费用报销管理制度.docx

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费用报销管理制度

费用报销管理制度

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部门

审阅人

意见\签字

审阅日期

总经办

同意颁布

2017-6-30

修订或废除记录

版本

修订人

修订日期

修订/废除概述

V1.0

2017-6-30

新编制

内部资料，请勿外传

第一章总则

第一条：

为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条：

本制度根据公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、车辆使用费、社保公积金、教育费及培训费、员工福利费、维修费、劳保费、房租、水电费、快递费、招聘费、外协费、运杂费、服务费、小额材料费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第二章报销票据注意事项

第三条：

报销人必须取得合法有效的报销单据（发票）。

票据项目如抬头、公章、日期、内容、经办人等应齐全，并不得有涂改；以正规发票为先，票据抬头为深圳市康风环境科技发展有限公司，不得简写。

第四条：

费用报销单填写及票据粘贴要求：

1、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写，应力求整洁美观，不得随意涂改；

2、报销时，当事人应按费用报销单上的明细内容，将对应的费用单据加以整理归类，并规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质分类粘贴，便于归类计算和整理；

3、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；

4、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；

5、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；

6、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；

7、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；

8、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；

9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；

10、出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料；

第五条：

单笔报销总额超过5000元，需要提前一天通知财务备款。

第六条：

费用报销基本流程：

1、部门员工、主管

经办人少

2、副总经理

3、总经理

4、董事长

补充说明：

经办人员提交给部门负责人审核签字，部门负责人须对以下方面进行审核：

1）费用/物资采购/出差的必要性及真实性；

3）报销数据的真实性和准确性；

4）报销凭证的完整性及逻辑性；

5）报销票据及单据的规范性。

若发现不符合要求，立即退还给相关经办人员重新整理提报。

部门负责人审核签字后，将报销单据提交给由财务部会计进行报销费用的审核，审核内容包括：

1）产生的费用是否符合报销标准或审批要求；

2）报销数据的真实性；

3）单据或票据是否符合财务管理规范要求；

4）单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等。

若发现不符合要求，立即退还给报销人员重新整理提报。

第三章报销时间的具体规定

第七条：

为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1、每周二上午12点前，报销人将粘贴整理好的票据交财务会计处；周二12点后的单据都在下周五统一报销；

2、会计审核后，每个月同类报销费用单笔不超过2000元交副总经理审批，同类报销费用单笔超过2000元（含2000元）的必须由总经理审批，再由出纳付款

3、每周五报销各费用，特殊情况可放宽处理；

4、为了及时正确体现每月的成本费用，请及时报销，最晚不超过两周。

第四章费用项目列支或报销规定

第八条：

差旅费

1、因公出差的办理程序

（1）因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。

（2）出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前账不清，后账不借。

（3）凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。

（4）出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。

（5）出差人员应在回公司后3个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“差旅费报销单”，执行费用报销流程。

2、差旅费标准

费用类型

报销金额

票据类型

备注

交通费

凭票实报实销

汽车票、火车票、机票等

必须提供发票

出差当地交通费

凭票实报实销

公交票、的士票、加油票

票据背面注明起始地点，业务内容

住宿费

300元/天

2人（含）以下

副总经理、总经理、董事长凭票实报实销

酒店、宾馆、招待所发票

自行解决住宿公司补贴150元/天，可使用其他的费用发票报销

伙食补贴

30元/天

提供餐饮发票

招待费

100元/人（客户）

提供正规发票

超出100元/人需请示总经理

出差补贴

30元/天

50元/天

提供其他费用发票

省内补贴30元/天，省外补贴50元/天

补充说明：

（1）住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。

（2）报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。

（3）出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

（4）上述住宿费标准为一个标准间标准。

同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。

（5）出差其间报销伙食费补贴则不享受公司提供的餐费补贴。

第九条：

办公费

行政部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。

行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。

第十条：

业务招待费

1、包括用于支付业务关系的餐费、礼品、旅游等支出；报销时须注明招待对象及支出明细，礼品报销应注明项目。

2、业务招待费针对的是对项目和业务发展有利的对象，这项费用需要灵活把握，要根据招待对象确定招待标准，普通业务招待以每人60元计算，高级业务招待以每人120元标准计算，特殊情况经总经理批准可以提高招待标准。

3、业务招待费的发生需要由总经理批准后方可进行，未经总经理批准或事后未找总经理签字确认的，费用自理。

4、公司用于招待来访客人的茶叶、饮料等统一由行政人事部门负责购买、保管、发放及费用控制，不得突破公司下达的费用预算限额。

5、以公司名义制作的纪念品或以公司名义赠送的礼品，统一由行政人事部门负责订做或采购管理，各部门需领用时，按行政人事部有关规定办理领用手续。

第十一条：

交通费

1、市区内因公外出的交通费

（1）一般只允许报销公交、地铁等车费，报销时应注明事由及前往地点；

（2）如发生出租车费用，报销时应注明事由；

2、如下业务项目可报销出租车票

（1）因与总经理或公司其他高层领导临时沟通工作，需要在较短时间内会见的；

（2）因未提前安排，发生会见重要客户或者因重大业务沟通紧急需要，前往客户所在地或返回公司的；

（3）因陪同重要客户或公共关系人员娱乐、商务、接送的；

（4）因临时处理有时间限制的紧急业务的；

（5）符合规定的加班车费；

3、加班交通费按照以下规定报销

加班交通费一般不报销，如晚上加班超过22：

00点且又路程较远的可以报销出租车费用。

第十二条：

车辆使用费

包括公司车辆使用中发生的加油费、路桥费、洗车费、车险、维修保养费。

1、路桥费、洗车费等日常费用应及时报销，如无出差等特殊情况应每周报销一次。

停车费、过路费报销时应注明费用发生的日期；报销时应注明车号，不得将几辆车的费用合并报销。

2、车辆若维修保养时需提交报修单给总经理或董事长审批，批示后方可维修，报销时也需提供批示的报修单，报销时需附修理单位打印并盖章的物料及工时结算单。

3、车辆使用费发生后必须在当月及时报销，延期报销的票据不予受理；

4、因个人原因造成的车辆的交通违章罚款一律不予报销；

5、车辆负责人应按车辆及费用项目登记车辆使用台帐；

第十三条：

社保费、住房公积金

1、社保费、住房公积金的申报计算由人事行政部负责；

2、按国家有关文件规定由企业应负担的保险，根据银行托收单计入相关费用，应由个人承担部分从工资中扣除由企业代扣代缴；

3、每月人事部将银行托收单对应的划扣明细表交财务统一报账，划扣明细表由人事行政部经理签字后转财务作为账务处理依据。

第十四条：

教育经费及培训费

1、教育经费及培训费用由人事行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。

2、费用发生前使用部门应向人事行政部申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部审核、总经理批准后至财务部门。

3、费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。

第十五条：

福利费

指公司为员工提供的加班餐费、员工活动费用及节假日的福利性支出等。

员工因加班报销加班餐费的，应注明用餐时间及人次，加班餐费的标准为每人每次最高不得超过15元，实际花费不足15元的，按实际消费金额报销，不得虚报。

由于工作外出没有赶回来吃饭的，需经部门负责人同意方可报销，标准为每人每次最高不得超过15元。

第十六条：

维修费

用于设备、工具、设施修缮等工作时发生的费用，维修费用报销时需要附修理明细表。

第十七条：

劳保费

劳动保护费是指确因工作需要为员工配备或提供工作服、手套、安全保护用品、防暑降温用品等所发生的支出费用，因工伤发生的小额医药费、抚慰金也列入劳保费。

由人事行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。

第十八条：

广告宣传费

用于公司形象宣传以及市场推广所发生的广告、宣传用品、场地、布展、招牌制作等费用。

第十九条：

房租

指公司租赁营业场所及宿舍等发生的租赁费用，按公司或宿舍分开填报、由人事行政部负责。

第二十条：

水电费

是指水费、电费、卫生费等物业管理费。

在报销时请详细注明上述费用的具体用量、单价、金额及归属期间，并按公司或宿舍分开填报、由人事行政部负责。

第二十一条：

快递费

指公司给顾客邮寄发票、对账单、货品等的邮寄或快递费，报销单上列出具体邮寄明细。

第二十二条：

招聘费

因招聘而发生的人才市场费用、展位费、在媒体上发布的招聘广告费。

第二十三条：

其他外协费

在记帐外协厂商之外发生的，并且需要现付的外协业务。

第二十四条：

运杂费

因业务需要，临时雇佣的运输车辆及人工等费用。

第二十五条：

服务费

因业务需要，聘请外部专业人员或组织提供有偿服务所发生的费用。

第二十六条：

小额材料费

指临时性的、用于生产的、公司范围内没有库存，不必计入主营业务成本的，价值在二百元以下的材料采购款，以及设施设备配件等零件的费用，单背面需注明具体用途、使用部门和使用人员。

第二十七条：

未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由总经理酌情处理。

第五章借款管理规定

第二十八条：

借款管理规定

1、因公借款，必须填制借款审批单，写明借款事由；

2、经办人写完借款审批单后，先由该部门负责人审核签字，交分管副总审核，交财务会计签字，出纳方可付款。

3、借款数额在2000元（含2000元）以上，需经总经理审批，且提前一天通知财务备款。

4、严格执行“前账不清，后账不借”制度，并且一周之内必须把前一次借款结清。

5、员工借款必须在一周内归还，员工借款超过预计报销日期或跨月未报销的（除月末借款外），必须归还借款或出示已取得发票待报销；否则财务有权通知人事部从工资中扣除。

6、员工长期请假、调动或离职时，如有欠款，必须还清借款。

7、申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不准私借他人，公款私用。

第六章费用审批管理

第二十九条：

费用审批管理

1、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。

2、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。

对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。

3、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5—10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。

4、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

5、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。

第七章附  则

第三十条：

本制度解释权归公司财务部。

第三十一条：

本制度经总经办公室讨论通过并由总经理签字后生效，修改亦同。

出差申请审批单

申请日期：

年月日

申请人

部门

出差事由

交通工具

出差地

出差时间

年月日-年月日

是否需要借款

□是□否

预借金额

￥

部门负责人审核

人事部审核

总经理审批

董事长签批

备注：

1.如有出差计划，请提前三天将此审批单上交人事行政部，经批准后方可出差，否则不予报销差旅费用；

2.出差时间如与申请时有异，应及时与人事行政部说明情况，另记考勤；

3.普通员工申请由部门负责人审核签字确认，中层管理者申请由高管审核签字确认，高层管理者由董事长审批确认。