文控手册文控工作完整编.docx
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文控手册文控工作完整编
修定记录
版次
修定日期
修订者
修定章节
修定摘要
制定新文件
分发记录
正本持有者
:
文控中心
副本持有者
:
□财务部
□行政部
□采购部
□计划部
□研发部
□项目部
□品质部
□工程部
□生产部
□海外部
□销售部
□SMT
制订：
文控中心
日期：
批核：
日期：
此文件为本公司受控文件，不得外发。
如有需要必须经MR批准才可发放，如有违返者，公司将予以追究。
0、目录
章节
版本
生效日期
页码
0
1
2
1
文控概念
3
目的
1
范围
1
权责
1
文件控制的七项要素
1
文件分类
4-6
文件分类及定义
1
文件级别
1
编制文件的各项权限及保存期限
1
文件发放、回收及存盘
7-10
文件的派发与回收
1
文件存盘
1
文件的销毁
1
文件补发及丢失处理
1
文件借阅及其它注意事宜
1
复印及传送控制
1
文件制作及标签
11-13
文件编号规则
1
文件制作要求
1
表格管理
14-15
表格分类
1
表格编号规则
1
新表格申请及注册流程
1
批核权限
1
提升版本及取消表格编号手续
1
保存要求
1
表格填写及其它事宜
1
书籍管理
1
怎样做一名优秀的文职人员
1
参考文件/记录表单
参与文件
1
相关表单
1
1、文控概念
、目的
确保本司的治理系统运作之各类图纸、文件、数据均能维持其适用性、有效性。
、范围
适用于与质量系统直接相关的文件和资料的操纵。
、权责
文控中心：
负责公司治理体系文件的搜集、整理、编号、存档保管及治理和操纵。
各相关部门：
负责本部门在用文件的治理和操纵
、文件操纵的七项要素
质量治理系统所需的文件，须予操纵，记录是一种特殊类型的文件，各人员在文控执行工作中，务必要留意以下事项：
文件在发放前要通过审批核；
更新、修定的文件亦要经批核；
新、旧版本文件要识别、分开；
确保利用的文件为适合版本；
寄存文件便于识别及易于取阅；
确保文件发放正确无误及有所操纵（记录记录等）；
避免失效、作废文件利用，不适合利用的文件要注明“取消作废”字样，需保留文件要注明保留期限。
2、文件分类
文件分类及概念
依照文件的性质，分为六个类别：
a-质量手册：
是公司质量系统的纲领性文件，系统地规定的公司质量系统的组成内容及实施要求，是公司实施质量治理的大体规章。
b-程序书：
为达到质量政策及目标，依据质量手册中规定的要素所延伸制订之文件。
c-工作指导性文件：
用以描述作业流程中之步骤、要求标准或工作方式等文件。
包括工程技术资料、图纸、产品规格书、作业指导书、工作指引、机械（仪器）操作指导书、查验指导书或标准及其它资料等。
d-合约/定单：
已经总领导或采购领导或销售领导确认与顾客或代理商或供货商的合约、定单及数据。
e-外来文件：
指与质量系统有关的国际标准、国家或行业标准，法律法规或政府文件和客户或供给商提供的查验标准、原器件或组件规格书、国纸、供给商提供的机械/仪器设备利用权用保护说明书或手册和技术资料文件（含软件及运算机程序）等，此类外来文件须受控。
其它外来文件不受控。
f-其它文件：
与品质活动有关的记录及报告，或用来转达讯息且无需长期保留的文件。
依照公司文件的重要程度，分为两个类别：
Ø受控文件：
和质量系统直接相关的文件和资料，包括质量手册、程序文件、产品图纸、承认书、工作指导性文件、各类质量记录报表和外来政府法规文件、国际标准、国家或行业标准等。
受控文件在修订或换版时均须收回相应旧版失效的文件。
受控文件始终反映现行要求。
Ø不受控文件：
在分发时按书面规定操纵但对修订或换版不作操纵的质量文件。
不受控文件不能保证其完全反映现行要求。
、文件级别
依照文件的内容的机密程度，将文件分为以下三个级别，具体级别内容及负责治理级别及保管方式如下表：
文件等级
详情
负责级别
保管方法
机密文件
Ø质量手册、程序书、工作指导性文件、产品/零件图纸
Ø产品及零件的订单、合约、发票、报价单
Ø客户数据（客户名称、联络方法、价钱、图纸等数据）
Ø会计数据（员工的工资/薪酬、日记帐等）
Ø年审及查证数据，进出口商检
Ø合格供货商名册
Ø人事机密数据（包括招聘试题及警告书、劳动合同）
Ø生产及出货计划表
Ø产品授权书
ØBOM（有单价）
Ø会计报表
Ø其它界定需保密处理的文件
主管级或以上
必须经批核方可取阅（即无泄密）
标准文件
Ø除上述内容之外的内部和内外往来报告和数据
Ø没有涉及产品单价的单据
Ø库存报表
Ø无上述内容的记录、表格、手册、标准
Ø考勤数据和培训数据
文员/组长级或以上
定期存档，按编号或日期或部门内定顺序存盘，出入要登记
一般文件
不涉及产品和零件、流程运作、人事等的一般性文件
文员/组长级或以上
根据需要确定是否存档
如因工作需要扩大负责权限的需申请授权，填写《授权一览表》。
、编制文件的各项权限及保留期限
所有文件的制订、审核、批核的权限及保留期限如下表（最低级别）：
类别
制订/修订
审核
批核
保存期限
质量手册
品质部
管理代表
总经理
永久保存
程序书
文员
经理
总经理
永久保存
工作指导性文件
文员/设计员/工程师
主管
经理/总工程师
永久保存
合约/订单
文员
主管
经理
永久保存
外来文件
无
无
部门负责人
最少三年
其它文件
文员
主管
部门负责人
由部门负责人自行界定
假设文件的审核和批核为要求级别的以下级别，那么必需授权，并填写于《授权一览表》。
外来文件中的顾客质量数据（包括图纸）、政府法规文件、与质量有关的国际标准、国家或行业标准、技术资料文件（含软件及运算机程序）、允收质量水平及ISO标准数据等永久保留。
所有文件之编号、分发、回收、销毁等都按以上级别之要求执行、治理，文件操纵由批核者执行治理。
3、文件发放、回收、存档
文件派发与回收
所有受控文件（手册、程序书、工作指导性文件、图纸、BOM、政府法规、国际标准等）由文控中心统一派发及回收；工作职位如有需要，可将作业指导书/图纸/指引缩小或放大。
受控文件经制定后，交由相关审批人员签署，再交至文控中心盖“受控文件”印章。
如未经盖章，那么不具有利用效劳。
如该部门文件有提及到其它部门的，经由该部门负责人确认后该抄送给哪些部门，文控中心那么复印相应份数并进行派发。
以上所有文件派发时须在《文件交收一览表》上详细记录并签收。
派发新版本时，必需回收所有旧版本文件，并在《文件交收一览表》中备注是不是已回收旧版文件。
所有回收的旧版失效之文件应注明取消及取消日期，或盖上“CANCELLED”印章，失效文件按《记录文件表格一览表》所述加以存盘，并与有效文件分开寄存。
超过最少保留期的文件可按销毁程序进行销毁或另行存盘。
收到的外来文件由收件部门自行派发及处置。
外来文件经统一发放后，由收件部门负责操纵及治理。
受控文件假设需对外派发（非本司）的，须经部门负责人批准，再交文控中心盖“参考文件”印章后，才外发给接收单位/人员，要求收件者在《文件交收一览表》的签收栏内签署。
其它文件（报告/信息/记录/表单）由发件部门自行安排发放及治理，在派发之前应确保其完整性，按第4节文件制作所要求制作。
如需对外发放报告、信息等时，必需统一用公司邮箱进行对外发送，不得以其它方式（QQ邮箱/163邮箱等）发送，以确保本司所有外发信息的可控性及可追溯性。
文件存盘
所有文件依照资料分类由相关部门存盘：
◆所有受控文件正本保留于文控中心，手册和程序书副本由部门负责人保管，作业指导书/工作指引副本等保留于各部门文书或组长处。
◆对外报告、内部往来报告正本寄存发件部门。
◆电子版本由相关部门指定人员摆放于指定途径。
质量记录依照类别归档，以确保记录保留完整及易于取阅。
以适合的活页夹贮存于适合的环境，以确保记录免于损坏及遗失。
所有已满保留期限的记录，应与最新的记录分开存盘，而且应记录处置方式。
各部门须由专人负责治理文件。
受控的文件（生效及未生效）不可作环保纸利用。
各部门之文件均应成立《记录文件表格一览表》，并按文件保留期限要求存档。
文件类型
文件/表格名称
编号
版本/生效日期
制作
部门
使用部门
存放地方
最少保存期限
备注
尽可能将工作上常常利用的文件整理在一路，常常一路利用的档案就近排列。
为了合乎容易寻觅的要求，须技术地制作【容易取阅的档案】，如制作活页夹标签，各部门活页夹需按公司统一规定格式制作标签，以下为统一标准的活页夹样式：
文件的销毁
已过保留期限的文件假设需销毁，需填写《文件销毁申请表》，经相关文件批核人员的批核后方可进行销毁。
销毁需由相应文件级别的负责人员执行，假设销毁的是机密文件，部门负责人需检查销毁后的场所，确保文件已完全销毁。
机密文件需用碎纸机碎掉。
文件的补发及丢失处置
文件补发的前提条件：
a.利用部门不够用；
b.原有文件已严峻脏污或损伤；
c.遗失；
d.客户或供给商需求（不需盖“受控文件”章，应加盖“参考文件”章）。
申请补发文件之部门须填写《文件补发申请表》，经部门领导及行政部批准后，文控中心方可复印并给予补发。
所有受控文件如有丢失或损坏，需以报告形式向部门经理申请报失，并说明相关缘故及进行纠正及预防行动，同时抄送一份给文控中心。
文控中心将依照文件的重要程度追究相关人员的责任。
假设发觉受控文件丢失而没有报失者，将会对相关人员进行惩罚。
文件借阅及其它注意事宜
所有需借出之文件或记录必需记录于《出/入记录表》，以避免遗失。
文件利用后须放回原处。
文件利用者不可随意涂改文件内容，不可在正式文件上加以标记或书写任何文字、图象及符号等，不可自行影印正式文件，应在良好的环境下保留文件，以避免文件损坏或遗失。
文件借出部门有权要求常常损坏或丢失文件的部门或人员采取纠正与预防方法，以防问题再次显现。
、文件复印及传送操纵
机密文件和受控文件假设需复印，须由授权的复印人员执行。
机密文件和受控文件的电子档案不能够随意传送给其它部门人员或别传，如有发觉，必会追究责任，有必要时应将机密文件加密处置，内部运算机传送的文件以非受控、无批核处置，看成参考文件。
任何人员都不得随意打印运算机中的受控文件和机密文件，或将文件进行派发或利用外来接口（如USB接口）、光驱、软驱等窃取公司资料，如经发觉，必会追究责任。
4、文件制作
文件编号规那么
公司部门代码：
行政部：
AD
财务部：
AC
文控中心：
DCC
采购部：
PU
计划部（物控/仓库）：
PMC
生产部：
PR
项目管理部：
PM
研发部：
RD
品质部：
QC
售后服务部：
AS
国内营销部：
DM
国际营销部：
IM
工程部：
PE
仓储部：
WH
编号规那么
类别
代号
名称
格式
索取方式
范例
1
QM
手册
YXD-01-XXX（序号）
向文控中心索取
YXD-01-001（质量手册）
2
QP
程序书
YXD-02-XXX〔业务流程编号〕
根据业务
流程编号
YXD-02-001（文件控制程序）
3
QW
指导书/管理办法
部门代码-03-XXX（序号）
向文控中心索取
DCC-03-001（文件制作指书）
WI
作业指导书（
适用于生产线）
WI-产品型号-XXX（序号）
部门内部自行编号
WI-L2050-001
/
图纸/BOM表
以产品物料代码为编号，参照《BOM管理办法》
4
QF
表格
部门代码-04-XXXX（序号）
向文控中心索取
DCC-04-0001（V01）
5
/
外来文件
部门代码-05-XXX（序号）
向文控中心索取
DCC-05-001
6
AD
行政公文报告
AD-年份月份-序号
行政部自行编号
AD-0904-01
MT
会议记录
MT-部门代码-年月-序号
部门内部自行编号
MT-AD-0901-01
INT
内部报告/联络单
INT-部门代码-年月日-序号
部门内部自行编号
INT-AD-0901-01
对外报告
YXD-部门代码-年月-序号
部门内部自行编号
YXD-AD-0901-01
ECN
工程变更通知单
ECN-部门代码-年月日-序号
部门内部自行编号
ECN-MD-090901-01
ECR
工程变更申请单
ECR-部门代码-年月日-序号
部门内部自行编号
ECR-PE-090901-01
PCN
项目变更通知单
PCN-部门代码-年月日-序号
部门内部自行编号
PCN-PM-090901-01
文件制作要求
派发报告在派发前必需确保其文件的完整性，各类文件（工作指导书/作业指导书、程序书、内部信息报告、对外报告、行政公函、会议记录等）具体格式请参照附件。
所有公司正式文件应有公司Logo，且有标准的格式，Logo置于纸张左上角，“深圳市友信达通信”置于纸张右上角。
经常使用的A3和A4纸所用Logo及字体的标准格式如以下图所示，如是其它大小的纸张那么按纸张大小比率相应缩小或放大公司Logo的大小。
A4纸张（包括横向和竖向），Logo大小如下：
A3纸张（包括横向和竖向），Logo大小如下：
A5纸张（包括横向和竖向），Logo大小如下：
所有正式文件中的中文字体为“宋体”，英文及数字应为“TimesNewRoman”。
且中文字体利用简体字，不可繁简混合利用，应留意繁简体统一。
经常使用字如：
「後」应为后；「與」应为「与」等。
标点符号：
英文经常使用的标点符号为半角，如豆号：
句号：
.
中文经常使用的标点符号为全角，如豆号：
，句号：
。
重要文件/报告在派发前必需通过相关人员的审批核，即通过手签后方可派发，并需存档。
审批核栏能够放在文件的封面或页尾，审批核栏可自行设定格式。
经常使用格式如下：
例一：
手签 例二：
批核：
手签
注：
批核者的职位应大于审核者，当该文件只需通过一人审核时，那么可在审核栏用“/”表示，只须在批核者签署。
如以下图：
以上规定只针对本司正式文件所作的要求，若是是其它文件（如非正式文件/报告、宣传资料等活跃性文件）那么不受以上要求的限制，可自由发挥。
5、表格治理
表格的分类：
受控表格（与公司质量体系运作相关的表单）和非受控表格（即各部门内部非重要性表单，与治理体系不相干表格）
表格编号规那么
5.2.1受控表格编号的格式为：
部门代码-04-XXXX（VXX），如：
DCC-04-0001（V01）。
5.2.2性质相同内容不同的几份表格可别离编号：
部门代码-04-序号-1,2,3…的格式以区分，如：
DCC-04-0001-1（VXX）和DCC-04-0001-2（VXX）。
5.2.3性质和内容完全相同，但格式不同的表格可在表格编号后加-a,-b……来区分，如DCC-04-0002-a（V01）和DCC-04-0002-b（V01）。
5.2.4受控表格由文控中心统一编号，并记录于《记录文件表格一览表》。
5.2.5非受控表格编号格式为：
部门+XXXX（VXX）。
如AD-0001（V01）。
5.2.6表格编号需注于表格左下角，字体为：
TimesNewRoman，字体大小为：
小五。
新表格申请及注册流程
5.3.1申请部门将制定好的表格交于文控中心注册申请编号。
5.3.2文控中心盖上红色签署印章及写上表格编号和生效日期后交回制表部门签批。
5.3.3申请部门将表格给相关人员核实签署后交回文控中心，具体的审批核权限请见。
5.3.4文控中心将已签署好的表格复印一份副本给申请部门存档，正本由文控中心存档。
5.3.5制表部门同时将表格的软件摆于指定位置。
批核权限（最低级别）
类型
制表
审核
批核
受控表格
文员
主管
经理
非受控表格
文员
部门负责人
提升版本及取消表格编号手续
5.5.1表格如有修改需提升版本，那么申请部门须将最新版本的表格交文控中心记录及盖章编号。
5.5.2盖章后流程与新表格申请注册之盖章后流程相同，具体可参照新表格申请注册流程的2~5点。
5.5.3表格如需取消编号，申请部门需在表格副本上注明“取消”字样及取消日期，并将表格交相应注册审批人员加签后再交文控中心。
5.5.4文控中心收到后，将表格正本及副本盖上“CANCELLED”章后，并将所有取消的表格另行存档或注销。
保留要求
新编号和新版本的表格正本由文控中心存档，副本由申请部门保管。
所有旧版本表格和取消编号的表格都由文控中心收回及处置。
表格的填写及其它事宜
所有表格中填写的记录内容必需正确及完整。
无需填写的部份用“/”划去，或于表格中注明。
注册公司编号的表格（受控表格）如填写相同的内容全数不能用“..”代替。
所有注册公司编号的表格，于一年内未利用的，需作取消处置。
6、书籍治理
书籍购买流程：
需求部门填写《申请采购单》，交部门负责人、行政部领导、总经办依次批核，经批准购买的书籍由需求部门自行购买，或由行政部代购买。
书籍受控流程：
所有购买回来的书籍，必需交由文控中心记录、编码及盖章。
文控中心将收到的书籍记录及编号，将编号贴在书本侧反面上，并在书本的目录和正侧面盖上受控文件印章，再将书籍发放给各部门自行保管及阅读。
书籍编号规那么：
BK-部门代码-XXX（序号），如BK-AD-001部门代码参照
书藉治理要求：
6.3.1为避免书籍丢失及增强治理，各部门应指定一人专门负责保管书籍，所有的书籍出入必需有出入记录，即填写《出入记录表》。
6.3.2各部门书籍治理者，应做好书籍的借阅、归还、保管工作，平常还要对书籍增强爱惜，做好防火、防潮、防晒等工作。
6.3.3所有员工借阅书籍，必需在《出入记录表》中签名，借出后必需确保书籍完整及清洁，并按时归还，不然如有损坏（撕页、在图书上滥画、不爱惜书籍致使书籍非正常的破损）或遗失，将视其情节轻重按书价补偿。
6.3.4凡是书籍已残缺不堪、无法完整阅读的均能够向行政部申请报废，填写《文件销毁申请单》，报废后可从头申请采购。
7、如何做一名优秀的文职人员
7.1要有决心去做好这份工作；
7.2“他心”：
决心、信心；
7.3“三不”：
不怕吃亏、不怕吃苦、不怕麻烦；
7.4“四多”：
多看、多听、多问、多想；
7.5“五勤”：
眼勤、耳勤、嘴勤、手勤、脚勤；
7.6自我学习和积存。
要想成为一名优秀的文职人员，必需具有良好的自我学习和积存的能力。
古语“处处留意皆学问”，留意皆学问，确实是平常多留意。
留意是什么意思？
留意确实是眼勤、耳勤和嘴勤，也确实是多看、多听，多问，最后多想。
7.7微笑：
“伸手不打笑脸人”，这的确是一句至理名言，带给他人欢乐，自己的内心也充满愉快。
7.8“挡驾”：
是秘书的一项日常工作，而且是一项超级重要的日常工作。
---要更多的为对方着想。
7.9细腻：
人们常说女性比男性更适合当秘书，因为一样女性性格比较细腻，为人温柔，擅长沟通，适合给领导做一些效劳性的辅助工作，这是咱们女性的优势，咱们在工作中也应当扬长避短。
可是，咱们不能因此而用性别优势成为袒护自己的理由和借口，以降低对自己的要求。
7.10、灵敏的观看力和直觉：
“秘书的直觉来自常识和体会积存。
”平常对领导工作的职责、负责的范围、试探问题的方式和为人处世的态度有比较多的了解的话，就能够专门快作出判定，向领导提出自己的方式。
没有丰硕的常识和体会作储蓄，你就产生不了正确的直觉，一碰到专门一点的情形，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。
8、参考文件和相关记录
参与文件
《BOM治理方法》
《文件操纵程序》
《文件制作指导书》
相关表单
《授权一览表》
《文件交收一览表》
《记录文件表格一览表》
《文件销毁申请单》
《文件补发申请表》
《出/入记录表》
《内部信息/报告格式》
《会议记录格式》
《对外报告格式》
《作业指导书格式》
《工作指引格式》
《程序书格式》
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