物业管理档案资料分类.docx

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物业管理档案资料分类

档案资料分类

类别

资料内容

前期移交资料

工程建筑产权资料:

A．项目批准文件；

B．用地批准文件；

C．规划许可证；

D．施工许可证；

E．拆迁资料。

基础管理

前期移交资料

工程建筑技术资料：

A．竣I图一一包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程有隐蔽管线的全套图纸；

B．地质勘察报告；

C．工程合同及开、竣工报告；

D．工程预决算；

E．图纸会审记录；

F．工程设计变更通知及技术核定单位（包括质量事故处理记录）

G．隐蔽工程验收签证；

H．沉降观测记录；

I．竣工验收证明书；

J．规划综合验收证书；

K．钢材、水泥等主要材科的质量保证书；

L．新材料、构配件的鉴定合格证书；

M．水、电、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书；

N．砂浆、混凝土试块试压报告；

O．供水、管道煤气的试压报告。

接管验收资料

A．固定资产交接证明；

B．物业项目验收交接表；

C．物业项目验收记录；

D．物业项目验收单项（综合）报告；

E．移交清单。

基础管理

专业化管理

A．公司简介；

B．公司组织机构；

C．公司营业执照；

D．公司税务登记；

E．公司法人代码书；

F．公司资质证书；

G．管理处组织机构及人员分布图；

H．管理处办公场所产权证明。

管理合同资料

A．前期物业管理协议；

B．物业管理委托合同。

基金管理资料

A．维修基金的建立、管理、使用相关管理规定；

B．维修基金使用申请审批表。

公众制度资料

A．筹备成立期间的资料；

B．房屋使用手册；

C．管理（业主）公约。

业主管理委员会资料

A．筹备成立期间的资料；

B．物业管理实施方案。

管理目标及实施方案

A．争创物业管理“示范住宅小区”规划；

B．物业管理实施方案。

培训、考核等管理规章制度

A．员工培训程序文件；

B．员工聘用和考核程序文件；

C．各岗位职责；

D．公司员工考核制度及评分细则；

E．管理处工作流程图；

F．员工培训资料（培训大纲、培训计划、培训记录表、培训效果评估表、培训签到表、考试试卷等）。

员工资质档案

A．管理处员工资质情况统计表；

B．员工个人档案。

计算机管理资料

A．物业管理系统软件及使用说明；

B．保安监控、消防报警等系统简介。

客户资料及权属清册

A．客户登记表；

B．房屋及配套设施权属清册；

C．设备台帐。

值班、保修、维修、回访资料

A．管理处值班制度；

B．B．回访制度；

C．客户投诉处理程序；

D．管理处值班记录表：

E．客户投诉登记表；

F．报修、维修服务工作规定；

G．报修登记表；

H．维修登记表；

I．服务工作单；

J．回访记录表；

K．管理处常用电话联系表。

客户意见征询

A．客户意见调查和分析程序文件；

B．客户意见调查方案；

C．客户意见调查表；

D．客户意见调查表发放、回收情况一览表；

E．客户意见调查表发放、回收率统计表；

F．客户意见调查统计表；

G．客户意见调查分析报告；

H．意见处理措施及回访记录。

维修服务承诺

A．服务承诺；

B．质量目标月度统计表；

C．质量目标年度统计表。

行政管理

A．文件目录；

B．文件控制单；

C．文件发放（借阅）登记表；

D．员工登记表；

E．用车申请单；

F．会议签到表；

G．上班签到表。

装修管理规定

A.物业装修管理程序文件；

B.装修管理规定；

C.装修申请审批表；

D.监督检查记录表；

E.整改通知；

F.装修人员登记表。

房屋维修养护管理

A．区域分布图；

B．楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志；

C．建筑物的管理程序文件；

D．建筑物巡视维护规定；

E．建筑物维修养护服务质量标准；

F．楼宇管理规定；

G．建筑物完损等级评定标准；

H．建筑物巡视维护表；

I．建筑物年度养护计划；

J．监督检查记录表；

K．服务工作单；

L．零星工程验收评审表；

M．房屋完损登记评定表；

N．质量目标月度统计表。

综合类

A．设备设施管理程序文件；

B．设备管理各岗位人员职责；

C．各系统操作规程、巡视维护规定；

D．档案管理相关规定；

E．监督检查记录表；

F．整改通知。

供电系统应急处理

A．限电、停电管理规定；

B．临时用电管理规定；

C．临时用电申请表；

D．停电应急处理方案及流程图；

E．紧急事件处理记录表。

保安监控系统

A．保安监控系统程序文件及作业指导书；

B．设备设施清单；

C．保安监控系统录像带使用规定；

D．质量目标月度统计表；

E．保安监控系统巡视维护表。

治安保卫管理

A．物业的保安服务程序文件；

B．二十四小时值班制度及巡逻制度；

C．安保员巡逻制度；

D．安保员培训大纲；

E．警械、警具配备、使用、保管及检查规定；

F．警械、警具检查记录表；

G．保安值班安排表；

H．值班记录表；

I．来访人员登记表；

J．保安训练计划表；

K．保安巡逻记录表；

L．巡逻签到表；

M．巡逻记录表；

N．宿舍值日安排表；

O．监督检查记录表。

保安消防车辆管理

消防系统

消防设备管理

A．消防中心管理制度；

B．设备设施清单；

C．消火栓封签；

D．灭火器合格证；

E．消防电话一览表；

F．消防通讯工具一览表；

G．值班安排表；

H．值班记录表；

I．消防报警系统管理程序文件及作业指导书；

J．消防报警系统巡视维护表；

K．质量目标月度统计表。

保安消防车辆管理

消防系统

消防演习

A．义务消防队员名单；

B．消防标准用语；

C．消防演习方案；

D．消防演习记录；

E．消防演习报告。

消防学习责任划分

A．组织消防法规学习计划；

B．消防学习报告；

C．防火区域管理规定；

D．区域防火责任人划分表；

E．消防宣传图片。

消防安全与应急处理

A．火灾等事故应急处理方案及指挥流程图；

B．消防疏散示意图；

C．疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志；

D．客户主要联系人名单；

E．食堂液化气体使用的安全防范措施；

F．重点安全防火部位登记表；

G．紧急事件处理记录表；

H．动火作业申请表；

I．无火灾事故证明。

保安、消防、车辆管理

车辆管理

A．车辆管理程序文件；

B．车辆出入登记表；

C．保管区分规定；

D．停车场管理规定；

E．车辆出入登记表；

F．摩托车、自行车管理制度。

应急处理

A．安全警告标志；

B．危及人身安全的防范措施；

C．突发事件应急处理方案及流程图；

D．紧急事件处理记录表；

E．无因物业公司管理责任发生重大刑事案件证明。

环境卫生管理

清洁设备管理

A．垃圾中转站清洁制度；

B．设备设施清单。

清洁卫生日常管理及消杀

A．清洁消杀管理程序文件及作业指导书；

B．消杀管理制度；

C．日常卫生保洁承包合同；

D．清洁卫生工作责任制；

E．责任分工表；

F．监督检查记录表；

G．整改通知。

绿化管理

A．园林绿化管理程序文件及作业指导书；

B．绿化平面图及说明；

C．小区内部、天台、屋顶绿化管理措施；

D．责任分工表；

E．园林绿化维护表。

精神文明建设管理

A．精神文明建设公约；

B．社区文化管理程序文件；

C．社区文化活动实施计划表；

D．社区文化活动场所使用申请表；

E．社区文化活动记录表；

F．社区文化活动年度计划及实施情况；

G．社区文化活动年度总结；

H．好人好事记录表；

I．客户感谢信；

J．公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件。

管理效益

经济效益

A．收支情况表；

B．年度财务明细表；

C．有偿服务价目表；

D．有偿服务记录表。

社会效益

A．本物业管理项目所获取的荣誉称号；

B．舆论相关报导。