财务管理内部控制固定资产零星购置内控手册.docx
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财务管理内部控制固定资产零星购置内控手册
{财务管理内部控制}固定资产零星购置内控手册
1.3固定资产零星购置业务流程
一、业务流程范围
1所涉及的业务范围
填报固定资产零星购置申请表；下达固定资产零星购置计划；选择供应商；组织采购；签订合同并对合同的执行和存档进行管理；对购入物资的数量、质量和单价金额进行检验并对相关资产项目以及应付帐款进行记录；对帐；向供应商支付货款。
2所涉及的部门范围
财务部门、审计部门、纪检监察部门、网络发展部门（计划建设、采购）、运行维护部门、综合管理部门、企业信息化部门以及有零星资产购置资本性支出需求的部门。
3所涉及的计算机系统和相关维护部门
计划建设管理系统、财务管理系统、办公自动化系统、网上报销系统
企业信息化部门、计划建设部门、采购部门、综合部
二、目标
1保证有零星资产购置资本性支出项目所涉及的相关资产和应付帐款记录符合有关会计准则的要求，做到及时、真实、准确和完整；
2资产采购及项目招标行为规范，符合国家法律法规、相关国际惯例和公司管理制度的要求。
三、风险
1实际发生的资本性支出未能在帐上及时、真实、准确、完整地反映；
2固定资产的购置成本计算和时间记录不准确，导致资产负债表中的固定资产、累计折旧和利润表中的折旧费用不准确；
3其他不符合有关会计准则的会计处理；
未遵守合同条款要求；未遵循有关法律、法规，导致合同索赔、项目停滞或政府处罚。
四、相关会计科目
银行存款、固定资产、其他应付款和应付帐款
五、流程概述
1固定资产零星购置预算的编制与审批
各级公司于每年规定的编制预算的时间，按照资本性支出预算牵头部门的要求，各固定资产零星购置申请部门根据本部门的预计需求、部门发展情况，编制相应的固定资产零星购置申请。
各固定资产零星购置申请部门的负责人依据本部门业务发展或管理需求，对本部门编制的固定资产零星购置申请进行审核签字。
固定资产零星购置申请部门将固定资产零星购置申请表提交网络发展（计划）部门汇总整理，由网络发展（计划）部门按照固定资产零星购置分类分别请相关固定资产实物管理部门会同财务部门对零星购置物品的种类、型号和数量进行审核。
网络发展（计划）部门汇总固定资产实物管理部门及财务部门审核意见后，经网络发展（计划）部门负责人或其授权人审核，形成年度固定资产零星购置预算和计划预案，提交公司管理层审批。
本流程中的相关IT控制点参见流程11预算管理和财务分析业务流程的1.9确定省市子公司预算目标。
2下达固定资产零星购置计划
固定资产零星购置计划预案审批通过后，由网络发展（计划）部门编制下达固定资产零星购置计划。
各相关部门按照下达的固定资产零星购置计划执行。
在当年固定资产零星购置计划下达后的固定资产零星购置申请，原则上不予批准，待下年度固定资产零星购置计划时再予考虑；如确实急需的，由固定资产零星购置申请部门提出申请并经部门负责人审核签字，同时送固定资产实物管理部门、财务部门及网络发展（计划）部门签署审核意见。
并根据零购资产的性质和金额，按权限列表规定的审批权限进行审批。
审批通过后，将此固定资产零星购置申请追加列入当年固定资产零星购置计划。
3零星固定资产采购
固定资产零星购置计划下达后，当固定资产零星购置申请部门有使用需求时，需填写固定资产零星购置申领表，并由其部门领导审核签字后交由固定资产管理部门、采购部门依据已下达的固定资产零星购置计划进行审核，审核通过后，由采购部门进行采购。
固定资产零星购置实行分类集中采购，基本运作可采用“供应商招标→谈判签订框架协议→按需订货”的模式，或采用询价谈判的方式，原则上向生产厂家或其直接授权的具有合法资质的高级别代理商订货。
需要进行供应商招标时，由采购部门组织相关使用单位对各供应商进行综合论证评估，招标流程参见流程1.4“采购及合同管理业务流程”。
需要签订采购合同的，参见流程1.4。
相关IT流程：
（1）电子项目建议书由计划财务部或企业发展部导入到计划建设管理模块中。
（2）
（3）
（4）项目由需求部门通过计划建设管理系统输入，经相关部门及公司领导在系统中审批。
（5）
（6）
（7）相关部门或公司领导在办公自动化系统中的立项审批系统进行审批，计划建设管理模块通过接口自动反映审批信息。
（8）
（9）
4到货验收及相关会计处理
采购的零星固定资产到货后，采购部门、固定资产零星购置申请部门和固定资产管理部门的相关人员共同验收并在验收单上签字确认。
验收单分别由固定资产管理部门、财务部门与固定资产零星购置申请部门备案。
固定资产管理部门和财务部门相关人员据此分别登记固定资产实物帐和财务帐。
在收到供应商开具的发票后，采购部门相关人员进行核对，由资产管理部门填报付款申请表，并由资产管理部门负责人或其授权人审核。
审核无误后，交由财务部门负责人或其授权人依据年度固定资产零星购置计划审批付款。
如果供应商不能及时提供发票，则财务部门相关人员应根据合同约定的价格及时记录固定资产财务帐。
相关IT流程：
（1）计划建设管理系统生成到货确认、付款计划等信息，相关部门和公司领导在系统中进行审核。
（2）
（3）
（4）物资采购人员凭相关凭证在工程模块中入帐。
（5）
（6）
（7）综合部或企业信息化部人员在网上报销系统进行报销。
相关领导在网上报销系统中审批。
（8）
（9）
（10）若财务管理系统与计划建设管理系统有接口，财务管理系统通过系统接口从计划建设管理系统中获取上述信息。
（11）
（12）
（13）相关会计人员从网上报销系统中导出报销专用文件，再导入财务管理系统做帐。
（14）
（15）
（16）财务部门人员在财务管理系统中确认过帐或进行会计处理。
（17）
（18）
（19）财务管理系统按会计科目匹配映射关系入帐。
（20）
（21）
（22）若财务部门发现入帐信息需要更改，需由物资采购人员在计划建设管理系统/工程模块中进行更改。
（23）
（24）
5对帐
财务部门定期与有频繁往来交易的固定资产供应商进行书面对帐，并将书面对帐单据妥善存档保存。
如果存在差异，应由财务部门会同相关部门找出差异原因，并起草差异分析报告，交上述部门负责人审批。
审批通过后，财务部门按审批意见进行会计处理，并将经审批的差异分析报告留档备查。
六、控制点及监督检查方法
控制点
手工/自动
原有/新增
监督检查方法
1固定资产零星购置预算的编制与审批
1.1固定资产零星购置申请部门填写固定资产零星购置申请表，并由其部门负责人审核签字。
手工
原有
1.1检查部门负责人对固定资产零星购置申请表的审批意见及签字。
1.2网络发展（计划）部门汇总整理固定资产零星购置申请表。
手工
原有
1.3网络发展（计划）部门按照固定资产零星购置分类分别请相关固定资产实物管理部门会同财务部门对零星购置物品的种类、型号和数量进行审核。
手工
原有
1.4网络发展（计划）部门汇总固定资产实物管理部门及财务部门审核意见后，经网络发展（计划）部门负责人或其授权人审核，形成年度固定资产零星购置预算和计划预案，提交公司管理层审批。
手工
原有
1.4检查网络发展（计划）部门负责人对年度固定资产零星购置预算和计划预案的审批意见及签字。
2下达固定资产零星购置计划
2.1固定资产零星购置计划预案审批通过后，由网络发展（计划）部门编制下达固定资产零星购置计划。
各相关部门按照下达的固定资产零星购置计划执行。
手工
原有
2.2对于计划外的购置申请，如确实急需的，由固定资产零星购置申请部门提出申请并经部门负责人审核签字，同时送固定资产实物管理部门、财务部门及网络发展（计划）部门签署审核意见。
并根据零购资产的性质和金额，按权限列表规定的审批权限进行审批。
手工
原有
2.2对于计划外的购置申请，检查相关单位和相关权限机构审批意见及签字。
3零星固定资产采购
3.1当固定资产零星购置申请部门有使用需求时，需填写固定资产零星购置申领表，并由其部门负责人审核签字后交由固定资产管理部门、采购部门依据已下达的固定资产零星购置计划进行审核，审核通过后，由采购部门进行采购。
手工
原有
3.2只有计划财务部或企业发展部的经授权人员可以在计划建设模块中导入电子项目建议书。
自动
新增
3.2检查只有授权的相关部门人员才可以在计划建设模块导入项目建议书到计划建设模块中。
3.3项目由需求部门通过计划建设管理系统输入，相关部门及公司领导在系统中审批。
自动
新增
3.3检查只有授权的相关部门人员才可以在计划建设管理系统中输入项目建议书。
只有授权的相关部门领导才可以在计划建设管理系统中进行审批。
3.4相关部门或公司领导在办公自动化系统中的立项审批系统进行审批，计划建设管理模块通过接口自动反映审批信息。
自动
新增
3.4检查只有授权的相关部门领导才可以在办公自动化系统中的立项审批系统进行审批。
检查在计划建设管理模块中经过与办公自动化系统的接口自动反映审批信息的完整性和准确性。
4到货验收及相关会计处理
4.1零星固定资产采购到货后，由采购部门与零星固定资产购置申请部门和固定资产管理部门的相关人员共同验收并在验收单上签字。
手工
原有
4.1检查采购部门与零星固定资产购置申请部门和固定资产管理部门的相关人员在验收单上的签字。
4.2计划建设管理系统生成到货确认、付款计划等信息，相关部门和公司领导在系统中进行审核。
自动
新增
4.2检查只有授权的相关部门和公司领导才可以在计划建设管理系统进行审批。
4.3只有经授权的物资采购人员可凭相关凭证在工程模块中入帐。
自动
新增
4.3检查只有经授权的物资采购人员可在工程模块中入帐。
4.4综合部或企业信息化部有经授权人员在网上报销系统进行报销。
相关领导在网上报销系统中审批。
自动
新增
4.4检查只有授权的综合部或企业信息化部有经授权人员才可以在网上报销系统进行审批。
4.5若财务管理系统與计划建设管理系统有接口，财务管理系统通过系统接口从计划建设管理系统中获取上述信息。
自动
新增
4.5检查在财务管理系统中经与计划建设管理系统的接口自动反映审批信息的完整性和准确性。
4.6只有经授权的相关会计人员可从网上报销系统中导出报销专用文件，再导入财务管理系统做帐。
自动
新增
4.6检查只有经授权的会计人员才可以在网上报销系统导入报销专用文件到财务管理系统中做帐。
4.7只有经授权的财务部门人员能在财务管理系统中确认过帐或进行会计处理。
自动
新增
4.7检查只有经授权的财务部门人员能在财务管理系统中确认过帐或进行会计处理。
4.8财务管理系统按会计科目匹配映射关系入帐。
自动
新增
4.8检查财务管理系统自动准确地按会计科目匹配映射关系入帐。
4.9若财务部门发现入帐信息需要更改，需由物资采购人员在计划建设管理系统/工程模块中进行更改。
自动
新增
4.9检查只有授权的物资采购人员能夠在计划建设管理系统/模块中更改入帐信息。
5对帐
5.1财务部门定期与有频繁往来交易或者有较大应付款余额的固定资产供应商进行书面对帐。
手工
原有
5.1检查财务部门与供应商定期对帐的书面对帐单据。
5.2对帐差异分析报告经财务部门及相关部门负责人审批。
审批通过后，财务部门按审批意见进行会计处理，并将经审批的差异分析报告留档备查。
手工
原有
5.2检查差异分析报告及财务部门、相关部门的审批意见及签字；检查差异的处理结果是否与经过审批的处理意见相符。
七、主要控制点相关文件
1单独/零星采购申请单
2用款计划
3委托采购单
4合同相关文件
5签收单
6发票
7固定资产实物帐
8相关凭证
9相关明细帐
八、相关制度及备查文件
1国务院、国家计委、建设部、信息产业部工程管理文件汇编
2中国电信集团工程管理文件汇编
3关于印发《中国电信集团应急建设流程指导意见（试行）》的通知（中国电信【2003】424号）
4关于印发《中国电信集团通信建设项目招标投标管理办法》的通知（中国电信【2002】357号）
5关于印发《中国电信集团通信设备采购集中管理实施细则》的通知（中国电信【2002】367号）
6关于印发《中国电信集团建设项目（工程）财务管理办法》的通知（中国电信【2003】472号）
7关于印发《中国电信集团工程建设项目审计暂行办法实施细则》的通知（中国电信【2002】511号）
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