创新实训4样文.docx
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创新实训4样文
MicrosoftWord创新实训
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第4章电子表格软件高级应用-1-
4.1使用数据清单管理数据-1-
4.1.1有关数据清单的基本概念-1-
4.1.2建立数据清单-1-
4.1.3向数据清单中输入数据-2-
4.1.4使用“记录单”修改和删除记录-2-
4.1.5排序-3-
4.1.6筛选-4-
4.1.7分类汇总-5-
4.2打印工作表-6-
4.2.1页面设置-6-
4.2.2在工作表中分页-7-
4.2.3打印预览-8-
4.2.4打印设置及打印-8-
图表目录
图4.1“记录单”对话框-2-
图4.2“排序”对话框-3-
图4.3“自动筛选”下拉列表-4-
图4.4“自定义自动筛选方式”对话框-4-
图4.5“自动筛选前10个”对话框-5-
图4.6“分类汇总”对话框-5-
图4.7“自定义页眉”对话框-7-
第4章电子表格软件高级应用
4.1使用数据清单管理数据
4.1.1有关数据清单的基本概念
⒈数据清单
数据清单是指工作表中连续的合理存放的相互关联的数据区域，其中的每一列包含相同类型的数据。
⒉字段
字段是最基本的不可分数据单位，字段有名字并称之为字段名。
⒊记录
记录是有它所包含的所有字段的值组成的一条信息。
数据清单的组成单位是记录及构成记录的字段和数据。
如下表所示，清单中的列被认为是字段，清单中的列标记被认为是字段名；清单中的每一行被认为是数据清单的一条记录。
⒋建立数据清单和输入数据时应注意的问题
在Excel2003的数据清单中，可以进行数据的筛选和汇总等操作，为便于数据的处理，建立数据清单时，应遵循以下规则：
⑴应避免在一个工作表上建立多个数据清单。
⑵在工作表的数据清单与其它数据之间至少留出一个空白列和。
⑶避免在数据清单中放置空白行和列。
⑷在数据清单的第一行里创建列标志。
⑸如果要将列标志和其它数据分开，应使用单元格边框。
Excel数据清单样例表
4.1.2建立数据清单
在建立数据清单前，首先应进行一下结构设计，给字段定义合理的名字以及合理安排字段的摆放位置。
在数据清单的首行依次输入个字段名，字段名输入完毕，就可以输入记录了。
数据清单字段命名的规则
⒈字段名只能是文字或文字公式（如=”1992”）。
⒉字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值。
⒊字段名必须是唯一的。
4.1.3向数据清单中输入数据
向数据清单中输入数据有两种方法。
一是直接键入数据至各单元格内。
这种方法与向工作表中输入数据的方法相同，一般适用于少量数据的输入。
二是利用“记录单”来输入数据，这种方法通常适用于数据清单中需输入的数据量很大的情况。
⒈利用“记录单”来输入数据
利用“记录单”来输入数据的操作步骤如下：
⑴单击需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格；
⑵执行“数据”/“记录单”命令，弹出如图4.1所示对话框；
⑶单击“新建”按钮；
⑷在记录单中输入数据（要下移一个字段，按键或用鼠标单击下一字段栏，要上移一个字段，按+组合键；
⑸输入完毕，单击“关闭”按钮，退出“记录单”对话框。
如果要继续添加记录，按键，继续输入。
图4.1“记录单”对话框
4.1.4使用“记录单”修改和删除记录
使用“记录单”不仅可以很方便地向工作表的数据清单中添加数据，对数据清单中记录进行修改和删除也非常方便。
下面介绍如何使用“记录单”修改和删除记录。
⒈修改记录
利用“记录单”修改记录的具体操作步骤如下：
⑴单击需要修改的数据清单中的任一数据单元格；
⑵执行“数据”/“记录单”命令，弹出“记录单”对话框；
⑶单击“下一条”按钮来查找要修改的记录，然后分别修改数据；
⑷修改完毕，单击“关闭”按钮。
⒉删除数据清单中的记录
利用“记录单”删除记录的具体操作步骤如下：
⑴单击需要删除记录的数据清单中的任一数据单元格；
⑵执行“数据”/“记录单”命令，弹出“记录单”对话框；
⑶单击“下一条”或“上一条”按钮，找到要删除的记录；
⑷单击“删除”按钮，弹出“显示的记录将被删除”对话框；
⑸单击“确定”按钮，删除所选记录，返回“记录单”对话框；
⑹单击“关闭”按钮。
注意：
使用“记录单”删除记录后，不能使用“恢复”命令来恢复删除的数据。
4.1.5排序
数据清单中的数据可以按照一定的顺序进行排序。
如按“数学成绩”、“外语成绩”等字段来排序，这样可以对数据清单中某一字段内两端的数据一目了然。
⒈Excel默认的排序原则
在进行排序之前，应首先了解Excel中数据的缺省排列原则。
Excel中使用的特定的排序顺序是根据单元格中的数值进行的，而不是按单元格排列数据的。
在对文本进行排序时，一个字符一个字符地从左到右进行排序。
⑴当按某一列进行排序时，在该列上有完全相同的行将保持它们的原始次序。
⑵在排序列中，有空白单元格的行会被放置在最后。
⑶在按升序排序时：
①数字从最小的负数到最大的正数排列。
②文本及包含数字的文本按0~9~A~Z的顺序排列。
③逻辑值中的False排在True前。
④所有错误值的优先级相同。
⑷如果我们按一列以上做排序，主要列中有完全相同项的行会根据指定的第二列做排序，第二列有完全相同项的行会根据指定的第三列做排序。
⒉按单列排序
要对数据清单中某一列进行排序，其操作步骤如下：
⑴单击排序列中任一单元格；
⑵在“常用”工具栏中单击“升序”或“降序”按钮，即可完成排序操作。
⒊按多列排序
在按某一列数据对工作表中的数据排序时，有时会遇到这一列中某些数据相同的情况。
为了将它们再排列出前后顺序，可以再按第二列、第三列来对数据进行排序。
如果将学生成绩按“数学成绩”排序后，其中有3名80分的同学，若要排出它们3人的前后顺序，可再用“语文”作为第二关键字排序。
若再有相同项，还可用第三关键字来排序。
其操作步骤如下：
⑴单击需排序的数据清单中的任一单元格；
⑵执行“数据”/“排序”命令弹出如图4.2所示对话框；
⑶在对话框中选择“主要关键字”、“次要关键字”及“第三关键字”下拉列表中的字段名及设置其排列方式，即递增、递减；
⑷单击“确定”按钮。
图4.2“排序”对话框
4.1.6筛选
要显示数据清单中满足给定条件的数据内容时，可使用Excel提供的筛选功能。
例如，要查看“数学成绩”为90分的同学，或者各科成绩都及格的同学，这时就可以利用筛选功能来操作。
Excel2003为用户提供了“自动筛选”、“自定义筛选”、“自动筛选前10个”及满足复杂条件筛选的“高级筛选”功能。
⒈自动筛选
当进行简单条件的筛选时，通常可使用自动筛选功能。
其操作步骤如下：
⑴单击数据清单中的任一单元格；
⑵执行“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令；
⑶此时，字段名右侧出现下拉箭头，单击某一字段名右侧的下拉箭头，如图4.3所示：
图4.3“自动筛选”下拉列表
⑷选择某一条件，如“数学成绩”为80分；
这时，符合条件的数据内容显示在工作表上，而其他不满足条件记录则隐藏起来。
⒉自定义自动筛选
当使用“自动筛选”对数据进行筛选时，对于某些特殊的条件，可以用“自定义自动筛选”来对数据进行筛选。
例如，要显示数据清单中各种成绩均在60分以上的记录，用上述方法则不能实现。
这时，可使用“自定义自动筛选”功能。
其操作步骤如下：
⑴单击数据清单中的任一单元格；
⑵执行“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令；
⑶单击“数学成绩”的下拉箭头，选择“自定义”命令，弹出如图4.4所示对话框；
图4.4“自定义自动筛选方式”对话框
⑷选择“数学成绩”下拉列表框中的“大于或等于”比较符；
⑸在右边文本框中输入条件值“60”；
⑹单击“确定”按钮返回；
⑺重复3-6步依次将各科成绩进行筛选，最后得出筛选结果。
⒊自动筛选前10个
如果数据清单中的记录很多，而实际仅要求显示最大或最小的部分记录，这时可使用“自动筛选前10个”功能来进行筛选。
其操作步骤如下：
⑴单击数据清单中的任一单元格；
⑵执行“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令；
⑶单击待显示的字段名右侧的下拉箭头，选择“前10个”，弹出如图4.5所示对话框；
图4.5“自动筛选前10个”对话框
⑷在对话框中选定所要显示的“最大”或“最小”项，以及显示个数；
⑸单击“确定”按钮，工作表中显示出满足条件的记录。
注意：
“自动筛选前10个”并不是只能筛选前10个记录，要筛选
4.1.7分类汇总
分类汇总是在数据清单中快速汇总数据的方法，这是进行数据分析的一条途径。
例如，有一个某公司销售情况的数据清单，其中包含有地区、产品名称、销售数量、销售金额等字段。
使用Excel的分类汇总功能，可按地区或产品名称来对销售数量、销售金额等数据进行汇总。
⒈自动分类汇总
自动分类汇总的操作步骤如下：
⑴首先将数据清单按要进行分类的列进行排序；
⑵选定数据清单中任一单元格；
⑶执行“数据”/“分类汇总”命令，弹出如图4.6所示对话框；
图4.6“分类汇总”对话框
⒉多列自动分类汇总
在Excel中，还可以对数据清单中的多列字段同时进行汇总，其操作方法与单列汇总的方式相同，只是在⒈中的⑹步中“选定汇总项”时，选定要进行分类汇总的多列字段标记即可。
例如，要将上例中的“销售数量”与“销售金额”同时分别汇总，应在“选定汇总项”列表中同时选定“销售数量”、“销售金额”字段名。
⒊自动分类汇总的嵌套
所谓分类汇总的嵌套是指：
先对某列分类汇总，再对汇总后的数据做进一步的分类汇总。
⒋移去所有自动分类汇总
对于不需要的或者是错误的分类汇总，可以通过分类汇总对话框将其取消。
4.2打印工作表
在Excel中，为了使制作的表格打印在纸上更加合理、美观，应在打印之前，先对工作表进行页面设置；然后再利用Excel的“打印预览”功能来进行浏览、调整页面设置；最后设置打印选项，打印出高质量的报表。
4.2.1页面设置
在打印工作表之前，首先应进行页面设置。
“页面设置”对话框包括“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”、“工作表”四个选项卡，如图所示设置页面。
设置页面主要是选择您所需要使用的纸张的大小、方向，打印起始页号等。
其设置方法为：
执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，在该对话框的“页面”选项卡中设置使用纸张的大小、方向，调整打印时纸张的缩放比例、控制打印质量的设置以及打印起始页码的设置等。
⒉设置页边距
设置“页边距”，实际就是设定表格内容距离纸张边缘的距离。
在“页面设置”对话框中单击“页边距”选项卡，在该选项卡中可设置选定表格内容与纸张上、下、左、右边缘的距离；页眉、页脚与纸张上、下边缘的距离以及设置文档内容的打印位置。
⒊设置页眉/页脚
所谓页眉和页脚就是打印在工作表每页顶端和底部的叙述性文字，一般用于标明名称、报表标题、页号及打印日期等内容。
在“页面设置”对话框中单击“页眉/页脚”选项卡，即可在该对话框中添加、删除、更改、编辑页眉和页脚。
⑴选择系统内置的页眉/页脚
Excel2003为用户提供了大量预定义的页眉和页脚格式，如果要使用系统提供的页眉、页脚格式，可单击“页眉”、“页脚”编辑栏右边的下箭头，从弹出的下拉列表中选择需要的页眉、页脚格式。
选中的页眉、页脚样式将显示在页眉、页脚框中。
⑵自定义页眉/页脚
当系统提供的页眉/页脚格式不能满足要求时，用户可以通过“自定义页眉”和“自定义页脚”按钮来创建自己的页眉和页脚。
由于页眉和页脚的设置方法基本相同，在本节只介绍页眉的自定义方法。
要自定义页眉，首先在“页眉/页脚”选项卡中单击“自定义页眉”按钮，打开“页眉”对话框，如图4.7所示。
图4.7“自定义页眉”对话框
①在该对话框底部三个选项的作用如下：
“左（L）”、“中（C）”、“右（R）”三个编辑栏，分别为：
显示在表格每页页眉左、中、右位置上的内容。
②激活了相应的编辑栏后，便可按对话框中的提示向编辑栏中输入新的页眉内容，也可以利用Excel提供的功能按钮来输入。
注意：
定义页眉/页脚中的“&”是一个代码符号，它不被打印出来。
⑶根据系统内置的页眉和页脚来创建自定义页眉和页脚
当要设置的页眉与系统内置的格式类似时，可通过选定一个内部的页眉来创建页眉其操作步骤如下：
①单击页眉编辑框右侧的下箭头；
②从弹出的下拉列表中选择一个页眉样式；
③单击“自定义页眉”按钮，选择的内部页眉会复制到“页眉”对话框中；
④在页眉对话框中设定其新的格式或编辑选定的页眉即可。
4.2.2在工作表中分页
⒈Excel提供的自动分页
在打开的工作表中，当使用了预览命令后，表格中就会出现分页符，即横、纵向两条虚线。
这个分页符是系统根据用户的页面设置而自动设定的。
当插入或删除一些行或列，或是改变了列宽、行高时，这些分页线将自动调整。
⒉手工分页
在Excel中，除了系统自动分页外，用户也可以根据需要，在表格中的任意位置进行分页。
分页位置的选取方法如下：
上下、左右分页：
选择要插入分页线的那条网格线的右下面的单元格。
仅上、下分页：
选择一页结束的那条网格线下面的A列中的单元格。
仅左、右分页：
选择一页结束的那条网格线右边第一行中的单元格。
4.2.3打印预览
为了节约纸张，提高工作效率，Excel2003为用户提供了打印预览功能。
利用打印预览功能，可以在打印工作表之前，查看实际的打印效果，并可在打印预览状态下对其页面设置、分页线位置等进行调整，从而使工作表的打印达到理想的效果，一次打印成功。
4.2.4打印设置及打印
当一张工作表通过打印预览调整及调整满意后，即可将其打印输出。
但在打印之前还应对所使用的打印机机型、打印范围、打印区域等进行设置。
⒈设置打印选项
要设置打印选项，应执行“文件”/“打印”命令，弹出打印设置对话框。
⒉打印
当打印设置完成后，即可进行打印。
打印的几种方法如下：
⑴单击常用工具栏中的“打印”按钮，打印输出当前设置的表格内容。
⑵执行“文件”/“打印”命令，弹出“打印”对话框。
设置要选择的选项后，单击“确定”按钮，即可打印出当前设置的表格内容。
ISSBN3-12-01235-9
定价：
28.00元
责任编辑：
黄鸿
文字编辑：
牛静蕾
封面设计：
李晓风
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