小微房地产企业管理制度汇编.docx

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小微房地产企业管理制度汇编

xx房地产企业开发有限公司

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理

制

度

目录

第一章公司组织管理机构

第二章公司部门职能

第三章岗位职责

第四章合同管理制度

第五章 工程发包管理制度

第六章办公室管理制度

第七章廉政建设管理制度

第八章 档案管理制度

第九章保密制度

第十章安全保卫制度

第十一章 工程管理制度

第十二章财务管理制度

第一章公司组织管理机构

一、公司组织管理机构图

二、部门人员编制

1、行政部：

行政部经理、文员、驾驶员；

2、财务部：

财务部经理、会计、出纳；

3、工程部：

工程部经理、安装工程师、土建工程师；

4、外联部：

外联部经理、外联助理；

5、销售部：

销售主管、销售助理。

第二章公司部门职能

一、行政部职能

1、协助总经理制定、控制、调整公司及各部门的编制、定员；

2、协助公司领导和各部门做好员工的考核、任免、调配

、培训工作，负责员工劳动合同的签订；

3、负责对员工进行遵守劳动纪律的教育及考勤工作的管理；

4、负责公司资产的管理，建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记及定期检查使用情况的制度；

5、负责公司印章和介绍信的管理，严格执行印章和介绍信的使用规定；负责公司文件的管理工作；

6、做好电话、传真和复印机等设备的使用和管理；

7、根据财务规定，做好业务费用备案的登记、审核工作；

8、各类合同签订和履约情况的审核、监督。

二、财务部职能

1、负责建立、贯彻公司财务管理体系、审计监察体系、管理流程、制度与标准。

负责管理公司年度预算、资金运作、税务筹划管理、成本控制工作，并编制年度综合财务计划和控制标准；

2、负责资金管理、调度。

编制月、季、年度财务情况说明分析，向公司领导报告公司经营情况；

3、监管税收政策的研究分析，开展税务筹划，保证依法按时缴纳各项税费，并保证总部利润的最大化；

4、协调所在区域的工商、税务、财政、银行、会计师事务所等相关部门的关系，负责接待财务系统审计事宜，接受财政、税务、审计等部门的检查，如实提供检查所需各项财务资料；

5、负责凭证的编制，汇总所有凭证，编制、审核、报送会计报表，确保报表真实准确、内容完整、报送及时；

6、审核各项付款申请，包括工程进度款，材料款、工资及日常费用开支等；

7、编制应收款项明细表，督促销售部门催收应收款项，并将收到款项及时存入银行账户；

8、负责银行财务管理，编制银行收付凭证、现金收付凭证，登记银行存款及现金日记账，月末与银行对账单和对银行存款余额，并编制余额调节表；

9、负责公司全年的会计报表、帐薄装订及会计资料保管工作；

10、负责支票等有关结算凭证的购买、领用及保管。

三、工程部职能

1、配合其他部门进行项目前期运作；

2、负责工程开工前的准备及审查工作；

4、协调承包商、监理、设计及相关单位之间的关系，并负责对承包商、监理、设计单位的管理工作；

6、负责工程施工过程中质量、进度、现场及投资的控制管理；

7、负责工程竣工验收及移交工作；

8、负责工程管理过程中的文件、资料进行管理；

9、负责项目、设备的市场调查，协助项目、设备的招投标工作；

10、监督材料设备采购合同执行情况，按材料设备合同负责催货、运输、验收、支付、仓储、试运行、保修等工作；

11、负责设备备件及专用工具的管理；

12、负责施工图预算及结算工作。

四、销售部职能

1、组织和监督策划代理公司进行市场调研，收集市场信息，分析市场动向、特点和发展趋势。

2、收集有关房地产的信息，掌握房地产市场的动态，分析销售和市场竞争发展状况，提出改进方案和措施。

3、负责收集、整理、归纳客户资料，对客户群进行透彻的分析。

4、审核策划代理公司上报的销售目标和销售计划，协助策划代理公司完成销售任务。

5、监督策划代理公司销售计划的执行情况。

6、完善房地产营销策划方案，制定执行系统并监控执行结果。

五、外联部职能

1、协助总经理做好外部联系工作，配合各部门涉外工作联系；

2、做好项目前期运作、拆迁工作；

3、负责公司车辆的管理和调度工作；建立车辆档案，做好车辆的维修、保养工作，定期检查车辆使用情况，加强对司机、非司机的安全教育工作；

4、负责公司外围环境卫生的管理；

5、负责公司办公地点安全、保卫、消防工作的管理；

6、负责员工食堂工作的管理；

7、负责对外的接待及票务、住宿等工作；

8、根据总经理的指示，积极组织好公司级的重大会务活动和日常的办公会议；

9、负责公司大事纪工作；

10、负责对派出所、居委会等单位的联系工作；

11、负责办理营业执照、代码证、统计证、税务证等的换发年检工作；

第三章岗位职责

一、董事长职责

1、领导董事会工作，召集和主持董事会会议

2、对公司的发展规划、经营方针、年度计划进行决策。

3、日常经营工作中的重大事项进行决策。

4、负责公司的重大外交事务。

5、处理公司内外的重大突发性事件。

6、定期审阅公司的财务报表和其他重要报表。

7、负责公司项目政府批文、证件的办理。

二、总经理职责

1、组织制定公司中长期发展战略及经营目标，报董事长审批后组织实施，并进行监督。

2、根据企业发展战略，制定公司各阶段经营管理计划，并对计划执行情况予以监督。

3、制定公司的基本管理制度，全面负责公司的经营管理工作；

4、授权和督促各副总经理和各部门经理，组织实施各项经营计划，确保年度经营目标得到全面落实。

5、负责企业投资管理，工程项目管理，房产营销管理，人力资源管理，行政管理、财务管理的决策工作。

6、主持召开总经理办公会议，听取副总经理和各部门经理汇报工作，监督和检查企业经营计划的执行情况和财务收支计划的执行结果。

7、出席企业重要公关活动，建立和维护与各相关部门、单位，媒体和重要客户的良好关系。

8、负责企业中层以上管理人员的聘任、解雇，培训和考核工作。

三、外联部经理职责

1、编制本部门管理制度以及人员岗位职责，制定工作计划。

2、负责负责与政府各职能部门的衔接、沟通，办理项目开发费用，并办理开发的申报、缴费、取证工作。

3、负责公司各类会议、宣传、活动的统筹工作。

4、按公司计划做好征地拆迁的调查、测算工作，负责征地拆迁工作中各项协议的签订，及时解决征地拆迁工作中出现的问题。

5、负责公司涉外的沟通、联络、接待工作，并协调公司内部各部门之间的协调工作。

6、负责办公物资的计划、采购、保管工作；

7、负责公司的车辆管理、司机调配、环境卫生、安全保卫等工作。

8、编制并监督执行本部门工作计划及财务预算，对下属进行业务指导。

9、上级领导安排的其他临时性工作。

四、行政部经理职责

1、编制本部门管理制度以及人员岗位职责，制定工作计划。

2、协助公司领导做好人事管理、工资管理工作。

3、负责公司的固定财产、办公设施设备、办公用品及通讯的管理工作。

4、督促检查各部门执行公司规章制度情况。

5、业务费用的计划预算编制及使用情况的审核。

6、公司印章、介绍信及文件档案的管理。

7、负责落实公司管理信息的上传下达及办公秩序的管理。

8、负责各类经济合同签订、履约的审核工作。

9、负责召集、主持公司例会。

10、完成领导交办的其他工作任务。

五、文员职责

1、负责来宾引导；

2、负责来电接听、记录转达；

3、负责信件收发；

4、按照规范收集和汇总相关单位立卷归档的档案资料。

5、科学分类、合理编目、整理所有归档资料。

6、公司文件的编写、打印、复印及管理工作。

7、完成领导交办的其他工作任务。

六、驾驶员职责

1、严格遵守劳动纪律，服从领导，听从调动，工作尽职尽责

2、严格遵守交通法规，不断提高驾驶员安全意识确保行车安全。

3、严格管理车辆，及时掌握车辆性能及路况动态，做好车辆的日常维护保养工作。

4、具有车辆维修保养知识，熟练的驾驶技术和维修技术。

5、工作责任心强，熟悉本市交通法规和行驶路线。

6、严格遵守企业各项规章制度，严禁酒后驾车、私自出车，保持车辆整洁、卫生。

7、增强时间观念，严格遵守出车时间，杜绝领导等车现象的发生。

8、严格遵守保密原则。

9、完成领导交办的其他工作。

七、财务部经理职责

1、负责建立公司财务管理体系和审计监察体系，健全各项管理流程、制度与标准，并组织实施。

2、监督管理统计公司内外部信息的统计，汇总上报统计报表，开展公司经济活动分析，以作战略决策的依据。

3、监管税收政策的研究分析，开展税务筹划，保证依法按时缴纳各项税费，保证公司利润的最大化，并审计监察管理公司财务活动，规避财务风险和税务风险。

4、负责接待财务系统审计事宜，接受财政、税务、审计等部门的检查，如实提供检查所需各项财务资料。

5、按照会计制度的规定，结合实际设置会计科目、会计凭证、会计账簿和会计报表。

6、负责会计报表的编制、审核、报送工作，确保报表真实准确、内容完整、报送及时。

7、负责会计凭证的审核，确保原始凭证合法、合规，内容真实，手续完备，数字正确；记账凭证所列会计科目科学合理、准确无误。

每月终了，要整理会计凭证和资料，集中保管。

8、年终办完财务决算后，应将全年的会计资料收集、整理、分类排列。

需要归档的会计资料，应按有关规定及时归档。

9、认真审核公司各部门的费用报销及开支。

10、及时登记对外个人借款账，审核利息的支付等。

11、定期监管各类合同的执行，反馈发现的问题。

12、审核各项付款申请，包括工程进度款，材料款、工资及日常费用开支等。

13、管理好财务档案，整理规范入档；管理好合同，并审核入档。

14、按月与往来单位核对账务，并保存各往来单位对账单。

15、保守资金机密及公司相关机密。

16、制订财务系统年度、月度工作目标和工作计划，经批准后执行。

17、协调所在区域的工商、税务、财政、银行、会计师事务所等相关部门的关系。

18、完成领导交办的其他工作任务。

八、出纳职责

1、办理现金收付和银行结算业务。

2、严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，根据有关人员审核签章的收、付款凭证，进行复核，办理款项收付。

对于重大开支项目，必须经过财务部经理、公司领导审核签章，方可办理。

收付款后要在收付款凭证上签章。

3、现金业务要严格按照财务制度的现金管理制度所要求的办理，对现金收支的原始凭证认真稽核，不符合规定的拒绝办理。

4、严格控制签发空白支票，如因特殊情况确需签发不填写金额的转帐支票时，必须在支票上写明，收使单位名称、款项用途、签发日期、规定限额的报销期限，并由使用支票人在支票登记簿上签章。

逾期未用的空白转帐支票要及时收回注销。

不得将空白支票交给其他单位或个人签发。

5、对于填写错误的支票必须加盖“作废”戳记，与存根一并保存。

支票遗失时，要立即向银行办理挂失手续。

6、登记现金和银行存款日记帐。

7、保管库存现金和各种有价证券，对于现金和各种有价证券，要确保其安全和完整无缺，如有短缺，要负责赔偿，保险箱密码要保密，保管好钥匙，不得转交他人。

保管有关地税、国税的计算机代码因帐、空白收据和支票。

8、按时完成领导交办的转款任务。

9、每日盘点库存现金，每日及时报告资金情况。

10、配合财务其他人员完成任务。

11、保守资金机密及相关公司秘密。

12、完成领导交办的其他工作任务。

九、工程部经理职责

1、编制本部门管理制度以及人员岗位职责。

2、参与投资项目策划，抓好总图规划，方案布置，户型设计，组织初步设计及评审，配合报建、审批工作。

3、全面负责工程项目实施管理工作，协调设计、施工、监理、物业各单位间以及公司其他部门之间的工作。

4、负责工程项目建设总进度计划目标的确定并跟踪、推进工程进度，组织质量检查、安全检查及合同管理、信息管理工作等。

5、协助组织各部门开展图纸会审和设计交底工作，组织审查施工组织设计、施工方案、进度计划、发现问题及时协调解决。

6、监控工程进度、质量、安全与成本工作，指导现场施工管理并组织协调分包单位，解决在设计、配套与施工中出现的重大技术问题。

7、负责项目的过程管理，签署工程款拨付意见。

8、参与工程施工技术变更处理和现场签证管理及大事故处理方案的审核工作，涉及到重大设计变更报总经理或专题会议审批。

9、不定期组织现场工程质量和材料试验检测工作，参与工程质量事故的调查。

10、编制工程进度和质量月报，审定承包单位提交的施工组织设计、开工报告、技术方案。

11、参与对施工单位及供应商的资质考察和确认，参与对工程设备和材料的考察和认证。

12、深入施工现场对关键部位和工序进行定时和不定时的检查与抽查，确保结构安全和使用功能；组织工程质量检查，地基基础、主体和工程竣工验收、资料整理归档工作；组织衔接和及时处理施工过程中的质量技术问题；配合抓好工程进度，安全和成本控制，以及各施工单位的工作协调工作。

13、指导对建筑物进行合理的维护管理，做好交房后客户装修咨询和管理指导工作，确保房屋结构安全水电气使用合理。

14、严格执行与各单位签订的合同条款；编制项目施工总组织设计，从标段划分，施工用水、电、场地、进度、质量、安全等方面进行全面系统设计并加以实施.

15、协调项目各参与单位之间的管理，主持项目协调会。

16、完成领导交办的其他工作任务。

十、安装工程师职责

1、在项目部经理的领导下，负责安装方面（包括给水、排水工程、暖通工程、电气、智能化等）的工程进度控制、质量控制、成本控制工作，协调内外部各方面工作关系，督导和协助项目提高各项目工程的质量、安全和进度管控水平；促进项目开发目标的实现。

2、参与前期规划设计、招标与工程管理计划编制工作。

3、协助合约部进行安装预算编制的技术经济指标分析，确定合理承包价，上报审批，并严格按照预算编制执行。

4、协助经理组织编制项目总体施工进度计划对工程关键节点进行监控及预警。

5、负责检查、监督安装方面工程施工组织设计、监理规划的落实情况。

6、协助工程部经理编制本专业材料设备进场计划，会同公司合约部、监理单位、施工单位、供应商一起进行材料设备进场验收。

7、负责公司项目开发过程中安装方面的现场管理与协调，监督、检查施工单位、监理单位工作开展情况，对项目施工过程中出现的问题进行现场协调的工作。

8、负责具体落实安装工程的质量控制、进度控制、安全文明等方面工作，严格按照工程计划执行。

9、会同工程造价专业人员对安装方面的工程签证进行计量；对需要进行设计变更的提请部

门经理进行处理。

10、协助经理做好工程验收、竣工工作以项目评估工作。

11、协助工程内业做好资料收集、整理、存档工作以及其他工作。

衔接并配合物业交接工作，做好相关售后维修工作。

12、完成领导交办的其他工作任务。

十一、土建工程师职责

1、负责施工现场土建管理，监督土建项目的现场施工进度和施工质量，控制土建项目施工成本，进行施工安全检查，协调现场土建相关单位人员进行项目管理。

2、协助工程部经理做好项目的前期工作。

3、负责工程土建部分的施工管理及有关工作，督促和协助监理控制工程进度、质量，协助编制本专业施工进度计划及时监控工程进度与质量计划的实施完成情况。

4、协助工程部经理进行本专业的工程技术管理工作，并配合其他工程师的工作。

5、协助经理负责对本专业施工组织设计的审核工作，并负责解决施工过程中出现的技术问题，或及时联络设计院进行设计变更。

6、参与编制本专业主要设备、材料使用计划，并对设备、材料进行现场确认，保证产品合格。

7、现场巡视，落实、监督工程进度、质量计划以及整改方案的执行情况，协调施工单位与监理单位处理现场有关专业问题。

8、参与图纸会审、设计交底工作，负责交底记录整理、签认和发放。

9、配合相关单位进行土建工程竣工验收。

10、负责本专业相关资料、档案的管理以及工程结算工作。

11、衔接并配合物业交接工作，做好相关售后维修工作。

12、完成领导交办的其他工作任务。

十二、预算员职责

1、按公司和本部门的计划安排，按时完成工程预（结）算的编制与审核工作。

并对所编制和审核的预（结）算文件的完整与准确性负责。

2、认真做好工程材料用量的编制和审核工作。

3、按时完成月、季、年度预（结）算工程量统计报表工作。

4、按时完成对工程进度款支付凭证和经济签证的审查和办理工作，并对其正确性负责。

5、负责建立并及时填写工程进度款支付凭证台帐和合同台帐。

6、依据施工单位报送的设备、材料认价单，及时完成材料、设备的认真认价工作。

7、协助工程部经理做好成本分析工作。

8、工程竣工后，及时办理工程结算和审核工作。

9、完成领导交办的其他工作任务。

十三、工程档案员职责

1、负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累和立卷工作。

2、按照规范收集和汇总工程前期和勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的档案资料，并负责办理移交手续。

3、收集施工全过程中形成的其他技术文件并进行立卷归档。

4、科学分类、合理编目、整理所有归档工程技术档案资料。

5、工程部、勘察、设计、施工、监理等单位之间的工作联系单、签证等工程技术信息的传递工作。

6、准确、快捷提供工程档案资料，满足各方面对工程档案资料的利用需求。

7、工程竣工验收前，联系城建档案管理机构对工程档案进行预验收。

工程竣工后，将所有工程档案、资料移交相关部门存档。

8、工程部内文件的编写、打印、复印及管理工作。

9、完成领导交办的其他工作任务。

十四、销售部经理职责

1、配合策划代理公司做好商品房销售工作。

2、收集房地产综合信息，定期调研市场走势，并结合项目提出对策。

3、认真填写商品房销售合同，达到规范化，符合法律程序，并耐心细致地向客户解释合同有关条款，准确认真地回答客户提出的问题，并如实反映销售中存在的问题。

4、追踪销售款按合同的约定及时的回收。

5、做好市场调研统计、分析工作。

6、完成领导交办的其他工作任务。

十五、销售部助理职责

1、协助销售部经理和销售人员输入、维护、汇总销售数据；

2、整理公司订单，合同的执行并归档管理；

3、登记销售部各项表格和资料；

4、完成领导交办的其他工作任务。

第四章合同管理制度

一、总则

为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

1、公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

2、合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。

各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。

各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。

二、合同的签订

1、合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。

2、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。

3、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

4、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。

5、合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。

6、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

三、合同内容应注意的主要问题是：

1、部首部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点；

2、正文部分：

建设合同的内容包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款；产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等；

3、结尾部分：

注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。

四、签订合同：

1、除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。

2、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

五、合同的审查批准

1、合同在正式签订前，必须按规定上报行政部审查、领导审批后，方能正式签订。

2、合同审批权限如下：

1）、一般情况下合同由董事长授权总经理审批。

2）、下列合同由董事长审批：

标的超过50万元的；投资10万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。

3）、标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批

3、合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经行政经理审阅后,按合同审批权限审批。

重要合同必须经法律顾问审查。

合同审查的要点是：

1）、合同的合法性。

包括：

当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。

2）、合同的严密性。

包括：

合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

3）、合同的可行性。

包括：

当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

4、根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。

六、合同的履行

1、合同依法成立，既具有法律约束力。

一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。

严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

2、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。

没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

3、董事长、总经理、行政部、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。

否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

七、合同的变更、解除

1、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。

如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

2、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。

3、变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。

4、变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。

5、变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。

6、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。

但特殊情况经双方一致同意的例外。

7、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责