写好商务信函的好处.docx
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写好商务信函的好处
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写好商务信函的好处
篇一：
商务信函的写作特点
商务信函的写作特点
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
口语化
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？
只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？
我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。
既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？
放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？
是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。
不管说什么，都要带着您的诚意去说。
把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。
直接
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。
所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
礼貌
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。
任何事情，一旦过了头，效果反而不好。
礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
简洁
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。
用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达，就不要用词组。
多用短句，因为短句更容易理解。
少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。
比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
精确
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。
当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dearsirs”or“Dearsirormadam”。
语言朴实
前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。
根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。
比如“welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
回复迅速及时
给买家的回复，千万要迅速及时。
因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。
如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
标题
这一点是特别针对写电子邮件的。
也许很多人都没有意识到，事实上，e-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。
如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。
比如这样的标题“howareyou?
”，“canweworktogether?
”，建议您改成“proposal:
brightIdeasImports--ZhejiangTextilespartnershipopportunity”或者“Introduction:
ourproductofferingsforbrightIdeasImports.”这样您的邮件会显得更加专业。
校对
写完之后，一定要检查。
最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。
我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。
商务信函的写法
信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。
典型商务信函的内容应包括如下几点：
信头：
一般来讲，商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。
信内地址：
写在信纸的左上角，编号和日期下方。
顺序是从小到大：
公司名称或收信人姓名、职务
房屋或大楼名称
大楼号码及所在街道或路的名称
省市名称及邮编
国家名称
称呼敬语：
如知道对方姓名，就用Dearmr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dearsir,Dearmadam,也可用：
Towhomifmayconcern。
如对方职务较高，则最好用其职务名称，如：
Dearprof.smith,DearDr.henson等。
称呼一家公司就用Dearsirs或gentlemen。
正文
结束敬语：
如称呼用Dearsir/Dearsirs/Dearmadam",结束敬语就应用Yoursfaithfully。
如称呼用Dearmr.John/Dearmr.smith,结束敬语就应用Yourssincerely。
署名
英文信函中讲究五c原则，也就是要求做到正确（correctness）、清晰（clearness）、
简明（conciseness）、完整（completeness）和礼貌（courtesy）。
信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。
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___________________：
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此致
敬礼！
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首先，我們必須向您致歉，由於敝公司電腦網络的問題，以致信件延遲至今才能回覆您，請您見諒。
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修理的費用是1500美元，發票開立如您所要求1200美元，如果確認無誤，請貴公司將修理費用1500美元匯至下列帳戶：
為了表示我們的誠意，我們願意將Rs10000的價格降至最低114,000美元。
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謝謝您的合作，並祝事業昌隆！
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敝公司是一家smT的製造商，生產的都是全新的機器，並無經營舊機器的買賣，所以很抱歉，無法提供您所需求的資訊。
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篇二：
商务信函的写作特点
商务信函的写作特点
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
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口语化
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然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？
只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
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想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？
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语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？
是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。
不管说什么，都要带着您的诚意去说。
把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。
直接
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。
所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能
产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
礼貌
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。
任何事情，一旦过了头，效果反而不好。
礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
简洁
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。
用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达，就不要用词组。
多用短句，因为短句更容易理解。
少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。
比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
精确
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。
当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dearsirs”or“Dearsirormadam”。
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