博优酒店管理系统说明书.docx

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博优酒店管理系统说明书

博优思创科技

博优酒店管理系统

说

明

书

一、快速入门

1.使用前准备工作…………………………………………………………………………3

第一步：

安装酒店管理系统…………………………………………………………………………3

第二步：

设置相关基础资料…………………………………………………………………………6

① 字典设置 ……………………………………………………………………………………6

② 客房资料 ……………………………………………………………………………………7

③ 商品资料 ……………………………………………………………………………………7

④ 协议单位 ……………………………………………………………………………………8

⑤ 会员管理 ……………………………………………………………………………………8

⑥ 操作员管理 …………………………………………………………………………………9

⑦ 服务员管理 …………………………………………………………………………………9

⑧ 参数设置 ……………………………………………………………………………………  10

⑨ 数据管理 ……………………………………………………………………………………  10

第三步：

设置完成，正式使用

2.日常运行操作流程…………………………………………………………………………………11

二、各模块操作方法

1.系统主界面 …………………………………………………………………………………………11

1.1 开房登记 ………………………………………………………………………………………12

1.2 追加客房 ………………………………………………………………………………………12

1.3 更换房间 ………………………………………………………………………………………13

1.4 修改登记 ………………………………………………………………………………………13

1.5 房间状态 ………………………………………………………………………………………14

1.6 预订管理 ………………………………………………………………………………………14

1.7 会员充值 ………………………………………………………………………………………15

1.8 退出系统 ………………………………………………………………………………………16

2.增加消费………………………………………………………………………………………………16

2.1 消费点单 ………………………………………………………………………………………16

2.2 个人消费明细查询 ……………………………………………………………………………17

3.收银结帐 ……………………………………………………………………………………………17

3.1 客房结帐 ………………………………………………………………………………………17

3.2 合并帐单 ………………………………………………………………………………………18

3.3 拆分帐单 ………………………………………………………………………………………18

3.4 挂帐单结帐 ……………………………………………………………………………………19

3.5 交班管理 ………………………………………………………………………………………20

4.报表查询………………………………………………………………………………………………20

略

5.系统维护………………………………………………………………………………………………20

5.1 修改密码 ………………………………………………………………………………………21

5.2 数据备份 ………………………………………………………………………………………21

一、快速入门

1.使用前准备工作：

第一步：

安装酒店管理系统（在已安装好 SQL Server2000 的前提下）

双击软件安装程序，弹出如下对话框：

图 1

图 2

图 3

图 4

图 5

图 6

图 7

图 8

图 9

图 10（软件注册界面）

第二步：

在“资料维护”菜单，设置相关基础项目。

① 字典设置：

分为客户来源、支付方式、证件类别、人员职务、区域。

其中客户来源、证件类别、

区域用于登记开房时使用，支付方式用于客房结帐时使用，人员职务用于操作员管理时使用。

② 客房资料：

客房资料也可以理解为房间的种类（例如：

标准单人间、商务双人间等）。

具体到某个客

房类型都有其相对应的房间。

在左边点增加分类，可以建立相应的客房类型；选择某个客房类型后，

可以在客房列表建立房间资料。

③ 商品资料：

是酒店提供给宾客的并收取一定费用的项目（例如：

服务项目、酒水、香烟等）。

点增加

分类，先建好相相应的商品类别；然后在对应类别下，点增加商品来建立相应的商品档案（赠送级别格

式是数字，例：

1、 2、 3、 4、……等）。

④ 协议单位：

跟酒店签过协议的客户， 房间价按协议价结算，见下图中的金额列。

点增加客户建立相

应的客户资料及房间的协议价格。

⑤ 会员管理 ：

建立本店的 VIP 会员，可设置客户类别（例如：

金卡、银卡、普通会员等）。

点增加分

类建立会员类别，并可设置商品及客房的折扣比例；点增加会员，可建立详细的会员资料。

⑥ 操作员管理：

可在此建立酒店的部门、权限组并建立操作员资料，按部门分类时，可以增加部门类

别；切换到权限组分类时，可以设立相应的操作权限；点增加操作员，录入操作员资料（注意：

当操作员的赠送等级 ≥ 某商品的赠送级别时，就可以赠送此商品）。

⑦ 服务员管理：

服务员是指能为宾客提供服务的本店员工，在此设置中可增加、修改、删除服务员档

案，还可为每个服务员设置相应的分类（例如：

高级技师、中级技师、普通技师等）。

⑧ 参数设置：

基本参数主要录入酒店信息及运行时的参数；计费设置是提供计算收取在店宾客消费费用

的方法；打印参数可控制是否为宾客打印相关票据及其打印格式。

⑨ 数据管理：

主要用于数据的清除，例如基础数据及相关的业务数据，数据清理请谨慎操作！

第三步：

设置完以上步骤，就可以正式开始使用了！

2、日常运行操作流程：

第 一 步、双击桌面图标打开本系统。

第 二 步、输入正确的用户名及密码进行登录。

第 三 步、开房登记：

客房管理→客房登记。

（请先询问客人是否是为本店客户或会员）

第 四 步、消费模块：

客房管理→消费点单。

（零售外卖直接是针对未入住登记的客户）

第 五 步、收银模块：

收银结算→客房结帐。

第 六 步、查询模块:

 查询会员消费及储值信息、收银明细、打印日、月营业统计报表等。

第 七 步、系统管理→数据备份。

第 八 步、资料维护→更新修改系统相关设置。

二、各模块操作方法

1.系统主界面

1.1 开房登记：

建立宾客消费帐，本模块为每位来店宾客指定相应的房间，是宾客消费的开始。

∙在选定“空闲” 或 “预订” 状态的房间后，通过点击菜单 “客房管理→客房登记” （或直接点击主窗口中的 “开

房登记” 按钮）菜单进入开房登记界面。

∙进入 “开房登记” 界面后，可以看到有关选定开单房间的基本信息及一些基本费用。

∙填写客人、性别、入住人数、宾客类别、证件类型及押金等信息。

∙填写完之后，点击 “确定登记” 按钮完成开单任务，点击 “取消” 按钮将取消此次开单操作。

1.2 追加客房：

因为客人需要增加房间，并由登记人统一结算时，可使用此功能。

∙ 在选定相应的房间后，通过点击菜单 “客房管理→追加客房” （或直接点击主窗口中的 “追加客房” 按钮）菜单进

入追加客房界面。

∙ 进入 “追加客房” 界面，在可供追加客房框中选相应的房间后点向右的箭头增加房间。

填写完之后，点击 “确定追加” 按钮完成追加任务，点击 “取消” 按钮将取消此次追加操作。

1.3 更换房间：

假如因为店原因或客人要求，造成客人当前占用的房间必须终止提供，但客人的消费并未

终结，则可以通过更换房间来将客人资料及消费信息在不进行结帐操作的情况下转到另一项目下。

例：

更换房间。

∙在选定需要更换的房间后, 通过点击菜单 “客房管理→更换房间”（或通过右键快捷菜单中点击“更换房间”菜单项）

进入更换房间界面。

∙进入 “更换房间” 界面后可以看到当前待调换的房间信息（即：

原客房信息）,在左边框中选中要调整到的目标房间。

选完之后，点击 “确认更换” 按钮将完成更换房间任务，点击 “取消” 按钮将取消此次更换房间操作。

1.4 修改登记：

如果在顾客开单时填写有误，需要修改客人、性别、入住人数及房间等信息可通过此项

操作完成。

∙在选定需要修改登记的房间后, 通过点击菜单 “客房管理→修改登记”（或通过右键快捷菜单中点击“修改登记”菜

单项）进入修改登记界面。

∙进入修改登记界面后，相应的文框将显示出顾客登记时的数据，更改需要修改的项目。

如：

客人、证件类型等。

填写完之后，点击 “确定登记” 按钮完成修改任务，点击 “取消” 按钮取消此次修改操作。

1.5 房间状态：

 此项操作可手动修改处于非登记占用状态的房间状态为”使用”、“清扫”、“停用” 、

“预订”等状态。

∙在选定需要修改房间状态的房间后, 通过点击菜单“客房管理→更改房态”（或通过右键快捷菜单中点击“更改房态”

菜单项）进入更改房态界面。

∙进入更改房态界面后，点击相应颜色的按钮即可变成调整后的状态。

1.6 预订管理：

 此项功能可以完成添加预订、修改预订、删除预订，预订情况的查询、打印等功能。

通过点击菜单“客房管理→客房预订”菜单（或通过右键快捷菜单中点击“客房预订”菜单项）进入预订管理界面。

∙点添加预订，在预订登记窗口中填写预订人信息并指定其预订的房间、确认宾客预计到达的时间和最后保留时间。

填

写完之后点击“确定”按钮将完成此次预订，点击“取消”按钮将取消此次预订操作。

（注：

最后保留时间是指若宾

客在预订到达的时间没有到达，最多还能廷长到的时间，此时间做为自动取消预订的条件）。

1.7 会员充值：

此项操作可帮会员储值卡进行充值。

点菜单栏的收银结算→会员充值 进入充值界面，选中会员后及对应支付方式后，输入充值金额后点充值按钮完成本次充

值。

1.8 退出系统：

 此项操作可中断本系统的运行并退回到操作系统。

点击主菜单“退出系统”,系统将提示“您确定退出本系统吗？

”，点击“确定”将中断当前所有的操

作并退出本系统，点击“取消”将返回到本系统。

2.点单消费

2.1、增加消费：

 凡在酒店接受服务（已登记）的宾客，可以通过消费点单提出消费需求；如果是非本店

登记顾客，可以通过 零售外卖 进行销售。

∙ 选定有消费需求的宾客房间右键消费点单或点击菜单“客房管理→消费点单”,（或点击主窗口中的“消费点单”快捷按钮）

进入消费点单界面。

∙ 进入“消费点单”后，在窗口的左半部“项目消单”中选择宾客所要消费的项目，填写所需消费的数量后点击“添加”按

钮，就可以把所选的消费项目添加到窗口右半部的“本次消费”中。

（注：

如果宾客所消费的项目需要服务生提供服务，点

击“添加”按钮后还会弹出一个选择服务生的窗口，选择可提供服务的服务生点击“确定”即可。

）

∙ 如果要删除一个已增加的消费项目，可在窗口右半部双击商品项目后点确定即可删除。

∙ 点赠送退可将本单据所有商品赠送给客户，赠送时需要操作员有相应的赠送权限；点消费退单既可将商品退货。

增加消费完成之后点击“消费”按钮将此次操作保存到此宾客的消费明细账中并打印报表，如果不想保存可直接点击窗口

右下角的“关闭”按钮退出“增加消费”窗口。

2.2、个人消费明细查询：

 凡在店接受服务（已登记）的顾客，可以选中相应房间后点客房结帐——结

帐区客房消费来查询相应商品消费记录。

3.收银结帐

3.1 客房结账：

 本模块将自动统计每个登记客人在店时所发生的所有消费额和应付款额，并完成结帐收银

操作。

∙在主窗口中选要结账宾客的房间后，点击菜单“收银结算→客房结账”（或点击主窗口中的“客房结账”按钮或按右

键“客房结账”）进入宾客结账界面。

∙此窗口主要包括:

客房房费、客房消费、预付清单、客房列表。

客房房费主要体现的是每间房的房费；客房消费是指商

品或服务项目的消费费用；预付清单是客户的预付押金清单；客房列表中列出了此客户登记下的所有房间。

∙关于“免单”：

是指对一些等殊宾客的优惠措施，所谓“免单”是其所有消费不作营业额统计，您可以通过［收银结

算→在店/离店帐单查询］进行查询和统计，免单需要相应的操作员权限。

∙关于“退单”：

是指客人登记后随即提出“退单”，“退单”只能在其未产生消费的前提下进行。

∙关于“挂单”：

是指客人退房时没有付款结帐，其结帐金额暂作“挂单”处理，挂单后不继续产生房费。

您可通过［收

银结算→已挂单结帐］中进行查询和结帐。

∙点击“结账”按钮后就完成了结账操作，也就意味着终止了此宾客此次在本店的消费行为。

∙点击“取消”按钮将取消此次结账操作并自动关闭本窗口。

3.2.合并账单：

合并两个或两个以上的帐单为一个帐单，合并账单后可一次全部结账。

∙通过选中某房间后点击主窗口中的菜单“收银结算→合并账单”或鼠标右键→帐单合并进入合并账单界面。

∙在“可合并帐单”列表框双击鼠标或按带有向右方向箭头的按钮，将当前光标所指的宾客记录移动到“将被合并的帐

单”列表框； 可添加多个房间到合并区，方法同上。

带有向左方向箭头的按钮与带有向右方向箭头的按钮的作用相反。

按“合并”按钮完成合并操作，反之按“退出”按钮则取消合并操作。

3.3、拆分账单：

将合并后的账单或者多个房间的帐单拆分成单个的账单。

∙选中相应房间后点击主窗口中的菜单“收银结算→拆分账单”，或“鼠标右键→账单拆分”进入账单拆分界面。

∙在“可拆分客房列表”列表框中选择需要分拆的房间，双击鼠标或按带有向右箭头的按钮，可将当前光标所指的房间移

到“客房列表”，按“拆分”按钮完成拆分账单操作，反之按“退出”按钮取消拆分账单操作。

注意：

拆分前此房间的房费及点单消费，会随此房间转移到新帐单中。

3.4、挂账单结账：

本模块对已经退房但尚未结帐并进行挂账处理的帐单进行结帐操作。

∙点击菜单“收银结算→已挂单结账”进入挂账单结账界面，选中相应清单后点重新结帐。

操作方法请参考“客房结账”

3.5、交班管理：

 用于切换收银员的交接班工作，系统会记录各收银员的收银情况（收银员的收银情可

通过进入“收银结算→收银汇总表”中进行查询）。

∙点击菜单“交班管理”，系统将进入交班管理窗口，点击“确认交班”后即可完成交班工作，点击“取消”则不进

行交班。

4、报表查询

4.1、营业统计表查询：

用来分类查询日或月营业统计情况，点报表统计→日或月营业统计表进行查询。

4.2、商品销售统计表 ：

用来查询商品的销售情况，点报表统计→商品销售统计表。

4.3、服务员提成查询 ：

用来查询服务员的提成情况，可按明细查询和汇总查询，点报表统计→服务员提成汇总\明细。

4.4、会员明细帐查询 ：

用来查询会员的挂帐明细，点报表统计→会员往来明细帐。

4.5、会员消费查询：

用来查询会员的消费情况，点报表统计→会员消费查询。

4.6、储值卡明细查询 ：

用来查询会员的储值卡情况，点报表统计→会员储值卡明细帐。

4.7、单位明细帐查询 ：

用来查询协议单位的明细帐情况，点报表统计→协议单位往来明细帐或协议单位消费查询。

4.8、收银情况查询：

用来查询收银情况，点收银结算→收银明细表或收银汇总表进行查看。

4.9、收银员交款查询 ：

用来查询收银员交款情况，点报表统计→收银员交款汇总或收银员交款明细查询。

5、系统维护

5.1、修改密码 ：

为保证本系统数据的安全，此模块可以让操作员修改登录密码。

∙ 点击菜单“系统管理→更改密码”进入修改密码界面。

进入修改密码窗口后，输入正确的旧密码，输入两次相同的新密码后点击“确定”按钮即完成了修改密码，修改

后新密码生效，点击“取消”按钮则保持原来的密码不变并退出本窗口。

5.2、数据备份：

为保证数据的安全要定期进行数据备份，一旦出现数据遭到破坏可使用最近备份的数

据进行恢复，恢复后的数据是备份时的数据,没备份的数据将丢失。

∙点击菜单“系统管理→数据备份”进入数据备份界面。

∙数据备份：

备份路径是默认的，也可点击备份路径后的文件夹按钮来更改备份路径，点击“数据备份”按钮进行数

据备份。