采购作业指导书.docx
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采购作业指导书
平湖佳源采购作业指导书
通过对采购管理全过程进行规范，确保平湖市佳源旅游开发有限公司的材料设备的采购在质量符合施工要求的前提下做到低成本、高效率、高性价比。
一、采购部工作权限
1、负责编制材料设备采购计划。
2、负责组织开展项目采购策划。
3、负责编制项目采购议标、招标文件。
4、负责议标采购供应商的初选。
5、负责组织与议标采购供应商进行价格谈判。
6、负责组织采购实施工作，组织评比并确定供应商。
7、负责签订职责范围内的采购合同。
8、负责采购合同的履约管理。
9、负责材料设备的样品封样及资料备案及现场验收。
10、负责供应商的考核管理。
（组织实施市场调研、供方资质预审、供方考察）
11、负责采购合同付款计划制定及付款申请的提出。
12、对计划和规格、性质不清的物质有拒绝采购权。
13、对供应商、订购数量、订购时间、交货期等具有决定权。
二、相关部门权限
成本部
1、负责对采购部拟采购材料单价的审核。
2、负责参与采购合同的拟定与调整。
3、负责参与采购合同中经济条款的审核。
4、负责参与采购合同付款的审核。
5、负责工程部材料的成本统计工作。
工程部
1、负责审定材料采购的计划编制及审核。
2、负责对采购材料的质量和到货的及时性进行监督；
3、负责材料设备样品与实物的确认及核对。
4、负责制定公司材料、施工管理制度，对材料、设备、物资采购工作进行检查和督促。
设计部
1、负责审核并提供工程采购用图纸。
2、负责材料设备的选样定板；材料设备样品与实物的核查。
财务部
1、负责组织资金计划的编制和执行监督管理。
2、负责付款事项的审批和款项支付。
三、采购部责任（职责）
1、坚持政策法规学习，认真执行集团、本公司有关采购的规定。
2、坚持高性价比原则，货比三家择优、择价采购，确保建设进度。
3、在采购工作中，严禁以权谋私，严禁到自己或自己亲属所办实体中采购物资，严禁在工作中接受他人钱物。
4、执行采购有计划、有合同的机制。
5、严格执行有计划采购，不得擅自变更或增减采购数量。
6、建立重大问题汇报制度，在超越部门权限和不便部门操作时应及时请示汇报。
7、负责工程部材料出入库的监督、检查、管理工作。
8、负责督促相关部门编制项目工程的材料采购计划。
调查研究各部门的材料需求及消耗情况，熟悉各种材料的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数，指导并监督下属开展业务，确保公司材料的正常采购量。
四、工作内容
1、搜集信息
（1）充分了解计划采购材料或设备的品名、规格。
（2）调查当地及地区的市场行情。
（3）搜集有关供应商的资料。
（4）搜集有关替代品的资料。
（5）搜集有关品质及其他方面的资料。
（6）编制采购资金预算。
2、询价
（1）选择询价对象。
（2）询问价格。
（3）整理报价资料。
（4）选择议价对象。
3、比价、议价
（1）经成本部分析后，拟定底价，设定议价目标。
（2）决定采购条件（向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。
（3）了解其他供应商价格是否较低。
（4）考虑价格上涨下跌因素。
（5）估算运费、及其他费用。
（6）核对付款条件。
（7）比较交货期限。
4、评估
（1）同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价。
（2）供应商是否为信誉良好的生产厂家。
（3）供应商是否有售后服务体制。
（4）供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。
（5）是否需要开发其他供应商或外购。
5、样品验收、封样
（1）相关部门配合一起进行样品进行比较、核对。
（2）进行样品确认、签字。
（3）样品封样入库，设置标识。
（4）与样品有关的资料、检测报告、合格证等进行存档。
（5）组织监理单位、总包单位、材料供应单位进行样品封样交底。
6、编制采购合同
（1）按照确认的价格、数量、规格、交货地点等相关信息，在遵循集团公司合同制定要求的原则下进行合同初定。
（2）将初定合同交予成本部进行审核。
（3）上报合同审批流程
7、采购实施
（1）将审批通过的合同寄送供应商进行确认、盖章。
（2）公司内部进行盖章审批。
（3）将合同交予供应商，并在公司办公室、采购部做好留底。
（4）按照合同拟定的条款进行操作。
8、合同采购材料催交
（1）对无法于约定日期交货等状况进行异常控制。
（2）按照合同逾期未交货者应加紧催交，并上报公司工程部与负责领导。
（3）控制长期合同的交货。
9、验收
（1）材料与样品实物的核对、审核。
（2）材料或设备的品质验收。
（3）材料的数量验收。
（4）进货材料的入库登记。
（5）材料进场报工程部验收、合格证、厂家检测报告。
10、付款
（1）核对各种手续是否完备，是否已到节点。
（2）发票抬头与内容是否相符。
（发票抬头及银行账户是否与合同签订内容相符）
（3）发票金额与请购单价是否相同。
（4）是否有预付款或暂借款。
（5）是否需要扣款。
（6）付款流程审批
五、具备素质
1、较强的工作能力
采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。
2、分析能力
由于采购部常常面临许多不同策略的选择与制定，例如材料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、材料如何运输与储存、如何管理。
采购支出是构成企业建筑成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算；必须具有“成本效益”观念，所谓：
“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。
3、预测能力
在现代动态经济环境下，材料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。
采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。
4、表达能力
采购部无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须能正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。
面对忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。
5、一定的知识与经验
采购部应不断学习材料的专业性能知识，识别各种工艺所需的材料的品种及规格，具备极强的洞察能力。
6、具备品德：
1）廉洁
采购部所处理的“合同订单”与“钞票”并无太大的差异，因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。
无论是威迫（透过人际关系）还是利诱（回扣或红包），采购员都必须廉洁，维持“平常心”、“不动心”。
2）敬业精神
“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。
固然造成短缺的原因很多，高度负责采购所需的物料，则企业的损失将会大大减少。
3）虚心与耐心
采购部虽然在交易方面较占有上风，但对供应商必须提供以公平互惠，甚至不耻下问、虚心求教的服务，不得趾高气扬、傲慢无礼。
4）遵守纪律
采购部的一言一行都代表着企业与外界打交道，工作好坏不仅影响企业的效益，而且影响企业的声誉，采购部必须自觉遵守，除严格执行公司的各项规章制度外还必须有：
（1）忠于公司。
（2）公正在对待各类供应商。
（3）在关系、行为与沟通中，避免不道德的行为或违法的想法和行为。
（4）运用适度的谨慎，在许可的职权范围内行事。
（5）克制任何可能在个人利益和公司利益之间产生冲突的私人业务或者职业活动。
（6）严禁要求和接受金钱、存款、信用或者不利的折扣，以及接受来自现在或者潜在的供应商的礼物、娱乐、恩惠或者服务。
（7）谨慎地考虑各类规章制度，以处理属于公司和供应商机密的信息。
（8）通过在采购周期的不同阶段都实施礼仪和公平，来促进积极的供应商关系。
六、奖励与处罚
为了规范采购日常操作行为，以规范部门奖惩制度管理。
坚持以奖励、精神鼓励和物质奖励相结合；惩罚、思想教育和经济惩罚相结合。
奖励、处罚具体细则及标准如下：
1、奖励
采购部在采购工作中为提高公司经营效益、挽回公司损失等方面有突出业绩、贡献或表现出众的（具体如下），视贡献大小和业绩情况给予元的现金奖励，并在公司范围内通报表扬：
1】在材料设备紧缺、资金周转紧张的情况下，能提前完成采购任务，为公司解决困难，贡献突出的；
2】对公司采购业务方面的工作能提出合理化且有价值的建议，经审核评定确能给公司带来效益且被采纳的；
3】为维护公司利益，在对外经济活动中能为公司节约大量资金或挽回经济一定损失，经核实的；
4】为维护公司形象和声誉作出突出贡献的；
5】对一贯忠于职守，积极负责，廉洁奉公，事迹突出的；
2、处罚
1】采购部不得向供应商泄露公司信息或机密，不得将物资的底价或竞争方的信息透露，一经发现，对责任人处以1000元的罚款。
2】对于多购或误购的，造成经济损失在10000元以上的，处以500元的罚款，元的，处以1000元的罚款，超过50000元的，作无薪处理
3】凡是因采购数量不足或未按要求完成采购的给工程节点造成重大待料情况的，且已超过一天以上，处以责任人1000元的罚款。
4】所订购的材料设备在正常建设周期内不能按时购回的，必须说明原因及时上报给主管领导处理，未上报的造成生产待料的处以500元的处罚。
5】采购员不得接受供应商的礼品、现金、支票等有价证券，不得向供应商借款等，一经发现处以2000-10000元的罚款，情节严重的，给予开除处理，并送交公安机关处理。
6】采购员不得与供应商会餐、娱乐，不得借用交通工具以及接受供应商提供的其它方便或款待等，一经发现，视情况处以1000-5000元的罚款。
7】采购人员在采购物资时必须“货比三家”，在同等质量的情况下，选择价格便宜的。
公司内审人员若查实到相同物料的价格在采购时低于采购员所采购的价格，视情况对采购员按照差价的5-10倍进行处罚。
8】接到工程部等部门材料设备待料情况问询时，必须在4小时内回复具体的到货时间。
如有违反，处以200元/次的处罚。
9】在采购过程中，如发生采购设备或材料的价格涨幅高于上次采购价格5%时，为不影响生产的情况下必须要选择价格高的供应商时，需以书面形式向总经理确认后方可订货，且当日需及时填写《采购价格异动表》，抄送成本部及总经理。
未按此要求操作的予以300元/次的处罚。
七、工作流程
1、采购准备管理
1）工程部负责在施工图设计完成后依据图纸编制《材料设备清单》，对于非标的产品设备，工程部应与设计执行部讨论确定。
设计部负责材料设备的选型定板。
2）材料设备清单确定后，采购部开展项目材料设备采购策划，确定材料设备的采购方式，以及各批次材料设备的签约和进场时间。
3）甲供材料设备的采购主要包括战略采购和议标采购两类，战略采购由集团真才公司负责，议标采购由房产公司采购部负责。
4）工程材料设备采购策划方案确定后，采购部应根据工程专项计划编制《项目采购计划》，经成本部审核，总经理审批后，提交真才公司备案。
2、采购过程管理
1）采购部应依据《项目采购计划》进行采购，并在采购前编制采购方案，设计部应配合提供相关图纸及可能的样板等。
2）采购部依据采购方案要求开展议标采购的材料设备采购寻源，并确定采购供应商。
3）初步确定的采购供应商审批通过后，采购部应依据合同范本拟订合同文件，并在提交成本部、总经理审批通过后，与供应商签订采购合同，具体内容和要求详见集团《采购合同及付款作业指引》。
战略采购计划的制定
3、合同起草和签订
合同初稿由采购部在遵循集团采购合同范本的要求下进行制定，由成本部进行审核，报总经理批准。
采购部门负责根据标准合同拟定具体采购合同，并组织开展合同谈判，成本部、财务部等部门应积极配合。
如果具体合同条款与标准合同不一致，应在签订前提交总经理级集团成本控制中心审批。
合同应做到内容合法、细化、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确。
4、合同签署和盖章：
1）合同必须由对方先签字盖章。
2）合同须完成公司最终审批后方可签字盖章。
最终签字、盖章的合同文本要求应与审批文稿一致；会签、审批中全部调整意见修改完毕并经相应领导确认。
3）合同存档、备案与上传：
合同签订后一周内，合同正本原件交办公室档案管理人员存档，合同副本原件交财务部存档，合同其他副本或复印件交成本部、采购部存档。
5、合同执行和反馈
1）合同执行：
采购部负责按合同条款执行，成本部进行监督。
成本部每月收集各部门合同执行中与合同管理相关的问题，汇总分析检查出的相关问题，改进合同的管理。
2）采购部在合同履行过程中应注意：
涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。
涉及双方往来函件的，如以公司名义发出时，应以法律规定的有效方式发送，并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证，如对方拒收应立即改为特快专递方式重发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简要内容，并将发送凭证报部门内勤存档；如接收对方文件时，则应为文本原件并有对方的签字盖章确认。
6、合同变更、解除和违约处理
1）合同变更与解除：
1】合同解除及变更必须采用书面形式，区分不同情况按下列规定审批。
解除合同、变更合同范围和付款条件的，应采用补充协议的形式，参照合同起草和审批的相关规定审批。
设计变更和现场签证造成合同变更的，按《设计变更管理流程》或《现场签证管理流程》的规定执行。
2】合同变更或解除后合同执行部门应在一周内完成修改、存档和通知，各部门应对原合同文本进行标识，以免错误地执行原合同。
2）合同违约处理：
1】合同违约金处罚程序：
采购部填写《合同违约处理审批单》提出处理建议并附原合同，成本部会签并核算违约金，办公室、财务部会签，总经理审批；材料设备合同违约索赔由采购部负责。
2】经协调无效需使用法律手段的程序：
合同执行部门填写《合同违约处理审批单》提出建议并附原合同，办公室、成本部、财务部会签，总经理审批。
7、采购合同履约管理
1）合同签订完成至竣工移交前，采购部应履行合同内约定本公司应承担的权利和义务，并监督采购供应商的合同履约情况。
2）供应商依据合同约定时间发货后，采购部部应组织工程部、设计部、成本部对材料设备进行验收。
3）材料设备验收合格后，采购部依据合同约定启动付款程序，具体内容和要求详见集团《采购合同及付款作业指引》。
八、新材料/替代材料采购管理
工程部/设计部/采购部应在现有材料设备采购标准基础上，积极进行新材料/替代材料的采购尝试，在保证施工质量的前提下，能采购到成本更低的产品。
九、议标采购
指直接邀请三家以上供应商进行报价比价，通过综合考虑质量、信用、售后服务等因素，按照规定程序择优选定供应商的方法。
1）工作程序
议标采购计划的制定
采购部应根据项目开展情况，提前6个月制定材料设备采购计划，经工程部、成本部审核，总经理审批。
采购部依据审批通过的材料设备采购计划开展采购实施工作。
采购部在施工节点前3月内完成材料的供应商选择、价格的确定、合同的起草、签订及采购审批、实施，并材料到位。
2）议标供应商的确定
采购部须在集团成本控制中心发布的《集团信息价》指导下进行采购，如超出指导价或指导价中不包含的材料设备采购时，须经成本部和总经理审核后，报成本控制中心审批。
采购部应依据以下步骤确定采购供应商：
1】核实商誉：
工程材料部接收供应商信息后，应先并判断是否与集团业务相关。
无关的，明确告知对方后结束，无需登记，相关的，接受资料并进行登记，注明联系途径。
之后，核实其两年内商誉，有质量缺陷及败诉、违法行为、信誉不良记录的，列为不合格供应商。
2】资料审查：
通过核实商誉后的供应商，应要求其提供相关资质文件及其附件，经由工程材料部审核，资质及产品不符合预选标准的，列为不合格供应商。
供应商考察：
通过资料审查的供应商，一般需要进行供应商考察，如采购部认为不需要进行供应商考察，经总经理批准后，可不安排。
如果需要进行考察，则先由采购部与供应商进行电话联系，就此次考察目的、双方合作条件等进行初步沟通，之后由其组织工程部、设计部等进行现场考察。
经现场考察后，参加供应商考察人员须填写《供应商评估表》。
3】入围供应商评审：
采购部组织成本部、工程部、设计部成立供应商评审小组，对考察入围的供应商进行评审，并将通过评审的供应商列为备选供应商，同时扫描供应商相关证照存档。
4】一般议标中，选择供应商应遵循以当地为主（嘉兴地区）或国内知名品牌为原则。
对于一些制假严重地区的供应商一律采取规避。
5】采购部与入围的供应商（原则上不得少于三家）进行价格谈判，并根据谈判结果确定拟中标单位。
6】采购部将拟中标单位名单提交成本部审核，总经理、集团成本中心审批。
审批通过后与中标单位签订采购合同。
3）议标采购实施
供应商应依据计划及时供货，并保证所供材料满足合同约定的各项要求。
材料设备进场后，采购部部会同工程部、设计部、施工单位、监理依据合同约定对所供材料进场现场验收，具体要求详见集团《材料设备验收管理作业标准》。
采购部每月向集团真才公司上报材料采购实际价格情况，并说明与目标成本、信息价的差异情况，对于低于目标成本、信息价采购价成本控制工作得当的房产企业，总部按照以下标准给予奖励。
（具体可参照集团采购奖励办法）
10、合同付款管理
1）采购部负责编制合同付款计划，报成本控制部、财务部进行资金平衡和总额控制审核审批后执行。
2）付款原则遵循最合适、最有利于我公司的方法或方式予于进行。
3）采购部提交付款申请，按照公司或集团的相关规定进行审核审批。
4）采购部门在负责付款审批时，应严格做好核查工作，对预付款、暂扣款的情况须在付款申请时写明。
5）合同付款申请通过审批后，财务部安排付款。
11、供应商的开发
1}选择供应商应遵循的原则：
1）质量保证。
供应商的质量保证体系符合要求，能满足公司房地产开发所需材料或服务的质量要求。
2）价格优势。
能够向我方提供优惠的价格政策，以便切实满足集团成本控制目标。
3）供货能力。
生产能力充足并具备一定的扩展能力，安装队伍齐备，能够切实保证项目工期。
4）企业实力。
企业自身财务状况良好，具备相关生产与施工资质，具有一定的市场地位，行业排名在全国前50强、省内前10强或市内前5强。
5）品牌效应。
市场美誉度高（如国家级或省级名牌产品），或具备良好的市场口碑，能够显着提升集团的楼盘品质。
6）服务意识。
服务态度良好，能够积极、主动、及时地响应我方需求，配合房产公司开展相关工作。
7）网络覆盖。
服务站点覆盖范围广泛，交通便利，联络方便。
8）售后服务体制。
售后服务期限要求必须达到公司要求，在市场上有非常好的口碑。
2}供应商的信息获取渠道包括：
1）公司定期发布的供应商信息。
2）内部职员推荐。
3）公司主动联系的优秀企业。
4）自行到公司推销的供应商。
3}供应商的准入管理：
1）战略采购供应商准入管理相关内容见集团《战略采购作业标准》。
2）议标采购供应商准入管理相关内容见集团《议标采购作业标准》。
12、合作供应商考核评价
1）供应商考核评价内容主要包括供应商在合同履行期间的服务、产品交付管理以及质量控制三个方面。
2）供应商考核评价方式采用评分定级制，具体分为A（优秀）、B（合格）、C（需改善）、D（不合格）四个等级。
3）供应商考核评价周期分为年度、季度、月度三种。
其中，年度评价以季度评价结果为基准进行加总平均，一般不单独进行；月度评价仅适用于样板区。
4）评价方法采用评分表形式。
该表格由房产公司采购部填写、总经理审核，真才公司进行统计分析，最终结果将报工程管理中心。
5）评分表提交时间为每季度末月25日前（样板区为项目施工期间的每月25日前）。
在相关资料完备的情况下，应于5天内完成统计分析工作。
6）供应商考核评价完成后，由采购部汇总各方意见形成供应商履约评估报告，经总经理审核后，报总部成本审核部、产品设计部和工程技术部评审，报分管执行总经理审批。
7）供应商考核评价结果应用：
1】对于在单次季度考核中被评定为D级、在连续两次季度考核中均被评定为C级的供应商，由真才公司/工程材料部约谈其单位主要负责人，其存在的主要问题一经查实，则要求其出具书面整改措施。
2】对于在连续两次季度考核中被评定为D级、在连续三次季度考核中均被评定为C级的供应商，直接取消其供应商资格，两年内不得参与佳源集团任何项目的材料供应业务。
3】对于在年度考核中被评定为A级的供应商，可获得下一年度订单优先接受权并可参与该年度优秀供应商评选。
4】对于在年度考核中被评定为C级的供应商，由采购部对其下一年度的订单量进行压缩，并进一步强化其供货合同中的违约责任条款。
5】对于在年度考核中被评定为D级的供应商，直接取消其供应商资格，两年内不得参与佳源集团任何项目的材料供应业务。
八、设备材料样品验收与封样
1、工作流程
1】材料技术标准审批表备案
材料采购前，由工程各专业工程师负责编制《甲供及甲限乙供材料技术标准审批表》（附表一）或材料设备清单，并负责审批流程，批准后发至成本控制部、设计部、监理公司、相关分包及相关领导备案。
各部门按单位工程、分专业予以备案，以备材料采购、封样时核对比验。
2】接收材料样品实物及资料并与技术标准进行核对
由工程部组织监理单位、成本控制部、设计部、送样单位对选定的材料样品进行确认。
通过对供应商的材料样品实物和配件以及相应的技术资料、检测报告、合格证、服务承诺书等进行审核，参与各方依据已审批备案的《甲供及甲限乙供材料技术标准审批表》内容，对符合技术标准的材料样品，履行建筑材料样品封样确认会签手续，签认《建筑材料样品封样确认会签单》（附件二），并将封好样品存放到样品封样库房。
3】材料封样及相应技术文件备案
工程部材料专管人员对已经办理完封样手续的建筑材料样品实物和配件以及相应的技术资料、检测报告、合格证书、服务承诺书等文件，实行库房存放封样与资料备案，并建立封样管理台帐。
材料样品库房必须按专业分类封样存放、码放整齐，《建筑材料样品封样确认会签单》（附件二）应与所标识的材料样品实物连接牢固，便于查找。
4】材料封样样品日常维护
专职材料样品封样库房管理人员定期对已经入库封样的材料物品和封样标识进行维护管理，保持样品封样分类正确、摆放有序、标识真实、实物完好。
保证建筑材料的样品封样工作的有效性、可追溯性和可验证性。
5】材料进场进行材料报验与封样核对验收
工程部、设计部、采购部人员依据已经封样备案的建筑材料样品实物和配件以及相应的技术资料、检测报告、合格证书、服务承诺书等文件，对采购进场的建筑材料进行封样样品的技术和质量标准的符合性验证验收，进场建筑材料的符合性验证验收包括。
6】对进场材料与样品实物及配件的外观品质、规格型号、颜色、配件等进行验收。
7】对进场材料的报验资料与样品备案的技术标准进行符合性对比验收。
8】对上述进场施工使用的建筑材料与封样样品的技术和质量标准不一致的材料，采购部有权拒绝予以验收，该批材料拒绝使用，并告知供货商。
2、材料样品封样库房管理
1】库房设施要求
应设立独立、封闭的材料样品封样库房，库房面积不小于30平方米，库房内应配置金属制作的封样样品存放货架，货架应牢固稳定，库房的门窗应严密、具有一定的防盗和保温防风沙性能，库房内应配置相应的消防器材。
2】库房管理
工程部负责对材料样品封样库房进行管理，掌管库房钥匙。
负责材料封样样品的入库、日常维护和出库核验，每周定期检查货架是否牢固、门窗是否严密、消防及用电设施是否有效，严禁在库房内动用明火和吸烟。
九、材料设备保质保修
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