行政经理必备手册.docx

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行政经理必备手册

行政管理工作内容

行政管理的主要工作内容：

执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行档案的归档管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的控制交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行后勤管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。

具体工作流程

一、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理

月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。

要作好物品出入库登记，每月盘存，确保帐物相符。

二、执行固定资产及低值易耗品的管理

对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。

对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。

对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。

三、执行各部门基础设备、设施维修管理

行政部负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。

所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。

四、执行文件档案的归档管理

根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。

各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。

六、文件资料收发、传真管理

各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门；

七、执行各种费用的支付、控制

按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：

车辆养路费、车船税等；并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。

做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。

八、执行对外关系建立维护

建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。

在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。

在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。

九、执行处理突发事件

公司各种突发事件出现后，行政部在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。

在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。

十、后勤服务保障

行政部要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。

安全工作是企业的一项重要工作，行政部是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。

要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

十一、日常事务处理

行政部的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。

总体来讲，行政部属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。

否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。

。

十二、执行上级交办事务

优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。

员工日常事务管理

一、员工请假表

姓名

员工编号

性别

年龄

部门

部门编号

职务

职位

请假

类别

□事假□病假□丧假□婚假□产假□探亲假□年休假

其他（请说明）

请假

时间

自年月日时至年月日时

（总共请假天小时）

证明

文件

主管

部门

意见

销假手续

我于年月日到岗上班，特此销假

请假人：

日期：

年月日

填表说明：

1．请病假超过一天需附医师证明。

2．请假员工按请假原因在适当栏内画“√”即可。

3．请假期间及准假权限按人力资源相关规定办理。

4．假期核定后，经本部门登记后转送人力资源部备查。

部门经理：

人力资源总监：

填表日期：

年月日

二、员工加班申请表

姓名

职位

所属部门

申请日期

加班时段

□工作日加班□周末假日加班□法定节日加班

预定加班时间

年月日时分至年月日时分

加班事由

实际加班时间

年月日时分至年月日时分

直接主管审批

□同意

□不同意，予以说明

部门经理审批

签字：

日期：

人力资源部审批

备注

1．请在加班前填写《加班表》,审批结束后交到人力资源部备案，实际加班时间以考勤记录时间为准

2．加班人员填写完毕后，由所在部门经理审核并报送人力资源部留存

三、出差申请单

单位名称：

部门名称：

填表日期：

年月日

姓名

随同人员

交通工具

出差时间

自年月日起至年月日止，共日

出差路线

出差要办事项简述

出差期间联系方式

暂支差旅费

出差时间工作代理事项安排

部门意见

主管领导意见

申请人：

审核人：

填表说明：

此表用于对外地出差事项的申报，由出差者本人填写，员工由部门审批、部门经理由主管领导审批。

四、奖惩申报表

申请日期：

年月日

受奖惩员工姓名

部门

职务

□奖□惩原因

□奖□惩结果

以上事实描述属实，申请人签字：

年月日

部门主管核定

签字：

年月日

责任总监核定

签字：

年月日

人力资源部核定

签字：

年月日

本人愿意接受处罚结果，受处分人签字：

年月日

处分执行情况

该处分已经于年月日执行完毕

经办人签字：

年月日

五、优秀员工推荐表

被推荐人姓名

性别

年龄

推荐岗位

现所在职位

推荐人

被推荐人主要工作业绩

所受奖励

工作技能

推荐理由

部门意见

签字：

日期：

人力资源部

意见

签字：

日期：

总经理意见

签字：

日期：

六、员工调动申请表

员工调动申请表（部门用）

申请日期：

年月日

申请人员调动部门

所需调动人数

申请人员调动原因

起讫日期

自年月日起至年月日止（共计天）

调动人员担当工作

人力资源部意见

七、员工考勤管理制度

××公司

版本

20××年××月

员工考勤管理制度

颁布部门：

执行部门：

执行日期：

第1章总则

第一条为加强公司劳动管理，促进规范化建设，提高工作效率，保证员工合法权利，根据《中华人民共和国劳动法》，特制定本制度。

第二条本制度是对全体员工进行出勤检查与管理的基本依据。

第三条必要的、严格的、实事求是的考勤管理是圆满完成各项工作任务的重要保证，是提高全体员工素质的必要条件。

各部门领导和有关负责人必须把考勤管理作为经常性的工作加以重视。

第四条自觉维护正常的办公秩序是全体员工的共同职责，各部门员工要严于律己，互相监督，确保将考勤管理工作落到实处。

各部门领导要加强检查和督促，严格管理、严格要求，以保证本制度的顺利实施。

第2章工作时间

第五条公司实行指纹（打卡或签到）考勤制度，全体员工上、下班必须参加考勤。

第六条工作时间

员工依照公司的规定，在工作场所执行所指派任务的时间。

本公司的作息时间规定如下。

1．周一至周五正常工作时间为:

08：

30—12：

00，13：

00—17：

30。

2．周六、周日休息。

第七条各部门因工作需要调整部分人员的常规作息时间，应提交书面报告，经总经理核准，报人力资源部备案后执行。

第3章考勤

第八条迟到、早退、溜班

上班未在规定时间签到者为迟到；未经请假提前下班者为早退；工作时间擅离岗位者为溜班。

第九条事假、病假

工作时间因事或因病请假并经领导批准后，可算为事假或病假。

第一十条旷工

※未经请假或者请假未批准者

※提供虚假休假证明者

※超过15分钟不超过1小时到岗或者提前离岗者，按旷工半天计算；超过1小时不到岗或者离岗者，按照旷工一天计算。

第一十一条超假

假期已满，仍未销假上班者为超假；

第一十二条值班、加班

领导安排非工作时间守岗者为值班；经领导决定或同意延长工作时间，以及在休息日、法定节假日工作者为加班。

第一十三条满勤

全年无迟到、早退、溜班、旷工及请假者为满勤

第4章假期

第一十四条法定节假日

“五一”、“十一”、“元旦”、“春节”、“端午”、“清明”按国家规定执行。

第一十五条带薪年假

1、在本单位连续工作满一年可休假5天；

2、工作时间每增加一年，假期增加1天，最长不超过10天。

3、带薪年假应在当年内用完（截止日期：

每年的12月31号）。

4、如因工作原因未用完的带薪年假，需以书面形式报部门经理签署意见及交人力资源部批准，方可顺延一个季度

5、员工在休假之前一年有下列情形之一者，不给予年休假。

◆事、病假累计逾21天者

◆旷工达3天以上者

第一十六条婚假

1、员工在本单位工作期间领取结婚证的，享受三天的带薪婚假，晚婚的另行享受7天。

再婚的可休假3天。

2、员工必须在领取结婚证后半年内休完婚假，逾期作废。

3、员工申请婚假，应当提前15天向人力资源部门提出申请，并将结婚证复印件留人力资源部门备档。

4、员工如离职时没有休婚假的，则婚假作废。

第一十七条病假

1、员工请病假应当向公司提供医院的诊断证明

2、病假期间的工资按照本的最低工资的80%发放

3、员工通过提供虚假材料骗取病假的，视为旷工。

第一十八条产假

1、产假90天。

其中产前休息15天，产后休息75天。

2、难产者，增加产假15天；多胞胎生育者，每多生育一个婴儿，增加产假15天。

3、女职工怀孕流产的，给予15天的假期。

4、产假薪酬按基本工资发放。

5、男职工配偶生产时，可享受7天照顾假。

第一十九条丧假

1、直系亲属（父母、配偶、子女、岳父母、公婆）去世，休假3天

2、兄弟姐妹、祖父母、外祖父母去世时，休假2天

3、外省员工额外给予2天的在途时间

4、丧假必须在亲属死亡10日内使用，逾期作废

5、员工提供虚假材料