国大商城供应手册.docx
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国大商城供应手册
营运规范
供应商手册
二零零一年
内部资料严禁外传编号：
目录
第一章前言
第二章国大商城商业体系
第三章国大商城采购作业流程
第四章供应商应提供给国大商城的文件或资料
第五章国大商城应提供给供应商的文件或资料
第六章与供应商有关的事项
附：
国大商城与可能合作供应商之反贿赂协议
供应商报价单
国大商城商品购销协议书
国大商城供应商交易条件协议书
商品订购单
供应商结算通知单
国大商城付款通知单
国大商城付款差异通知单
第一章前言
湖南省郴州万华建设发展有限责任公司国大商城，为了与供应商共同提高经营效率，降低运营成本，增加商业竞争力，特编写此手册。
请有诚意与国大商城合作之供应商详加阅读（包括其业务员、行销员、发货及配送人员、会计员等）只要您能投资30分钟的时间，您将在营运上回收数百倍的效益。
国大商城的商业体系（包括订货、收货、销货及付款等作业）是吸取世界最先进的商业经营管理理念及技术、糅合本土商业之精华设计而成。
国大商城经营理念是“互利、双赢、共同成长”，国大商城企盼与供应商们密切合作，携手开创民族商业美好的未来。
如果您有任何疑问，请来电咨询，我们的相关采购主管们将竭诚为您服务。
国大商城谨启
总公司地址：
湖南郴州市人民西路27号
邮政编号：
423000
传真：
（0735）2320000
国大商城地址：
湖南郴州市人民西路9号
邮政编号：
423000
电话：
（0735）2320232
传真：
第二章国大商城商业体系
本公司配合最先进的电脑商业设备及系统，透过与本公司的密切合作关系，
贵公司的商品必能迅速进入郴州的消费市场。
为了使供应商们易于了解国大商城的商业运营体系，确保日后合作关系的顺畅，特将本公司的作业流程做一简单说明：
由以上图示，可知各部门工作关系如下：
（1）采购部负责：
选择供应商
选择销售商品
决定销售商品进价及售价
决定促销品项及价格
供货条件的洽谈
对供应商发出初订单
（2）电脑ALC负责：
续订单之发出及更正
向供应商发出紧急订单
延迟交货订单之催送
（3）收货组负责：
收货确认
商品检验
收货差异通知单之签发
退货事宜
（4）公司财务部负责：
供应商发票之收受
结帐之审核
进货发票差异通知单（含数量或单价）之签发
货款之支付
国大商城的第一张订单一律由采购部发出，其后续之订货单由营运部发出，但采购部于下列情况下，会将下单权收回，由采购部统一发出订单：
（1）商品供货呈现紧张状态；
（2）季节性商品在季初及季未的下单；
（3）促销商品
（4）公司采购部对供应商有特殊承诺之商品
在了解上述作业流程后，供应商可以很容易的在各状况发生时找到相应的对口单位，尽快解决问题。
第三章国大商城采购作业流程
由前页流程得知，国大商城的采购作业流程是由公司采购部负责有关供应商的选择和供货条件的洽谈及商品的选项，店面是根据实际销售情况参考电脑列印建议订购量，续订由公司采购部已录入电脑资料之商品。
例如：
1．品名：
可口可乐355ml24罐/箱
2．供应商备货天数：
3天
3．供应商最低订货金额：
5000元（指供应商在国大商城销售之所有商品在同一张订单之总订货金额）
4．续订货日期：
每周一、四（一周两次）
5．可送货日期：
周一至周五
6．国大商城销售单位：
1箱
7．平均日销售量：
100（即100×24罐）
8．电脑建议续订货数量1000（即1000×24罐）
9．进价每罐2元，即每箱48元。
本次订货额为1000×48元=48000元；最低订货金额5000元。
又经各主管审核无特别假日或促销因素，则由电脑自动于夜间传送续订货之订货单给供应商。
10．订货日为98年5月14日（星期四）
11．交货日应为5月17日（但星期日该供应商不送货）故实际交货日为5月18日。
第一次交易达成前，我公司在了解供应商简介的基础上，还应加强对供应商
综合生产能力的了解认知，将安排必要的工厂参观，供应商拜访等事宜。
国大商城为提高经营效益，缩短流通环节，造福广大消费者，将把直接生产厂商作为优先考虑的合作伙伴。
第四章供应商应提供给国大商城的文件或资料
供应商与国大商城洽谈合作关系时需准备下列资料：
1．初次洽谈
——
（1）供应商简介：
包括公司背景、经营理念、公司组织、主力商品、主要客户名单等
——
（2）商品目录：
附图文及规格、包装说明
——（3）报价单
2．正式报价：
——
（1）反商业贿赂协议书：
确保日后交易无商业贿赂
——
（2）国大商城供应商报价单
3．正式开始交易前：
——
（1）商品购销协议书：
买卖一般性之协议
——
（2）国大商城供应商交易条件协议书：
确定交易条件
——（3）银行支票存款存折复印本（盖公章）：
结帐汇款用
4．交货时：
——国大商城订货单复印本：
交货用
5．对帐时：
——国大商城订单复印本，已贴国大商城收货号码标签，对帐用
6．结帐时：
——国大商城的付款通知单、印鉴卡及增值税发票
7．供应商交易条件变更通知书：
——交易条件变更时，由供应商填写交国大商城相关采购经理
第五章国大商城应提供给供应商的文件或资料
国大商城为减少供应商的工作，特提供下列标准表格供配合之供应商使用。
反商业贿赂协议书（附件一）——确保日后交易无商业贿赂
国大商城供应商报价单（附件二）——正式报价用
商品购销协议书（附件三）——买卖一般性协议
供应商交易条件协议书（附件四）——确定交易条件
国大商城订货单（附件五）——初次订单采购经理发出，续订货订单由店面发出。
供应商结算通知单（附件六）——供应商交货七天内，送交总部财务部核对
国大商城付款通知单（附件七）——通知供应商到帐期领取货款。
国大商城付款差异通知单（附件八）——对帐产生差异，通知供应商予以核查。
第六章与供应商有关的事项
1．如何与国大商城采购经理联系？
我们的采购经理平均每人需负责1000—2000种品项。
平常工作日程安排非常繁忙，因此事先需以电话联系，安排好会谈时间，会谈地点尽可能在国大商城洽谈室；供应商前来洽谈，最好备齐样品目录、报价，每次洽谈时间以30—60分钟为原则，洽谈内容应以新商品、市场趋势、竞争同业概况、产量、交货期、质量、包装、库存、促销、折扣、广告、售后服务、奖励及其它交易条件为限，不应涉及主题外的闲聊，以提高会议之效率。
如果贵公司尝试多次而又对自己的商品有绝对的市场信心，请直接与采购部总监联系。
我们会很珍惜每一个好的合作机会，但因商场本身的限制及对商品的包装、品牌及品质的要求，我们很可能无法引进每一种商品，但是我们一定会给愿意与我们合作的每一个供应商一个合理的答案；换言之，我们只能选择能协助国大商城产生良好经营效益的供应商作为长期共同成长的伙伴。
2．国大商城采购经理如何决定是否采购？
开业前：
依一般商场最畅销之商品予以考虑。
因此有关商品品牌之知名度、价格优势、质量优劣、包装材质之适合性、包装大小、失窃性、供应商的后勤配送能力等，皆列入是否采购的因素。
同时，采购经理们还需考虑商品是否符合我们的目标顾客群及商品的“广度”而非“深度”，因此“种类”比“品牌齐全”要重要得多。
开业后：
采购经理们因为需要注重生产力的提高，亦即所负责商品群的增加营业额毛利及毛利率，因此供应商之销售重点应为：
*多提供一些双方互利的促销案，以增加营业额
*多提供毛利或让利（含多种赞助广告费及折扣）
*多提供一些可增加营业额或毛利的替代性商品（包括：
可替代供应商本身正在国大商城销售的商品）
3．供应商交货程序：
*供应商资料建档：
每一新的供应商应在国大商城电脑系统内建档并取得供应商编号。
*商品资料建档：
每一项新商品进入国大商城销售前，皆需将有关商品资料键入国大商城电脑系统内并取得一个商品货号。
为提高收银效率，我们希望每一项进入国大商城的商品都有一个正确无误的国际条码。
*订货单：
国大商城订货单一律以传真机传送。
*条码标签：
供应商收到订货单后，应在每一件送交国大商城的商品上贴上条码标签（标签贴放位置可询问相关之采购经理）。
*安排送货：
——应依订货单上之“交货日期”准时交货，否则需事先与订货单位联系
——携带“订货单”复印本（上面必须注明第一项商品的实际交运箱数或件数或数量）至分店收货部门挂号，安排卸货事宜。
*卸货：
司机听从本店收货部门安排顺序卸货。
卸货时，司机及其助手必须将商品整齐排列在栈板上，由收货部人员在码头上查点箱数或件数，并在订货单上盖上“外箱相符，内含待验”之章，贴上“国大商城收货号”贴纸后交还司机，司机即可离去。
*复点：
于收货后24小时内，国大商城收货部人员会复点每箱（件）内的数量，如复点数量与供应商交来之“订货单复印本”上数量不符，收货部门将会签发一份“供应商交货差异通知书”，并邮寄给供应商之销售业务联系人。
*国大商城订单数量一律以国大商城销售单位为准，不可超交，若供应商超交，国大商城将小量超交部分视为无偿之捐赠品（5%以内），大量超交之部分则退向供应商，退货运费由供应商负责。
*分批交货：
国大商城之订货单不可分批交货。
如需分批交货，需事先与订货单位联系，分开订货单则可分批交货。
4．供应商请款程序：
国大商城财务部依据国大商城采购与供应商签定的“国大商城供应商交易条件协议书”来进行付款。
（1）供应商于送货时，将商品出库单交与国大商城收货部。
由收货部转交国大商城财务部。
（2）将填写完整的“供应商结算通知单”于送货后七天之内，通过各种方式（邮寄、传真等）送交国大商城财务部。
一张订货需填写一张“供应商结算通知单”。
（3）若发生退货，国大商城将其退货金额从最近的一次结款金额中自动扣除。
（4）财务部将有关信息输入电脑系统，由系统自动核对。
若核对后无差异，财务部则于帐期到期前七天将“国大商城付款通知单”以传真形式传送给供应商。
供应商应于帐期到期前将有关信息以书面形式反馈给国大商城财务部。
若未及时反馈，财务部将按国大商城电脑系统确认的金额进行付款。
（5）供应商满帐期后的最近结帐日，携带“国大商城付款通知单”（或“国大商城付款差异通知单”）及增值税发票到国大商城财务部领取支票。
注：
A．供应商开具增值税发票的金额应同“国大商城付款通知单”（或“国大商城付款差异通知单”国大商城所认同的应付款）的金额一致。
B．若因供应商未按时领取支票而造成支票作废，此笔费用应由供应商承担。
C．如遇节假日，供应商结帐将被顺延到下一结帐日。
5．国大商城付款说明：
国大商城在正常情况下绝不能拖延付款。
但如果供应商“增值税发票”上的商品单价与国大商城电脑上的记录不符时，国大商城财务部会将此应付帐款交采购部人员处理。
如果数量与电脑记录不符时，则国大商城财务部会请收货部受理处理，若国大商城采购部与收货部之记录无误时，则总公司财务部会将“国大商城付款差异通知单”连同原收支“增值税发票”及“订单复印本”一并寄还供应商更正。
因此以上二项原因所造成之延迟，国大商城无需负任何责任。
6．国大商城订单种类：
（1）公司订单——初次订单
——因货品紧张，大量促销未来销售需求等原因所发之订单
（2）店面订单——电脑建议订单：
正常销售之商品，定期电脑列印以传真方式传送
——紧急订单或电话订单：
紧急缺货以电脑订货后，并当日以传真传送供应商之订单
——永续订单：
补货频繁或品种繁琐之商品适用。
是否采用永续订单方式订货由采购经理决定，由分店订货组执行。
7．国大商城的采购方式：
基本上国大商城以购销方式进货，换言之退货是不存在的，但国大商城采购经理也会有因判断错误而造成买进的商品滞销，诚信的供应商销售业务人员应主动解决国大商城采购经理的困扰。
如果供应商的精力人员不积极配合，国大商城的采购经理不会继续与之合作。
通常供应商会有较多的销售渠道处理此种滞销商品。
有部分商品，国大商城采购经理会以代销方式进货，此时卖不完的退货是交易条件之一，代销商品之库存清点差异通常是由供应商来承担的。
8．供应商商品在国大商城销售之益处：
（1）商品周转快速
（2）销售量提升
（3）扩大知名度
（4）增加市场占有率
（5）利润增加
（6）降低营销费用
（7）迅速了解顾客反应
（8）缩短销售渠道
（9）促进新产品推广
（10）增加其他贸易机会
（11）资金回收零风险
9．国大商城只接受增值税发票
国大商城有限公司是一个正派经营的公司，必须依照国家有关税法规定缴纳税金，绝不赞同逃漏税行为。
若国大商城接受一般普通发票，则进货成本之14.52%（即17%/117%）之进项增值税无法抵扣，故国大商城不会接受一般普通发票（但未加工农产品除外）。
10．国大商城可提供的广告机会
国大商城每天至少有1.5万人次有采购实力的专业顾客进场采购。
依国内外之市场调查研究，70%以上的顾客是看到商场的广告及刊物才决定要买某一商品的，因此商场的广告、刊物是供应商促销的最佳工具，对于现代市场行销概念很清晰的各供应商行销主管，必会把握这一有效益的广告渠道。
国大商城的广告及促销机会包括：
国大商城促销双周刊（发行量每两周至少10万份，阅读人数30万以上）、灯箱（停车场、商场内）、地板、端架展售、试吃、手推车广告、电视墙广告、播音系统广告、入口处展示区促销等等，欢迎有兴趣的供应商直接与相关采购人员联系。
11．国大商城进场销售商品必须预贴条码
国大商城之顾客群为专业顾客，因此大部分销售单位较原包装大，部分商品的国际条码未必适用，对于无国际条码和国际条码不适用的商品品项，国大商城将使用店内条码。
由于货品进出吞吐量大，为增加工作效率，供应商应协助预贴或预印条码于商品上，这是提高此项工作效率的必要步骤。
我们建议供应商尽量采用预印方式，国大商城的采购经理们会个别与供应商研究适当的预印位置。
如果订货数量不足以印刷货号条码标签时，供应商可以向国大商城收货组购买足量的标签，以备随时出货前贴好在商品包装上。
在订货数量较大时，供应商可以选择自行购买条码机与标签纸来印制标签，此法较为经济。
我们的特点：
*价格便宜：
本公司采用先进管理技术，严格控制运营成本，因为通路广、进货量大，进货成本可以降至最低。
我们的宗旨是：
服务消费者，造福广大的顾客群。
因此我们采用薄利多销的方法，将每一分省下的费用创造成利润反馈给我们的顾客。
如此进货销售形成一个良性循环，我们的供应商也会因此而得益。
*品质保证：
我们只采购优质的商品，对顾客实施产品“三包”的保证，顾客在我们的商场必然买得安心，用得放心。
*一次购足：
我们的采购经理们根据顾客的需求，专业的为顾客做好商品种类选择，使我们的顾客可以很轻松的一次购足生活所需各项物品。
*舒适的购物环境
有别于一般的商贸市场，我们的商场提供明亮的照明，宽敞的走道，购物手推车或提蓝，清楚的标示，清洁的卖场，整洁有序的商品陈列，亲切的服务，快速的结帐及优质的售后服务等现代化的购物环境。
*先进的电脑运作体系
电脑运作体系促成精准的科学管理，为国大商城及供应商提供可靠的市场信息，迅速反应市场供需，避免双方为库存积压造成资金呆滞。
*缩短流通环节
现有的流通渠道环节太多，造成行销费用增加，不利于供应商商品在市场之流通。
国大商城直接向供应商进货，直接销售给消费者，大大的缩短中间流通环节，节省供应商们的巨额行销费用。
*值得信赖的合作伙伴
国大商城是郴建集团下属企业单位之一。
本着诚信的原则，信守商业承诺，维护政府威信，遵守法律，诚实纳税，反馈社会，做一个社会主义的按市场经济规律运行的新型商业企业的标兵，是一个值得信赖的合作伙伴。
（附件一）
国大商城
与可能合作供应商之反贿赂协议
一、协议目的：
双方共同合作杜绝一切商业贿赂。
二、协议理由：
由于商业贿赂会严重损害和阻碍湖南省郴州万华建设发展有限责任公司国大商城（以下简称国大商城）与可能合作供应商（以下简称供应商）发展正常的商业合作关系，所以国大商城愿在“诚信的原则下与供应商签订此协议，以杜绝一切商业贿赂，发展健康的合作伙伴关系。
注明：
本协议的签订，不代表国大商城必定会与供应商有商业合作关系。
三、商业贿赂：
（一）定义：
商业贿赂指本供应商为获取国大商城的立即或未来之订单或商业合作关系，而对国大商城之员工给予个人的“回扣”、“退佣”、“招待”、“娱乐”、“置业”、“就业”、“国内或国外旅游”、“馈赠”、“购物折扣”及其他一切物质或精神上有直接受益之开支。
（二）例外：
1．双方“经理级”以上干部及其批派人员因业务需要而参加供应
商举行之餐会，但餐会后无其他任何性质的娱乐活动。
否则视为商业贿赂。
2．国大商城员工拜访供应商，供应商招待的工作餐。
餐点价值以
每人不超过人民币50元为原则。
3．供应商给予印有其商标或公司名称的小纪念品其价值以不超
过人民币50元为原则，例如：
签字笔、月历或茶杯等。
4．供应商给予国大商城作为营业促销、办公室或商场之设备或装
饰或员工抽奖之赠品。
5．年节或平时对个人或少数之馈赠品单价不超过人民币50元。
（人民币50元以上者亦被视为商业贿赂）。
注：
以上“人民币50元”是2001年之物价水平，此金额应随每一年之物价指数来调整。
四、违反本协议之处理：
（一）供应商违反本协议而进行贿赂者，国大商城将立刻停止与其所有商业合作关系并冻结所有应支付供应商的应付帐款，或经由法院诉请供应商赔偿国大商城的名誉及其他一切损失。
（二）由于违反本协议而引起的任何法律纠纷，依据法律规定在国大商城所在地的管辖法院处理。
供应商协议人
名称：
名称：
国大商城
地址：
地址：
总经理：
（签名）总经理：
（厂长）（正楷）
副总经理：
（签名）副总经理：
（副厂长）（正楷）
财务主管：
（签名）采购总监：
（正楷）
销售主管：
（签名）采购经理：
（正楷）
公章：
公章：
供应商报价单（附件二）
销售
排行
品名
包装
单位
销售
单位
每箱
件数
产地
交货天数
运送
方式
价格（人民币、含税）
零售定价
批发
进价
（）
进价
（）
进价
（）
进价
1
2
3
4
5
6
7
8
9
注：
1：
如以上报价不实经发现将立即停止一切交易并全数退货
2：
能提供证明文件
□营业执照□卫生许可证□安全认证（长城标）□出口商检局检验合格证□其它
□税务登记证□商检合格证□签约授权委托书□企业法人代码证书
□商标注册证□海关单
报价人：
（签名）
（附件三）
国大商城商品购销协议书
供方（供应商，以下统称供方）：
需方（以下统称国大商城）：
供方和国大商城在平等互利的基础上经协商一致，达成如下购销协议。
本协议是供方与国大商城进行购销活动的总体的原则性协议，双方都同意本协议适用于国大商城与供方的所有订单，除非另有约定。
第一条数量：
购销商品的数量及计量单位以订单为准，否则供方应承担中途退货的责任，供方也不得多交或分批交货。
对供方所多交的商品，国大商城有权拒收。
供方所少交商品，如国大商城还需要，供方应按国大商城另行开立的订单供货。
第二条价格：
（1）除属于国家定价的商品外，皆由国大商城自行定价，并订明于报
价单上。
供方凡给国大商城的价格，应公平合理，不得高于供方销予其它客户之最低批发价。
（2）国大商城订单不另标明交易价格，以保障双方交易价格之机密性，
双方成交价格应以本条第
（1）项所述之报价单为准。
第三条质量：
（1）供方交货时，应将商品合格证（或质量保证书）和必要的资料及
证件等随同商品或运单交国大商城。
国大商城如发现没有合格证等上述资料或发现商品质量不合格的，有权拒收或退货。
且如因质量问题而退货者不受时间限制，所有退货费用皆由供方负担。
（2）供方应在其标明的该商品的保质期限及保质条件下对商品的质量
全面负责。
供方不得提供假冒伪劣商品或已临近失效期或保鲜期低于2/3以下甚至超过保鲜期的商品给国大商城。
如因供方的商品质量问题而导致国大商城或由国大商城售予的消费者（或经营者）之经济损失及其它任何损失，全部责任由供方承担。
（3）供方应保证其商品符合下列中华人民共和国之法律、法规之规定：
1.产品质量法8.食品卫生法15.消费者权益保护法
2.经济合同法9.民法通则16.著作权法及其实施细则
3.工矿产品购销合同条例10.商业银行法17.专利法及其实施细则
4.农副产品购销合同条例11.发票管理办法18.商标法及其实施细则
5.加工承揽合同条例12.增值税暂行条例及细则19.保护工业产权巴黎公约
6.涉外经济合同法13.药品管理法20.国境卫生检疫法
7.海关法14.环境保护法21.反不正当竞争法
以及其它法律、法规、规章、条款和国家专业部门或主管机关所颁布的有关规定。
第四条包装：
（1）商品的包装应符合国家的规定或双方的约定，并确保商品安全、
卫生的运交国大商城售予消费者（或经营者）使用。
（2）商品的包装之标示应符合中华人民共和国法律法规等有关标示的
说明、产地、原材料、用途、警语、保质期及保质条件、生产期等等之规定，否则国大商城有权拒收，由此所造成的一切损失及费用皆由供方负担。
（3）供方同意其商品在交货时应贴上或预印国大商城之货号条码标签。
（4）国大商城可要求供方制作特殊“量贩”包装。
（5）商品的包装费用由供方负担。
第五条检验：
为了更好地履行协议，维护双方的合法权益，国大商城有权和供方一起在该商品的生产、组装、包装、储运等每一个环节对商品进行全面检验。
发现问题时，国大商城有权提出限期让供方更换、更改或修复之意见，供方应按照此意见在限期内全面完成。
第六条商品的交接：
（1）交货实行送货制，即：
供方应按订单所规定的时间自费将商品运至订单指定的交货地点交予国大商城，所有交货之运输费、押运费、搬运费、包装费、保险费等等皆由供方承担。
（2）供方交货时，应将货品整齐叠放在国大商城提供之栈板（货盘上），并运到国大商城收货部人员指定之位置，国大商城收货部仅点收箱数或件数。
开箱后发现残损，由供方负责。
（3）供方应按订单一次交完，不可多交或分批出货。
（4）供方交货时，应提供国大商城订单复印本，并在其上注明每一项商品之交货箱数或件数及交货数量（以国大商城订单上的销售单位为计量依据）。
第七条付款条件及付款方式：
付款条件及付款方式以国大商城与供方所签订的“供应商交易条件协议书”为准。
第八条发票：
（1）供方应依据中华人民共和国税法等法律规定，在规定的时间内，根据双方书面同意之报价单上的单价扣除双
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