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综合基础知识考试公文写作范例大全
常见公文写作格式与范文
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之一
函的写作格式
一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。
在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项、请示较小事宜,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
通知一般事项,如通知召开一般性会议。
此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。
不过这种情况并不多见。
二、函的特点
(一)沟通性。
函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。
(二)灵活性。
表现在两个方面:
一是行文关系灵活。
函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。
二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。
可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。
(三)单一性。
函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。
三、函的分类。
(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。
公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。
便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
(二)按发文目的分。
函可以分为发函和复函两种。
发函即主动提出了公事事项所发出的函。
复函则是为回复对方所发出的函。
(三)另外,从内容和用途上,还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下:
(一)首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关。
(二)正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
(三)结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
五、撰写函件应注意的问题
函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。
其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。
例文通知事宜函
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函[1993]2号
国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局:
为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下:
一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。
(略)
二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。
(略)
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。
(略)
四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。
(略)
上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。
国务院办公厅(盖章)
一九九三年一月三日
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之二
《通知》写作要点
通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。
通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题:
制发机关+事由+通知。
二、正文:
㈠通知前言:
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。
㈡通知主体:
写出通知事项,分条列项,条目分明。
三、结尾:
三种写法:
㈠意尽言止,不单写结束语。
㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
通知格式:
(指示性通知)
北京积水潭医院关于××××××的通知
各科室:
××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××。
北京积水潭医院
二○○五年三月十日
例文(指示性通知)
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知
国发(1996)×号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。
为进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例,增强中央宏观调控能力,国务院决定,自1997年1日1日起,将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%,调整为中央80%、地方20%。
有关地区和部门要从全局出发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。
中华人民共和国国务院
一九九六年十二月十六日
通知格式:
(会议性通知)
关于×××××××××××××××会议的通知
各职能处室:
定于×月×日召开××××会。
现将有关事宜通知如下:
会议议题××××××××××××××××××××××××××××。
参加人员××××××××××××××××××××××××××××。
会议时间×月×——×日(会期×××,×××××报到。
)
会议地点××××××××××××××××××××××××××××。
有关事宜
(一)××××××××××××××××××××××××××××。
(二)××××××××××××××××××××××××××××。
(三)×××××××××××。
联系人:
×××,电话:
××××××××,传真:
××××××××。
北京积水潭医院
××××年×月×日
例文(会议通知)
关于召开全区宣传部长会议的通知
各市委宣传部,柳铁党委宣传部:
定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会,现将有关事项通知如下:
一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神;总结交流我区前八个月宣传思想工作;研究部署下一步工作。
二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。
三、会议时间9日9-10日(会期一天半,9日8日下午报到)。
四、会议地点报到及住宿地点:
南宁市七星路广西宣传干部培训中心。
会场:
区党委办公楼三楼会议室。
五、有关事项
(一)请参加会议人员准备约15分钟的发言。
请将发言材料打印50份,在报到时交会务组(打印要求:
16开幅面,在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。
(二)请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作,准时出席会议。
在外出差、学习的,加无特殊情况,务请回邕参加会议。
(三)请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。
联系人:
×××,电话:
××××,传真:
××××××。
中共广西壮族自治区委员会宣传部
二○○三年九月四日
农牧公司通知格式
关于XXXX的通知(标题字体用正文宋体小二,加粗)
各养殖公司:
为确保应届毕业生的培训工作高质、高效完成,现将有关培训要求通知如下:
(正文字体用仿宋)
一、培训时间:
2009年2月1日--2月26日。
二、学员报到时间:
2009年2月1日上午9:
00—下午5:
00,未按规定报到者视为主动放弃。
三、学员报到地点:
希望集团·四川五月花电脑专修学院正校门(郫县团结镇)。
四、学员培训地点:
希望集团·四川五月花电脑专修学院。
五、学员住宿安排:
参培学员的住宿统一由我集团安排在希望集团·四川五月花电脑专修学院学生宿舍,学员无需携带被褥等床上用品,只需带自己的日常生活用品即可。
具体房间号详见签到表。
特此通知
附件:
1、课程规划
2、《培训课程安排表》
3、培训纪律
4、到五月花计算机学院的乘车路线
XXXXXXX公司(盖公章)
二○○九年XX月XX日
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之三
《报告》写作要点
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题:
制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。
二、正文:
㈠事由:
直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。
㈡事项:
写工作步骤、措施、效果。
也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、结尾:
可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。
注意事项:
概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。
报告格式:
(建议报告)
关于××××××的报告
院领导:
根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下:
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。
以上意见如无不妥,请批转各部门执行。
北京积水潭医院××处
××××年×月×日
例文(建议报告)
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院:
原因脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗,却可用疫苗彻底预防的急性传染病。
为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标,措施国家决定开展强化免疫活动。
现将有关情况报告如下:
一、自我国开展计划免疫工作以来,脊髓灰质炎疫苗接种率提高,发病率显著下降,取得了可喜的战绩。
二、在冬季,脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。
为此,决定从现在起至一九九五年一月期间,每年的十二月五日和一月五日,对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。
以上意见如无不妥,请批转各地区、各部门执行。
卫生部
一九九三年十月二日
报告格式:
(情况报告)
关于××××××的报告
根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下:
××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××,提出以下建议:
一、×××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××。
北京积水潭医院××处
××××年×月×日
农牧公司统一用报告格式
报告
日期
2009年2月7日
编号
200908(按照发放时间顺序统一用阿拉伯数字编号,如2009年第8份报告200908)
附件
有□页 无√
受文者
重庆特驱农牧有限公司总经理(宋体小三)
发文者
XXXX公司(宋体小三)
副本分送单位
报告主题
关于XXXX报告(宋体小三)
(正文字体用宋体小四)
可否?
请批示!
XXXXX公司
二○○年三月十八日
(养殖公司盖公章,日期应用大写,齐年盖月)
公司总经理(授权委托人)签字:
时间:
年 月 日
农牧公司总经理(审批)意见:
总部对应部长审核(审批)意见:
时间:
年 月 日
总裁(或授权人)审批:
时间:
年 月 日
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之四
《请示》写作要点
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
一、标题:
制发机关名称+事由+请示。
二、正文:
㈠请示的原因:
陈述情况,阐述理由,讲清必要性和可能性,最后用“为此,请示如下”。
㈡请示的事项:
写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。
三、结尾语:
多用“上述意见,是否妥当,请指示”。
“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。
注意事项:
一文一事;一个主送机关;逐级请示。
例文(事务性请示)
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
国务院:
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神,巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果,拟在全国推广这一做法。
具体意见如下:
一、明确指导思想,加强组织领导。
………………
二、根据不同地区确定保护重点。
………………
三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。
………………
以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见,如无不妥,请批转各地区、各部门执行。
国家土地管理局
一九九一年一月二日
例文(事务性请示)
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
国务院:
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神,巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果,拟在全国推广这一做法。
具体意见如下:
一、明确指导思想,加强组织领导。
………………
二、根据不同地区确定保护重点。
………………
三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。
………………以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见,如无不妥,请批转各地区、各部门执行。
国家土地管理局
一九九一年一月二日
办公会请示格式:
主管领导批示:
关于××××的请示
院领导:
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
此文是否提交院办公会讨论,请指示。
积水潭医院××处
×年×月×日
例文一请求批准性请示
关于建立中国工程院有关问题的请示
国务院:
近年来,我国科学家、工程技术专家和有关人士,曾多次提出建立中国工程院问题。
全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间,不少政协委员、学部委员和工程技术专家,又先后提出提案和建议。
党中央和国务院领导同志十分重视这一建议。
曾就建立中国工程院问题,多次作过批示。
根据党中央和国务院领导同志的批示精神,组成了专家研究小组,经过广泛调查研究,听取各方面人士和有关产业部门的意见,进行反复酝酿和讨论,形成工程院的初步方案。
现就建立中国工程院的有关问题报告如下。
一、关于建立中国工程院的必要性。
(略)
二、关于组建中国工程院的一些原则。
(一)关于名称(略)
(二)关于中国工程院的性质和作用(略)
(三)关于中国工程院成员的称谓(略)
(四)关于中国工程院与中国科学院(学部)的关系(略)
(五)关于中国工程院院士的标准和条件(略)
(六)关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制度(略)
(七)关于中国工程院的领导体制及学部设置(略)
三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排(略)
以上请示当否,请批示。
附件:
中国工程院筹备领导小组名单。
国家科委(盖章)
中国科学院(盖章)
一九九三年十一月十二日
例文二请示指示性请示
关于《会计人员职权条例》中“总会计师”既是行政职务又是技术职称的请示
财政部:
国务院1987年国发[1987]*号通知颁发的《会计人员职权条例》规定,会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种;其中“总会计师”既是行政职务,又作为技术职称。
在执行中,工厂总会计师按《条例》规定,负责全厂的财务会计事宜;可是每个工厂,尤其大工厂,授予总会计师职称的人有四五人,究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜,执行总会计师的职责与权限呢?
我们认为宜将行政职务与技术职称分开。
总会计师为行政职务,不再作为技术职称,比照最近国务院颁发的《工程技术干部技术职称暂行规定》将《条例》第五章规定的会计人员职称的“总会计师”改为“高级会计师”。
以上意见是否妥当,请指示。
*省财政厅(盖章)
一九*年×月×日
例文三请求批转性请示
关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示
国务院:
随着对外改革开放的不断扩大,人民生活水平不断提高,近年来,中国公民自费出国旅游不断增加,为适应改革开放形势,加强中国公民自费出国旅游的管理,特制定了《中国公民自费出国旅游管暂行办法》。
附:
中国公民自费出国旅游管理暂行办法
以上暂行办法如无不妥,请批转发布执行。
国家旅局(盖章)
公安部(盖章)
请示类公文写作规范:
请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内容和写法要求如下:
1、首部。
主要包括标题和主送机关两个项目内容。
(1)标题。
请示的标题一般有两种构成形式:
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
如《*县人民政府关于***的请示》;另一种是由事和文种构成,如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
(2)主送机关。
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。
每件请示只能写一个主送机关,不能多头请示。
2、正文。
其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
(1)开头。
主要交代请示的缘由。
(2)主体。
主要说明请求事项。
另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚,以便上级机关给予明确批复。
(3)结语。
应另起段,习惯用语一般有“当否,请批示”,“妥否,请批复”,“以上请示,请予审批”或“以上请示如无不妥,请批转各地区、各部门研究执行”等。
3、落款。
一般包括署名和成文时间两个项目内容。
标题写明发文机关的,这里可不再署名,但需加盖单位公章,成文时间**年*月*日。
撰写请示应注意的问题
请示的写作首先要和“报告”文种相区别。
在这个前提下,一要遵守“一文一事”的原则,主旨鲜明集中。
二要做到材料真实,不要为了让上级领导批准而虚构情况,也不要因为没能认真调查而片面地摆情况,提问题;三要理由要充分,请示事项要明确、具体;四要语气要平实,恳切,以期引起上级的重视,既不能出言生硬,也不要低声下气,客客套套。
《规定》写作要点
规定是由机关、社会团体和企事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。
一、标题:
地域+内容+文件种类(规定、管理办法、细则、规则等)。
二、正文:
(一)正文的内容通过“条”的形式表述,按顺序依次排列。
“条”是法规的基本单位。
(二)“条”的内容较多时可分为“款”,“款”的内容较多时可分为“项”。
(三)根据内容的需要,可以在“条”上设“章”。
字号规格
公文标题居中排一行或数行。
公文标题用2号宋体。
正文用3号仿宋。
一般每页22行,每行28个字。
用A4纸打印。
结构层次序数,第一层为“一”;第二层为“㈠”;第三层为“⒈”;第四层为“⑴”。
成文时间用汉字,“零”可写为“○”,右空4个字。
印章上不压正文,下压日期,“骑年盖月”。
所谓骑年就是盖章的时候,要盖在年份的上面,章子有1/3是在年份下面,就好像骑上去了一样,而同时,章子要把月份整个盖住,这就是盖月,主要是为了防止篡改公文日期。
农牧公司统一用请示格式
请示
日期
2009年2月7日
编号
200908(按照发放时间顺序统一用阿拉伯数字编号,如2009年第8份报告200908)
附件
有□页 无√
受文者
重庆特驱农牧有限公司总经理(宋体小三)
发文者