交办的其他临时工作

工作协作

关系

内部

用车需求的各部门

外部

各加工单位及客户

任职资格

任职资格项目

具体要求

教育程度

高中及中专以上

专业(工种)

驾驶员

工作经验

3年以上驾驶经验

知识要求

熟悉交通法规;能看懂地图(电子/纸质);会使用GPS导航;了解基本的商务礼节

上岗证/资格证

须持有C1及以上驾驶证

对身体健康要求

身体健康,能适应长期出车,能适应夜班

外语要求

专业

技能

技能

忠诚度

语言表达能力

协调能力

做事主动性

分析判断能力

级别

4

3

3

3

3

需求程度的级别:

1.无要求;2.一般;3.较强;4.强;5.很强

其他

工作环境

室内、车内

工作时间

不定时工作制

使用的主要工具设备

车辆

述职签字

任职人

任职人上级

人力资源部

岗位名称

门卫

所在部门

行政管理部

岗位定员数

岗位编号

暂不填写

部门编号

暂不填写

薪酬等级

暂不填写

直接上级

部门经理

直接下级

工作综述

负责公司门禁、周边安防和进场卫生区域的管理工作

岗位职责

序号

工作项目

具体职责

权重/%

绩效指标

1

负责门禁管理工作

负责人员进出的登记、管控、通知、协调、安排临时接待等

负责监视设备的监督、查看、巡检、保修等

负责总机的接听和传达

负责进出的监督及检查

负责公司电动门的使用、维护和管理

2

负责其他行政工作

负责餐票的登记和发放

负责监督员工的出勤状况和打卡机的使用

负责协助日常往来信件的收取工作,并及时通知收件人领取

负责分管区域内的卫生工作,维护公司的形象

负责车库车辆放置的监督工作

在夜班和节假日期间,负责协助做好仓库领油、领料工作

3

其他

完成上级领导交办的其他临时任务

工作协作

关系

内部

全体员工

外部

外来人员、客户、合作伙伴进、派出所等

任职资格

任职资格项目

具体要求

教育程度

初中以上学历

专业(工种)

专业不限,安保类相关专业优先

工作经验

1年以上同岗位工作经验

知识要求

熟悉安保、后勤管理方面的相关知识;能通过计算机操作基本的安保系统;有较强的安全防范意识和技巧,能较好处理各种应急事件

上岗证/资格证

保安上岗证

对身体健康要求

身体健康,尽忠职守,为人诚信正直

外语要求

专业

技能

技能

语言表达能力

执行力

分析判断能力

审查能力

协调能力

级别

3

4

3

4

3

需求程度的级别:

1.无要求;2.一般;3.较强;4.强;5.很强

其他

工作环境

门卫室

工作时间

标准工时

使用的主要工具设备

电话机、自动门、监视器等

述职签字

任职人

任职人上级

人力资源部

岗位名称

保洁

所在部门

行政人事部

岗位定员数

2人

岗位编号

暂不填写

部门编号

暂不填写

薪酬等级

暂不填写

直接上级

部门经理

直接下级

工作综述

负责公司的清洁工作

岗位职责

序号

工作项目

具体职责

权重/%

绩效指标

1

卫生清洁

负责办公区、公共区域的日常保洁工作

负责会议室地面、窗户、桌椅的清洁,确保空气清鲜

负责卫生间的保洁工作

2

清洁用具管理

负责及时更换垃圾袋,并定期清运垃圾到指定相应位置

负责规划清洁工具摆放区域,做到定点定位

负责清洁工具日常保养、维护、妥善保管

3

其他

发现公共设施有损坏及时报修

负责办公区绿化工作,包括浇水、喂鱼、涮洗鱼缸等

负责协助门卫做好员工餐票领取和发放,并对进出人员把关

完成领导交办的其他临时工作

工作协作

关系

内部

全体员工

外部

物业

任职资格

任职资格项目

具体要求

教育程度

初中以上

专业(工种)

工作经验

1年以上保洁工作经验

知识要求

较强的责任感和敬业精神,有较强的执行力及动手能力

上岗证/资格证

对身体健康要求

身体健康

外语要求

专业

技能

技能

动手能力

级别

5

需求程度的级别:

1.无要求;2.一般;3.较强;4.强;5.很强

其他

工作环境

室内

工作时间

标准工时

使用的主要工具设备

清洁用具

述职签字

任职人

任职人上级

人力资源部

岗位名称

宿舍管理员

所在部门

行政管理部

岗位定员数

岗位编号

暂不填写

部门编号

暂不填写

薪酬等级

暂不填写

直接上级

部门经理

直接下级

工作综述

负责协助上级做好公司宿舍的管理工作

岗 位 职 责

序号

工作项目

具体职责

权重/%

绩效指标

1

卫生与安全

负责员工宿舍相关区域的日常保洁工作及宿舍卫生检查、督促工作

负责员工宿舍管理制度的落实、监督,出现卫生安全问题,及时上报

负责公司卫生及安全制度的下达,提高安环意识,杜绝隐患

2

信息管理

负责宿舍入住人员信息的登记、排查、更新

负责宿舍往来人员的进出登记、核查

3

其他

负责宿舍公共设施的损坏与报修

负责宿舍物资的领用、保管及发放

完成上级领导交办的其他临时性工作

工作协作

关系

内部

全体员工

外部

物业

任职资格

任职资格项目

具 体 要 求

教育程度

初中或以上

专业(工种)

专业不限

工作经验

1年以上相关工作经验

知识要求

掌握宿舍管理的基本技能,做事细心、耐心,具有较强的责任感和敬业精神

上岗证/资格证

无具体要求

对身体健康要求

身体健康,能吃苦耐劳,勤奋诚恳

外语要求

专业

技能

技能

动手能力

团队协作能力

执行力

敬业精神

服务意识

级别

4

3

4

4

4

需求程度的级别:

1.无要求;2.一般;3.较强;4.强;5.很强

其他

工作环境

室内

工作时间

标准工时

使用的主要工具设备

电话机、安全门、笔、电脑、internet等

述职签字

任职人

任职人上级

人力资源部

编制:

审核:

批准:

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