供应商管理制度的建立与实施.docx
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供应商管理制度的建立与实施
供应商管理制度的建立与实施
优选供应商处在供应链管理的最前端，供应商优劣直接影响供货价格、质量、服务等一系列后续工作。
“问渠那得清如许，惟有源头活水来”，供应商管理应是采购业务最重要的基础工作。
长庆油田物资装备部自组建以来非常重视供应商管理工作，在供应商管理方面不断摸索，建立了有效的供应商管理制度和操作控制程序，使供应商管理不断走向规范化。
一、供应商管理的基本概况
长庆油田供应商管理工作主要包括供应商准入管理、供应商考核管理、供应商年审管理、供应商产品质量控制、供应商培训、供应商廉正建设等几个方面。
长庆油田分公司物资供应系统供应商管理是从2002年开始的，三年以来，制订完善了《长庆油田分公司物资采购市场准入管理办法》、《物资监造管理办法》等有关供应商管理制度，并根据制度不断规范供应商管理准入程序，根据中国石油天然气股份公司内控体系建设的要求，结合油田供应商管理实际，修改制定了油田供应商管理内控程序图（详见图1）。
使供应商管理逐步走向规范化。
对800多个申请入网的供应商资质资料进行了审查，经审查合格办理市场准入证的物资供应商有640个。
100多个物资供应商正在审查待批阶段，还有部分供应商经审查不合格，不能进入油田物资供应市场。
。
为了确保供应商管理制度的严格执行，加强供需双方的信息沟通与交流，提高供应商管理工作的水平，按照现代供应链管理的理念，长庆油田公司在油田电子商务ERP系统中专门开发了供应商管理功能。
建立了完善的供应商信息数据库，实现了在网上注册、查询、准入审查、选厂、考核、年审和注销等功能，将油田物资供应管理延伸到对供应链管理，从而保证了物资供应的质量和效率。
图1
二、供应商管理制度的具体实施
（一）供应商准入管理
1、长庆油田公司对供应商准入管理的原则是：
“控制总量、提高质量、优胜劣汰、公正廉明”和“以生产厂为主、中间经销公司为辅的原则”。
2、长庆油田公司对供应商准入的有关规定是：
（1）凡申请办理“准入证”的生产厂和经销公司（以下简称“供应商”），必须先在长庆油田电子商务网上注册（网址：
http:
//61.185.215.169），提交相关资料，经物资装备部质量管理科审查，物资装备部办公会研究通过，长庆油田分公司相关部门审批（详见附表1）后颁发“物资供应市场准入证书”，持中国石油天然气股份有限公司能源一号“会员证书”的供应商在网上注册后可直接在物资装备部质量管理科备案，办理准入证。
（2）长庆油田分公司物资装备部对物资采购市场准入进行统一管理，各二级单位采办站及相关单位不得重复办理物资供应市场准入证。
长庆油田分公司物资准入审批目录（附表1）
序号
产品名称
审批部门
办理证件名称
1
无缝管
质量安全环保处
产品质量登记证
2
压力容器钢板
质量安全环保处
产品质量登记证
3
化工产品
质量安全环保处
产品质量登记证
4
阀门
质量安全环保处
产品质量登记证
5
劳保用品
质量安全环保处
产品质量登记证
6
注水井口
质量安全环保处
产品质量登记证
7
采油（气）井口
质量安全环保处
产品质量登记证
8
石油专用管
质量安全环保处
产品质量登记证
9
抽油机
质量安全环保处
产品质量登记证
10
抽油泵
质量安全环保处
产品质量登记证
11
抽油杆
质量安全环保处
产品质量登记证
12
锅炉
质量安全环保处
产品质量登记证
13
加热炉
质量安全环保处
产品质量登记证
14
压力容器
质量安全环保处
产品质量登记证
15
压力表
质量安全环保处
产品质量登记证
16
有毒有害气体分析仪
质量安全环保处
产品质量登记证
17
三新产品
三新管理办公室
三新技术准入证
18
消防设施器材
HSE委员会消防办公室
消防产品登记证
19
注册资金在200万元以上
法律事务处
网上审批
（3）凡进入长庆油田分公司采购市场的供应商,必须是产品质量高、价格合理、合同履约好、售后服务及时,并具备一定规模的生产厂家和经销公司。
（4）“物资供应市场准入证书”是证明供应商具备生产或经销产品质量的控制能力、技术能力和资信状况的重要依据,并作为长庆油田分公司采购物资的先决条件。
严禁与无“物资供应市场准入证书”的供应商签订供货合同。
（5）对急用求援物资或小批零星物资确实需要由网外成员供货的、有关采购业务科室必须在网上提交推荐理由，经质量管理科及主管领导对所推荐供应商的资质进行审查合格后方可签订供货合同。
3、长庆油田公司对市场准入条件是：
（1）申请“准入证”的供应商必须要有合法手续和具备一定的生产经营实力,资质证件齐全（法人营业执照、增值税一般纳税人资格证书、组织机构代码证、国家规定的生产制造许可证等）。
（2）申请“准入证”单位必须提供申报物资执行国家（行业）的技术标准，无执行国家（行业）技术标准的必须提供经有关部门审查备案的企业标准,并确保产品质量合格。
（3）申请“准入证”的供应商必须具有良好的信誉保证和健全的服务体系。
能按照长庆油田分公司生产建设的要求,准确及时地提供所需物资和良好的售后服务。
对达不到以上准入条件者不能批准颁发“准入证”，且不能进入长庆油田分公司物资采购市场。
（二）、供应商考核管理
根据中国石油天然气股份有限公司的有关要求，结合长庆油田的具体实际，制定了供应商业绩考核办法，对物资采购市场准入供应商进行考核。
主要从产品质量、合同履约、售后服务等三个方面实行“动态考核、优胜劣汰”的运行方式。
对经考核合格的单位继续作为采购市场准入成员单位。
对经考核出现下列情况之一的，确定为不合格供应商：
（1）因提供的产品存在质量问题造成事故或影响的；
（2）未按要求限期进行质量问题整改的；
（3）违反规定销售假冒伪劣产品的；
（4）不参加年审或通知后不办理“准入证”手续的。
对不合格供应商，先在长庆油田公司电子商务网上公布，然后再在网上注销帐号和收回“准入证”，取消其采购市场准入成员单位资格，不再签订供货合同。
（三）、供应商年审管理
长庆油田的“准入证”的有效期为一年,到期后,由持证供应商携带相关证件（详见附表2）到物资装备部质量管理科办理年审手续,经年审合格并加盖年审专用章后方可继续有效。
年审时间为每年3-5月，6月1日以后因持证供应商不报年审资料，则视为放弃采购市场准入成员单位资格，油田公司电子商务网站自动注销准入成员资格，以后不得再次申请办理“准入证”和进入长庆油田分公司物资采购市场。
“准入证”年审需提交以下资质文件（附表2）
序号
文件名称
1
必须在长庆油田公司电子商务网上进行“会员注册”并扫描有关资质文件
原件
2
长庆油田公司物资供应市场准入证
原件
3
营业执照、组织机构代码证、增值税一般纳税人资格证书
原件
4
法人授权委托书
原件
5
若因改制变更供应商名称或经营范围内准入产品名称，须提供核发营业执照的工商行政管理部门证明
原件
6
长庆油田分公司物资购销双方廉政互保协议书。
原件
2004年对152个供应商进行了考核，2005年对471个供应商进行了考核，对考核合格供应商进行了年审，对考核不合格或不按时年审的180个供应商在网上予以注销。
（四）、供应商产品质量控制
为了确保采购物资的质量，从源头上防止伪劣、假冒物资进入油田市场，长庆油田从加强供应商管理角度，制定了切实可行的质量控制措施。
1、规范管理质量保证金，提高物资采购合同的抗风险能力，维护长庆油田公司的合法权益。
专门制定了《质量保证金管理办法》，规定在签定物资采购合同时，必须注明质量保证金留取条款，同供应商约定留取比例和质保期限。
在质保期满时，若合同标的物质量符合合同要求，则向厂商全额返回质量保证金；若合同标的物质量未达到合同要求，则视对我方造成的损失大小，由采购业务科室牵头并会同质量管理科研究对厂商的处罚。
处罚金从质量保证金扣除，当质量保证金不足处罚金额时，应再另向厂商索取赔偿。
2、对重要物资实行驻厂监造
委托具有检验资质的第三方部门，对油田所采购的石油专用管、抽油机、抽油泵、锅炉、压力容器、加热炉、输送管、管件、阀门等重要物资及关键物资，向生产厂派驻质量监督人员，的目的是对工厂生产及检验过程进行质量监督，证实工厂质量体系的有效性。
确保生产厂自始至终对产品质量负责。
驻厂监造的主要内容包括：
（1）、监督检查生产厂按订货合同要求遵循的标准（或技术条件）及质量保证体系的执行情况。
（2）、对生产厂质量检验人员的资格、工作责任心和技术素质进行监督检查。
（3）、检查生产厂的检测仪器、设备和工具的检定和运行情况。
（4）、检查生产厂对原材料进厂的验收情况，严防使用不符合要求的原材料。
（5）、监督检查生产厂是否按技术标准组织生产，并对生产的控制和检验记录进行抽查。
（6）、检查生产厂是否按要求进行产品的质量检验，检验检查结果是否准确、可靠。
（7）、检查生产厂对不合格产品的处理及管理情况，严防不合格产品混入合格产品中。
3、货物到达后进行强检
按照国家和中国石油天然气集团公司所规定的物资检验目录，对需要检验的物资实行强制检验。
检验合格后，才能办理入库手续，开具验收单。
凭质量检验报告和验收单，供应商办理付款结算手续。
（五）、供应商培训
中国石油天然气股份有限公司成立以后，加强电子商务建设，依托“能源一号”网络，建立了一套全新的物资采购管理模式。
长庆油田公司也按照油田的实际情况，开发了富有长庆特色的电子商务物资管理系统，改变了过去传统的手工管理模式，使物资采购全过程业务在网上封闭运行。
为了使供应商能够适应中国石油的电子商务运行模式，优质、高效的搞好物资供应工作。
我们系统的开展了供应商培训工作。
几年来共举办了五期供应商培训班,参加人员达490多人次。
培训内容涉及能源一号网上操作、油田公司市场准入流程、长庆油田物资供应管理模式、质量及售后服务要求等相关内容，取得了较好的效果。
有利于加强供应商的规范管理，促进供需双方的相互协作、现实共赢
（六）、加强供货过程中的廉正建设
为了确保供应商的利益不受到损失，加强油田物资采购系统人员廉洁自律工作，使供需双方自觉遵守法律和合同约定，制定了《物资购销双方廉政互保协议书》，规范大家的行为，共同遵守，实现阳光采供。
《廉正互保协议书》内容包括：
甲方人员应遵守的约定、乙方人员应遵守的约定、以及双方人员违反《协议书》应分别承担的责任及惩处。
甲方人员违反规定要给予相应的党纪、政纪处分，构成犯罪的，移交司法机关处理。
乙方人员违反规定的取消乙方在长庆油田公司的供货资格，终止已签合同。
三、存在的不足和今后的工作措施
几年来，我们虽然在供应商管理制度的建立和实施方面做了大量的工作，但与兄弟油田相比，还存在一定差距，下一步要认真探索，使我们的供应商管理进一步规范化和程序化，今后的设想是：
1、认真贯彻落实供应商管理制度，从夯实基础，开拓创新，规范运作入手，以提升管理水平，实现供应商管理精细化为重点，在求真务实上下工夫。
2、不断完善供应商管理上网操作控制系统，提升质量管理水平和工作效率。
3、加大对供应商供货能力的实地考察力度，为供应商考核和供货产品质量的保证提供准确的依据。
作者：
何保社王林宏（长庆油田公司）
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