高级外贸服装业务员赵明东作品.docx
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高级外贸服装业务员赵明东作品
高级外贸服装业务员
赵明东
2012年4月
事业:
狠!
快!
准!
狠,就是不要心软,脸厚而无形,心黑而无色,说到做到坚持原则,不怕困难,有魄力、有领导能力、有主见、有思想,可以带领一个团队圆满出色的做事业;快,就是日事日毕,日清日高!
做事速度要快,不要拖延、不可等待,立即行动,光阴似箭,时不待我,明日复明日,明日何其多,我生待明日,万事成蹉跎,现在行动持之以恒。
静若处子,动若狡兔;准,就是要细心、准确,力量要到点子上,不可做无用功,事半功倍。
做人:
乐观开朗灵活变通正直大气勤奋向上。
生活:
精!
气!
神!
精满!
气足!
神旺!
快乐生活勤俭节约健康运动。
第一章客户开发与客户维护
第二章工艺分析与样品制作
第三章成本分析与大货报价
第四章面辅打样与大货采购
第五章生产进度与质量控制
第六章租船订舱与单证制作
第七章终检查货与出货送仓
第八章结汇退税与档案整理
第一章
客户开发与客户维护
开发客户主要可以通过,朋友介绍、参加广交会(举办地址:
广州市海珠区阅江中路382号琶洲国际会展中心。
春季开展时间:
每年4月15日至5月5日;秋季开展时间:
每年10月15日至11月4日)、参加欧洲、美洲、日韩的相关的服装纺织行业展览会,同时也可以通过阿里巴()环球资源()等贸易网站来寻找。
一定要把客户维护好,服务好。
第二章
工艺分析与样品制作
第一节工艺单翻译与服装工艺的理解
1、接到客户样衣生产资料后,要立即翻译成中文,把翻译好的技术资料下发技术科等部门。
2、进行逐项检查工艺单,理解客户对样衣生产工艺和面料辅料的要求:
A首先是面料,如面料的品种、纱支、组织、克重、颜色,弄清楚是否有特别要求,比如磨毛、丝光,防静电、防皱等处理;然后注明要求下单给布厂订样衣面料(或者提供面料小样给布厂分析组织成分要对方报价提供板布)。
B其次是看需要何种辅料,包括底面缝纫线、拉链(是否特指,如YKK)、纽扣、气眼、人字带、花边、丈巾、罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。
整理清楚查寻本厂是否有仓存物料可用,如没有速向辅料工厂下单订购。
C.根据客户板单要求,研究是否有不合理的地方,着重看一下有无特殊要求,如有指示不明的地方要及时和客户沟通,如客户无特别要求则可按照常规操作自行设计工艺和制作要求,制定自己的工艺单
D.工艺单要注明面辅料要求,洗水方式,用线要求,缝制要求,印、绣花及其它处理,样衣交货日期等,(如果客户工艺单中对印、绣花方面没有详细的资料和明确指示,仅仅是要求有绣花或印花,但效果要好,那么跟单员就要揣测客户的心态,自己主动去创新设计一些东西,联系印花和绣花厂尽快出样供客户选择批核)。
E.完整的样板工艺生产通知单+齐全的面辅料交给样板房做头样。
F.样衣做好后交给跟单员,安排洗水、染色、绣花等,跟单员查看样衣是否符合要求后,交给联系好相应的吸水、染色、绣花厂,并详细交代要求。
如果有特别要求的要事先车好小样给客户确认OK后才可以继续操作。
以上过程完成回来由跟单员检查核对符合要求后交给板房做后整,(如不合要求需要再返工或重新做样衣)。
G.板房整理好样衣检查辅料齐全,尺寸无误后交给跟单员。
跟单员要自己在检查核对(并做好度尺记录)无误寄给客人。
样衣只可提前完成,不要拖拉。
第二节服装生产常做的几种样板
1.头样(ProtoSample),一般来说头板主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但当有配色时,一定要搭配合适才行,尺寸做工完全按照客供指示及要求。
2.推销样(SalesmanSample)作为销售样,客户看重的是,颜色要对,辅料要齐,印绣花也要按照要求的去做,特别是代表大货面料,一定要好.因为一般来说,大板是客人用于展销会的展办,目的为了将之前所做出的新款式,通过展销办获得定单。
所以一定是好的和准确的,符合客人的设计要求,此项工作非常重要.如果做得不好,可以说前功尽弃,一切都是白费。
3.产前样(PPSample),一般来说是在大货面料出来以后,为了保证大货的准确性,在裁剪前,做给客户看的样板,代表大货质量,也是客户对大货的检验.为了生产的方便,要求生产办必须符合客户对大货的一切要求,避免出现生产损失,产前样一定要快并准确,争取做大货的时间。
4.照片板(PhotoSample),一般来说是在订单确定后,大货出货前,客户用来扩大宣传,增加销售量的样办,主要看款式,外观效果要好,一定要起到门面作用(影相办必须提前安排)。
5.齐色齐码样(SizeSample),此项要求只是对于特定客的订单,大货下来后,该客户会要求先安排做跳码板(可以代用布和物料),待跳码板确认后,再做正确大货布齐色齐码板给客确认OK后才可开裁。
6.洗水样(WashingSample),这个一般由跟单员自己批核,洗水要求要跟客人要求。
并要保证成衣水洗尺寸,必须提前做好面料缩水率测试。
如果洗水差异跟客人样板出入较大返洗又实在无法达到客人要求的就挑出落色版给客人批核确认。
并跟客人解释沟通以得到客人认可。
7.船样(ShippingSample),大多数客户船头办要求板房在出货前6~10天做好或从大货里挑选,船头样原则该并入大货并收取费用,寄出船样的细码单并入大货交给财务出据发票,跟单员应负责跟进回收货款
8.参考样(ReferenceSample)客户需要再次确认版型或者某个部位尺寸就需要工厂做参考样。
9.测试样(TestSample)客户需要做环保测试、撕裂牢度测试、阻燃测试、染色牢度,则生产工厂需要安排和大货一样品质的测试样给客户。
领:
无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。
特别是新品可能要反复修改几次。
跟单员一定要保存好最后确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。
在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。
跟单员一定要做到:
(1)新品的制作要留实样。
(2)客户的原样要保存好。
(3)不清楚立即问,样衣交货要及时。
第三章
成本分析与大货报价
样品做好后,需要核算加工成本以及排料核算面辅料成本,加上增值税,利润,损耗,运费,各种检测费等。
第一节成本分析
认真研究完工艺单后,安排进行核价,即填写核价单,在填写核价单时一定要清晰、认真,经过谁手该把关的没把好关的要负首要责任;跟单员要整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表,以便以后核价遇到相同的面料时,可按固定的工艺去填制核价单,绣花,印花等外加工价格最好也有价格一览表。
1核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度,主要是与染整厂沟通,落实确定后,明确面料有关资料,以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重资料,注意面料的纱支与克重的对比,方便用料的核算。
同时要注意排料的方式,要不要对条对格、有无倒顺毛、要不要抓皱、洗水、充绒、行棉等。
2工艺室人员进行有关工艺用量的计算,此时要对辅料情况(特别是客户对辅料一般都是指定厂家,要对辅料的价格进一步落实好,以免大货投产后出现价格上的差异)进行详细解说,问明客户哪些辅料属于客供及印花的种类及绣花线的种类,避免遗漏,客户有特殊要求的,更是需要特别说明。
3生产车间对照工艺单,进行生产量及加工费的计算,由于车间是参照工艺单进行计算,好多内容仅是“纸上谈兵”,因此有条件的尽可能提供样衣,对于工艺单上或是客户特别指示的,要一并详细告知(最好是书面)生产部门,以便尽可能核算准确。
4汇总资料,核算价格。
由于核价员习惯于按照自己知道的资料进行核价,因此在客户有特殊要求的时候,一定要有明确指示并做相关提醒,如面料有特殊要求(有无水洗等),辅料比较奇特,印花、绣花价格等。
所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料或者是工艺单里,以便以后备查.
5报价时如对某些辅料及印花、绣花价格不明确的,报价时要注明所列辅料及英绣花的价格,如订单经常会指定辅料厂,而欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测(客户指定辅料,跟单员一定要注意,如果跟单员没明确标注,跟单员要负主要责任;所有担当学会看核价单上的资料,一定要看清楚,把经手的资料要做到心中有数;有特殊要求的,一定要告诉核价员)。
第二节大货报价
一般报价时候,要考虑到数量的多少,工艺的难易,损耗的多少,面料的缩率等等。
搞好后加上相应的利润和议价空间就可以报价。
第四章
面辅打样与大货采购
第一节面辅打样
客人订单下来后,要安排各种辅料打样,如纽扣,拉链等。
核算数量,向辅料供应商采购。
一般来说,报完价后,如客户觉得价格接近或者是可以接受,会要求安排备样(原则上先谈价格,后打样;对新客户原则上不备样,备样要收样品费)。
备样时主要注意(备样时关键在于保证交期及质量,因此我们经手的资料务必要准确,与客户要求一致,才能保证样品及时得到确认,避免重复返工):
A:
样品
1款式样,一般来说款试样主要是看做工的,可以用代替面料,但当有配色时,一定要搭配合适才行,尺寸做工完全按照客供指示及要求。
2确认样,作为确认样,客户看重的是,颜色要对,辅料要齐,印绣花也要按照要求的去做,特别是代表大货面料,一定要好.因为一般来说,确认样是给设计师看的,所以一定是好的和准确的,符合设计师口味的,此项工作非常重要.如果做得不好,可以说前功尽弃,一切都是白费.
3产前样,一般来说是在大货面料出来以后,为了保证大货的准确性,在裁剪前,做给客户看得样品,代表大货水平,也是客户对大伙的检验.为了生产的方便,要求产前样必须符合客户对大货的一切要求,避免出现生产损失,安排起来一定要快。
对于HTP订单,大货下来后,再安排做大货产前样,待产前样确认后,进行大货生产。
HTP订单不要求打英绣花样。
4广告样,广告样一般来说是在订单确定后,大货出货前,客户用来扩大宣传,增加销售量的样品,齐色齐码,外观效果要好,一定要起到门面作用(广告样必须提前安排,不能临近再下备样)。
5齐色样,此项要求的客户比较少,可以灵活掌握。
对于HTP的订单,客户要求在工艺单下达后,安排做销售样,而且对于不好找的辅料可用类似或接近的代替,样衣发走后,安排核价、报价,然后等客户确认意见。
6水洗样,要保证成衣水洗尺寸,必须做好前提工作面料缩水率。
7船样,大多数客户船样要并到大货里,如该并入大货收费的船样未并入大货,跟单员应负主要责任。
B:
色样
1色样,制作要好看、及时,保存要完整,一式三份:
自已必须留存一份,以免以后的生产过程中,对大货的颜色进行核对,问明客户是在自然光还是在灯光下对色,以便及时确认。
2纱样
3布样,如麻灰:
如客户指定麻灰色号时,可与客户沟通直接进行大货生产,如有客户布样,可找一些颜色比较相近的布样待客户确认。
色样在涉及到麻灰或烟灰色时,最好是让客户指定潘通卡上的色号,便于采供部门购纱。
第一节印花绣花样
首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样,特别是绣花,绣花线一定要用正确颜色,如确有难度,可以与客户沟通,变通安排。
英绣花资料必须保证准确,如颜色搭配、花型等,要及时同客户沟通不明确的地方,争取缩短确认周期(英绣花打确认样时间:
原则上从业务员将英绣花资料转交外协员后三日内应将确认样转业务员,外协员要注意打确认样布料的颜色一定要正确,确认样原则上要检验合格后才能出厂,对确认样跟单员也要进行检查,由跟单员将确认样寄给客户确认,客户确认后的确认样要及时转生产厂,并做好交接记录)。
外协员要对以前及以后外加工的英绣花价格等资料进行汇总,便于以后出现同类加工业务时方便查询。
第二节辅料打样
由于我们的辅料开发有一定局限性,因此安排辅料时一定要尽可能广。
如同行、客户及其它部门,在此特别指出的是网络查询,重点是快!
!
光客户要求的辅料确有一定难度时,及时与客户协商处理意见。
辅料管理员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总,便于以后出现同类辅料时方便查询。
对于HTP的订单,辅料多而且杂,要特别注意染色问题,如梭织布,人字带等;还有一些辅料虽然好找,但达不到辅料厂的起订量,工厂不愿意做,本着客户一般确认销售样上的辅料的作风,因此,应在打样时,就考虑找一些好做、好找的辅料,减少大货生产不必要的麻烦。
辅料总体要求为价格低及质量好,因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的,以后再遇到此类辅料时能有据可查。
辅料打确认样时间:
原则上从业务员将打辅料确认样的资料转交辅料管理员后三日内应将确认样寄给客户确认。
第三节大货采购
按照订单数量以及单耗表,加上损耗,详细计算所需要的面辅料。
面辅料采购要按采购订单所载明的物料,品名,规格,数量及交期更进行跟踪。
以便满足企业生产活动对物料的需求,在必要的时候,获得必要的物料,避免停工待料。
一、采购跟单的基本要求:
适当的交货时间,适当的交货质量,适当的交货地点,适当的交货数量及适当的交货价格。
(适时,适质,适地,适量,适价)
二、物料采购跟单的原因:
以下原因造成我们要对物料进行跟催:
(1)供应商方面的原因:
由于供应商方面的原因造成交货不及时,而使我们必须跟单的原因有:
超过产能的接单和超过技术水准的接单。
制程管理不良,质量管理不充分而造成不良品的增多。
来自低工资的员工工作效率低,完不成。
等原因。
(2)企业方面的原因:
供应商的选定有误,对他的产能和技术调查不足。
所要求的品质没说清楚。
价格的决定很勉强。
进度的掌握和督促不力。
下订单到过远的地方。
(3)沟通方面的原因:
信息交换不及时。
三、大货采购流程:
(1)制作订购单:
跟单员接到所需部门的请购单,要制成订购单传给供应商。
制订购单时注意:
审查请购单。
熟悉订购的物料,价格确认,确认质量标准。
确认物料需求量,制定订单说明书,发出订购单。
将要采购的物料名称,规格型号,数量,价格。
交期等要求表达清楚。
采购单经审核无误后发给供应商,并要求供应商签字回传。
(2)订单跟踪对长期合作的,信誉好的供应商可以不进行跟踪。
跟踪加工工艺,跟踪原材料,跟踪加工过程,跟踪组装总测,跟踪包装入库。
(3)物料检验确定检验日期,通知检验人员,进行物料检验,处理检验问题
(4)物料进仓协调送货,协调接受,通知送货,物料入库,处理接受问题
四、物料采购跟单的方法策略:
催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料,使企业的经营成本降低。
催单的方法:
(1)按订单跟催。
按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。
联单法:
将订购单按日期顺序排列好,提前一定时间进行跟催。
统计法:
将订购单统计成报表,提前一定时间进行跟催。
跟催箱:
制作一个31格的跟催箱,将订购单依照日期顺序放入跟催箱,每天跟催相应的订单。
(2)定期跟催。
于每周固定时间,将要跟催的订单整理好,打印成报表定期统一跟催。
第五章
生产进度与质量控制
第一节生产进度
合理安排生产计划,空运还是海运或者是海空联运等等。
和客户正式签定定单合同并确认客户已执行合同后,要下达生产通知单,生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确,并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令,并已开始执行。
向生产部要生产计划,监督生产指令在各环节中的进行,保证其顺畅。
如有客户资料未到时,要及时与相关部门和客户进行沟通和调解,做出最合理的生产计划。
生产过程跟单员要了解企业的生产进度能否满足定单的交货期,产品是否按订单生产,因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度,发现问题要及时处理。
因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。
所以我们要深入到生产线,查看进度,查看质量。
一、生产过程跟单的基本要求:
1.按时交货:
要使生产进度与订单交货期相吻合,做到不提前也不推迟。
2.按质交货:
生产出来的产品符合订单的质量要求。
二、生产过程跟单的流程:
1.下达生产通知书。
跟单员接到客户订单后,应将其转化为生产通知单。
通知单要明确客户所订产品的名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等。
2.分析生产能力
生产通知单下达后,要分析企业的生产能力。
能否按期,按质地交货。
如不能应采取什么措施?
要不要外包?
3.制定生产计划:
生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。
跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。
4.跟踪生产进度
(1)生产进度控制流程
(2)生产进度控制作业程序;(3)生产进度控制重点;
A.实际进度与计划进度发生差异,要找原因。
通常有下列原因:
1.原计划错误;
2.机器设备有故障;
3.材料没跟上;
4.不良率和报废率过高;
5.临时工作或特急订单的影响;
6.前制程延误的累积;
7.员工工作情绪低落,缺勤或流动率高。
(4)跟踪生产进度的表单:
生产日报表,生产进度差异分析表,生产进度控制表,生产异常处理表,生产线进度跟踪表。
5.交期延误:
如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。
如不同意,一是协商,我们可承担部分费用将货出去。
二就只好取消订单了。
6.我们再提一下有关订单的更改问题:
客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量上的,(或增加,或减少)。
有包装上的。
(彩印,或白合)。
有交期的变更。
(或提前,或推迟)。
接到客户要求变更,首先要看改什么?
能否接收?
如我们的货已生产的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。
如还没按排,问题不大。
如已按排了部份,要进行协商。
比如数量要减,我们已按原数量采购了材料,通用的问题不大。
但如是专用的,客户要承担部份费用。
对交期:
如要提前,我们要根据实际情况说。
如要推迟,时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要承担。
在定单的执行过程中,要准时填报生产进度跟进表,及时给客户报告生产进度,并要及时汇总资料,整理订单,避免出现疏漏的地方,并及时与客户和生产部门沟通,对出现的意外情况要及时处理,如上报、与客户协商拖期、协调有关部门采取补救措施等。
在临近交期时,如生产过程中如有防碍大货交期无法按合同顺利执行时,必须事先通知客户;当大货生产过程中,缝制、印花、绣花等出现防碍生产顺利进行时,一定要及时通知客户(同时发样给客户)采取有关补救措施。
为了大货生产能够顺利进行,首先要及时去生产厂看每天的生产情况。
对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时,除了沟通之外,还应有书面形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户,并提醒有可能影响交期,同时,要排查生产环节中还可能存在的问题,要及时汇总情况,特别是辅料。
跟单员在开货前提供完整的生产工艺单(包括生产制单、尺寸表、配料表、物料卡,追踪生产进度、货期、及品质控制要求)。
给经理.厂长,生产部和QC部,并协同生产部一起开产前会,将生产过程中特别要求和引起注意的问题在会上提出并一起记录签名确认无疑问才开货,开货后由QC负责跟进生产全过程的产品质量并出具各个阶段(裁床,车间,尾部验货报告单,将信息及时反馈给跟单员(对于生产过程中发现的问题要提出整改建议和防范措施);客户来我司验货时,跟单员要陪同客户一起验货,并做好记录将客人要求的信息及时反馈给生产各部门。
以下是服装业的跟单员:
跟单员在外期间生活、工作注意调理有序,尤其保证人身安全,另外更注重的是代表企业形象。
第二节QC在生产管理中的验货程序
1、面/辅料到厂后,督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点,并由工厂签收。
若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。
⒉如工厂前期未打过样品,须安排其速打出投产前样确认,并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。
特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。
⒊校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认,详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认,并通知其开裁。
⒋根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值,并将具体数据以书面形式通知公司。
如有欠料,须及时落实补料事宜并告知加工厂。
如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司,并督促其节约使用,杜绝浪费现象。
⒌投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验,如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员,并监督、协助工厂落实整改。
⒍每个车间下机首件成品后,要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。
出具检验报告书(大货生产初期/中期/末期)及整改意见,经加工厂负责人签字确认后留工厂一份,自留一份并传真公司。
⒎每天要记录、总结工作,制定明日工作方案。
根据大货交期事先列出生产计划表,每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。
生产进度要随时汇报公司。
⒏针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求,要监督、协助加工厂落实到位,并及时汇报公司落实情况。
⒐成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量,并不定期抽验包装好的成品,要做到有问题早发现、早处理。
尽最大努力保证大货质量和交期。
⒑大货包装完毕后,要将裁剪明细与装箱单进行核对,检查每色、每号是否相符。
如有问题必须查明原因并及时相应解决。
⒒加工结束后,详细清理并收回所有剩余面料、辅料。
⒓对生产过程中各环节(包括本公司相应部门和各业务单位)的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。
13.在检查过程中一定要公平,真实。
不能收到厂家的一点点好处,而忘了自己的职责。
第三节出差验货
⒈全面准备并了解订单资料(客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样),确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。
对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部,以便及时确认。
⒉务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致!
(最好要有文字证明)
⒊事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估,做到知根知底。
⒋跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中,须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。
严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言行。
处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。
⒌预先充分估量工作中问题的潜在发生性,相应加强工作力度,完善细化前期工作,减少乃至杜绝其发生的可能性。
不以发现问题为目的,预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验,对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。
6.订单跟单员与订单负责人(操作员)要保持密切的联系,出于双方的利益着想,双与对方沟通,将问题降到最低限度。
第六章
租船订舱与单证制作
第一节出口货物的基本程序:
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。
它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。
我们将这些程序概括为:
(1)催审单证:
大多数的支付方式是L/C。
对安全收汇有保障,因它是银行信用。
只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。
跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。
催证:
货物快完成时,要催证。
审证:
审证是银行和公司的共同