岗位职责访谈操作说明.docx
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岗位职责访谈操作说明
岗位职责访谈操作说明
职位分析访谈是两个或更多的人交流某项或某系列工作的信息的会谈。
它是一种重要的收集基本工作信息的职位分析方法，通过访谈法收集的工作信息不仅是职位分析的基础源泉，而且可以为其他职位分析方法提供最初始的资料供给，例如通过访谈法获取的信息可以帮助我们开发职位分析问卷等。
一、访谈法的基本要素：
（一）参与者
在一般情况下，访谈的参与者为两人：
职位分析师和被访谈者。
在实际操作过程中，也会出现访谈中的一方或双方都为多人的情况，例如SME会谈法。
为了收集更为全面完整的职位分析信息，访谈的对象除了工作的直接任职者之外，往往还包括任职者在整个工作流程中的上游供给者（supplier）和下游接收者（recipient）、管理层级中的直接上级（supervisor）以及同事（co-worker），对其下级的访谈可以作为信息补充。
各类对象在访谈过程中所起的作用和提供的信息种类存在一定的差异，详见图5-1：
（二）访谈者的角色定位
访谈者在访谈过程中所扮演的角色，根据访谈目的、访谈者的风格等的不同，即可以是消极的信息记录者也可以是积极的思维引导者。
作为信息记录者，其主要职责是根据访谈提纲尽可能收集其需要的信息，以信息的完备性作为其追求的目标；另一方面，访谈者应积极
引导任职者进行扩展思维，根据任职者提供的线索深入追问，以获得附加信息，以信息的广度和有效性作为其追求的目标。
（三）访谈的结构化程度
根据实际需要，职位分析师可以选择结构化或非结构化的面试方法。
非结构化访谈可以根据实际情况灵活收集职位信息，但在收集信息的完备性方面存在缺陷；结构化访谈信息收集全面，但不利于任职者的发散性思维。
实际运用中，往往将两者结合起来，以结构化访谈问卷作为访谈一般性指导，访谈过程中，根据实际情况就某些关键领域进行深入探讨。
通常，职位分析师可以通过以下主要途径，实现访谈的结构化和规范化：
二、通用职位分析访谈流程
职位分析访谈作为收集工作信息的重要手段，是决定职位分析质量的重要环节，对于大多数职位分析师来说，需要遵循一定的访谈流程，以最大限度的控制访谈结果的误差。
当然，访谈的流程是多样化的，需要职位分析师在实际操作中，灵活把握。
通用的职位分析访谈包括以下五个主要环节：
（一） 访谈准备阶段
在职位分析访谈的准备阶段主要包括以下几项工作（见图5-4）
（二）访谈开始阶段
访谈是双方面对面的交流互动的过程，因此访谈双方的情绪和心态对于访谈的效果起着相当关键的作用。
从这种意义上说，在访谈初始阶段帮助被访谈者建立平和、互信的心态则显得格外重要。
在有些访谈实践中，由于初始阶段处理不当，往往会造成被访谈者对访谈产生怀疑甚至敌意的态度，以致对整个访谈过程不配合或是不能准确的提供与工作有关的信息。
首先，在职位分析的初始阶段，职位分析师应建立轻松、舒适会谈气氛，可以尝试使用以下方法。
（见表5-4）
v采取随意简单的方式自我介绍
v尝试发现被访谈者爱好的话题，从这些话题出发展开访谈
v在话题开始时，采取鼓掌、适度赞扬等方式表达对被访谈者的欢迎，以缓和紧张气氛
其次，职位分析师应向被访谈者介绍本次访谈的流程以及对被访谈者的要求。
如果在访谈过程中，需要使用笔录、录音等辅助记录手段的，应向被访谈者事先说明。
接下来，职位分析师应重点强调本次职位分析的目的及预期目标、所收集的信息的用途以及本次职位分析相关技术性问题的处理方法（尤其是标竿岗位的抽取、被访谈者的抽取方式）。
最后，有必要向被访谈者说明的是，本次访谈已经征得其上司的同意，但是参与访谈的全部人员将保证访谈的内容除了作为分析基础外，将对其上级和组织中的任何人完全保密。
（三） 访谈主体阶段
职位分析师关心的首要问题是通过访谈获得关于目标职位准确而全面的信息。
如果信息收集不够完整，将会直接影响职位分析结果的完整性；若所获信息用于编制职位分析调查问卷，也会造成调查问卷的残缺，无法完整的勾勒出目标职位的任务职责。
因此在职位分析主体阶段职位分析师的工作将围绕如何收集完整、准确的信息而展开。
第一步，寻找“切入点”
首先，职位分析师应从一般信息入手逐步深入至问题的细节部分。
主体访谈开始阶段很好的交谈“切入点”是询问被访谈者所在部门与组织中其他部门的相互关系，或者目标职位与部门内外其他职位的相互关系，另外一些简单的话题，诸如工作环境等，也可作为深入访谈的“破冰船”。
随着访谈的逐步深入，所谈内容应逐步趋于具体、详细，主要询问被访谈者各项工作任务的“投入”（Input）、“行动”（Action）以及“产出”（Output）过程。
第二步，获取“主干”——工作任务
在访谈过程中，可向被访谈者提供事先准备的任务清单初稿，与被访谈者就任务清单所列项目逐条进行讨论。
针对任务清单初稿，职位分析师可以向被访谈者询问以下问题（见表5-6）：
如果访谈前没有准备任务清单初稿，职位分析师可通过以下问题启发被访谈者逐项列举其工作内容（见表5-7）：
第三步，探索“枝叶”——任务细节
就每项工作任务，职位分析应积极引导被访谈者深入讨论，从“投入”（Input）——“行动”（Action）——“产出”（Output）三个角度，主要收集6W1H信息（见表5-8）。
WHY
此项工作任务的主要目的
WHAT
主要的工作内容
HOW
完成工作的方法
WHEN
工作时间
WHERE
工作地点
WHO
工作联系（协助者、指导者）
WHICH
相关设备、工具
（四） 访谈结束阶段
当按照访谈计划，访谈已经涉及目标职位所有的职责领域、收集到所有可能收集的与工作相关的信息后，意味着访谈即将进入结束阶段。
另外一个限制因素是访谈时间。
职位分析师应该根据事前计划把握访谈进程，若需要超过计划时间，应及时和被访谈者及其上司沟通，征得同意。
一般说来，访谈时间不宜超过3小时，过于冗长得会谈会使得双方感到疲倦乏味。
在访谈结束阶段，职位分析师应就表5-9中的问题与被访谈者进行再次沟通。
（五）访谈整理阶段
访谈整理阶段是整个访谈过程的最后一个环节，由职位分析师在速记员的协助下，整理访谈记录，为下一步信息分析提供清晰、有条理的信息记录。
职位分析访谈记录表、提纲示例
（一）访谈记录表
（二）工作任务细化记录表
工作结果（名称，性质，频率，重要性）
职位分析访谈提纲
1、请您用一句话概括您的职位在本公司中存在的价值是什么,它要完成的主要的工作内容和要达成的目标？
2、请问与您进行工作联系的主要人员有哪些？
联系的主要方式是什么？
3、您认为您的主要工作职责是什么？
请至少列出8项职责。
4、对于这些职责您是怎样完成的，在执行过程中碰到的主要困难和问题是什么?
5、请您指出以上各项职责在工作总时间中所占的百分比重。
（请指出其中耗费时间最多的三项工作）
6、请您指出您的以上工作职责中最为重要、对公司最有价值的工作是什么？
7、组织所赋予您的最主要的权限有哪些？
您认为这些权限有哪些是合适的，哪些需要重新界定？
8、请您就以上工作职责，谈谈评价这些职责是否出色地完成的标准是什么？
9、您认为在工作中您需要其他部门、其他职位为您提供哪些方面的配合、支持与服务？
在这些方面，目前做得好的是什么，尚待改进的是什么？
10、您认为要出色地完成以上各项职责需要什么样的学历和专业背景？
需要什么样的工作经验（类型和时间长度）？
在外语和计算机方面有什么要求？
您认为要出色地完成以上各项职责需要具备哪些能力？
11、您认为要出色地完成以上各项职责需要具备哪些专业知识和技能？
您认为要出色地完成以上各项职责需要什么样的个性品质？
12、请问您工作中自主决策的机会有多大？
工作中是否经常加班？
工作繁忙是否具有很大的不均衡性？
工作中是否要求精力高度集中？
工作负荷有多大？
其他注意事项
（一）【效果】
1、访谈法是目前在国内企业中运用最广泛、最成熟、最有效的职位分析方法。
2、访谈法唯一能够适用于各层各类职位的职位分析方法，且是对中高层管理职位进行深度职位分析效果最好的方法。
3、访谈的成果不仅仅表现在书面上，在整个访谈过程中，任职者对职位所进行的系统思考、总结与提炼也具有十分重要的价值与意义。
（二）【要点】
提高访谈法的效果需要把握以下关键点：
1、访谈者培训：
职位分析访谈是一项系统性的、技术性的工作，因此在访谈准备阶段应对访谈者进行系统的职位分析理论与技术培训。
2、事前沟通：
应在访谈之前一星期左右事先通知访谈对象，并以访谈指引等书面形式告知其访谈内容，使其提前对工作内容进行系统总结，并有利于获得访谈对象的支持与配合。
3、技术配合：
在访谈之前，访谈者须事先对访谈职位进行文献研究，并通过开放式职位分析问卷初步收集、整理与汇总职位信息，形成对职位的初步印象，找到访谈的重点，使访谈能够有的放矢。
4、沟通技巧：
在访谈过程中，访谈者应与被访谈者建立并维持良好的互信和睦关系，适当地运用提示、追问、控制等访谈技巧，把握访谈的节奏，防止访谈中的“一边倒”现象。
5、信息确认：
访谈过程中，访谈者应就获取的信息及时向被访谈者反馈并确认；在访谈结束前，应向被访谈者复述所获信息的要点，以得到其最终的认可。
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