秘书外事管理实务复习资料.docx
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秘书外事管理实务复习资料
1、什么是办公室封闭式布局？
封闭式布局即将分工不同的各职能部门，独立地安排于一间或一套房间内，组成一个个小办公室，各个部门办公室一般集中于一栋楼内，或一层楼内。
优点：
有利于保持环境安静，便于实行分级管理。
缺点：
各部门之间信息沟通不及时，工作协调不够灵便，也不便于监督检查，且占用的房间多。
2、什么是办公室开放式布局？
即将企业各职能部门的所有管理人员，常包括总经理在内，全部集中于一间大办公室内，一起办公，并按工作程序排列办公桌，室内一端安放几张沙发，作接待会客之用。
优点：
办事效率高；有利用相互监督；节省了办公用房和办公经费。
3、什么是混合式布局？
即在开放式布局的办公室内，将各职能部门用组合式办公用具或其他材料，分隔成一个个工作单元。
优点：
既保留了开放式布局的优点，同时也避免了相互打扰。
4、改善办公室空气有哪些措施？
采用无毒无害的绿色建筑材料；安装空气清新器，定期检查、维修空调等设备，及时更换其部件，防止其副作用；在办公室吸烟污染空气；绿化办公室内外环境。
5、如何阅读报纸？
主要是利用每天上班一开始的时间，浏览当天的一份或者几份报纸，将这些报纸中有关本行业的商情、价格行情、市场动态、新产品等有关资料，用红笔圈出，呈送给经理阅读。
有的还需要做简报。
电子报纸的阅读，复制集中阅读。
有需要的还要作注释和说明。
6、如何听取指示？
带上笔记本听取上司布置工作，以速记的方式记录下上司的指示，按要求执行。
注意的问题：
听取指示时，应认真的边听边记，适时地点头应答；不明白或有歧义之处要询问；需发表意见时，应用征询的语气陈述自己的看法，讲清理由，按上司最终指示办理。
7、值班工作的任务有哪些？
1）收受报刊杂志和邮件、文函；2）接听电话，写好电话记录，予以答复或转给有关部门、上司处理；3）接待来访者，酌情处理他们的问题；4）负责单位的安全保卫工作。
8、简述收到邮件的处理程序。
收受邮件t邮件的初步分类t拆阅邮件t邮件登记t邮件的分发
9、简述信件的装封的要求。
要求：
要考虑到保密，应将信纸上打印有文字的一面向里折叠；考虑自己折叠时和对方拆阅时的方便；要整体装封，按顺序整体折叠；美观。
10、印章的种类有哪些？
正式印章、专用印章、套印章、钢印、万次印、手章、名章、戳记
11、简述印章保管的内容。
1）选择好单位印章放置的地方，一般放在单位的机要室或办公室较好。
2）选择好管理印章的人员。
3）印章的保管应建立严密的制度。
4）印章保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗。
12、简述用印的规定。
1）检查上司批准用
印的签字，用印应由这个机关或单位的有关负责人批准；2）审阅、用印内容，审阅了解用印内容，检查留存材料是否齐全；3）
登记，每次用印都应进行登记，登记项目：
用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项；4）盖印。
盖章要用力均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观、便于识别。
13、介绍信使用注意事项使用前，必须经过
主管领导的批准，一封介绍信只能写给一个单位，不许开空白介绍信；介绍信应该有编号和骑缝章，存根与正本一致，予以存档，没用过得介绍信要存贴回原位，并说明情况；若有遗失，应向单位反映，
14、时间安排基本要求：
1）统筹兼顾。
所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾上司的实际情况。
2）安排规范.就是根据组织上司的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些上司参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。
3）效率原则。
日程表的安排要体现效率原则。
4）突出重点。
采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。
5）留有余
地。
安排上司的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给上司有空隙时间。
6）适当保密。
上司的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。
日程表给上司一份，给秘书科长和其他上司一份，再就是有关科室和司机一份。
不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细以防泄密。
7）事先同意。
在安排上司的日程表时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到上司的同意。
15、日程安排的内容。
秘书日程安排的内容是把上司或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。
内容：
1）各种接待、约会。
2）商务旅行活动。
当前各组织上司特别是企业上司经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。
3）参加各类会议。
4）到车间进行实际检查或指导。
5）组织的各类重大活动的安排。
6）上司私人活动的安排。
16、日程安排注意事项1）日程表编写以记叙、说明为主要表达方式，不加评论，不作过多分析，简洁而且具体，2）使人一目了然。
3）月计划、周计划、日计划不要安排得太满，尤其是后两者。
4）所有的日程安排都应按上司的意思去办。
5）活动与活动之间要有一定的空隙时间，以避免一些时间冲突。
6）在制定日程安排表的过程中，应养成谦虚细心的习惯，事不论大小，都要认真去检查核对。
7）对已经处理完的工作，一般应注明结果，对没处理的也一样。
17、约见的分类有哪些？
1）公务约见：
指双方会面商谈公事的约见，参加者代表各自所在单位，它是单位公务活动的重要组成部分。
2）对等约见，指会面商谈公务的双方的职务相同。
这类约见大多属于正式约见。
3）不对等约见指会面商谈公务的双方的职务一高一低。
18、约见安排的步骤1．了解意图2．准备资料3．确定参加人员4．确定时间和地点5．迎送工作6．安排合影7．整理会谈文件
19、简述安排约见的要领1）如果依照上司的指示与对方联系，秘书应详细告知对方约见地点，时间和约见的时长及商谈何事，以便做好事先准备。
2）如果是要求约见，秘书应记录其要求后当即向上司请示，上司同
意的话，按上执行。
3）将本单位人员的约见安排于每天下午晚些时间，以便好协调。
4）如果约见安排在单位以外，宜将约见时间安排于上午早些时候，以便上司早上直接赴约5）各种约见之间，留出10~15分钟时间，便于上司处理急事，或稍做休息。
6）
上司出差前一天不宜将约见日程安排满，让上司有时间准备；7）约见不宜首尾衔接安排，应将重要和次要的约见交替安排；8）
约见的安排要同时写在秘书和上司的工作日志上，并提前打印第二天的安排表，9）
每天一上班，向上司提醒当天的约见。
20、论述旅行计划的制订。
旅行计划是上司出差是否能顺利完成工作任务的重要前提，一份合理、周全、程序规范的旅行计划，能保证上司在最短的时间内完成工作任务。
一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑：
a•时间一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息时间。
b.地点一是指旅行
抵达的目的地（包括中转地）。
目的地名称既可详写（即哪个地区、哪个公司），也可略写（即直接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活动的地点；三是指食宿地点。
c•交通工具一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动中使用的交通工具。
这要求秘书了解这方面知识，如识别火车种类等。
d.具体事项一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。
e.备注记载
提醒上司注意的事项，诸如抵达目的地需要中转、中转站名称、休息时间、飞机起飞时间，或需要中转时转机机场名称、时间，为旅客提供的特殊服务、或开展活动及就餐时要注意携带哪些有关文件材料，应该遵守对方民族习惯等。
计划制定后，至少打印3份，一份交出差上司，一份由秘书留存，一份存档。
21、简述正式邀请。
正式邀请，是指企业举办正式、庄重的活动，约请对方参加，通常以企业名义或上司名义。
通常要发送邀请函。
程序：
确定邀请范围t草拟邀请名单t确定时间地点等细节T发出邀请函。
22、接待的基本原则1）无论接待什么样的
客人，都要作到公平和礼貌；按先来后到的
原则接待每一位客人。
2）无论接待什么样
的客人，都要和颜悦色，千万不能皱眉3）接待客人时态度要郑重，说话要留有余地。
4）对于预约的客人要迅速转达他的要求，不能让他久等。
5）为了避免出错，对于客人说的一些重要事项要向其确认一遍。
6）
陌生客人来访时，尽快记住其相貌和姓名，了解他与本公司的关系。
7）对上司没确认
见的人，不要让其进去见上司8）有些没
有预约的客人喜欢问上司在不在甚至上司的整个工作日程安排，在不了解对方身份和来意的情况下，不要直接回答上司在或不在，而是要尽可能地从对方那里了解一些有用的信息，但在打听时不能失礼。
23、简述接受名片的礼仪。
接受时要起身站立，迎上前去，说谢谢”然后，务必要用右手或双手并用将对方的名片郑重的接过
来，捧到面前，念一遍对方的姓名。
最后，应当着对方的面将名片收藏到自己的名片夹或包内，并随之递上自己的名片。
忌讳
用左手接，接过后看也不看，随手乱放，不回递自己的名片等。
24、递送送名片的礼仪：
应起身站立，走向对方，面含笑意，以右手或双手捧着或拿正面面对对方，以齐胸的高度不紧不慢的递送过去。
与此同时，应说“请多关照”，“请多指教”“希望今后保持联络”等，同时向多人递送名片时，应由尊而卑或由近而远。
25、简述名片的整理工作。
（1）名片应及时
整理，每次收到名片应在客人离开后，就来
宾简况做记载。
（2）名片分类：
地区划分法；人名划分法；单位划分法；业务类别划分法等。
（3）分类存放，最好再做一份备份。
（4）如有变化及时更新
26、如何帮助上司中止会客方法：
①把新的来客的名片或者将新的来客的情况打到一
张纸条上，递给上司，无须说话。
②进入上司办公室并告之他客人已到，但不要具体涉及到新的客人。
“对不起，您三点约定的客人到了，我能告诉他您很快即可见他吗？
”③用内部电话通知你的上司。
总之，秘书要与上司之间有默切配合。
27、简述接待计划（方案）的主要内容。
A、确定接待规格（高规格接待，对等规格接待，低规格接待）B、日程安排（包括日期、时
间、活动内容、地点陪同人员等内容。
）C、
接待经费列支（工作经费、住宿、餐饮、劳务、交通、参观游览、纪念品、宣传公关及其他费用等）D、工作人员安排（根据接待规格和活动内容来确定工作人员的构成与数量）
28、什么是文书？
文书是人们在社会实践活
动中，运用书面方式来表达思想，进行联系，陈述意见或作为契约的一种文字材料。
文书
分为公务文书和私人文书
29、什么叫公文？
文件指什么？
公务
文书也称为公文，是指机关团体、企事业单位在公务活动中形成并使用的，具有法定效
力的文字材料。
文件，广义是指公务
活动中形成并使用的一切文字材料；狭义的
特指有完备的格式，有套红印刷的文件头、公章的公文。
30、简述涉外文书的作用。
1）宣传作用2）法规作用3）商洽作用4）凭据作用
31、简述涉外文书的特点。
1）涉外性2）规范性3）时效性
32、简述涉外文书写作的要求。
1）掌握法规2）熟悉业务3）严谨周密4）掌握格式
33、简述校对的方法及注意事项。
方法：
读
校法；分校法；对校法；折校法；注意事项：
依据原稿，认真校对，特别留心易出错的地方；校完内容还应全面检查版式；注意校对
过程中的保密事宜。
34、收文处理程序签收t启封t登记t分发T拟办T批办T承办T催办T办复
35、什么是催办？
指对必须答复的文件，根据时限要求、及时地对承办情况进行督促与检查，以确保落实。
36、什么是文书的立卷与归档？
所谓立卷，
就是将单份文件组合成案卷的工作。
将文书
部门办理完毕的文件收集齐全，分出其中有查考、保存价值的文件，并按一定特征进行分类的过程。
归档，就是将组成的文书案卷移交给档案管理部门。
37、简述文书立卷的基本原则和要求。
1）
原则：
按照文件形成的自然规律，保持它
们之间的联系，使案卷正确反映本单位或机构活动的本来面貌，分门别类，便于保管和利用。
2）要求：
文书立卷时，要求你最好准确地划分保管期限。
避免将需永久或长期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混杂，给档案的保管、统计、利用工作带来不便，甚至影响重要档案的齐全完整。
38、简述公文立卷的方法。
公文立卷，主要采用按照文件的特征，联系和保存价值进行卷组合的方法，即按作者特征立卷。
按问题特征立卷，按时间特征立卷，按文种特征立卷，按通讯者特征立卷，按照地区特征立卷，在实际工作中，经常采用几个特征结合运用的立卷方法。
39、简述“三资”企业文书立卷方法。
字顺法；主题词法；地区分类法；数字分类法；
日期分类法
40、电化会议及其种类是什么？
是指至少三个人在两个以上地点通过电话、电视或计算机等电子装置举行的会议。
电话会议，全视频电话会议，计算机网络会议。
41、简述会议记录的含义、内容。
会议记录是会议情况的真实反映，也是落实会议议题的依据。
内容包括两个部分：
（1）会议组织情况：
会议名称、时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人姓名、职务。
（2）会议内容：
会议议题，头论发言、形成的决议
及主持人总结性发言记录下来。
笔录、录音记录
42、出国申请手续有哪些？
出国申请手续主要有五项：
递呈出国申请书、办理护照、申请签证，准备妥健康证书，办理出境登记卡
43、常用的谈判谋略有哪些？
联络感情；树立自我形象；争取主动；求上取中；声东击
西；暂停；假设条件；坦诚；催促；马拉松式
46、什么是证券、债券和股票？
（1）证券
是具有一定票面金额、代表资本所有权或债权的凭证。
债券和股票。
（2）债券是发行者筹措资金的一种手段，是一种体现债券与债务关系的证券。
（3）股票是股份公司发给投资人的入股凭证，是借以取得股息的有价凭证。
股票的债券的区别：
1）债券是属于债务证券，是一种有权证书；股票是属于产权证券，是一种债券债务证书。
2）债券的面额是不统一的，而股票的面额是必须统一的。
3）
债券持有人的收入是固定不变的，而股票持
有人的收入，则取决于股份公司的盈利状况，多赚多分，少赚少分4）债券有固定期限，到期必须归还本息，股票通常没有期限
47、国际贷款和银行贷款。
国际贷款是指国际间的资金借贷，即由一国、数国或国际金融机构向第三国政府、银行或企业提供资金融通。
银行贷款,是指借款国为国内建设项目向外国银行借款,并将所借款项以外汇贷款形式借给国内企业的一种信贷方式。
48、简述秘书调查研究的意义。
①调研是做
好秘书工作的基础，秘书和秘书部门的各项工作都离不开对实际情况的调查研究。
调查
研究贯穿于一切秘书工作的各个环节之中，是秘书和秘书部门经常性的重要工作，秘书
只有始终搞好调查研究，才能提高工作效
率，避免和减少工作失误。
②调研是发挥秘书参谋作用的基本途径，秘书和秘书部门为领导工作服务。
就必须向领导提供准确，全面，可靠的情况和建设性意见，当好领导的
“耳目”和参谋，而这些情况和建议是靠调查研究，靠对实际情况的透彻了解和科学研究得出来的，可以说，调查研究是秘书辅助领导决策的关键环节。
③调研是锻炼秘书能力的重要方法，调查研究是秘书人员向社会学习，向群众学习，认识世界，改造世界的最好办法，秘书人员通过调查研究，可以加深对党的方针政策的理解，可以向群众学习新鲜经验，可以锻炼和提高对事物的观察能力和分析综合能力，人际交往能力及写作等能力。
49、简述调研报告的种类。
①反映社会情况的调研报告。
主要用于对社会政治、经济、军事、文化、科技等方面的情况予以调研，以期引起有关方面的注意，或为领导机关制定某项政策，确定某一理论直接提供资料和依据，②介绍新生事物的调研报告，订反映现实生活中涌现的能够代表时代精神的新
人，新事，新气象，反映改革中出现的新思想，新事物和新创造。
③总结典型经验的调研报告，这类调研报告所反映的是先进单位的典型事迹及其经验，写伤口要从思想基础，创造过程，具体做法等方面对典型经验予以总结和推广。
④揭露问题的调研报告。
这类调研报告所反映的是生活中存在的各种问题和弊端，或是对被掩、混淆甚至颠倒的东西予以揭露，以明辨是非，正人视听。
⑤考察历史事实的调研报告，这种调研报告具有较强的针对性，政策性和现实意义。
50、接待实施有哪些具体要求？
由于接待对象不同，来宾的任务不同，对接待的方法也要求有有所不同，一般说来，内宾接待有以下四种情况和具体要求，①接待上级机关来宾的要求，上级机关领导人来了解情况或视察工作进展，要请本单位的领导亲自出面接待，如果领导人让秘书人员工介绍某些情况，可就事而论，不要对整个工作的是非优势作出评价，如果领导人主动征求意见，秘书应直言不讳，讲出自己的看法，如果本单位领导不在，而上级领导要求秘书介绍情况或询问问题时，秘书要实事求是地汇报；对上级领导交办的任务，秘书应记好问清，待本单位领导归来后，进行汇报，上级机关普通工作人员来进行工作访问时，也由本单位领导出面介绍情况，以示尊重。
秘书应安排领导去看望。
②接待平级机关来宾的要求，平级机关、单位的领导人来访，应由单位领导出面接待，如果本单位领导不在，或不能分身，经领导委托，秘书部门领导或工作人员可出面接待，并向来宾做出解释，以求谅解，如果来宾是参观学习，了解情况，应实事求是地介绍；如果是业务联系，或由对口部门负责人接待，重要问题，工向主管部门领导汇报，接待时，要注意互通有无，互相交流情况，掌握各兄弟单位和业务单位的工作情况，整理出材料，供单位领导人参考。
③接待本系统来宾的要求。
本系统下属单位人员来访，除领导点名找来的以外，一般由机关各部门负责接待，对来汇报工作的人员，秘书应详细记录汇报的内容，有不清楚的地方，一定要向清楚，若汇报的情况参价值较大，要向来人索要书面材料，对于来请求解决问题的，属于秘书部门职权范围的事，可按有关规定答复和处理，凡是新问题，
重要问题都要请示领导后再作答复，对来反映问题的，一般由秘书部门负责接待，然后视问题的性质和解决的途径，及时与有关职能部门联系，尽快给予答复和解决。
重大问题要向领导报告，对申述或检举揭发性的，要为本人保密，若来人指名直接向某领导报告，秘书要向领导人通报，经同意后，约定会见时间地点。
④无约接待的要求，对没有约定，临时来访的客人，秘书应有礼貌地询问客人的来意，根据不同情况灵活处理，以消除领导人可能遇到的困窘场面。
、秘书遇到的意外电话有哪些？
如何处置意外电话？
①灾害电话。
秘书凡接到灾害电话，一是要如实记录，如灾害发生的时间，地点，经过，后果，原因和措施；二是要即刻向领导者报告，请领导者给予指示；三是要迅速传达领导者的指示，并要求对方及时反馈有关信息。
②纠缠电话，秘书凡接到纠
缠电话，一是要明确谢绝，但不要伤害对方感情；二是要佯称领导者不在单位，或称“你的意见尚未研究”；三是可请对方留言，并表示可以转达。
③匿名电话。
秘书凡接收推销电话，一是要以礼相待，不可强行要求对方说出姓名；二是要记录对方通话的内容，及时向领导者转达；三是要设法了解对方的姓名和身份；包括向领导者打听。
④推销电话。
一是要问清对方有何事情，然后告诉对方此事需要请示领导人，不可回答“要”与“不要”；二是要根据领导者的指示或单位的规定，婉言谢绝，或直接表示“不感兴趣”、“不需要XX产品”。
⑤恐吓电话。
秘书凡接到恐吓电话，一是要处之泰然，平静地与之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用现有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据；三是要及时向领导者报告，或请警方协助侦察。
⑥性骚扰电话。
秘书凡接到性骚扰电话，一是要即刻挂上话机，拒绝通话，或严厉斥责，给予警告，二是要利用录音设备进行录音，以便见机报警，如果上司打来的性骚扰电话，同样要断然回绝，不可因羞于启齿而给对方留下幻想，以至酿成不良后果。
⑦错打电话。
如果是对方打错了电话，应客气告诉对方“您大概打错了电话”，或请求对方说出所打的电话号码，如果是自己打错了电话，应向对方道歉，说一声“对不起”。
51、吸收利用外资的方式和途径：
1、直接投资2、到国外发行股票3、利用各种形式的国际贷款4、利用各类无偿援助5、本国外汇专业银行外汇贷款中的外资。
涉外秘书与调查研究
一、调查研究的作用1、为领导实现科学决策服务2、为领导搞好工作和经营管理、指挥生产服务3、为更好地搞好涉外秘书的本职工作。
二、调查的主要范围1、对方经济情况及背景的调查2、对方社会制度和政治态度的调
查3、对国际交往法规、惯例的调查4、对
方有关惯例制度的调查5、对方文化背景和风俗习惯的调查
三、涉外秘书调查研究的途径1、向外事机构调查2、通过中介机构调整3、通过媒体调查4、在业务活动中调查
四、调查研究的基本要求1、客观2、全面
3、抓动态
调查研究的程序一、准备1、明确目的，选好题目2、确定范围，选好对象3、学习文件，熟悉政策4、制定计划，拟出提纲二、实施1、收集材料2、整理材料3、分析研究
4、补充调查三、完成1、全面审核2、起草调查报告3、总结座谈4、善后工作
调查研究的类型—一、按调查的内容和目的分类1、综合调查2、决策性调查3、专题调查二、按调查的对象分类1、普遍调查2、重点调查3、典型调查4、专家调查法三、按调查研究的手段分类1、开调查会2、个别访问3、问卷调查
对调查材料的分析研究一、调查材料的整理
（一）整理的要求1、合格性即审查资料是否按规定收集，能不能说明问题2、准确
性即对疑点进行复查、核实，予以明确；检查有无不合理和自相矛盾之处；各项统计
数字和计算过程有无差错3、完整性即对调查的项目、内容、主要问题、按照调查要求，全面审查、复核，查漏补缺。
（二）整
理的程序1、编校2、分类3、汇总二、调查材料的研究方法⑴比较法。
就是把两个以上的事物放在一起进行比较，从而更深刻认
识各自特征的研究方法。
⑵分析法。
是指将纷繁复杂的事物，分解成较为简单的组成部分，找出这些部分的本质属性，内在联系和彼此间的联系。
⑶综合法。
就是将众多零散事物组合串联成为一个整体的研究方法。
⑷
演绎法。
就是从一般理论或普遍法则出发，依据这一理论推导出一些具体的结论，然后
将它们应用于具体的现象和事物的研究方法。
⑸归纳法。
就是将多件的同类个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征加以加深认识的研究方法。
（6）系统研究法，也称系统方法，是指用系统的观点去考察调查研究对象的研究方法。
（7）动态研究法
是从事物的发展、变化中去考察事物，探求其本质和发展规律的方法。
名词解释
1•外事：
是相对于内事而言的，其本意即指涉外事务，是国家、
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