时间管理制度.docx

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时间管理制度

版本所有：

XX科技股份有限公司

保密级别：

■普通□保密□机密

文件编号：

TUP/ZD-XZ-XZ-SJ

统一过程管理体系

时间管理制度

版本号1.0

修订历史

版本

发布日期

生效日期

修订说明

作者

审核人

批准人

当前状态

1.0

2006-12-30

2007-01-01

新建

试用发布

1.目的范围

●目的作用：

Ø便于员工的自我时间管理，有利于按计划、有条理地完成各项工作任务。

Ø便于员工自身和其上级了解员工的各项工作进展情况，并有效地跟踪监控。

Ø便于公司收集工作相关数据，用于度量分析及工作改进。

Ø为了更好地安排和完成销售工作任务，了解分支机构人员各项工作的进展情况，对销售出现的问题及时给予指导和反馈，对销售过程实施有效的监控和管理。

●应用范围：

公司全体员工

●读者对象：

公司全体员工

2.术语定义

●工作日志：

指每天的工作内容和完成事项的具体情况。

如：

软件开发、文档编写、参加会议、销售情况跟进、工作安排、客户拜访等方面的工作描述。

3.制度办法

3.1角色职责

角色名称

职责描述

普通员工

日志系统、工作周报的基本使用者。

部门经理/大区经理

负责维护本部门/大区的工作类型和角色。

负责审核部门/大区人员的工作记录。

具有部门/大区内所有人员的日志反审核、补填管理的权限。

并做出相应批复和工作指导建议。

QA工程师

负责总部日志系统中项目立项审批、暂停、恢复、撤消、完成等项目状态的管理。

管理标准工作类型和标准角色。

该角色在实际操作中被授权于特定的负责人。

项目负责人

接受部门经理委派，确定项目成员，审核项目成员的日志记录。

总裁

负责审核副总裁、总监等人员的工作日志。

副总裁/总监

负责审核所分管部门的负责人的工作日志，并不定期抽查分管部门员工的工作日志。

系统管理员

1、开通员工的日志填写权限。

2、负责维护系统、设置管理权限，管理系统包括初始用户设置权限、建立组织结构、设定岗位等。

商务专员

开通分支机构人员工作日志权限，即时存档并更新服务器的工作日志共享文件夹，供相关人员调阅。

考勤管理员

根据总部日志记录完成对上月部门、项目工作量的收集和统计工作。

3.2总部时间管理

总部人员的时间管理采用两种方式进行记录，分别为“工作周报”和“日志系统”。

3.2.1工作周报

1.使用范围：

总部职能部门、管理人员。

2.使用规定：

每周一放入所属部门的配置管理库中，或以邮件方式提交给直接上级。

3.采用工具：

《个人工作周报》

3.2.2日志系统

1.使用范围：

总部开发、测试人员。

2.采用工具：

日志管理系统

3.访问地址：

http:

//10.1.23.3:

8080/worklog/login.screen

3.2.2.1日志开通

1.人事专员通知系统管理员和商务专员新员工入职时间。

2.系统管理员和商务专员开通新员工填写日志权限。

3.2.2.2日志组别选择

1.属于项目的工作必须填写到项目组别中，不属于具体项目的工作填写在所在部门中。

2.未进行项目立项的项目前期工作，如没有建立相应的项目，填写到所在部门中。

3.项目的维护工作量必须填写到相应的项目组别中。

3.2.2.3日志项目创建

1.项目立项后，必须及时建立项目。

2.部门经理负责创建部门内的日志项目，日志系统中的项目编号从该项目的《项目立项申请表》中获取，规则为“部门代号-项目代号-年度”，如电子政务部在2006年进行项目立项的广州市政府办公厅办公自动化系统项目，项目编号为“EG-GZOA-2006。

3.可以根据部门管理需要，对非正式项目立项的内部开发和产品维护等专项工作创建日志项目。

4.创建新项目后，部门经理及时通知QA工程师，开通日志为“进行中”状态，此时项目组成员可填写项目日志。

项目结束（维护期结束）或暂停，由项目经理通知QA工程师，将项目状态改为“已结束”或“暂停”，停止填写日志。

3.2.2.4日志填写

1.工作时间内必须每天填写日志，尽量减少“补填”的情况。

2.出差员工，如果是将几天的日志填写为一条记录，必须在备注中注明时间范围。

3.每天正常工作时间按8小时计算，超出8小时的，请标明为超时工作（日志系统没有设置每天正常工作时间的数值限制）。

4.激情工作模式的工作量，必须填写到具体项目组别中，并选中“超时工作”。

5.其他自愿加班工作，不需填写到日志系统中。

6.请假的时间，禁止填写到日志系统中。

7.商务部登记项目正式项目立项的信息后，发邮件通知相关人员，抄送部门经理、项目经理、QA工程师、财务和人资部门，说明项目启动，要求相关人员填写日志时统一选择该项目。

8.部门内部非正式项目立项的产品定制或维护项目，部门经理负责建立项目和发通知给相关人员要求进行日志填写。

3.2.2.5日志审核

1.项目负责人审核本项目成员的工作日志，包括本项目测试人员的日志在内。

2.部门经理定期查看部门员工的所有日志，并审核项目负责人和项目以外的日志记录。

3.如果项目经理出差而无法及时审核，可由部门经理进行统一审核以配合公司每月初的工作量统计工作。

4.部门经理审核进入维护状态（已没有项目经理角色）的维护成员的日志记录。

5.部门经理可以授权其他人员进行日志审核。

6.职能部门负责人审核部门所有成员的日志记录。

7.日志应每日进行审核，如有特殊情况，也尽量不要超过一周一次。

3.2.2.6日志统计

1.每月12号，考勤管理员完成对总部人员上月部门、项目工作量的收集和统计工作。

2.统计完成的项目数据报表，提交总裁、管理者代表、人资行政总监、事业部经理、质保部经理等相关人员，为高层决策提供实际人力资源分布状况。

3.在项目考核时，QA负责进行项目工作量数据收集，作为人力成本核算的基础数据。

4.在项目考核时，项目工作量数据作为参考数据。

5.项目经理需要对项目日志的完整性和准确性负责。

3.3分支时间管理

3.3.1工作日志

1.使用范围：

营销系统所有人员。

2.内容及格式：

统一在CRM系统中填报，内容应包括销售跟进过程、客户拜访记录、出差、售后服务和技术支持、竞争对手状况、市场活动的收集参与、策划及执行等方面的信息。

要求注明跟进项目名称，拜访客户的详细通讯方式（姓名、地址、电话），如发生公关费用，应详细列明具体地点及费用情况；如出差必须写明出差任务、完成情况及出差费用。

凡涉及费用问题，若在工作日志中未列出，则财务部门不予报销。

以产品销售为主的人员，要求每周至少拜访10个客户，50个有效电话，并在日志上记录。

3.提交时间：

工作日志应每天按时填写，如因出差等特殊原因，最迟每周一中午12：

00之前上传到内部网。

3.3.2总结计划

1.使用范围：

大区经理、办事处经理、销售员。

2.内容及格式：

采用标准模版（办事处经理、销售员采用《销售员工作总结计划》；大区经理采用《大区工作总结计划》）。

工作总结包括销售总结、客户服务、市场分析、培训情况、内部管理等方面，以及对下月的销售情况进行预测，分析存在的问题，提出意见和建议。

工作计划包括销售计划、客户服务计划、市场计划、培训计划、内部管理及其他计划等方面内容。

3.提交时间：

月度总结计划每月填写，最迟于每月第2个工作日下班前上传到内部网。

3.3.3提交方式

登陆公司内部网:

88，在“人力资源管理→销售员日志”中填写日志；

在“文档管理”→“资料库”→“分支机构”下按大区、部门为每个分支机构员工建立了个人文件夹，每个员工可以管理以自己名字命名的个人文件夹，将其他需提交的相应工作文档（月工作总结计划、项目跟踪记录等）按时上传到此文件夹。

3.3.4检查与反馈

上级主管对下属的工作文档文件夹具有浏览权限，每天（最迟每周一的下午）由大区经理对本大区员工的工作文档进行查阅和审核（大区经理的日志由渠道经理、营销总监检查）。

大区经理每周要对本大区至少一半员工的周工作日志给予指导性答复，每周二下班前，以邮件的形式将批复意见及工作指导建议反馈给相应员工，同时要求抄送营销总监及营销部邮箱toonesale@督查。

营销总监和营销副总裁每周在每个大区对工作文档进行抽查（不少于两个员工），并将结果发送给大区经理。

3.3.5考核与评价

是否按时提交工作日志，客户记录、销售拜访和客户过程是否齐全真实，将作为员工绩效考核的重要依据之一。

同时直接主管对下属员工的反馈及指导是否及时、有效，也将作为评价其部门管理工作的直接考核依据。

公司将加强对销售文档的检查，营销部设有专人检查上报情况，每个员工必须认真如实填写，通过工作日志了解到每个人员的工作情况，是否合理安排工作时间，是否有效的寻找商机。

公司重视销售日志，更重视销售业绩，希望通过销售日志来加强销售过程管理，有好的过程才可能有好的结果，才可能有好的业绩。

凡是每个月没有完成最低任务的销售员将是总部重点检查的对象。

关于公司考核的规定具体请参见《绩效管理制度》。

3.3.6特殊情况处理

对于出差人员，如出差期间不便于填写或提交工作文档，则可向直接上级主管提出邮件申请适当顺延提交工作文档时间，同时应于出差返回的第二天将出差期间应报的工作文档补齐提交。

3.4监督及处罚

各类计划、日志、总结记录要求认真、详细填写，应付了事的视同为没有提交，相应的处罚规定如下：

1.总部：

行政办将不定期对总部员工的工作日志或周报填写及提交情况进行监督和抽查，各部门也有义务将本部门执行较差的情况提交到行政办。

行政办将对违反者给予相应的处罚。

第一次口头警示并提示给部门负责人。

第二次扣除本月奖金50元。

第三次公司通报批评。

2.分支：

营销部每周一检查各大区上周工作文档提交的情况，于周二上午将检查和统计结果发给各大区经理，作为处罚依据。

对于没有按时提交或不按规定填写的人员，每1个文档罚款50元，从当月底薪、提成、奖金中扣除。

4.裁剪指南

总部工作周报和总部日志可无需重复填写。

5.层次关系

5.1主控文件

《行政管理程序》

5.2支持文件

《个人工作周报》、《销售员工作总结计划》、《大区工作总结计划》

5.3相关文件

《项目立项申请表》、《绩效管理制度》。

6.附录

6.1附一：

总部日志系统操作指南

为了解决目前日志系统暂时无法升级的一些问题，总部员工填写日志、修改日志、删除日志，统一使用工具“日志小精灵”来填写。

其他日志操作仍登录日志系统进行操作。

6.1.1普通员工

1.填写日志记录：

进入同望日志后，在下方的增加日志界面中，填入内容，点击确定后提交。

提交后的日志记录将会显示在上方的浏览日志的界面中。

注意：

当日的日志记录必须在第二个工作日的中午12：

00以前填写，否则只能通过“补填”来填写当日的日志。

2.修改日志记录：

进入同望日志后，在上方的浏览日志界面，点击需要修改的日志记录的最后一列中的修改，在弹出的修改日志界面中，对该条日志记录进行修改，修改完成后点击确定提交。

3.删除日志记录：

进入同望日志后，在上方的浏览日志界面中，点击需要删除的日志记录的最后一列中的删除，在确认弹出菜单中点击确定删除。

4.查询日志记录：

进入同望日志后，从浏览日志界面的主菜单中选择日志查找，在日志查询界面中，点击所查询的人员的名称。

在日志查询结果界面中，选择起始日期、截止日期，然后可以点击全部、已审、未审，以便查找该人员的全部或已审、未审的日志记录。

技巧：

点击查询结果上的