UML协同办公系统.docx

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UML协同办公系统

协同办公系统

一、综述

办公系统的设计目标是帮助各部门快速构建起一个安全/可靠/易用的一体化的办公环境。

办公系统能够及时进行消息的交流与共享，例如通知公告，这是协同工作的基础。

办公系统的收发文管理、校内请示报告管理、会议管理、车辆管理增强学校管理的执行能力，通过办公系统的工作流管理，不用拿着各种文件、申请单据跑来跑去等候审批、签字、盖章，这些工作都可在网络上进行。

办公系统与统一信息门户实现无缝对接，可以彻底消除由于学校内部各业务系统相互独立、数据不一致而形成的“信息孤岛”，让信息充分共享；实现学校各部门的信息共享、知识共享，积累学校共享材料建立学校/企业学院，让后来者很快融入到学校中。

其主要特点如下：

（1）简单易用：

人性化界面设计，一看就明白，不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境；友好的办公界面显示出大量的工作信息，实现高效的办公模式。

窗口”和“按钮”的设计更加符合学校的办公习惯，使用更加简易。

各功能模块有灵活的交互方式，简单易操作。

（2）免安装：

采用B/S结构，服务器端自动进行WEB服务和数据库的配置，不用用户下载客户端程序，合作更加方便。

（3）功能实用：

办公系统的收发文管理、校内请示报告管理、会议管理、车辆管理、通知公告、系统维护等功能能够满足学校的日常办公需求。

（4）技术先进：

办公系统采用主流的开源开发框架技术（struts2、spring、hibernate）来实现，并采用先进的流程引擎jBPM来实现工作流程。

二、系统总体业务流程

三、办公系统功能介绍

（一）收文管理

收文管理主要是处理收到上级部门及其它部门的公文，对收文进行登记和维护，并提供查询,同时对收文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的收文流程等。

收文流程主要包括：

收文登记：

电子文件直接存入数据库，直至文本文件向通过键盘或扫描仪输入原文后，经计算机识别系统将其转换为文本文件，再存入收文库。

内部转发：

将公文信息通过网络系统传送到相关的部门，根据文件的性质、保密程度与权限的不同，采用相应的加密处理，对文件的办理、传阅、查询等，应按不同的级别和部门给以限定。

拟办：

将待拟办的公文通过网络发送给拟办负责人，由拟办负责人直接在计算机上签署处理意见或选择拟办模板，拟办完成后，公文自动转去批办。

批办：

将待批办的公文通过网络发送给有关批办负责人，由批办负责人直接在计算机上签署处置意见或选择批办模板，批办完成后，公文自动返回公文管理部门。

注办：

当公文处理完毕后，由承办单位或个人在计算机终端“收文处理单”的“处理结果”栏中填写公文的办理结果。

返回公文管理部门，由公文管理部门注办并作归档等处理。

查询：

相关人员可以对收到的公文及其信息进行查询。

（二）发文管理

发文管理主要是上级及有关部门需协调和解决的问题进行的一系列流程，本流程对发文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的发文流程。

发文流程主要包括：

公文生成：

选择按公文的类型预先设计好的公文标准格式模板，在向导的指导下轻松地进行公文的撰写。

审核：

生成的文稿经计算机网络送审核负责人进行审核，审核负责人在审核意见栏中签署审核意见后，初稿传回撰稿人处修改。

内、外部会签：

对于需要有关部门会签的公文，由公文管理人员按照会签要求，将公文发往有关部门签署意见。

签发：

审核通过和会签完毕的公文发往签发负责人，由签发负责人在签署意见栏中签署意见，并签名，同时确定或修改转送单位，签发完成或，返回公文管理部门。

处理：

由公文管理部门对签发完毕的公文进行处理，包括编号、分发、登记、存档、打印等功能。

查询：

可以按照多个条件进行查询。

发文流程可以根据企业需要随时调整流程，流程结束后由文件及相关信息直接归档。

归档后的文件，可以按机密等级分权限进行查询，查询权限可以由用户指定。

（三）校内请示报告管理

校内请示报告管理是实现对校内的请示报告的申请和审批流程。

请示报告流程主要包括：

请示报告的申请：

由请示报告申请人填写请示报告单，发送审批人进行审批。

请示报告审批：

审批人进行请示报告单的审批，审批完成后发送审批结果通知请示报告申请人。

系统记录：

由系统记录请示报告的申请和审批过程并自动存档。

查询：

学校领导及个人可对请示报告的情况进行查询。

（四）会议管理

会议管理管理共分为“会议申请”、“会议查询”、“会议管理”和“会议室设置”、“管理员设置”和“会议纪要”六个部分。

1．会议申请　　

会议申请模块可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。

被批准的申请具有短信提醒功能。

待批会议由列表可以看到，等待会议管理员的审批。

申请以前，可以查看该会议室的预约情况，审批通过后会有短信息提醒。

至于已经批准的会议、正在进行的会议和未获批准的会议，一般以列表形式罗列出来，供用户查询。

在用户申请会议后，会议管理员未审批通过时，该会议处于“待批会议”中。

如果会议审批人已经批准会议申请，该会议进入“已准会议”，不批准则是“未批准会议”。

“进行中的会议”中所罗列的是已经通过审批并且到达会议开始时间的会议。

会议进行中，会议纪要可以指定为相关人员可读，申请人和管理员可以对会议纪要进行修改。

2．会议查询模块

主要实现用户对于各种状态中的会议进行详细的查询。

查询的结果以列表列出。

3．会议管理　　

会议管理模块是会议管理员用来管理所有用户已提交的申请，按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。

管理人员可以修改申请的会议信息，并且可以批准或者不批准申请的会议，对于已经申请的或者进行中的各个会议都有修改和批准的权限。

4．会议室设置

　　会议室设置用来新建和管理会议室的基本信息，用户可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可查看每个会议室的预定情况。

5．管理员设置

管理员设置模块主要设定管理会议的管理员，在设定好管理员后，用户申请会议时可以选择向其中一位管理员提交，并等待该管理员的审批结果。

6．会议纪要

　　会议纪要主要实现了对已经进行或者已经结束的会议纪要的查看。

对于管理员和会议申请者，可以修改会议纪要。

（五）车辆管理

    车辆管理共分为“车辆使用申请”、“车辆使用查询”、“车辆使用管理”、“车辆维护管理”、“车辆信息管理”和“调度人员管理”六个部分。

界面类似“会议申请与安排”模块。

    1．车辆使用申请模块可以申请车辆，并将自己的申请按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，被批准的申请具有短信提醒功能。

    2．车辆使用查询模块即可按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类查询，也可按照指定条件查询。

3．车辆使用管理模块用来管理所有用户已提交的申请，按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类列出，方便用户管理。

4．车辆维护管理分为车辆维护记录添加和查询两部分。

车辆维护记录添加可以新建车辆维护记录，如下分别是维护记录管理的图片：

    5．车辆信息管理模块用来管理车辆的基本信息，可添加新车辆，也可对已有的车辆信息进行修改和删除，还可查看每辆车的预定情况。

将所有车辆按照状态分类列出，方便用户查询和管理。

    6．调度人员管理，车辆管理中可以指定车辆调度人员，车辆的申请信息都会发至车辆调度人员，调度人员可以处理申请，即批准或者不批准。

这个模块实现的就是调度人员的选择。

（六）通知公告

通知公告是由具有学校的发布通知公告权限的人对校内的通知和公告进行发布，并通知相关人员的一个流程。

请示报告流程主要包括：

通知公告的发布：

由具有学校的发布通知公告权限的人对校内的通知公告进行发布。

通知相关人员：

通知公告发布后通知相关人员。

系统记录：

由系统记录通知公告的过程并自动存档。

查询：

学校领导及个人可对通知公告的情况进行查询。

（七）请假管理

请假管理是实现请假前的申请和审批流程。

请假流程主要包括：

请假申请：

由请假申请人填写请假单，发送审批人进行审批。

请假审批：

审批人进行请假单的审批，审批完成后发送审批结果通知请假申请人。

系统记录：

由系统记录请假的申请和审批过程并自动存档。

查询：

学校领导及个人可对请假的情况进行查询。

（八）出差管理

出差管理是实现出差前的申请和审批、出差后的总结、审批和费用的报销等，同时对出差的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的出差流程等。

出差流程主要包括：

出差申请：

由出差申请人填写出差任务单，发送审批人进行审批。

出差审批：

审批人进行出差任务单的审批，审批完成后发送审批结果通知出差申请人。

出差返回：

出差申请人出差返回，填写出差情况汇报及差旅费，报给审批人进行审批。

出差汇报：

审批人进行出差情况汇报及差旅费的审批后，发送财务部进行审查及报销。

财务：

财务进行差旅费的审查及报销，最后系统自动存档。

查询：

学校领导及个人可对出差的情况进行查询。

（九）系统管理

1、权限管理

（1）部门管理：

对学校部门进行管理。

可对部门进行增加、修改、删除和查看。

（2）用户管理：

对系统用户进行管理。

可对用户进行增加、修改、删除和查看。

（3）角色管理：

给予系统用户相应的角色。

可对角色进行增加、修改、删除和查看。

2、系统维护

系统维护主要是对系统的错误进行修复和数据库的自动备份。

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