机要档案管理制度.docx
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机要档案管理制度
1．目的
规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围
本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义
机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。
4．职责
总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；
总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；
总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；
各二级部门，负责本部门档案室的管理。
5．流程图
6．流程说明
步骤
工作事项
责任岗位
事项说明
应用表单
1
整理建档
各部门档案责任人
1.各部门档案责任人按照附录1的收集范围、整理要求对所在部门的应归档档案整理建档。
合同档案目录
2
档案移交
各部门档案责任人
1.按照附录1的归档时限要求移交档案。
2.档案移交时须提供一式两份“归档材料移交清单”。
3.档案移交部门对档案的完整性及规范性负责。
归档材料移交清单
3
验收确认
机要档案管理员
1.逐件、逐项对照移交清单，核实档案实物的准确性，整理的规范性。
2.核实无误后在归档材料移交清单上签字确认。
3.对于不完整或整理不规范项不予接收。
归档材料移交清单
4
档案分类
机要档案管理员
1.按“机构（问题）—年度”对接收的文件进行分类整理。
2.分类方案及类别种类遵照附录2执行。
5
排列编号
机要档案管理员
1.根据分类方案,按照移交清单的顺序,对接收的档案逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖档号章（模板见附录3），并填写“年度、机构、件号”内容项。
6
编目入库
机要档案管理员
1.完善档案管理系统中件号、档号、归档日期、移交部门、移交人、整编人、分类名称、密级、保管期限等信息项。
2.打印盒（卷）内目录，并置于盒内首页。
3.填写档案盒封面（案卷脊背）信息。
7
提交需求
需求部门
申请人
1.按照附录5机要档案利用审批权限表办理书面审批手续。
2.档案的借用时间每次不得超过30天。
3.档案原件移交外部单位，必须由申请部门分管副总裁以上领导审批，档案室做好原件备份。
4.合同档案利用需申请部门与合同移交部门会审签字审批。
机要档案利用审批表
8
需求审批
需求部门负责人
1.需求部门负责人在审批表上签字审批。
2.审批者对档案需求的合理性负责。
机要档案利用审批表
9
利用服务
机要档案管理员
1.提供利用服务，按序填写“机要档案利用审批表”利用序号。
2.填写机要档案利用登记表。
机要档案利用审批表
机要档案利用登记表
10
归还登记
机要档案管理员
1.仔细核实所含文件的完整性。
2.确定无误后在机要档案利用审批表及档案利用登记表中注明已归还字样，并签字确认。
机要档案利用登记表
11
保管、盘点
机要档案管理员
1.按照附录4档案库房管理要求要求执行。
盘点记录表
12
鉴定
相关部门负责人
1.对已满保管期限的档案进行鉴定。
2.需继续保存的重新划定保管期限，无保存价值的申请销毁。
13
销毁
机要档案管理员，护卫队员
1.档案销毁必须在机要档案室工作人员与保卫部护卫队员的共同监销下进行。
销毁清单
7．激励措施
有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：
对机要档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的；
对违反机要档案管理要求的行为及时检举，或立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的。
有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：
未按要求移交应归档材料；
档案建账不完整、库房管理不符合要求；
未配备档案员或档案员异动未及时备案。
借用档案未按时归还；
有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。
擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；
损毁、丢失或者擅自销毁档案；
涂改、伪造档案；
8．附件
附录1《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》
附录2《机要档案分类和保管期限表》
附录3《档号章及相关内容填写要求》
附录4《档案库房管理要求》
附录5《机要档案利用审批权限表》
附表1《归档资料移交清单》
附表2《机要档案利用审批表》
附表3《机要档案利用登记表》
附表4《机要档案盘点记录表》
9．附加说明
本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理
附录1：
机要档案收集范围、整理要求与归档时限
类别
归档材料范围
整理要求
归档时限
文
书
档
案
1.董事会、监事会、股东会构成、变更材料以及决议、决定、会议资料等；
2.股权证明材料、股权变动、股权激励、决定、请示、批复、协议、规定等；
3.经营工作会议整套材料；
4.公司总监以上领导任免文件；
5.公司早会纪要；
6.战略与管理研究资料；
7.对外部单位的报告、请示、函等
8.政府机关或上级单位的决定、决议、指示、批复、条例、规定、通知等。
9．年度绩效合约（含考核证明材料）
1.归档的材料必须为齐全完整的原件,并遵循文件的形成规律,保持其有机联系。
2.归档材料必须标注页数。
3.归档材料如为外文文档、必须在首页附上中文摘要。
1．公司早会纪要在次年2月份前。
2．其他材料生效之日起30天内。
商务合同
1.合同档案目录
2.招标项目档案（招标类合同）
3.合同（含技术协议）
4.合同审批表及审批流程
5.报价单
6.比价表
7.计划
8.拟邀请单位一览表（招标、竞标合同）
9.评标委员会名单（招标、竞标合同）
10.符合性检查表（非生产类招标合同）
11.招标书（招标合同）
12.中标单位投标文件正本（招标合同）
13.澄清记录（招标合同）
14.议标审批表（大于10万基建合同、大于5万其他合同）
1.每份“合同档案目录”格式必须统一。
2.合同必须为原件且纸张不能为破损或双面利用的废弃纸张。
3.每件合同包含的材料必须齐全完整，所有材料不重复归档。
4.每件合同按照合同档案目录序号顺序依次摆列装订。
5.横向文件的装订，标题栏朝左放置,档案整体幅面尺寸规格为A4幅面，超过A4幅面的，必须折叠成A4大小，折叠线要控制在文件空白处。
6.每件档案只允许有一个装订物：
①使用订书针装订的，装订位置在首页的左上角，斜向装订。
②使用燕尾夹装订的，装订物的位置在竖向距左侧1厘米、上侧5厘米处。
7.所有合同须根据合同编号有序排列。
8.移交档案时不能使用文件夹等包装。
签订日起90天内
类别
归档材料范围
整理要求
归档时限
公司荣誉
1.政府各级单位颁发的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、证书及证明材料。
1.归档的材料必须为齐全完整的原件,并遵循文件的形成规律,保持其有机联系。
2．归档材料如为外文文档、必须在首页附上中文摘要。
领取后7天内
珍贵史料
1.重要领导视察纪念物；
2.公司历史性事件纪念物；
3.友好单位赠品；
房地产权
1.土地购置/投资协议、合同、批文、土地使用权证等；
2.房屋买卖、租赁合同，产权证明等。
颁发或签订之日起30天内
专利档案
1.专利证书
2.专利转让协议、证明
颁发之日起30天内
商标档案
1.商标注册证
2.受理通知书，续展证明、转让文件
证
照
资
质
1.各种资格认证证书（含生产许可证、CE认证、3C认证等）；
2.各公司营业执照正副本，组织机构代码证正副本，企业IC卡，机构信用代码证、国税、地税登记证正副本，法人代表证，进出口资格证，外商投资企业外汇登记证，台港澳侨投资企业批准证书正副本，高新技术企业认定证书，开户许可证，合资经营协议、章程、验资报告。
颁发之日起30天内
投资项目
1.项目规划、决策方面的材料；
2.投资协议/合同、股权转让协议、股权证等股权管理方面的材料；
3.被投资企业财务报告、红利分配材料；
4.被投资企业的董事会、股东会材料；
5.被投资企业变更后的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等注册材料；
6.被投资单位新股东介入后的验资报告、章程等材料。
1.归档的材料必须为齐全完整的原件（第3、4、5项可为复印件）,并遵循文件的形成规律,保持其有机联系。
2.归档材料必须标注页数。
3.归档材料如为外文文档、必须在首页附上中文摘要。
签订之日起30天内
类别
归档材料范围
整理要求
归档时限
产品销售合同
1.合同档案目录
2.销售意向评审表
3.主机销售订单
4.按揭销售产品发货申请单
5.销售合同意向书
6.客户资信调查表
7.客户资质证明
8.汇款回单
9.合同
10.补充协议
11.客户签收的发货单
1.每份“合同档案目录”格式必须统一。
2.销售意向评审表、合同、补充协议、发货单必须为原件。
且纸张不能为破损或双面利用的废弃纸张。
3.每份合同包含的材料必须齐全完整，所有材料不重复归档。
4.每件合同按照合同档案目录序号顺序依次摆列装订。
5.横向文件的装订，标题栏朝左放置,档案整体幅面尺寸规格为A4幅面，超过A4幅面的，必须折叠成A4大小，折叠线要控制在文件空白处。
6.每件档案只允许有一个装订物：
①使用订书针装订的，装订位置在首页的左上角，斜向装订。
②使用燕尾夹装订的，装订物的位置在竖向距左侧1厘米、上侧5厘米处。
7.所有合同须根据合同编号有序排列。
8.移交档案时不能使用文件夹等包装。
发货日起90天内
信贷合同
1.合同（含后续补充、变更协议）
2.授权书
3.董事会决议
1.合同必须为原件。
2.每件合同的装订顺序依次为合同、受权书、董事会决议。
3.横向文件的装订，标题栏朝左放置,档案整体幅面尺寸规格为A4幅面，超过A4幅面的，必须折叠成A4大小，折叠线要控制在文件空白处。
签订日起60天内
招聘培训合同
1.合同（含后续补充、变更协议）
2.相关审批记录
1.合同必须为原件。
2.每件合同的装订顺序依次为合同、相关审批记录。
签订日起60天内
类别
归档材料范围
整理要求
归档时限
宣传广告合同
1.合同（含后续补充、变更协议）
2.相关审批记录
1.合同必须为原件。
2.每件合同的装订顺序依次为合同、相关审批记录。
签订日起60天内
其他合同
1.赞助协议及相关审批记录
2.和解协议及相关审批记录
3.委托代理协议及相关审批记录
4.委托检测合同及相关审批记录
1.合同必须为原件。
2.每件合同的装订顺序依次为合同、相关审批记录。
签订日起60天内
基建档案
1.立项及开工审批文件
2.建设用地、征地文件
3.勘察、设计文件
4.招投标、中标文件与合同书
5.监理文件
6.施工文件（含变更单、变更报告等）
7.竣工图及竣工验收、结算文件。
1.归档的工程文件应齐全，完整，准确。
2.整理成A4大小,封面、目录完整。
3.所有归档的工程文件均为原件。
4.归档的工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，所有竣工图必须有竣工图章。
5.移交的必须是分项目整理，已立卷的档案。
项目竣工验收后半年内
声像材料
1.重要领导视察及公司重要活动的照片、录音、录像、光盘材料。
2.公司召开的重要工作会议及组织的各种重要活动的照片、录音、录像、光盘材料。
1.照片：
必须采用照片袋包装。
2.录音带、录像带：
必须有包装盒，并注明来源、相关事件。
3.光盘：
必须有外包装盒，并注明相关事件，光盘不得有破损、划痕。
生成日起30天内
类别
归档材料范围
整理要求
归档时限
印章档案
1.印章申请文件。
2.印章备案证明文件。
3.印章管理登记本。
4.印章作废证明
5.作废印章。
1.归档材料完整。
2.归档材料必须为原件。
印章作废日起10天内
代理商档案
1.注册资料（含营业执照、机构代码证、税务登记证、验资报告、股东决议等）2.代理协议。
3.股东合资合作协议。
4.股权转让协议
5.个人借款协议
6.特别持股借款协议及补充协议
7.三方协议
8.质押合同
1.第1项归档材料可为复印件，第2至8项必须为齐全完整的原件。
2.归档材料必须标注页数。
生成日起半年内
高管人事档案
1.应聘申请考评表
2.面试、录用审批表，转正审批表（含入司报告等）
3.入司体检表
4.离职证明（含内部离职审批文件等）
5.身份证、毕业证、学位证、入司培训结业证书等
6.所有合同文本（含劳动合同、竞业限制协议、保密协议、培训协议、送读协议、薪酬协议、股权协议等）
7.员工公司关系情况调查
8.高管诚信承诺书、高管诚信自查报告
9.任免文件
10.关键绩效（含述职报告、评价意见、绩效面谈的文字记录等）
11.奖惩材料（含记功、嘉奖文件，处分材料，公司重大事件中的表现，监察报告等）
12.其他相关资料（含领导见面意见及记录，相关访谈记录，调薪文件，内部调动文件等）
1.每份“高管人事档案目录”格式必须统一。
2.除第5项外，其它11项的归档材料必须为齐全完整的原件或审批记录完整清晰的打印件。
3.总裁助理级（含总裁助理）以上公司领导人事档案的归档材料原件必须统一移交至合资公司机要档案室，各事业部视情况保存复印件。
4.外籍高管人事档案归档材料参照其户籍所在地相关法规执行。
文件生成之日起30天内
附录2：
机要档案分类和保管期限表
1.类目设置
根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、着录要求，确定为十四个一级类目。
2.档号编制及标识
档号组成方式为“全宗号—分类号—年度号—件号”。
分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成（部分由一、二、三级类目代号组成）。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，二级类目、三级类目的标识，采用阿拉数字“双位制”。
具体请见主表如示。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
件号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。
一级类目
标识代码
二级类目
标识代号
保管期限
一级类目
标识代码
二级类目
标识代号
保管期限
实物档案
SW
公司荣誉
01
永久
证照档案
ZZ
公司证照
01
永久
珍贵史料
02
永久
认证证书
02
永久
产权档案
CQ
土地产权
01
永久
投资档案
TZ
按项目顺序依次排列
永久
房屋产权
02
永久
商标档案
SBI
按公告顺序依次排列
永久
文书档案
WS
经营
01
永久
基建档案
JJ
工程准备阶段文件
01
永久
股权
02
永久
施工文件
02
永久
综合
03
永久
监理文件
03
永久
公益
04
永久
竣工图
04
永久
管理研究
05
10
验收、结算文件
05
永久
合同档案
HT
国内销售合同
01
15
会计档案
KJ
报表
01
永久
出口销售合同
02
15
账簿
02
永久
商务采购合同
03
15
凭证
03
15
信贷合同
04
15
银行对账单
04
10
行政合同
05
10
声像档案
SX
照片
01
永久
宣传广告合同
06
10
光盘
02
永久
培训招聘合同
07
10
磁带
03
永久
法务合同
08
10
专利档案
ZL
按公告顺序依次排列
永久
其他合同
09
10
代理商档案
DL
按生效日期依次排列
永久
印章档案
YZ
印章
01
永久
高管人事档案
GG
按工号依次排列
永久
附录3：
档号章及相关内容填写要求
全宗号:
合资公司给每个部门的代号。
各新增事业部需到合资公司机要档案申请全宗号。
年度:
文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2017。
保管期限:
归档文件保管期限的简称。
分为永久、15、10三类。
室编件号:
文件的排列顺序号。
各档案室在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“0001”开始标注。
馆编件号：
不需要填写。
机构（问题）:
分类方案中的二级类目名称。
如:
2017收到的第100份有关经营的文书档案档号章的填写方式：
附录4：
库房管理要求
1.机要档案室应合理配置专门档案库房等档案工作用房，并配置防盗、防火、防高温、防潮等必要设施。
2.档案库房应远离存有易燃易爆物品等不安全的场所，原则上不得设置在地下楼层或顶层。
3.库房内档案装具应统一编号，排列有序，便于档案上架（入柜）和利用。
4.每年1月30日前完成上一年度进出档案的盘点，并填写机要档案盘点记录表。
5.库房应保持卫生清洁。
要每周定期进行打扫，并注意拉好窗帘，防止强光进入。
6.库房内尚未整理的文件材料不得随处堆放，要有序的存放在档案柜内。
7.库房严禁存放私人物品、非机要档案归档范围的寄存物品。
8.每天进行巡查库房防火防盗设施及空调、除湿机等设备的运转情况，发现隐患应当及时处理或报告；下班前，必须关好库房门窗，切断电源。
附录5：
机要档案利用审批权限表
类别
审批权限及流程
申请人
申请部门三级部门长
申请部门二级部门长
申请部门一级部门长
机要档案室档案员
实物
商标
专利
申请（阅）
申请（印、借）
审批
办理
办理
证照
基建
会计
声像
申请（阅）
申请（印、借）
审批
审批
办理
办理
合同
申请（阅）
申请（印、借）
审批
审批
办理
办理
产权
申请（印）
申请（借）
审批
审批
办理
办理
投资
申请（印）
申请（借）
审批
审批
办理
办理
文书
代理商
印章
高管人事档案
按公司保密制度办理审批手续。
附表1:
归档资料移交清单
本清单共＿＿页＿＿＿项，一式两份。
交接日期：
＿＿＿＿年＿＿月＿＿日。
移交部门：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，移交人：
＿＿＿＿＿＿＿。
接收部门：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，接收人：
＿＿＿＿＿＿＿。
特别声明：
本移交清单经双方签字后正式生效，资料未作特别注明的均视为原件。
移交资料清单：
序号
资料名称
页数
备注
附表2:
机要档案利用审批表
序号
档案名称
密级
利用方式
□查阅□复印□借用（＿天）
□查阅□复印□借用（＿天）
□查阅□复印□借用（＿天）
□查阅□复印□借用（＿天）
□查阅□复印□借用（＿天）
□查阅□复印□借用（＿天）
□查阅□复印□借用（＿天）
□查阅□复印□借用（＿天）
□查阅□复印□借用（＿天）
□查阅□复印□借用（＿天）
□查阅□复印□借用（＿天）
用途：
申请部门
办理日期
20年＿＿月＿＿日
申请人
档案管理员
联系方式
归还时间
20年＿＿月＿＿日
审核
经办人
批准
利用序号
特别声明：
档案未作特别注明的均视为原件；“利用序号”为6位流水号。
附表3:
机要档案利用登记表
档案名称
档案编号
数量
利用记录
归还情况
利用方式
申请部门
经办人
时间
利用序号
时间
备注
特别声明：
档案未作特别注明的均视为原件；“利用序号”为6位流水号。
附表4:
机要档案盘点记录表
档案名称
年份
起止件号
数量
备注
盘点人：
盘点日期：
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