会议前期筹备方案.docx

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会议前期筹备方案

会议前期筹备方案

一、筹备期工作内容提要

1、酒店会议室、专访场地确实定：

时间：

11月14日

落实：

已落实——浦东香格里拉北京厅（10:

30~11:

30媒体专场；13:

30~17:

30渠道专场）是否需要上网端口是2、背景板：

时间期限：

11月8日完成制作背景板（5*2）

11月10日发送至SC公司查看背景版、易拉宝制作成品11月13日晚成品到达会场，14日早开始布展

落实：

——搭建背景板是否需要专业公司协助是

3、会议相关材料准备

4、到会媒体确认，邀请

时间期限：

11月8日第一次提交到会媒体

11月12日确认到会媒体

11月14日媒体签到，发车马费及公司资料，小礼品袋

考前须知：

媒体的邀请对会议的成功起了决定性作用，在媒体邀请过程，厂商人员或者公关公司对记者进行会议相关内容的前期教育，使记者在到会之前对SC及会议有一定的认识，到现场时能很快理解会议主题，也有利于记者后期的传播工作的开展。

5、主持人确实认

暂定：

6、礼仪，签到

上讯：

场内外签到处接待人员分工：

A、场外嘉宾签到处接待人员：

B、负责上午媒体专场的记者领位C、会议进程中发放礼品，递送话筒

7、鲜花

时间期限：

11月10日预定

11月13日再次确定

11月14早10点送至会场

8、礼品

时间期限：

11月11日确定

11月13日送至会场

9、摄像、照像

摄影：

摄像：

无

会前现场协调期

（11月14日上午8：

00-10：

00）

一、现场前期协调总负责：

备注：

8：

00：

局部参加会议的工作人员（）必须准时到现场，检查工作。

8：

00—9：

00工程协调人需落实易拉宝、指示牌、签到台、背景板、等相关物料是否到位。

（一）背景板，易拉宝：

背景板一块，易拉宝数量6个，安装摆放到事前安排的地点处。

（二）电子指示牌：

指示是否明确，来宾是否能比拟容易的找到参会地点，根据需要随时进行协调。

（三）签到台：

摆放在会场门口。

签到台需用鲜花做装饰。

“媒体签到处”、“嘉宾签到处”牌各1个、“请赐名片”牌：

1个、名片托盘1个是否都放置到位。

（四）体验区：

3米长，摆放在会场内预定处，产品台需用红色围台，做装饰。

厂商此时需进行体验区的设施安装调试。

（五）设备调试：

协调酒店效劳人员调试设备，投影仪，音响。

（六）资料袋：

13日下午装袋

资料是否已全部装袋，装完的资料袋是否已放置各个签到台处固定的地方，放置的.地方拿取是否方便。

（七）会场布置：

座位是否充足，每个座位上是否摆放好纸和笔，饮料是否到位。

灯光是否明亮，投影时间的暗光灯亮度调节，无线话筒是否准备就绪，鲜花是否摆放好。

检查播放PPT的笔记本电脑内PPT

是否准备完整，备用的笔记本也是否调试好。

笔记本与投影仪的切换是否正常。

二、现场中期协调主要负责人：

主持人：

主持人再次核实串讲词，服装是否到位。

会场内开始播放宣传短片，直到会议开始前1分钟停止。

衬托现场气氛。

14：

00：

会议正式开始

会场保持安静，灯光、音响、投影师，做好各项工作准备。

主持人、礼仪等需上台相关人员做好各项工作的准备。

三、发布会正式议程负责人：

双肩背包发送：

建议由发言人根据发言内容提出数个小问题，吸引来宾答复，增强听讲时的注意力且拉动现场气氛。

会务前期准备工作xx-12-1614:

59|#2楼

会议的设计与筹划效劳：

根据实际要求和费用预算、提供整体筹划，明确开会的目的、性质并做好。

确认开会时间、与会人数及布置要求。

1.公关礼仪效劳：

礼仪接待、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等

人员的准备。

2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。

3.选择会议场地。

4.准备会务用品（代表证、餐票、横幅等），收集、、印制会议内容

梗概和装订会议资料。

5.发邀请函，会议通知，会议回执，参会并列表。

6.会议酒店预订，用餐安排（预算：

餐费和酒店费用预算），车辆安排（落

实接站人员及车辆的安排）。

7.签到准备工作：

如签到簿、横幅等。

会议过程效劳：

1．会场协调工作。

（会场资料收集、与分发）。

2．秘书事务效劳及翻译（同声或资料翻译）效劳。

3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放。

根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议

牌），并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准。

按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视

机、录像机、投影仪等。

会议开始前半小时，各项准备工作到位（备好充足开水、调试音响，开启灯、

空调〈22-24〉）。

4．根据要求，将指示牌放在特定位置。

5．礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候。

6．会议的全程效劳

当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

先到达的客人入以后，提供茶水效劳，会议人数到齐后。

通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求效劳。

会议期间礼仪和效劳员站于会议室门口直至会议结束。

会议中间休息，要尽快会场，补充和更换各种用品。

7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。

8.会议留念拍照，意见反应。

观光考察效劳：

会后安排参观、考察等活动。

为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和工程。

会展后期效劳：

票务效劳：

为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订效劳。

接送车效劳：

为会议代表提供接送机场、车站、码头效劳。

会议结束时效劳：

会议结束，礼仪小姐和效劳员应站在门口，微笑着向客人道别。

会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等。

将会议用具、设备好，关闭[空调、电灯、窗、锁好会议室门]。