集中采购中心建立方案计划.docx
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集中采购中心建立方案计划
义乌集中采购中心设立方案
根据关于进一步丰富11111易捷便利店、积分兑换商品品类，拓宽商品采购渠道和降低采购成本的经营思路，结合义乌国际商贸城、部分大型企业义乌集中采购中心调研情况，拟于义乌设立11111集中采购中心（下称“义乌集采中心”）。
现将有关设立方案呈报如下：
一、设立义乌集采中心的目的与意义
1.有利于降低采购成本
集中采购适用于大宗批量物品，通过集中采购，可将分散在各分公司的商品采购资源加以整合，有效汇聚采购规模，以吸引更多的供应商、以更低廉的价格加入我司供货队伍。
从其他企业实施情况来看，采购成本降低幅度达到30%以上。
2.有利于提高商品品质
集中采购可以吸引更多产品、服务品质高的供应商供我们选择，进而有效提高我司便利店、积分兑换商品品质。
与此同时，可通过不断提高采购商品质量、形象标准，促进产品质量持续改善、实现11111产品形象统一。
3.有利于提高采购效率
通过集中采购，可将原来分散的采购询价、谈判、合同签订进行整合，在降低采购成本的同时提高采购的科学性。
此外，基于供应链管理的集中采购，可更好地发挥物流、信息等资源的作用，降低了流通成本、实现了资源优化配置。
4.有利于推进廉政建设
集中采购从制度上解决了计划权、采购权、使用权的三权分离问题，为企业经营提供了良好的监管平台，提高了采购过程的规范性和透明度，可以有效降低腐败现象的发生。
二、义乌集采中心的定位
义乌集采中心是隶属于的全资子公司（或办事处），是立足中国义乌小商品城、服务各省市销售公司的集中采购平台。
集采中心的设立将发挥义乌“产品丰富、价格低廉、物流发达”的优势、有效降低企业采购成本，在推进企业采购集中化管理水平的同时，可增强易捷品牌的渠道竞争力。
集采中心成立后，将为业务合作搭建平台，需实现供应商招标、谈判、引进功能、商品信息发布整理功能、物流运输功能、信息系统集成功能、外部供应商结算和内部省分公司结算等功能。
义乌集采中心的设立主要为零售及团购商品、油非互动活动商品及积分兑换商品提供采购支持，未来还可为部分内部办公耗材的采购提供支持，远期可承接系统外单位采购业务。
三、义乌集采中心的初步方案
（一）全资子公司模式
1.名称设置
义乌分公司
2.组织架构
采用专业线分级管理模式，按不同业务线条分设主管，并单独设置信息维护岗。
主要负责人应由领导人员兼任；各业务主管人员在浙江分公司现有人员编制中选聘；一般人员可通过市场化手段从社会引进。
全资子公司模式组织架构图
3.岗位及人员配备
根据上述组织架构，义乌集采中心岗位及人员配备情况如下表所示：
全资子公司模式岗位及人员配备表
业务组
岗位
编制
职责
经理
1
负责总体管理工作
客户部
主管
1
负责与其他省分公司的总体联系工作
订单对接员
2
负责与其他省分公司的订单对接、跟踪及售后工作
采购部
主管
1
负责寻源、招标、供应商引进等总体协调工作
供应商开发员
1
负责寻源工作
采购员
2
负责供应商谈判、询比价、供应商管理等工作
财务部
主管
1
负责财务总体工作
应付岗
1
负责供应商进货核对、付款及凭证录入工作
应收岗
1
负责与各省公司的往来核对、资金收取及清帐工作
出纳岗
1
负责现金和银行存款的收支管理工作
报表岗
1
负责报表编制及纳税申报工作
仓库
主管
1
负责仓库管理工作
收发员
2
负责商品收发、验货等工作
单证员
1
负责仓库商品系统录入工作
分捡员
2
负责仓库商品整理与保管工作
信息维护员
1
负责系统开发与维护等技术工作
合计
20
/
在具体实施过程中，建议根据业务发展情况，分阶段实施人员配备。
在业务发展初期，可实行一人多岗，但不相容岗位必须进行权利牵制；在业务发展平稳期，建议人员足额配备，以满足日常业务发展需求；在业务外拓期，可适时考虑设置5-6人的团销部，主要负责系统外单位采购业务的拓展与承接。
4.业务流程
全资子公司模式业务流程图
由各省公司需求单位向所在单位采购部门提出采购需求，经采购部门确认后形成采购意向；省公司采购部门通过义乌集采中心（）寻找货源，集采中心对备选货源进行评审，并将采购决策反馈给各省公司；各省公司与集采中心签订采购合同，委托集采中心实施采购；采购完成后，集采中心通过物流系统将货物发至各省配送中心，再由各省自行拆分后配送至各门店或单位。
5.财务核算
全资子公司模式财务核算流程图
义乌分公司为11111全资子公司，财务上进行独立核算，在义乌当地申报纳税；每月义乌分公司出具单体报表，并与11111合并报表。
由义乌分公司财务部负责义乌分公司的资金往来、财务核算及纳税申报等工作。
供应商、物流公司结算发票直接开给义乌分公司，由义乌分公司与各家供应商、物流商进行款项结算，同时向要货的全国各省市公司开具平价（另收代理服务费）或加成销售发票进行结算。
（二）办事处模式
1.名称设置
驻义乌集中采购办
2.组织架构
基本组织架构与全资子公司模式相同，由于财务结算方式不同，财务核算组织架构较全资子公司模式略有缩减。
办事处模式组织架构图
3.岗位及人员配备
办事处模式较分公司模式缩减财务有关岗位及人员2名，有关人员配备推进情况可参照分公司模式实施。
办事处模式岗位及人员配备表
业务组
岗位
编制
职责
经理
1
负责总体管理工作
客户组
主管
1
负责与其他省分公司的总体联系工作
订单对接员
2
负责与其他省分公司的订单对接、跟踪及售后工作
采购组
主管
1
负责寻源、招标、供应商引进等总体协调工作
供应商开发员
1
负责寻源工作
采购员
2
负责供应商谈判、询比价、供应商管理等工作
核算组
主管
1
负责核算组的总体工作
核对员
1
负责供应商进货核对、发票整理上寄工作
出纳员
1
负责备用金管理、日常报销及费用凭证录入工作
仓库
主管
1
负责仓库管理工作
收发员
2
负责商品收发、验货等工作
单证员
1
负责仓库商品系统录入工作
分捡员
2
负责仓库商品整理与保管工作
信息维护员
1
负责系统开发与维护等技术工作
合计
18
/
4.业务流程
办事处模式业务流程图
在业务流程方面，办事处模式与分公司模式的区别在于：
一是采购实施主体为驻义乌集中采购办；二是采购合同由各省公司与公司签订，义乌集中采购办根据公司指示实施采购。
5.财务核算
办事处模式财务核算流程图
驻义乌集中采购办不进行独立核算，不需在义乌当地进行申报纳税；采集商品的销售收入、成本和集采中心的日常费用都由统一进行核算，由11111申报纳税。
11111驻义乌集中采购办设立的核算组负责与供应商、物流商进行结算核对，收集供应商、物流商结算发票后上寄给11111。
由11111与各家供应商、物流商进行款项结算，同时向要货的全省各省市公司开具平价（另收代理服务费）或加成销售发票进行结算。
义乌采集中心的日常费用开支由11111驻义乌集中采购办向11111申请一定金额的备用金，经ERP系统申报审批后报销，费用凭证由核算点人员录入ERP11111账套。
四、义乌集采中心的配套工作
1.物流与信息系统
集采中心需要建立与之规模相匹配的物流、信息系统。
物流方面，物流仓库定位为“通过式仓库”，但须具备适当货物储存功能；物流配送采用供应商直配与第三方物流配送相结合的方法。
信息系统方面，集采中心信息系统要能够与各省市现有运行系统实现对接，具备商品发布、分公司下单、供应商拆分以及供应商要货等功能。
经调研了解，目前义乌现有企业集采中心均已建立了配套的物流、信息系统。
市场也有众多物流、信息服务商有能力支持我司集采中心的服务需求，技术及支持已较为成熟。
2.可预见投入
根据目前调研结果测算，该项目可预见投入总额约为181.5万元（分公司模式）/169.5万元（办事处模式），具体项目及金额如下：
（1）场地租金：
1000元/㎡*年╳415㎡=41.5万元
（2）办公室装修及办公设备：
50万元
（3）外聘人员工资成本：
6万元/人╳15人=90万元（分公司模式）
6万元/人╳13人=78万元（办事处模式）
五、设立义乌集采中心当前主要工作
1.成立11111集中采购中心筹备工作组；
2.采购中心的选址、装修以及仓库的选址、建设工作；
3.采购中心岗位设置、人员配备及招聘工作；
4.采购中心集采软件平台的开发；
5.供应商的招标、谈判和引入工作；
6.物流合作谈判；
7.集采中心管理制度制定以及相关业务流程制定工作；
8.与各省分公司内部结算价格及结算方式的确定。
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