52行政管理部岗位说明书.docx
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52行政管理部岗位说明书
目录
部门经理185
行政专员186
行政文员187
档案管理员（兼）188
安全员189
科技联络员190
司机190
门卫191
保洁192
宿舍管理员193
岗位名称
部门经理
所在部门
行政管理部
岗位定员数
1
岗位编号
暂不填写
部门编号
暂不填写
薪酬等级
暂不填写
直接上级
行政人事总监
直接下级
行政专员、文员、安全员、科技联络员、司机、门卫、保洁、宿舍管理员
工作综述
负责统筹公司的行政与后勤管理工作，营造良好工作和生活环境
岗位职责
序号
工作项目
具体职责
权重/%
绩效指标
1
负责统筹开展公司的行政工作，确保公司上下信息通畅
负责行政管理与监督工作
负责督导行政公文的上传下达，以及外来文件、信函及传真件的收发处理
负责督导公司印信的归口管理，以及证件执照、档案等的管理、保存
负责组织公司办公用品等分管固定资产的盘点、统计
负责行政安环管理工作
负责高新技术、科技项目申报、研发平台资源补贴资金申报的管理
负责公司车辆管理工作，对车辆各项支出费用的审核和控制
负责公司相关会议的组织筹备，并监督指导下属人员处理相关会务工作
负责参与公司的行政接待、外部公关活动，处理有关事务
负责公司相关法律纠纷的协调解决
负责协调律师事务所,就公司的相关合作活动或协议签署事宜提出法律意见，处理有关法律事务
2
统筹管理公司的后勤服务工作
负责公司厂区、办公场所的分配、整体布置、绿化、清洁等
负责管理公司保安和消防工作，确保消防设备设施的有效性
负责公司员工的食宿及食堂卫生安全管理工作
负责公司办公设施的调配和维修的协调
3
部门管理和团队建设
制定部门年度、月度工作计划，并上报公司核准、实施
持续改进和完善部门主导和部门内的工作流程和制度；通过学习、培训和创新持续提高部门职能水平和工作效率
负责本部门人员日常工作任务的分配、督导、落实跟进；负责跨部门主导指标和流程的沟通协调和落实
负责本部门日常开支费用的监控管理，确保成本目标的实现
负责本部门人员的培训、选拔、考核、奖惩等人员管理工作,营造良好的工作氛围，提升团队凝聚力
4
其他
完成上级领导交办的其他工作任务
工作协作
关系
内部
行政人事总监、各部门
外部
客户、管理体系审核机构、工商、消防、安全、商务、媒体等
任职资格
任职资格项目
具体要求
教育程度
本科及以上学历或同等学力
专业（工种）
质量管理、企业管理、行政管理、工商管理、中文等相关专业
工作经验
3年以上大中型制造企业行政后勤管理经验，其中至少1年以上行业经验
知识要求
掌握相应的行政管理、企业形象策划的相关知识，掌握一定的公关危机处理技巧
上岗证/资格证
安全员证书
对身体健康要求
身体健康状况良好，能适应高效的工作节奏，具有一定的承压能力
外语要求
英语4级者优先
专业
技能
技能
领导能力
判断与决策能力
人际能力
沟通能力
影响力
级别
4
4
5
5
4
需求程度的级别：
1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强
其他
工作环境
办公场所
工作时间
正常工作时间，根据需要加班
使用的主要工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）
述职签字
任职人
任职人上级
人力资源部
岗位名称
行政专员
所在部门
行政管理部
岗位定员数
暂不填写
岗位编号
暂不填写
部门编号
暂不填写
薪酬等级
暂不填写
直接上级
部门经理
直接下级
无
工作综述
负责协调安排公司日常行政后勤事务，为各级员工提供良好的工作生活环境
岗位职责
序号
工作项目
具体职责
权重/%
绩效指标
1
协调处理日常行政事务
协助上级领导进行行政管理制度建设，并落实执行、跟进、修订
……
……
负责起草公司各类文件、通知、报告、规章制度等，经核批后下发
负责公司行政接待工作，解决住宿、酒店安排、会议布置等相关事宜
负责公文、通知、传真、信件的收、发、转等日常事务处理工作
根据领导的要求做好公司各项重大会议的召集、准备、协调工作
负责公司相关合同、证照、纪要等文件的存档、盘查、安放等
根据公司及上级领导的有关要求，协助行政安环管理工作
负责公司办公用品、耗材的采购、保管、分发及登记、盘点工作
2
协调处理后勤事务
负责公司外协食堂、宿舍、厂区、公共区域等的卫生安全管理
负责公司水、电、话费、清洁费等费用的清缴，并汇报实际支出情况
负责监管门禁、办公用品报修等事务工作的开展
协同相关部门做好公司安环管理体系的宣传培训工作
3
其他
负责落实5S的培训工作及本部门的5S管理工作
负责上级领导交办的其他临时性工作任务
工作协作
关系
内部
各部门员工
外部
物业、消防机构、派出所、安全生产监督局、环保局、监控公司等
任职资格
任职资格项目
具体要求
教育程度
大专及以上学历
专业（工种）
行政管理、企业管理类相关专业优先
工作经验
3年及以上制造型企业行政事务、消防及安全事务的处理经验
知识要求
熟悉行政管理各模块工作的具体工作流程，如安全管理、食堂管理、厂区环境保洁、车辆安排等；熟悉国家有关安全法规和行政管理理论知识等；熟练使用office办公软件及自动化设备，具备基本的网络知识
上岗证/资格证
持有行政管理师、安全员证书者优先
对身体健康要求
身体健康状况良好
外语要求
具备基本的英文书写能力，英语4级者优先
专业
技能
技能
文字撰写能力
沟通协调能力
计划与执行力
团队协作能力
语言表达能力
级别
4
3
4
3
3
需求程度的级别：
1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强
其他
工作环境
办公室
工作时间
正常工作时间，偶尔需要加班
使用的主要工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、通讯设备
述职签字
任职人
任职人上级
人力资源部
岗位名称
行政文员
所在部门
行政管理部
岗位定员数
1
岗位编号
暂不填写
部门编号
暂不填写
薪酬等级
暂不填写
直接上级
行政主管
直接下级
无
工作综述
负责协调安排公司日常行政后勤事务，为各级员工提供良好的工作生活环境
岗位职责
序号
工作项目
具体职责
权重/%
绩效指标
1
协调处理日常行政事务
负责办理员工入住宿手续、协助办理公司员工离职手续
负责公司房屋、水电、物业清洁等费用的清缴，并汇报实际支出情况
负责公司办公用品申领、申购、分发及台账维护登记、盘点工作
负责打印、复印文件和管理各种表格文件；
负责公司员工咨询事项的解答
2
协调处理后勤事务
负责公司食堂、宿舍、厂区、公共区域等的卫生安全管理
负责每月餐票收发数量的统计和核对
协助做好宿舍管理及临时居住证的办理
3
其他行政工作
负责统计车辆的调度、维修及保养的工作记录
负责临时居住证的办理工作；
负责监管门禁、办公用品报修等事务工作的开展
4
其他
负责上级领导交办的其他临时性工作任务
工作协作
关系
内部
各部门
外部
食堂、物业、外来维修到访人员等
任职资格
任职资格项目
具体要求
教育程度
大专及以上
专业（工种）
人事行政管理、财务类相关专业
工作经验
2年以上制造型企业行政管理工作经验
知识要求
熟悉行政管理知识、熟练使用办公自动化
上岗证/资格证
持有行政管理资质证书者优先
对身体健康要求
身体健康
外语要求
无
专业
技能
技能
文字撰写能力
沟通协调能力
计划与执行力
团队协作能力
语言表达能力
级别
3
4
4
4
4
需求程度的级别：
1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强
其他
工作环境
办公室
工作时间
正常工作时间，偶尔需要加班
使用的主要工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、通讯设备
述职签字
任职人
任职人上级
人力资源部
岗位名称
档案管理员（兼）
所在部门
行政管理部
岗位定员数
1
岗位编号
暂不填写
部门编号
暂不填写
薪酬等级
暂不填写
直接上级
行政主管
直接下级
无
工作综述
做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作。
岗 位 职 责
序号
工作项目
具体职责
权重/%
绩效指标
1
公司档案管理相关工作
负责修订完善公司档案管理制度；
负责严格执行档案资料保密制度；
负责严格管控公司的档案资料，定期整理检查；
2
信息管理
负责严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找；
负责档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；
3
其他行政相关工作
负责指导、监督各部门的档案管理工作；
负责按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁
协助上级处理其他行政工作；
工作协作
关系
内部
各部门
外部
无
任职资格
任职资格项目
具 体 要 求
教育程度
大专及以上学历
专业（工种）
档案管理、行政管理等相关专业，受过档案管理、信息管理等方面的培训。
工作经验
2年以上相关工作经验
知识要求
熟练掌握文书档案、电子档案的管理方法及办公软件；熟悉档案管理法、计算机档案管理信息系统；
上岗证/资格证
持有档案管理师资质者优先
对身体健康要求
身体健康状况良好，能适应偶尔的加班，勤奋诚恳
外语要求
无
专业
技能
技能
保密意识
文字撰写能力
沟通协调能力
计划与执行力
团队协作能力
级别
5
4
4
4
4
需求程度的级别：
1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强
其他
工作环境
办公室
工作时间
标准工时
使用的主要工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）
述职签字
任职人
任职人上级
人力资源部
岗位名称
安全员
所在部门
行政管理部
岗位定员数
2
岗位编号
暂不填写
部门编号
暂不填写
薪酬等级
暂不填写
直接上级
行政安全专员
直接下级
无
工作综述
负责公司生产经营的日常安全工作
岗位职责
序号
工作项目
具体职责
权重/%
绩效指标
1
安全制度
负责协助上级领导完善公司安全生产管理制度并贯彻执行
2
日常管理
负责公司消防设备的日常管理工作
负责现场每日安全巡检工作，发现隐患及时制止
负责公司特种设备的监督管理工作
负责监督外来施工单位的安全管理工作
协助行政安环管理工作
3
安全教育
负责公司安全管理的宣传工作
负责对公司从业人员进行安全教育培训并进行不定时验证
4
其他
负责协助上级领导完善员工职业健康档案，建立台账并长期维护
负责协助组织消防演练
领导交办的其他临时性工作等
工作协作
关系
内部
全体员工
外部
物业/消防机构/派出所/安全生产监督局/环保局等
任职资格
任职资格项目
具体要求
教育程度
高中及以上学历
专业（工种）
安全消防类
工作经验
3年及以上制造型企业消防管理、安全管理工作经验
知识要求
消防、安全知识
上岗证/资格证
安全员证书
对身体健康要求
身体健康
外语要求
无
专业
技能
技能
执行力
沟通能力
级别
4
4
需求程度的级别：
1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强
其他
工作环境
室内
工作时间
标准工时
使用的主要工具设备
消防栓、灭火器等
述职签字
任职人
任职人上级
人力资源部
岗位名称
科技联络员
所在部门
行政管理部
岗位定员数
岗位编号
暂不填写
部门编号
暂不填写
薪酬等级
暂不填写
直接上级
部门经理
直接下级
无
工作综述
负责公司科技项目，高新技术企业的对外联络、数据采集、汇总、申报等相关工作。
岗位职责
序号
工作项目
具体职责
权重/%
绩效指标
1
负责高新技术、科技项目申报、验收工作
负责高新技术企业申请/复审的联络、数据采集、汇总、申报工作
……
……
负责各种科技项目的联络、申报、汇总及验收回款工作
负责科技项目报表的跟踪、统计、上报工作
负责各研发项目的备案工作
及时关注国家发布新增科技项目内容，组织申请公司符合的科技项目申报
负责上海市中小企业共享使用研发平台资源补贴资金申报
2
其他
完成上级领导交办的其他临时性任务
工作协作
关系
内部
各部门
外部
科委、经委、火炬中心、成果转化中心、咨询公司
任职资格
任职资格项目
具体要求
教育程度
大专及以上学历
专业（工种）
不限
工作经验
具有1年以上相关工作经验
知识要求
熟悉国家科技项目规章政策，掌握基本的申报、联络流程，熟练掌握各种联络、申报过程中的处理技巧和要点内容；熟练使用office办公软件和公司的管理系统
上岗证/资格证
不限
对身体健康要求
具有抗压性、无恶疾
外语要求
无
专业
技能
技能
文字表达能力
沟通能力
组织协调能力
分析解决能力
人际处理能力
级别
3
3
3
3
4
需求程度的级别：
1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强
其他
工作环境
办公室
工作时间
正常工作时间，偶尔需要加班
使用的主要工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、网络、通讯设备）
述职签字
任职人
任职人上级
人力资源部
岗位名称
司机
所在部门
行政管理部
岗位定员数
岗位编号
暂不填写
部门编号
暂不填写
薪酬等级
暂不填写
直接上级
部门经理
直接下级
无
工作综述
负责完成公司业务出车和行政出车任务，保障人员和物资的安全、便捷的抵达。
岗位职责
序号
工作项目
具体职责
权重/%
绩效指标
1
负责业务出车工作
遵守部门各项规章制度，不违反交通法律法规的基础上完成驾驶任务
根据上级统一安排，完成公司各业务部门的运输任务，确保相应货品快捷、安全的送达客户单位
2
负责行政用车相关工作
负责重要客人的接送工作，确保行程安全
负责做好驾驶相应工作的同时，维护好公司的利益和对外形象
3
负责车辆养护管理工作
负责车辆的保养、维护、定期检查、清理、清洁
负责责任范围内的车辆的维修，及时办理相应相关保修手续
负责协助上级做好公司车辆保险的购置、办理，及理赔工作的完成
4
协助完成车辆监管事务
负责协助记录各类行车数据
负责车辆的加油和油卡的临时保管工作
负责督导其他人员用车行为，发现违反规定和异常行为及时向上级反馈
5
其他
完成上级领导交办的其他临时工作
工作协作
关系
内部
用车需求的各部门
外部
各加工单位及客户
任职资格
任职资格项目
具体要求
教育程度
高中及中专以上
专业（工种）
驾驶员
工作经验
3年以上驾驶经验
知识要求
熟悉交通法规；能看懂地图（电子/纸质）；会使用GPS导航；了解基本的商务礼节
上岗证/资格证
须持有C1及以上驾驶证
对身体健康要求
身体健康，能适应长期出车，能适应夜班
外语要求
无
专业
技能
技能
忠诚度
语言表达能力
协调能力
做事主动性
分析判断能力
级别
4
3
3
3
3
需求程度的级别：
1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强
其他
工作环境
室内、车内
工作时间
不定时工作制
使用的主要工具设备
车辆
述职签字
任职人
任职人上级
人力资源部
岗位名称
门卫
所在部门
行政管理部
岗位定员数
岗位编号
暂不填写
部门编号
暂不填写
薪酬等级
暂不填写
直接上级
部门经理
直接下级
无
工作综述
负责公司门禁、周边安防和进场卫生区域的管理工作
岗位职责
序号
工作项目
具体职责
权重/%
绩效指标
1
负责门禁管理工作
负责人员进出的登记、管控、通知、协调、安排临时接待等
负责监视设备的监督、查看、巡检、保修等
负责总机的接听和传达
负责进出的监督及检查
负责公司电动门的使用、维护和管理
2
负责其他行政工作
负责餐票的登记和发放
负责监督员工的出勤状况和打卡机的使用
负责协助日常往来信件的收取工作，并及时通知收件人领取
负责分管区域内的卫生工作，维护公司的形象
负责车库车辆放置的监督工作
在夜班和节假日期间，负责协助做好仓库领油、领料工作
3
其他
完成上级领导交办的其他临时任务
工作协作
关系
内部
全体员工
外部
外来人员、客户、合作伙伴进、派出所等
任职资格
任职资格项目
具体要求
教育程度
初中以上学历
专业（工种）
专业不限，安保类相关专业优先
工作经验
1年以上同岗位工作经验
知识要求
熟悉安保、后勤管理方面的相关知识；能通过计算机操作基本的安保系统；有较强的安全防范意识和技巧，能较好处理各种应急事件
上岗证/资格证
保安上岗证
对身体健康要求
身体健康，尽忠职守，为人诚信正直
外语要求
无
专业
技能
技能
语言表达能力
执行力
分析判断能力
审查能力
协调能力
级别
3
4
3
4
3
需求程度的级别：
1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强
其他
工作环境
门卫室
工作时间
标准工时
使用的主要工具设备
电话机、自动门、监视器等
述职签字
任职人
任职人上级
人力资源部
岗位名称
保洁
所在部门
行政人事部
岗位定员数
2人
岗位编号
暂不填写
部门编号
暂不填写
薪酬等级
暂不填写
直接上级
部门经理
直接下级
无
工作综述
负责公司的清洁工作
岗位职责
序号
工作项目
具体职责
权重/%
绩效指标
1
卫生清洁
负责办公区、公共区域的日常保洁工作
负责会议室地面、窗户、桌椅的清洁，确保空气清鲜
负责卫生间的保洁工作
2
清洁用具管理
负责及时更换垃圾袋，并定期清运垃圾到指定相应位置
负责规划清洁工具摆放区域，做到定点定位
负责清洁工具日常保养、维护、妥善保管
3
其他
发现公共设施有损坏及时报修
负责办公区绿化工作，包括浇水、喂鱼、涮洗鱼缸等
负责协助门卫做好员工餐票领取和发放，并对进出人员把关
完成领导交办的其他临时工作
工作协作
关系
内部
全体员工
外部
物业
任职资格
任职资格项目
具体要求
教育程度
初中以上
专业（工种）
工作经验
1年以上保洁工作经验
知识要求
较强的责任感和敬业精神，有较强的执行力及动手能力
上岗证/资格证
对身体健康要求
身体健康
外语要求
无
专业
技能
技能
动手能力
级别
5
需求程度的级别：
1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强
其他
工作环境
室内
工作时间
标准工时
使用的主要工具设备
清洁用具
述职签字
任职人
任职人上级
人力资源部
岗位名称
宿舍管理员
所在部门
行政管理部
岗位定员数
岗位编号
暂不填写
部门编号
暂不填写
薪酬等级
暂不填写
直接上级
部门经理
直接下级
无
工作综述
负责协助上级做好公司宿舍的管理工作
岗 位 职 责
序号
工作项目
具体职责
权重/%
绩效指标
1
卫生与安全
负责员工宿舍相关区域的日常保洁工作及宿舍卫生检查、督促工作
负责员工宿舍管理制度的落实、监督，出现卫生安全问题，及时上报
负责公司卫生及安全制度的下达，提高安环意识，杜绝隐患
2
信息管理
负责宿舍入住人员信息的登记、排查、更新
负责宿舍往来人员的进出登记、核查
3
其他
负责宿舍公共设施的损坏与报修
负责宿舍物资的领用、保管及发放
完成上级领导交办的其他临时性工作
工作协作
关系
内部
全体员工
外部
物业
任职资格
任职资格项目
具 体 要 求
教育程度
初中或以上
专业（工种）
专业不限
工作经验
1年以上相关工作经验
知识要求
掌握宿舍管理的基本技能，做事细心、耐心，具有较强的责任感和敬业精神
上岗证/资格证
无具体要求
对身体健康要求
身体健康，能吃苦耐劳，勤奋诚恳
外语要求
无
专业
技能
技能
动手能力
团队协作能力
执行力
敬业精神
服务意识
级别
4
3
4
4
4
需求程度的级别：
1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强
其他
工作环境
室内
工作时间
标准工时
使用的主要工具设备
电话机、安全门、笔、电脑、internet等
述职签字
任职人
任职人上级
人力资源部
编制：
审核：
批准：
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