办公室管理制度.docx

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办公室管理制度

办公室管理规定

一、员工保密守则

为保护公司和客户的商业利益，所有公司员工应注意加强保密意识，认真遵守以下守则。

1、不在公共场所谈论公司业务及与客户相关事宜。

2、有第三方在场时，要留心自己所说的内容及听众；不要在电话中谈论机密事宜及尚未公开的信息。

3、不要与任何不相关的人，包括亲戚和朋友，谈论公司和客户的机密信息。

4、重要的文件应随时收到抽屉或文件柜里，不得随意摆放在办公桌上；抽屉和文件柜应上锁。

5、如有来访者到访，前台应及时通知相关人员，先请来访者在会客区或会议室等待，绝不允许来访者单独一人进入办公区；当来访者如需进入办公区时，应时刻有人陪同，即使来访者到休息区去也应如此。

6、如果在工作岗位或办公区内遇到无人陪同的陌生人，每位员工有责任主动询问情况，不得置之不理。

7、不要邀请自己的同学、亲友进入工作区等候或陪同加班；更不应让其使用自己或他人的计算机，应在会客区接待。

8、不得将公司和客户的商业资料转发给公司以外的无关人员。

9、在打印、复印、传真涉及机密事项的文件时，应将作废的印有文字的纸张及时销毁。

10、离开办公桌前，关闭计算机的文件窗口，将办公桌上的文件、材料整理放好。

11、不随意向外透露公司内部联系方式。

二、工作纪律

1、班前要求

（1）做好办公区环境卫生。

（2）仔细检查必备的办公用具是否齐全正常，并按规定到位。

（3）开始工作前做到人员到位、人心到位、设备到位。

2、工作时间要求

（1）一般不准打私人电话，如有急事应简明扼要；

（2）不准擅离岗位办私事；

（3）工作时间内不准在办公室及营业场所吸烟、吃零食或酒后上岗；

（4）不准串岗、聊天、做私事、看与本岗工作无关的书报；

（5）不准用公司电脑玩游戏、上网聊天；

（6）不准在办公场所化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、打饱嗝、伸懒腰、打响指、吹口哨等不文明行为。

（7）工作时间，一律不准带子女、亲友、同学到办公场所聊天、玩耍；未经允许，不准随便带人参观。

（8）工作时间以外，除工作需要外不准无故在办公场所逗留。

3、班后要求

（1）工作结束，做到日事日毕，日清日高。

（2）检查重要文件、资料、印鉴、器材等是否按规定妥善存管。

（3）保持桌面及环境整洁。

（4）关闭窗户，切断电源，锁好办公室门。

三、办公环境与秩序管理规定

公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境。

1、员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公区。

2、公司员工吸烟需去非禁烟区（例如：

地下一层司机休息室，阳光房等）。

3、办公区内严禁使用明火，严禁私接电源线路和使用未经许可的电器设备，严禁擅自挪用公司的消防设备。

4、洽谈室/会议室

公司的洽谈室/会议室是接待客人、召开会议、举办活动的公共场所，为最大限度的利用洽谈室/会议室，应遵守以下规定：

（1）通过行政人事部门预定洽谈室/会议室，填写《洽谈室/会议室使用表》（见附表5），如取消，应尽快告知。

（2）洽谈室/会议室在使用中，应挂“正在使用”标牌，使用结束后取消。

（3）不得在洽谈室/会议室储放个人物品，不得将洽谈室/会议室的设施或物品挪作他用。

5、前台

无关人员不得无故在前台逗留，非值班人员禁止使用总机自行拨打电话。

6、更衣柜

（1）妥善保管更衣柜钥匙，不得私自加配、调换或转让。

员工调离公司时，须将钥匙交回行政人事部，若将钥匙丢失，须照价赔偿。

（2）保持更衣柜整洁、美观，不得随意粘贴、悬挂个性化物品。

（3）保持更衣柜各部位完好、无损，如出现破损，请及时通知行政人事部联系维修。

（4）更衣柜配备以部门为单位，不得将服装、鞋帽等个人物品放置办公室内。

（5）更衣柜内不得存放个人贵重物品，如若丢失，由本人负责。

（6）不得在更衣柜内存放易燃易爆等危险物品。

7、注意事项

（1）要爱护使用办公室设备。

（2）与员工（同事）友好相处、礼貌待人。

（3）避免在办公区域大声喧哗；使用或搬运物品轻拿轻放。

（4）避免浪费公司的财产及其它资源。

（5）遵守公司关于上班着装的规定等。

（6）办公区域内严禁吸烟。

（7）所有来公司的访客，须经授权员工迎接、清楚辨认身份，并在《访客登记表》（见附表6）上签名，访客在领取并佩带“访客卡”后，方可由公司员工陪同进入公司。

未经公司事先许可，任何访客不得自行做出任何性质的巡视、勘察等。

8、安全保卫

（1）坚持预防为主，树立安全防范意识。

（2）熟悉对意外情况的处置原则和方法；熟记“110”（匪警）、“119”（火警）等报警电话和本部安全保卫值班电话。

（3）发现异常情况及时报告，并保护现场。

（4）消防工作要做到：

灭火器材定点放置，保持良好状态；禁止在办公区存放易燃易爆物品；严禁私接电线和擅自使用大功率电器；电源线路定期检修，电线无裸露；下班切断电源。

四、证卡及名片

1、工作证及出入卡：

行政人事部在员工入职当天为员工办理工作证，根据各部门要求为访客办理出入证或识别卡，如有遗失应及时声明并按公司要求补办；离职时要完好交还。

2、名片：

新员工入职，提出名片印制申请，填写《名片印制申请表》（见附表3），交行政人事部，经审批后，即可印制名片。

名片印制完成，员工至行政人事部填写《名片领用登记表》（见附表4），领用名片。

名片代表着公司的对外形象，应用于与公务有关的活动场所，严禁乱用滥用。

交换名片时应注意礼仪，维护公司形象。

名片一般用于各类经营管理工作的接洽及外事活动的联络。

员工离职时，未用完的名片须交回到公司行政人事部。

五、办公用品

1、新员工入职，由行政人事部负责配发基本办公用品。

2、日常办公用品领用应根据实际需要、避免浪费。

3、办公用品领用分为部门领用和个人领用，领用时间原则上为每月的前五个工作日。

（1）部门公共使用的办公用品应填写《部门办公用品领用表》（见附表1），经部门负责人同意后，指定专人统一领取。

（2）员工个人使用的办公用品，由员工本人在《员工办公用品领用表》（见附表2）上签字登记，行政人事部根据实际情况配发。

（3）日常使用的固定资产，由使用人签字领用，部门负责人对部门内使用的固定资产负监管责任。

六、通讯联络

1、公司根据需要及实际情况为员工配备分机电话。

2、按照公司有关规定，依据工作职务、工作岗位和工作性质进行核定，符合标准的员工可以享受移动话费报销。

凡享受此待遇的员工应保持24小时通讯畅通，凡电话接通不畅的，公司有权取消当月电话补助。

3、移动话费按照公司有关规定报销；超出标准的由使用者个人承担。

七、乘坐出租车

1、员工外出办理公事而公司办公用车调度不便，以及因加班（必须与《加班审批单》相一致）在晚8点至早6点之间上下班时，可以乘坐出租车，但必须经直接主管确认，未经确认的费用公司不予报销。

2、员工应本着节约的原则选乘出租车。

任何人员不得长期包车。

3、出租车费应在取得报销凭证后一个月之内报销，超过一个月以上的出租车费不予报销。

4、报销出租车费时，乘车人在发票背面签字并注明事由，经部门负责人签字确认，由行政人事部审核后办理报销手续。

八、计算机和网络使用管理规定

为保证公司计算机及其网络的正常运行和健康发展，确保公司计算机及网络资源高效安全地用于工作，特制定本规定。

1、公司计算机及网络（以下简称“公司网络”）是公司重要的基础设施，本规定涉及的网络范围包括公司办公地点的网络以及网络上提供的各类服务。

2、管理部门

（1）行政人事部门是公司网络归口管理部门，负责组织公司网络的规划、设计、建设和管理；

（2）行政人事部门有权对公司网络运行情况进行监管和控制，有权检查员工电脑文件、上网记录、电子邮件等网络使用情况。

3、管理规定

（1）公司所有网络的用户都必须遵守国家有关法律、法规，严格执行安全保密制度，并对在公司网络提供的信息负责；

（2）任何个人不得利用公司网络从事危害国家安全、泄露国家、公司秘密的活动；不得查阅、复制和传播有碍社会治安和伤风败俗的信息；

（3）严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的秘密信息；

（4）公司员工在公司网络上发现有碍社会治安和不健康的信息，有义务及时报行政人事部并自觉立即销毁；

（5）公司网络只能用于工作。

任何人都不得在公司网络上从事与工作无关的事项。

个人专用计算机要妥善保管，精心维护硬件设备，严格管理个人资料。

未经允许，不得随意操作他人设备，防止丢失文件资料，避免不必要的损失；

（6）公司网络结构由行政人事部门统一规划、建设并负责管理、维护，XX，任何部门和个人不得私自更改计算机、网络的参数设置。

计算机及网络出现问题时，由行政人事部门统一安排处理，个人不得擅自处置，否则，应承担由此产生的一切后果；

（7）接入公司网络要经董事总经理批准，由行政人事部门实施接入。

严禁任何用户擅自连入公司计算机网络；

（8）为了有效阻止计算机网络病毒的传播，并有效预防、查杀计算机病毒，公司网络使用统一的计算机杀毒软件，未经许可，不得私自更改计算机杀毒软件；

（9）为了确保广域网的正常运行，禁止通过各种方式，利用任何工具在广域网上下载和传送超大文件；

（10）公司禁止任何个人私自订阅电子杂志，因工作需要的电子杂志，经董事总经理审批后，由行政人事部门集中订阅和管理；

（11）长时间不使用计算机等办公自动化设备时，应切断电源，防止发生意外。

否则，责任人应承担由此产生的一切后果。

4、责任与处罚

（1）对于利用公司网络从事违反法律法规活动的员工，作辞退处理，情节严重者将移交司法机关处理；

（2）对于蓄意破坏公司网络正常运行、或窃取公司网上的秘密信息的员工，作辞退处理，并依法追究法律责任；

（3）对于私自更改公司计算机或网络参数设置的员工，处以（100—300元）罚款；

（4）对于私自更改计算机杀毒软件、私自安装与工作无关大型软件的员工，处以（100—300元）罚款；

（5）对屡犯不改或情节严重者处以降薪处罚；

（6）对于利用工具在广域网上下载、传送与工作无关的超大文件的员工，处以（100—500元）罚款；对情节严重者予以降薪处罚，对屡犯不改者做辞退处理。

五、其他

1、本规定由公司行政人事部负责解释；

2、本规定自下发之日起执行。

附表：

1、《部门办公用品领用表》

2、《员工办公用品领用表》

3、《名片印制申请表》

4、《名片领用登记表》

5、《洽谈室/会议室使用登记表》

6、《访客登记表》

附件1

部门月办公用品领用表

办公用品名称

单位

数量

领取日期

备注

部门负责人：

领取人：

经手人：

附件2

员工办公用品领用表

部门：

姓名：

入职日期：

办公用品名称

单位

数量

领取日期

备注

领取人：

经手人：

附件3

名片印制申请表

申请人

部门

职务

数量

部门负责人

董事总经理

备注

（注明：

邮箱、座机、手机）

附件4

名片领用登记表

部门：

行政人事部制表日期：

序号

姓名

部门

数量

（盒）

领取人

领取日期

备注

附件5

洽谈室/会议室使用登记表

部门：

年月

日

序号

会议室类别

使用日期

使用时间

使用部门

与会人数

使用人签字

会议结束时间

备注

附件6

访客登记表

日期

访客姓名

单位

被访部门/人员

事由

进入时间

离开时间

确认人

备注