酒店营销部工作流程DOC.docx

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酒店营销部工作流程DOC

市场营销部工作流程

一、新开拓客户实地拜访标准程序：

（一）初次接触客户为表示礼貌和节约时间，应提前电话预约：

1、自我介绍自己所服务的酒店。

2、陈述打电话的目的。

3、引起潜在客户的兴趣。

4）要求安排一次会面。

（二）实地拜访：

1、按约定时间抵达目的地。

2、自我介绍，递上名片（交换名片要双手递，接，表示尊重）

3、了解客户基本情况（姓名、职务）

4、推销自己，并介绍酒店基本情况。

5、了解客户的消费能力及需求。

6、根据客户的兴趣爱好，尽可能多方面介绍酒店优势。

7、询问客户的合作诚意。

（三）注意事项：

1、介绍用语：

抱歉，打扰一下，我是……（同时递名片），有关酒店的情况能不能给我些时间作以介绍。

2、确认对方（主要确定具有决策权者是谁）“请问你是……主任吗？

”“有关接待方面的工作，是不是找办公室主任？

）

3、在对方还没有说“请坐“以前，绝不可坐下，入坐时避免坐在对方的正前方，应坐在左侧或右斜方。

4、第二次拜访时，先感谢客户的第一次热情接待，然后送上酒店的宣传资料及报价表。

5、第三次拜访时，应与客户建立起一种亲密的客情关系，谈话主题应深一层，在与客户长期接触中，要建立一种自然的合作关系，正如一首诗所描述的“好雨知时节------要抓住推销机会。

-当春乃发生------在感情热乎的时候才有生意。

“随风潜入夜”------顺水推舟，随着感情导入销售。

“润物细无声”------不知不觉中把销售完成的境界。

二、会议活动洽谈标准程序：

（一）在与客户接触熟悉过程中，得到并确定了会议活动信息，带落实具体内容时应掌握如下事项，并多为客户着想，给客户所需。

1、首先对客户表示感谢，感谢对酒店的信任。

2、了解会议性质类型，规模人数，日期。

3、了解会议的整体消费水平后再给客人报价。

4、如果会议活动，吃住，开会全安排在店内，价位可考虑适当放宽，如果只是用餐或用会议室，可在原价位上做小的浮动。

5、房价确定以后，询问房间的长话是否开关，酒水，画册等有偿物品是否撤留，房间是否加水果等问题，如果要求，再做有关介绍。

6、会议报道形式，是否设报道台还是在会务组报道，报道时是否派人协助收取押金或会务费。

7、除酒店提供制作的宣传条幅，指示牌外，还需制作增加那些宣传标语。

8、确订就餐形式：

桌饭，自助餐或宴会等。

并提出合理建议，确定用餐标准，就餐地点（在地点方面应根据店内实际情况定在较为合适的餐厅，避免由客人选择）。

确定就餐人数，时间，是否用餐券还是统一鉴单。

9、确定酒水，烟的种类，尽量避免客人自带酒水现象，应说明酒店给予一定的会议优惠价，如客人坚持自带酒水，讲明理由后收取15%的开瓶服务费。

10、确定会议室的使用时间，人数，摆台形式和其它物品使用的要求。

11、确定会议期间是否其它娱乐活动需要安排。

12、确定会议负责人及签单人，问清哪些费用由客人自理，哪些费用由大会统一支付，并确定最后结帐方式。

13、把会议有关事项书写明确，请对方确认签字。

（内部下发相关部门）

14、再次对客户表示感谢，并预祝合作愉快。

（二）洽谈会议过程中注意事项：

1、洽谈会过程中,如客人单独问房价或餐饮标准时,应先回避,应先把会议的整体情况了解后在做报价,要让客人按我们的思路走.

2、报价要注意小数报价方式,结合我们的服务优势及包括项目内容,让客人感觉到所报价位既合理又实惠,但价格双方都能接受.

3、客人对报价不能接受,要压价时,但以超出销售人员的权限时,应先稳住客户,及时汇报部门主管,做相应对策.

4、洽谈过程中,对客户提出的问题,酒店应合理提供的事项一定表示肯定,多用<好的><是><请放心>等词语.客人所提要求,酒店方面因场所限制或其他因素不能做到时,一定向户解释清楚,请求谅解,并提出自己的合理建议.

三、预订程序

（一）散客预定流程：

1、当收到客人的传真或电话，首先了解清楚客人的电传或传真上写些什么，要求什么。

2、把客人要求写在订单上。

3、如不含早餐的客人要求订早餐，需填写订餐单通知餐厅。

4、弄清所有费用是否由客人自付或签单。

5、如客人提供资料不详细，要按来件上地址、电话号与客人确认。

（二）会议预定流程：

1、接到预订，要简明扼要地向客人了解以下内容：

预订人姓名或公司名称、酒店房间号码或电话联系号码、会议的起始时间和结束时间、会议的人数、会议室布置要求

2、向预订客户介绍会议室的服务设备。

3、邀请参观会场。

4、确认付款方式，并要求对方预付订金（按实际情况收取）。

5、填写综合会议通知书。

6、由副总审批，然后下发各部门，并由部门经理签字方可。

7、做好音响设备的预约和鲜花的预订。

（三）电话预定流程：

电话铃响三声内接起话筒：

1、您好（早上好），××大酒店销售部，请问有什么为您帮忙的吗？

2、请告诉我您的姓名，好吗？

3、可以告诉我您公司的名称吗？

4、请告诉我住店客人的姓名？

人数？

5、请告诉我客人入住日期，好吗？

6、您能告诉我客人入店的时间吗？

是不是需要安排接机？

7、请问您需要什么种类的客房？

我们酒店目前有┅┅

8、您需要…房间，对吗？

9、…先生（小姐），这种客房的价格是…，并赠送自助早餐，您看行吗？

10、…，请问您和酒店有协议吗？

11、请问是公司付帐，还是客人自付呢？

12、如果没有别的要求的话，我可以重复一遍您的预定吗？

13、请留下您的联系方法好吗？

14、谢谢您的预定。

欢迎您光临××大酒店，再见！

15、在顾客之后挂电话。

四、接待流程

（一）网络预定接待流程：

1、接收网络公司预订传真，根据预订询问总台空房情况，然后书面传真确认。

2、根据预订单填写备忘录至前台、收银，由两部门负责人签收。

3、每日与总台核对当日订房及前日预订入住情况。

4、在客人抵店前提前查房，根据查房情况对卫生不合格的通知房务员重新打扫，对一些暂时无法解决的问题房通知总台换房。

5、根据天气情况在客人抵店前打开空调。

6、在客人允许的情况下回访客人用房情况且赠送果盘。

7、出现大型接待店内无空房时应提前传真通知网络公司。

8、对于酒店搞活动房价下调时网络订房售价及底价应相应调整且提前通知。

9、每月初由网络公司财务部整理住房明细，由我店财务核实，将返佣金在月中（协议回款期内）汇出，对方收到回款后开据发票。

（二）团队预定接待流程：

1、接收团队预订传真，根据预订询问总台空房情况，然后传真回传确认。

2、填写团队接待通知单，将需注意事项在备注中详细注明。

3、送发团队接待通知单，此通知单至总台、财务、餐饮三个部门，由部门负责人在第四联存根上签收。

4、每日早销售员与总台及餐厅核对当日的团计划。

5、定期与旅行社核对近期团计划。

6、在团队抵店后总台接待与导游确定各项时间（正餐、叫醒、下行李、早餐等）且以通知单的形式通知给相关部门，由总台接待将信息反馈表交给导游，导游会根据客人意见填写此表，在客人离店时交由总台砖市场营销部。

7、在团队接待过程中销售员要跟踪接待及时协调出现的问题。

8、在接待过程中如出现投诉应尽力去协调解决且第二日将此情况及解决过程及时电话告知旅行社。

五、向客户介绍酒店各项服务设施（参观）流程

1、约定一个双方都感方便的日期、时间和见面地点。

注意：

如果主要计划带客人参观多功能厅或会议室。

在做预约之前，应首先检查该厅或室的预订情况，以避免参观时该厅或室被占用。

另外，在与客户约定具体时间时，应尽量避免客房出租率较高的日期、客人结账的高峰时间（此时房间可能没有打扫干净）和酒店其他活动的高峰时间。

2、通过前台查找到合适的客房及准备好钥匙。

建议：

为了节省双方的时间，根据房间类型和可能，尽量安排参观同一楼层的房间。

另外还应安排高楼层的房间供客人参观以便使客人通过良好的窗外视野，建立美好印象。

3、事先应对客人所要经过的地点进行检查，检查内容包括：

客房是否无人居住且清洁整齐，会议室或多功能厅桌椅是否摆放有序，走廊内是否无杂物堆放，等等。

注意：

不要带客人参观非服务性区域。

4、将客人的姓名或客户名称及约定见面的时间，地点告知前台，以便使客人感到他们是受欢迎的和被重视的。

5、事先准备好有关推销资料和宣传卡片。

6、在得到客人已到达的通知后，应带好推销资料，便笺、笔和名片、微笑地在前台外面迎接客人，并直呼客人姓名，使客人产生一种被认知的亲切感。

7、开始时与客人说些玩笑话，并了解客人有多少时间，然后告知客人我们将要行走的路线。

在参观过程中，应鼓励客人提问题，并做相关记录，同时分发推销资料及饭店简介。

8、带领客人参观客房时，应从低档房间开始顺序进行。

9、应告知客人紧急出口，照明灯、灭火设备、烟感探测器等的位置。

10、进房间之前应用手敲门（不能用钥匙），确认房间无人后，再将门打开。

带领客人从窗户开始看起，并同时介绍一些窗外景色及重要建筑。

11、在房间中顺序介绍各种设施的特点及客人应能从中得到的享受。

例如：

＊窗户可以打开——有些客人喜欢新鲜空气。

＊双层窗帘——白天可以使房间保持黑暗。

＊电视的各个频道介绍。

＊小冰箱，同时介绍自来水是可饮用的。

＊客户餐饮菜单——24小时服务。

＊吹风机——没有的房间可以向房务中心索要。

＊洗澡间——各种用品的摆放、手巾等。

＊洗衣服务——每周7天均有服务。

＊直拨电话及留言指示灯。

＊背景音乐。

＊可单独调节的中央空调系统。

12、在离开房间时、介绍门镜、门链及各开关的位置等。

注意：

在离开套间前应注意关好房内联通门。

13、参观客房结束之后，在前往多功能厅或会议室之前，要顺路介绍游泳池、商务中心、酒吧、咖啡厅等其他设施。

建议：

在参观过程中，若遇到各岗位的主管，应向客人介绍他们，并让他们向客人介绍各自设施的特点。

这样可以丰富参观内容，表现团体精神并可以给你一些喘息的机会。

14、若有时间，可以请客人喝些饮料。

15、总结要点，询问是否有问题等也是很有必要的。

16、询问是否有生意。

17、感谢各位光临，并亲自将客人送出饭店大门。

18、写报告，并做好记录，为进一步的措施做好计划。

六、接打业务电话流程

（一）接听电话流程

1、接听应保持注意力，并适当照顾其他无人接听的电话。

2、接听时应先热情问候对方，然后报出自己姓名。

如：

“早晨好，约翰〃史密斯在讲话”。

（二）打业务电话流程

1、整理出所有应回答的询问电话的记录，包括打电话的日期、时间等。

2、保持回复电话在24小时之内完成。

3、若有可能，应事先准备一些想向对方提出的问题。

4、确保打电话的目的明确并能取得成果。

七、业务信函书写程序

1、所有收到的信件都应加盖收到月、日期印章。

2、挑选出一天之内收到三次以上的信件让专人及时处理、回复。

3、所有发出信件，必须要反复检查以免出现拼写或语法错误。

4、所有发出的建议性的信件，应该装订成册，做好存档，以备查阅。

5、发信之前，再次确认收信人姓名、职务、地址及公司名称没有拼写错误。

八、招待客户流程

（一）接待客户及顾客程序

1、达到使客人满意的服务标准。

2、事先做出计划，订出会见目标。

3、确保衣着及修饰得体，落落大方。

4、制定出会见的议程，以便会见更加有效（包括正式或非正式的议程）。

5、及时回答问题或在适当的时候给予答复。

6、记录会见中所得到的信息并制定出进一步的行动计划。

（二）宴请招待客户程序

1、事先做好计划。

2、与有关部门联络，做好必要的事先准备。

3、若晚上招待，应了解客人喜爱什么或不喜欢什么。

4、明确招待的目的。

5、感谢客人的光临。

6、保持联络，以确保达到目的。

九、团队预订的控制与管理

1、对于大型系列团队，应在团队到达日期前90天向旅行社追询下列各项：

（1）目前已售出房间数目。

（2）需要取消或者增加多少房间。

（3）有无日期上的变化。

（4）有无其他要求。

（5）有无其他店内活动安排。

注：

此种方法适用于整月的系列团队

2、对于大型系列团他应在团队到达日期前60天向旅行社追询下列各项：

（1）目前已售出房间数目。

（2）需要取消或者增加的房间数目。

（3）有无日期上的变化。

（4）有无其他要求。

（5）有其他店内活动安排。

（6）付款方式。

注：

对于无合同或无抵押金的客户，我们应要求对方于团队到达30天前预付一晚房费。

3、对于系列团队，应于团队到达日期前30天向旅行社追询下列各项：

（1）最后确认的房间数目。

（2）最后确认的客人住房名单。

（3）最后确认的团队抵离日期。

（4）团队的抵离航班及抵离机场时间。

（5）付款方式。

注：

付款方式一条只适用于长期合同的客户，有长期合同的客户，一般在合同中包括有关条款。

4、对于其他团队，应及时向旅行社追询最新房间数目。

担保房间数目或最终确定的房间数目。

5、应按有关规定要求旅行社于团队到达21天之前提供确定的最终房间数目,于团队到达14天之前提供客人住房名单。

6、对于没有按上述协议内容去做的旅行社，应及时通知我们根据协议的条款所减低房间预订数目或取消房间预订的各项措施。

所谓“及时”应是在对方违约所超过日期的第二天。

7、上述各项工作程序应通过电传，传真等方式进行。

若电话联络，应有记录，记下日期、时间、对方联络姓名及所答复的内容等。

8、每份传真或电传应注明要求对方回复的期限。

在到达期限的第二日，若对方没有回复时，应做第二、第三次追询。

第三次追询后仍无回复的，应及时采取措施，取消预订，并采用电传、传真等方式通知对方，并确保对方收到通知。

9、收到对方回复后，应及时告知对方，做出再确认，并按回复内容，对预订做出相应的更改和变动，以更新电脑记录。

确保饭店房间控制。

十、营销人员每日自我检查流程：

销售员每天在下班之前，应问自己的几件事情：

1、今天计划拜访几家客户？

2、我有没有新公司要签合同？

3、我是否有预约客户来酒店参观？

4、今天有我的客户入住吗？

问候过他们吗？

5、今天有我的客户来用餐吗？

打过招呼吗？

6、我是否有VIP及重大接待跟进?

准备好了吗？

7、我接听了几个重要电话，是否有详细记录？

8、我是否收集了客户反馈信息？

9、我是否跟进了今日的留言？

10、我是否清楚自己客户的挂帐总额？

11、我是否获得竞争酒店信息？

12、我有没有需要别人帮助完成的工作？

13、下班前我检查过以上项目吗？

十一、会议/宴会检查要点：

在进行宴会/会议接待时，为了保证高质量完成任务，应不断进行以下内容的确认和检查。

1、时间

2、地点

3、预计人数

4、摆台

。

剧院式

。

教室式

。

回型式

。

U型台

。

讲台

。

舞台

。

座次签

。

记录本/铅笔

。

座次图

。

横幅

5、发言要求

。

立式讲台

。

坐式讲台

十二、寻找商务客源的途径：

实际上，酒店周围的公司就是一个巨大的商务客源。

我们努力的方向应该从以下重点着手：

1、当地报纸、杂志、公共资料

2、当地电话通讯簿

3、地区企业协会、商会

4、全国企业录、合资/独自企业录

5、公司旅游部门

6、旅行社

7、秘书俱乐部

8、政府机构办公室

9、商业展览会

10、商贸洽谈会

11、写字楼公司指示牌

12、连锁酒店销售部

13、民间组织