采购与付款25222.docx

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采购与付款25222

3.4.2、采购与付款循环

1.有关职责分工的政策和程序

该公司建立了下列职责分工政策和程序：

（1）不相容职务相分离。

主要包括：

询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、实物资产的保管与会计记录、付款审批与执行等职务相分离。

（2）各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理采购与付款业务的全过程。

2.主要业务活动介绍

（1）采购

1）材料采购

A、国内原材料采购：

①制定采购计划：

销售公司根据市场订量制度月度生产计划，由副总经理陈兴中审定后，将计划资料传送到计划调度处。

由计划调度处向ERP系统录入月度生产计划，由ERP系统自动还原成原材料需求计划。

财务处张燕君根据原材料需求计划制定各种材料计划需求量交物资采购部计划员陆维嘉。

物资采购部计划员陆维喜每月初在系统内查询下月“XX产品生产计划原材料还原表”，根据“XX产品生产计划原材料还原表”还原数量结合当月的原材料库存情况进行平衡，编制《原材料月度采购计划》。

《原材料月度采购计划》连同采购合同在计划员陆维嘉处存档。

每月7日左右物资采购部将月度采购计划上报财务总监熊朝阳、总经理何雨平、董事长马世春，每月10日左右召开经济活动分析会，对月度采购计划进行讨论，并决定月度采购量

②年度合格供应商的的选择评定：

每年年底组织一次供应商的评价，由技术配方处、结构工艺处、品保部、物资采购部共同评定，由技术配方处吕强、技术总工王海审批。

③采购申请和采购订单、供应商选择

物资采购处经理根据审定后的月度采购计划和库存情况安排采购员进行采购，按照公司比价采购管理制度，采购人员在原材料采购前先进行询、报、比价工作（通过电话询问、传真报价方式进行询价），原则上在质量满足要求的前提下以最低报价为主要因素进行采购，如遇采购价格发生异常变化应及时向部门经理颜冬林汇报，据此选择三家以上供应商。

根据选采购员填写请《采购申请单》，采购金额在30万元以下（含30万元）的采购，由比价采购处罗杨复核、物资供应部经理颜冬林审批；采购金额在30以上，500万元以下，由比价采购处罗杨复核、物资供应部经理颜冬林、财务总监熊朝阳共同审批；采购金额在500万元以上（含500万元），采购价格在年初认可价格范围内，由比价采购处罗杨复核、物资供应部经理颜冬林、财务总监熊朝阳及总经理何宇平共同审批。

采购员按照审批后的《采购申请》，在ERP系统内创建采购订单，创建采购订单时应确保供应商编码、物料编码、单价、计量单位、税率等相关信息输入的正确性。

ERP的采购订单按照ERP设定的审批权限，采购金额在30万元以下（含30万元）的采购，由比价采购处罗杨→物资供应部经理颜冬林审批；采购金额在30以上，500万元以下，由比价采购处罗杨→物资供应部经理颜冬林→财务总监熊朝阳审批；采购金额在500万元以上（含500万元），由比价采购处罗杨→物资供应部经理颜冬林→财务总监熊朝阳→总经理何宇平审批。

④采购合同：

采购订单的申请审批一律使用纸张书面的方式签字审批，审批后方可签订采购合同，审批后的采购合同在物资供应部计划员陆维嘉对应存档管理。

合同签定前需经法律办事处审核，50万以下合同由采购员签定，50万以上合同由物资采购处经理颜冬林签订。

合同签定后，采购员根据系统采购订单信息，安排供应商发货、开具采购发票。

⑤验收及入库：

原材料到库后，由库房管理员对原材料的外观及数量进行验收入库。

原材料入库后库管员及时填写《抽检通知单》通知质检部门黄焱进行抽样，《抽检通知单》上必须注明原材料进货批次号。

若检验合格，库房管理人员根据合格卡将原材料入库，并在ERP系统作收货处理，此时该订单在系统显未为“收货”状态，若检验不合格，则由采购员联系供应商安排换货。

原材料采购本年未发生ERP收货后退货情况。

B、进口原材料的采购

①制定采购计划：

进口部根据股份公司年度或半年、季度采购计划，结合综合计划部的月度排产表，以及在途物资，由进口部经理陈梅枚会同相关采购人员制定月度采购计划。

采购经理批准执行。

②询价比价

询价过程同国内采购。

③采购合同及订单

采购员制作采购订单之前，应根据采购计划填制采购申请表并经审批确认，采购申请的审批流程如下：

采购金额在500万元以下，由比价采购处处长罗杨复核，物资供应部经理颜东林、进出口公司总经理莫代宏及股份公司财务总监熊朝阳共同审批；采购金额在500万元以上（含500万元），还需会同总经理何宇平审批；

采购申请获批后，采购员在SAP系统中下达采购订单，订单经比价管理处、物资供应部经理、进出口公司经理、股份公司财务总监、总经理审核；

采购员与供应商签订合同，合同经进出口公司总经理莫代宏审批签字，合同传真给供应商签字认可。

采购订单的申请审批一律使用纸张书面方式签字审批，审批后的采购订单申请连同采购合同一并存档备查；

④合同执行

采购员到银行开具信用证（L/C），开立信用证需公司总经理莫代宏审批签字。

信用证传递给供应商；

采购员预定仓位，供应商发货；

货物起运后采购员办理货物保险等相关手续；

出纳去银行办理信用证付款，采购员跟踪货物单据到达情况；

财务人员到银行赎单；

采购人员编制报关单，并邮寄给口岸；

银行赎单后，采购人员制作到货通知单，配齐进口发票和提单等所需文件，交财务签收，财务据此入帐（付款），1份交采购员存档，1份交进口部经理陈梅枚存档；

⑤验收及入库：

货物到达目的港后，深圳中环公司代理报关；采购员根据报关情况向财务申请办理进口税款的交付手续；

货物到达目的港口，安排货物验收，若发现质量问题采购员在规定的期限内向客户或保险公司索赔；

货物到达目的港并办理海关手续后，采购员进行ERP收货入库1008库（口岸库，虚拟库）；采购员获取进口货物发货明细表，并传真给股份公司提货部门；

货物到达贵阳，并且口岸电子数据到达海关时，办理清关和缴税，采购员进行ERP移库至1009（东站库，虚拟库）；

货物办理完报关手续后，采购员一个工作日内通知股份公司提货。

货物到厂后，仓库人员负责验收和入库。

（验收和入库同国内采购）

C、工装模具和生产辅料的采购

①采购计划：

每年年初，模具主任工程师彭奇根据公司年初制定的新产品开发、老产品改造计划生产计划、工装模具库存情况，制定工装模具的添置、改造计划，该计划经总经理办公会审定后批准形成红头文件，工装模具主任工程师彭奇才能安排采购。

紧急采购的工装模具和中途需追加和开发的工装模具必须获得生产副总经理陈兴中和公司总经理何雨平的批准后，方可办理采购手续。

②年度合格供应商的选择和评价

计划调度处每年年底组织一次供应商的评价，由结构工艺处和模具使用分厂参加。

计划调度处根据历年各模具厂商的供货的情况，提供多个模具制造厂商备选。

供应商评价时，应从生产技术能力及历年供货的质量情况方面进行评价，并保持评价记录。

经评价合格的供应商，列入合格供应商名单，合格供应商名单报公司主管副总经理陈兴中批准生效。

生产辅件的采购除不进行合格供应商选择和年度计划外，其余流程与工装模具采购基本相同。

③图纸审定

按年度工装模具的添置、改造计划红头文件所规定的完成时间要求由技术人员制作产品结构图和模具图。

制作完成后，产品结构图应经结构工艺处确认,模具图应经模具主任工程师彭奇确认。

④采购订单、供应的选择

图纸确认后，模具主任工程师彭奇详细填写《工装模具/生产辅件购物订单》，经比价采购处罗杨、计划调度处王学文审核后，报主管副总经理陈兴中批准。

审批内容包括材料名称、规格、单价、数量、供应商等内容的审批。

模具主任工程师彭奇根据批准后的《工装模具/生产辅件购物订单》，在ERP系统内做采购订单，10万元以上经比价处罗杨复核、计划调度处王学文批准，10万元以上经比价处罗杨复核、计划调度处王学文、主管副总经理陈兴中共同批准。

系统自动生成订单号，批准后由模具工程师彭奇安排供应商发货。

⑤验收

工装模具及生产辅件运到厂后，由模具工程师彭奇对工装模具进行接收，填写《年度新制模具明细表》，将模具存放到各分厂；对于工装模具还应交模具主任工程师彭奇会同计划调度处技术人员及结构工艺处技术人员安排技术验收，将验收结果填写验收报告，并归档保存。

ERP内部支持人员宗春辉收到验收报告后,在ERP系统进行收货处理，此时该订单在系统显未为“收货”状态。

工装模具验收不合格，达不到公司技术要求的，由模具主任工程师彭奇通知工装模具制造商。

⑥合同签定

工装模具验收后，与供应商签定供销合同，10万元以下由彭奇签定，10万元以上由彭奇签定后由主管副总经理陈兴中盖单。

工装模具采购本年未发生入库后退货情况。

D、设备材料、燃料采购

㈠、国内设备材料、燃料采购

①计划申报及审批

分厂根据设备维修需要，结合费用情况，本着“必要、节约”的原则，准确编制材料需求计划，申报材料的型号、规格、数量、等级、技术要求、需要时间等必须详细、准确。

分厂申报材料需求计划，必须由设备动力处专业技术人员负责选型，专人编制计划，关键备件集体决策，并由副总经理唐国平，在费用范围内严格审核、签字批准。

计划审批后，设备材料处长金萍根据库存情况及资金情况向采购人员下达采购计划（任务），进入比价采购环节。

对于大型设备维修所需备件,由各分厂填写《设备维修申报审批表》，由设备动力处徐勇毅→主管副总经理唐国平对大型设备维修审批后,设备材料科对大型设备维修所需备件安排采购。

②年度合格供应商的选择、评价及比价控制：

由设备材料处、设备动力处、计量能源处每年年底对供应商进行一次评价，保持评价和选择记录，列出合格供应商名单。

对于“经常重复采购件”，进行供应商的选择和评价，并在合格供应商名单中采购，对于“从未采购件”及其它，按照比质比价的原则进行采购。

③采购订单审批、供应商的选择

比价完成后，采购人员或ERP内部支持人员郭筑文在“ERP”系统上作采购订单，进入系统审批，审批内容包对材料名称、规格、单价、数量、供应商等内容的审批：

10万元以下由比价管理处处长罗杨复核、设备材料处处长金萍进行二级审批，10万元以上由比价管理处处长罗杨、设备材料处处长金萍及主管副总经理唐国平进行共同审批。

采购订单按照审批程序，完成审批后，作为对外采购订货的依据。

实施采购原则是“先订单、后采购”。

④采购合同

采购订单审批后，10万元以下合同由采购员签定，10万元以上合同由设备材料处处长金萍签定。

燃煤采购流程基本与设备材料采购流程相同。

燃煤采购管理由十分厂（设备动力分厂）、设备材料处、计能处、比价管理处四个部门组成联合管理小组，对煤的采购价格、供应商确定、煤质、储备、验收等方面进行集体决策，联合管理，各有具体分工、责任明确，相互紧密联系，不脱节。

同时，禁止在年底年初、节假日等产煤淡季，高价期间集中、大量进煤，年底前及节假日前，根据生产用煤量及对燃煤市场的预测，进行一定量储备。

节假日、年底、年初产煤淡季，高价期间的燃煤采购计划，由副总经理唐国平审批。

⑤验收及入库

外地发运到货材料或从本地购进大型设备材料，首先由提货员向库房交付，库管员根据运单或销售清单验对无误后，签字收存。

本地材料采购，采购员提货后，凭清单向库管员进行实物交付，库管员根据销货清单验对无误后，签字收存。

对方单位直接发货到仓库的情况下，库管员根据销货清单验对无误后，签字收存。

材料到货验收，库房负责把好验收关，对不合格品坚决不予收货。

库管员根据材料清单核对材料的名称，规格型号、数量，并对材料的外部质量（是否有缺陷）、合格证等进行初检。

收货工作完成后，库管员应按库房管理规定和标准，对材料进行整理、存放和保管，并在ERP系统进行收货处理，此时该订单在系统显未为“收货”状态

由于设备材料只有在使用过程中才能发现在性能是否合格，如出现使用后发现材料使用不合格情况，由使用部门填写《采购材料质量处理通知单》交设备材料处处长金萍，由采购员与供应商联系，进行换货，对于需要退货的情况，由设备材料处处长金萍通知ERP内部支持人员郭筑文对采购订单进行注销。

对于己收到发票的情况则换货，一直到材料能达到要求为止。

㈡、进口设备材料、燃料采购

股份公司相关部门与供应商签订采购合同；股份公司工程部人员出具委托书，经工程部经理审批签字盖章后交进口部采购人员采购；进口部采购人员根据股份公司与客户签订的合同，再与客户签订一份供报关用的合同，交总经理莫代宏签字；

总经理莫代宏审核股份公司与客户签订的合同和委托书，进口部采购员安排进口；货物进口的程序同原材料进口。

2）费用支出

公司各部门的变动费用一律实行年度预算制，由财务部设立变动费用的科目，成本管理处根据各个科目历年发生的情况和各部门年初预算情况做出变动费用年度预算表。

变动费用年度预算表报公司主管领导谭卫审核，并通过总经理办公会议讨论。

审定后的各项变动费用按季度下发费用限额卡。

发生销售（管理）费用的部门收到费用发票后，费用报销人员报销时填写《费用报销单》连同发票或直接持发票交部门主管审批后交成本控制处审核，成本控制处对未超过各部门季度费用限额的费用加盖“变动费用审核控制单”，再经会计人员对发票及其他单据合法性及金额进行审核后签名确认后交出纳，出纳对审核无误后的报销进行支付，并在报销单及发票上加盖付款章，然后将报销单及发票或其他单日据交会计在ERP输入付款凭证，生成凭证后，会计将凭证及附件交会计主管审核签字确认。

有的部门在主管审核前需要会计人员对发票及其他单据合法性及金额进行审核后再进行审核签字。

对于各部门超限额发生的变动费用，必须以书面形式上报变动费用主管领导谭卫或总经理何雨平、董事长马世春，经批准后方可下卡。

对于各部门特殊发生的在年初已制定的变动费用科目以外的费用，必须报公司总经理何宇平批准后方可新建变动费用限额卡进行登记下卡。

成本谭管理处每月初对上月各项变动费用的发生情况进行汇总，并报公司主管领导谭卫、财务总监熊朝阳、总经理何雨平、董事长马世春，对关键或产生异常波动的变动费用组织分析，查找变化原因，确定改进措施。

（2）记录应付账款

1）材料采购

供应商出具的发票到达后，采购员或模具工程师应当认真进行查对工作，凡是不符财务要求的，应立即退回供应商，并通知供应商重新开具发票。

同时采购员还应针对供应商的发票情况，进行登记整理。

发票在查对正确，且采购原材料入库后，采购员应及时将发票转交给财务部相关人员，在交接过程中，采购员告知财务人员与发票相对应的采购订单号码，记录在发票上角，并办理交接手续，由接收发票会计人员签名确认。

由于工装模具的采购需每年由总经理办公会审定后由成本控制处下费用限额卡，故工装模具发票需先到成本控制审核后对限额内的报销单加盖“变动费用控制章”后再交财务人员。

当采购单己经审批，库管员在ERP作收货处理时，系统自动生成凭证，将应付帐款暂时记入暂估入帐科目。

收到采购发票后，应付账款记账员谢本珍或其他负责应付帐款的会计人员通过输入采购订单号，查询该笔订单，是否己进行审批并收货，将发票所载信息和收货单、采购订单进行核对。

如所有单据核对一致，应付账款记账员谢本珍将有关信息输入系统进行发票校验，此时系统自动生成记账凭证，将“暂估入帐“科目金额转至应付帐款科目，系统自动过至明细账和总账，该采购订单的状态自动更改为“发票收据”。

每月终了，如果采购的材料已经运达公司，供应商已提供采购发票，但材料尚未经验收入库，则应付账款记账员谢本珍将及时通知采购员，要求安排验收入库，然后再进行帐务处理。

2）费用支出

发生销售（管理）费用的部门收到费用发票后，费用报销人员报销时填写《费用报销单》连同发票或直接持发票交部门主管审批后交成本控制处审核，成本控制处对未超过各部门季度费用限额的费用加盖“变动费用审核控制单”，再经会计人员对发票及其他单据合法性及金额进行审核后签名确认后交出纳，出纳对审核无误后的报销进行支付，并在报销单及发票上加盖付款章，然后将报销单及发票或其他单日据交会计在ERP输入付款凭证，生成凭证后，会计将凭证及附件交会计主管审核签字确认。

有的部门在主管审核前需要会计人员对发票及其他单据合法性及金额进行审核后再对费用进行审核签字。

每月终了，对已经发生尚未收到费用发票的支出，公司先将所付款项计入往来科目。

3）核对及差异处理

如果出现发票信息与采购订单及收货单信息不一致的情况，应付帐款记帐员将与采购人员或模具主任工程师进行沟通，对差异较大的发票退回采购员或模具主任工程师，要求供应商重开。

对于差异较小的发票，经采购员解释后，认为理由恰当的，会计人员按发票金额进行发票校验，并要求采购员作出书面说明作为凭证保管，此时，暂估入帐科目将产生借贷差异，系统自动将总金额1元以内差异计入“发票金额小额差异”科目，对于发票单价小于采购订单，且发票总金额超过1元的差异，系统自动先冲减库存，库存不足冲减的金额计入“发票价格差异”，对于发票单价大于采购订单，且发票总金额超过1元的差异，系统自动调整库存。

月末，总帐将“发票金额小额差异”和“发票价格差异”这两个科目的金额转入“主营业务成本-XX产品销售-成本调整”。

应付帐款记账员与供应商每年进行一次核对，或者根据实际需要不定期与供应商进行对帐，如有差异，差异较小时，应付帐款记帐员自行进行调整，差异较大时，向财务经理汇报，再进行帐务调整。

每年末，财务处处长许强编制应付账款账龄分析报告。

（3）付款

1）材料采购

①国内采购

各部门每月根据与供应商往来情况制定资金使用计划，交财务处处长黄立樑汇总，并通过会计处处长黄立樑、财务总监熊朝阳共同讨论决定各部门每月资金使用计划（董事长马世春有时会参与决定）。

部门申请支付应付帐款时填制《预支款单》，由各部门主管经理签字后，交财务处处长黄立樑审批，对于未超过月度资金使用计划的款项，财务处处长黄立樑审批，由出纳彭文进行支付。

对于预付款项，同样需制定月度资金使用计划交财务处处长黄立樑汇总，并通过会计处处长黄立樑、财务总监熊朝阳共同讨论决定各部门每月资金使用计划（董事长马世春有时会参与决定）。

部门申请支付预付帐款时，填制《预支款单》，由各部门主管经理签字后连同立项合同，交财务处处长黄立樑审批，对具有合法合同并在计划范围内的的预付款项财务处处长黄立樑审批后由出纳彭文进行支付。

对于未制定月度资金使用计划的预付款项，部门主管审批后，由财务总监熊朝阳审批，财务处处长黄立樑对财务总监审批后的款项通知出纳进行付款。

如遇财务总监不在公司，无法审批，则由申请人员向能总请示后再由熊总电话通知财务处处长黄立樑。

如为票据支付，由出纳彭文加盖财务章，并由财务处处长黄立樑加盖法人马世春预留银行印章。

（支票由出纳彭文开具）。

如为网上银行支付，农行（帐号：

113001040000475）1000万以下由财务处处长黄立樑审批，1000万以上由财务处处长黄立樑和财务总监熊朝阳二级审批。

其他银行500万以下由财务处处长黄立樑审批，500万以上由财务处处长黄立樑和财务总监熊朝阳二级审批。

付款后，出纳将支付凭证及预支款单等交会计，会计在ERP系统输入付款凭证，系统自动过至明细帐和总帐。

对于现金支付的款项，生成凭证后，应付帐款会计将凭证与预支款单等其他单据一起交财务处处长审核，并签字确认。

②国外采购：

国外采购全部采用信用证结算方式，签订合同后采购员到银行开立信用证，按银号要求填写开立申请表，交进出口公司总经理莫代宏审核签字，再交银行办理，银行出具信用证开立确认书。

货物达到目的港后，采购人员收到银行的进口信用证签收单据联，交进口部经理陈梅枚、公司总经理莫代宏审核签字，交出纳到银行办理付款；

应付账款会计核对银行回单、到货通知单信息无误后在SAP系统中生成记账凭证。

2）费用支出

发生销售（管理）费用的部门收到费用发票后，费用报销人员报销时填写《费用报销单》连同发票或直接持发票交部门主管审批后交成本控制处审核，成本控制处对未超过各部门季度费用限额的费用加盖“变动费用审核控制单”，再经会计人员对发票及其他单据合法性及金额进行审核后签名确认后交出纳，出纳对审核无误后的报销进行支付，并在报销单及发票上加盖付款章，然后将报销单及发票或其他单日据交会计在ERP输入付款凭证，生成凭证后，会计将凭证及附件交会计主管审核签字确认。

有的部门在主管审核前需要会计人员对发票及其他单据合法性及金额进行审核后再对费用进行审核签字。

每月末，由财务总监熊朝阳指定出纳员彭文及税务会计刘昌菊核对银行存款日记账和银行对账单，编制银行存款余额调节表。

（彭文与刘昌菊分管不同银行）。

（4）维护供应商档案

各部门每年对供应商进行一次评定，经审批后由模具主任工程师或各部门ERP系统内部支持人员将新增供应商信息录入ERP系统，系统自动进行顺序编号。

对于供应商信息的更改也由模具主任工程师或各部门ERP系统内部支持人员自行更改。

出师表

两汉：

诸葛亮

　　先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。

然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。

诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。

　　宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。

若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。

　　侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：

愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。

　　将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：

愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。

　　亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。

先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。

侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也

。

　　臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。

先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。

后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。

　　先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。

受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。

今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。

此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。

至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。

　　愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。

若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。

臣不胜受恩感激。

　　今当远离，临表涕零，不知所言。