供应商管理制度.docx
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供应商管理制度
供应商管理制度
第一章总则
第一条为了规范供应商的选择与日常管理维护，明确操作细节，特制定本制度。
第二条供应商管理原则
（一）保证公司的生产经营物资按需及时供应，防止产生缺货导致停产；
（二）供应商开发的基本准则应遵循质量、成本、交付与服务并重的原则；
（三）供应商管理实行战略合作管理，要和供应商保持长期合作关系；
（四）供应商管理要实行动态管理，加强沟通、定期评估。
第三条适用范围：
（一）供应商的管理包括供应商的选择、管理、评价、淘汰等方面，由采购部主导，矿管部及其他相关部门负责协助。
（二）公司供应商管理的范围包括石场现金采购物资的供应商。
（三）物资供应商分为固定资产供应商、材料配件供应商等。
固定资产供应商由于采购频率低、单值大，只需进行供应商的选择，不进行日常供应商的评价。
第四条部门职责
（一）采购部采购物资供应商由采购部负责进行管理，行政部采购物资供应商由行政部负责进行管理。
（二）使用部门应负责协助提供供应商所供应产品质量、交货、服务等相关方面信息。
（三）采购部应根据公司的供应商管理办法定期组织对供应商的考核，考核结果应形成材料，进行上报与存档。
第2章供应商选择
第五条采购执行主体负责进行市场潜在供应商的搜寻工作，分类登记《供应商情况登记表》。
第六条主要通过以下方式搜寻开发供应商：
（一）互联网搜索；
（二）同行介绍；
（三）供应商的主动问询和介绍；
（四）专业技术杂志；
（五）供应商的专业媒体广告等。
第七条采购执行主体负责收集供应商信息，会同使用部门剔除明显不适合进一步合作的供应商后，拟定一个《供应商考察名录》。
被剔除的供应商应记录剔除原因，以备查阅。
第八条新供应商须提供的资料的复印件：
（一）营业执照；
（二）税务登记证；
（三）组织机构代码证；
（四）公司介绍（或相关资料）；
（五）认证体系证书；
（六）特殊行业许可证；
（七）代理商（贸易商）需提供代理证书等。
第九条采购执行主体应根据《供应商考察名录》要求供应商填写《供应商基本资料表》，对供应商的基本情况，设备情况，产品情况，人员情况、供应能力等进行了解。
第一十条对于需要提供样品试用的供应商，应要求其提供样品，交由使用部门或设备部进行样品测试，并提供质量测试结果报告。
使用部门或矿管部无法独立进行测试的，应负责寻找专业机构进行测试。
第一十一条对于重要物资供应商，采购部可根据实际需求提出实地考察需求，报常务副总经理批准，经批准后，采购部负责组织相关部门的技术人员实地考察供应商，并向公司提交《实地评估记录表》。
第一十二条对不实地考察的供应商，应通过电话、传真、电子邮件等方式和供应商联系，进一步取得供应商供应能力信息。
第一十三条采购执行主体根据供应商提供的信息，会同相关部门对供应商的产品质量、服务、生产能力及配合方面进行评估，根据《新供应商评审表》各项指标对供应商是否符合我公司要求进行评审，评审合格的供应商列入公司《合格供应商清单》。
不合格的记录不合格原因，并备案备查。
第3章供应商档案管理
第一十四条供应商档案包括：
（一）《供应商合格名录》
（二）《供应商基本资料表》；
（三）供应商营业资质（营业执照复印件；税务登记证复印件；组织机构代码证；认证体系证书复印件，特殊行业许可证，代理商（贸易商）需提供代理证书等）；
（四）价格表；
（五）关键技术资料；
（六）评估、考核资料，包括：
《实地评估记录表》，《新供应商评审表》，《供应商考核表》，《供应商异常联系单》，《供应商异常情况登记表》等。
第一十五条采购执行主体负责建立并定期更新供应商档案，使用部门予以配合。
第一十六条供应商档案由采购执行主体负责管理。
第一十七条供应商档案应实时进行更新，每年至少更新一次。
第一十八条在纸质供应商档案基础上，采购部应建立电子版《供应商情况登记表》与《供应商合格名录》，并对内容进行实时更新。
第4章供应商的日常管理
第一十九条采购执行主体需对供应商日常表现及到货物资使用情况进行记录，形成供应商评价的依据。
第二十条对到货物资出现的品质异常，使用部门应及时发送《供应商品质异常情况表》给采购执行主体，表中描述清楚品质异常现象，并附照片，采购执行主体把异常信息转发供应商，并跟进供应商解决和后续改进工作。
第二十一条采购执行主体应定期对供应商的交货情况进行统计分析，其结果作为供应商评价的依据，并将结果传给供应商，敦促其不断的改善与提高。
第二十二条采购执行主体应定期对同类产品市场价格及供应情况进行了解，并作为与供应商谈判及供应商评价的依据。
第二十三条对于公司重要供应商，应加强与供应商的日常沟通与反馈，建立长期合作供应商关系，签订长期合作协议。
第5章供应商评价
第二十四条采购部负责组织供应商的年度评价，确保所采购物资质量、交货期、服务等满足规定要求。
年度评价是指以年度为周期对供方进行综合评估。
第二十五条每年采购额排名前20的材料配件供应商，原则上应进行供应商年度评价。
第二十六条采购执行主体应对供应商日常异常情况做好《供应商异常情况登记表》，作为考核依据。
第二十七条使用部门负责为供应商评价提供基础数据，包括品质、交期与日常配合等方面。
第二十八条出现物资质量异常，质量异常情况严重或者对生产产生影响的，采购部要对供应商重新做出评估。
第二十九条考核项目及评分标准见附件《供应商考核表》，考核结果酌情通报给相应供应商，供其改善。
第三十条供应商考核评定标准及运用：
评价分数
结果运用
供应商等级
85分以上
可加大采购量
A
70～84分
可正常采购
B
60～69分
需进行辅导，减量采购
C
﹤60分
提供整改报告，可暂停采购
D
注意：
质量得分小于25分者，参考D级奖惩；唯一供应商评为D级时仍可正常采购
第6章供应商淘汰
第三十一条D级供应商在收到整改通知一年内未配合整改的，可取消供应商资格。
第三十二条经过供应商评价认为不能继续合作的供应商，应该在合同结束后取消供应商资格或者和供应商协商解除合同。
第三十三条出现严重质量异常或影响项目生产的，且供应商不积极配合解决问题，采购部可不进行供应商评价，即取消供应商资格。
第7章供应商申诉处理
第三十四条采购执行主体在选择供应商时对所有供应商要一视同仁地对待，并且要明确告诉对方申诉渠道。
第三十五条行政部负责接待供应商申诉，根据供应商申诉的情况和采购部、石场、矿管部协调，必要时向常务副总经理通报情况，由常务副总经理审查处理。
第8章附则
第三十六条本管理制度由采购部负责草拟、修改和解释。
第三十七条本管理制度经总经理审批后，自颁布之日起正式实施。
供应商评价管理规范
编制时间：
年月日
1、总则
1.1目的
选择合格的供应商并对其进行持续监控，确保其为企业提供合格的产品与服务。
1.2适用范围
本方案适用于给企业提供产品和服务的所有供应商。
1.3权责
1.3.1采购部、质检部、技术部、生产部负责对供应商评价。
1.3.2质检部、采购部负责对供应商的考核。
1.3.3总经理负责合格供应商的批准。
2、合格供应商的标准
2.1应选择具有良好的质保能力和商业信誉的公司为本企业提供物料。
2.2本企业相关人员对合格供应商的评价，应按照以下标准综合考虑（参照“供应商基础状况调查表”）。
2.2.1供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。
2.2.2优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并通过认证的供应商。
2.2.3对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中大体包适下列4个方面的要求：
（1）进料的检验是否严格。
（2）生产过程的质量保证体系是否完善。
（3）产品出厂的检验是否符合我方要求。
（4）考察供应商的历史业绩及主要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，主要客户最好是知名的大型企业。
2.2.4具有足够的生产能力，能满足本公司连续需求及进一步扩大产量的需要。
2.2.5能急用户之所急，紧急订单能紧急处理。
2.2.6有具体的售后服务措施，且令人满意。
2.2.7同等价格择其优，现等质量择其廉，同价同质择其近。
2.2.8样品通过试用且合格。
供应商评价程序（见供应商评定流程及附注说明表）
3.1供应商的现场评审
3.1.2对于供应甲级产品的供应商实行月考季评审，对于供应乙级产品的供应商的实行季考核半年评审，对于供应丙级产品的供应商则实行半年考核年终评审。
3.2《供应商质量保证协议》的签定。
3.2.1采购部负责与现场评审合格的关键材料供应商、重要材料的供应商和普通材料供应商签定《供应商质量保证协议》。
3.2.2《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。
3.3样件需求与供应商送样
3.3.1企业有样件需求，由采购部采购人员通知供应商送交样件，质量管理部相关人员需对样件提出详细的技术质量要注，如品名、规格、包装方式等。
3.3.2样件应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于2件。
3.4样件的确认
3.4.1样件送达企业后，由技术开发部门、质量管理部完成样件的材料、性能、尺寸、外观质量等方面的检验，并填写《样品确认表》。
3.4.2经确认合格的样件，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格或不合格，标识检验状态。
3.4.3合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商进行生产的依据，一件留在质检部作为今后检验的依据。
3.5确定合格供应商的名单
3.5.1在《供应商基本资料表》、《供应商综合评审表》、《供应商质量保证协议》和《样品确认表》4份资料完成后，质量管理部将供应商列入《合格供方名录》，交企业最高管理者批准。
3.5.2对于唯一供应商或独占市场的供应商，或直接列入《合格供方名录》。
3.5.3如果客户提供供应商名单，采购部采购人员必须按客户提供的供应商名单进行采购。
3.5.4《合格供方名录》在每次的供应商考核结果得出后进行修订，删除不合格供应商，修订后的《合格供方名录》经总经理审批后生效。
供应商的考核与监督
4.1考核方法
对供应商实行评分分级制度，满分为100分。
4.1.1
采购人员应要求供应商准时交货，同时应记录由于供应商原因采用分批发造成的超额费用。
4.1.2考核频率
关键、重要材料的供应商每月考核一次，普通材料的供应商每季度考核一次。
4.2考核结果的处理（见供应商考核表—相应措施）。
4.3对合格供应商的质量监督
4.3.1质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，对于批量产品不合格应及时通知供应商，产品不合格时对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。
4.3.2对不合格的供应商，应取消其供货资格，并修订《合格供方名录》。
供应商政策的执行与反馈
5.1采购部门与财务部门在接到供应商政策执行通知书后，按规定的执行日期执行，并严格执行保密制度。
在政策执行的过程中，发现任何问题，应立即反馈给采购部门。
5.2供应商政策的临时性变更
5.2.1出现下列情况，经过公司运营总监的书面同意后，可对某些供应商的政策做临时调整：
（1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重调整。
（2）供应商决定把我公司作为重要客户。
（3）重要供应商出现临时性的重大经营危机。
（4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，供需双方都应做重大的政策调整。
（5）其它须作临时性调整的情况。
5.3临时性供应商等级调整同样应填写供应商等级变动申请表，并有表格左上方注册“临时”字样和调整进限。
5.4调整一旦结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。
建立供应商质量体系
6.1对供应商质量体系的开发，每年由采购部组织供应商相关人员学习质量体系标准，并要求供应商制订质量体系推行计划，原则上要求供应商通过质量体系的认证，并逐步符合质量体系的要求。
6.2供应商质量体系的评定
6.2.1重要材料供应商、关键材料供应商每年评定一次，普通材料供应商两年评定一次。
6.2.2质量管理部制订评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定，或供应商自我评定的办法。
6.2.3评定内容按《供应商质量管理检查表》的规定。
6.2.4如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，采购人员索取了供应商的认证证明资料后，可免除对其的评定。
7附则
7.1本制度由质量管理部、采购部联合制定，相关内容分别由相关负责人负责解释和修订。
7.2本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。
附件：
1、《供应商质量保证协议》
2、《供应商情况登记表》
3、《供应商考察名录》
4、《供应商基本资料表》
5、《实地评估记录表》
6、《新供应商评审表》
7、《供应商合格名录》
8、《样品确认表》
9、《供应商考核表》
10、《供应商综合评审表》
11、《供应商质量管理检查表》
12、《供应商异常情况登记表》
13、《供应商品质异常联系单》
附件：
供应商质量保证协议书
甲方：
（供货方）
乙方：
（购货方）
为保证化妆品质量，明确质量责任，保障消费者使用到安全、有效的产品，依据《化妆品卫生监督条例》等法律、法规，经甲、乙双方友好协商签订如下协议：
1、甲方须向乙方提供加盖其公章的营业执照、生产企业还应提供卫生许可证、全国工业产品生产许可证等企业的合法资质复印件和提供开票资料。
2、甲方应向乙方提供销售人员的法人委托书原件和加盖其公章的身份证复印件。
3、甲方须向乙方提供所经营产品的注册批件或备案凭证、检验报告书、质量标准、注册商标、样品等相关资料。
4、甲方提供的以上资质证明文件须是合法有效的，伪造、假冒证明文件所引发的一切经济损失与法律责任由甲方全部承担。
5、甲方提供的产品包装、标签、说明书等必须符合相关法律法规的规定，产品包装和说明书不符合相关法规要求引发的一切经济损失与法律责任由甲方全部承担。
6、甲方提供的产品须是按法定标准经检验合格的，并随货附有对应批号的产品检验报告书与合格证。
7、在流通与使用中，如发生由于甲方产品质量引起的纠纷，甲方须派代表迅速赶到现场并承担由此引起被行政主管部门抽检的商品和费用以及造成的一切损失。
8、产品在运输途中的破损、污染和乙方在销售过程中发现的非人为的破损，产品无批号、无生产日期、无使用期限等异常情况，甲方应无条件承担因此造成的一切损失包括但不限于退货费用、顾客投诉的赔偿费用、交通费用及手续费用等。
9、因经营过程中发现甲方伪劣产品或假冒专利产品等侵犯第三人知识产权的，使乙方遭顾客投诉、被行政部门处罚、或被媒体曝光等给乙方造成经济、名誉损失的，甲方应承担一切直接经济损失。
10、甲方应提供合法票据，所供产品的有效期应在一年以上，特殊效期产品除外。
11、乙方应向甲方提供加盖原印章的营业执照等相关企业资料复印件。
12、乙方在经营或使用甲方所供产品的过程中发生质量问题应及时以书面形式与甲方联系通报相关情况，甲方应积极配合、妥善处理。
13、乙方应有符合国家相关规定和产品存储要求的储存场所，因储存不当造成的质量问题由乙方负责。
14、本协议一式两份，甲乙双方各执一份，未尽事宜由甲乙双方协商解决。
15、本协议自双方签订之日起生效，有效期从年月日至
年月日。
甲方（盖章）：
乙方（盖章）：
代表人：
代表人：
年月日年月日
供应商情况登记表
编号：
供应商名称
注册地
注册资金
企业性质
主要产品
产品品牌
联系方式
如被剔除（剔除原因）
供应商考察名录
编号：
供应商名称
注册地
注册资金
企业性质
主要产品
产品品牌
供货能力
联系方式
备注
供应商基本资料
供应商名称
供应商地址
邮政编码
联系电话／传真
联系人
提供产品／服务
企业概况
企业性质
□国营□合资□私营□其他
员工构成
员工总数，其中工程技术人员
质量体系
已通过
□GMPC认证
未通过
□准备在月内认证□目前无认证计划
主要生产设备
主要生产工艺
主要试验设备
主要检测设备
生产能力
月供货能力
正常交付周期
主要客户简介
客户
提供的产品占生产比例
实地评估记录表
编号：
评估项目
评估内容
评估计分
评估部门
备注
交货保证
能力
（25分）
1、产能充足和饱满程度（8分）
采购部
2、物流、仓储、运输能力（7分）
3、交期承诺合理性（5分）
4、计划、跟单安排（5分）
品质保证
能力
（50分）
1、体系完整和执行度（12分）
采购部/矿管部
2、IQC人员、设备、质量记录（6分）
3、PQC质量记录和工序安排（6分）
4、QA抽样标准、出货保证能力（10分）
5、客户抱怨处理（8分）
6、5S管理（8分）
工程技术
能力
（25分）
1、新产品开发、设计能力（7分）
矿管部
2、机器、设备的保养、计量与使用（8分）
3、工艺保证能力（10分）
累计记分：
评估结果：
采购部意见：
签名：
日期：
矿管部意见：
签名：
日期：
总经理意见：
签名：
日期：
最终结果：
□不合格□合格
备注：
签名：
日期：
新供应商评审表
编号：
供应商名称
联系人
电话
产品执行标准
传真
序号
基本情况
1.
质量体系
质量体系认证□无□
2.
执行标准
能执行标准□无标生产□
3.
企业注册资金
三百万以上口一百万以上三百万以下口五十万以下口
4.
生产方式
流水作业成批生产□单件生产□
5.
设计能力
自行设计□能设计简单产品□不能设计□
6.
企业历史
十年以上口五年以上十年以下口三年以下口
7.
企业人员
500-1000人口100-500人口0-100人口
8.
企业业绩
年产量/产能100%-200%口70%-90%口60%以下口
序号
我司评审
1.
提供产品质量
优□良□一般□
2.
服务情况
优□良□一般□
3.
生产能力
完全满足□ 基本满足□不满足□
4.
按时交货情况
较好□一般□较差□
评审意见：
按照《供方评价准则》，对供应商资质、生产能力以及提供产品质量等进行评定，该供应商基本（符合/不符合）我公司合格供应商的要求，建议该供应商（列入/不列入）我公司《合格供应商库》中。
评审人：
年月日
评审结论：
同意将该供应商（列为/不列为）我公司合格供应商。
生产副总经理：
年月日
年度复评记录
年度
是否继续列入合格供方名录
批准
时间
年度
是否继续列入合格供方名录
批准
时间
年度
是否继续列入合格供方名录
批准
时间
供应商合格名录表
日期：
年月日
序号
供应商
生产厂家
供应物资名称
规格
质量评价
联系人
电话
地址
备注
样品确认单
物料供应商
送样日期
序号
物料名称
规格型号
样品确认
备注
封样编码
样品图片
确认人
采购部意见：
判定：
□合格□条件合格□不合格
确认人：
年月日
总经理意见：
最终判定：
□合格□条件合格□不合格
签名：
年月日
供应商考核表
编号：
考核项目
考核内容
考核方法
分值
分数
备注
质量40%
来货质量
[1－（进料不合格批数/总进料批数）]*40%
0~40分
合格率
价格30%
A、非常有优势
13~15分
B、较有优势
C、较无优势
7~11分
D、无优势
交货准确度15%
交货情况
[1-（逾期批数/总进料批数）]*30%
0~30分
到货率
配合度
15%
合同和票据处理的配合
A、合同及时回传；票据如实、及时、完备
4~5分
B、合同不及时回传，票据处理较好
2~3分
C、合同及时回传，票据处理恶劣
1分
D、合同擅自修改，票据处理恶劣
0分
不良品更换的配合
A、按时更换
4~5分
B、偶尔拖延
2~3分
C、经常拖延
1分
D、置之不理
0分
升级会员 