Outlook.docx
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Outlook
关于Outlook2010
首先要配置Outlook与邮件服务器的连接，才能进行消息的传递与信息的存储。
1、添加Exchange帐户：
2、添加POP3帐户：
现在互联网上申请的免费电子邮件，大多支持POP服务器（POP服务器是邮局协议,SMTP是简单的邮件的存储协议），如果您希望Outlook的收件箱能够收到单位Exchange邮件又能收到互联网上的免费电子邮件，就要添加一个POP帐号连接。
文件／信息info／帐户设置AccountSettings／新建New／下一步／勾选手动配置服务器或其他服务器类型／下一步／填好帐户后（邮件地址与用户名要一样），单击“测试帐户设置”，要求使用安全密码验证不要勾选，单击“其他设置”中的“高级”，接受服务器Pop3：
110（是Pop3的端口）除hotmail改为995其他不变。
勾选“此服务器要求加密连接（SSL）”／完成，按F9键测试。
通讯簿和联系人（Contacts）
1.添加联系人：
单击导航栏中的“联系人Contacts”钮，单击常用工具栏中的“新建New”，输入相关信息，单击“详细信息Details”可输入“经理的姓名Manager’sname”，“助理的姓名Assistant’sname”，“配偶或伴侣的姓名”和生日等，“保存并关闭”或“保存并新建”。
2.可将联系人列表备份为个人文件夹文件格式：
文件File／打开／导入ImportandExport和导出／导出到文件／下一步／个人文件夹文件（.PST）／下一步／联系人／下一步／浏览（用导出的项目代替重复的项目，允许创建替重复项目，不导出重复的项目）／完成。
也可将联系人导出格式为EXCEL，可导出后再给他人。
导入的方法与导出相同。
3.发送联系人卡片：
选择要发送的联系人，右击／转发联系人／作为名片asBusinessCard
收到后/打开/保存并关闭/添加新联系人
4.建通讯组列表：
NewContactGroup，单击“成员Members”，单击附注可加说明。
单击类别，选择类别如商务等，单击保存并关闭。
5.从收到的邮件中创建联系人；打开邮件，右击发件人，单击“添加到OUTLOOK联系人AddtoOutlookContacts”。
6.添加联系人文件文件夹：
右击新建文件夹NewFolder。
7.超强的邮件信息搜索功能：
可搜复合条件，如本周带有附件的邮件。
8.切换联系人信息视图：
视图／更改视图／“名片BusinessCards”“地址卡AddressCard”“电话列表PhoneList”“按类别ByCategory”“按位置ByLocation”可切换联系人信息视图。
9.共享联系人：
先设置允许共享的联系人，对方设置了共享才能打开对方的联系人信息
10.打印联系人信息：
文件file／打印Print／打印样式Printstyle／（卡片式、小册式、中册式、备忘录、电话目录），打印范围Printrange可选“所有All”或“选定Onlyselecteditems”．
电子邮件（Mail）
1.发送电子邮件：
单击新建New，输入的关键信息或选择联系人，多个联系人用分号隔开。
2.添加附件：
1常规方法；单击邮件选项卡上的“附件文件AttachFile”。
2复制的方法；在资源管理器中选中要作为附件的文件，复制在新建的邮件窗口中。
3.保存附件：
1在收件箱中打开有附件的邮件，Officebutton／保存附件SaveAttachment。
2一次性下载所有文件的附件：
右击/保存所有附件（SaveAttachments）
3不必打开附件即可预览内容：
右击选择“预览”即启动预览器。
4.保存电子邮件到草稿箱：
单击快速访问工具栏上的保存钮，邮件被保存到“草稿箱文件夹Drafts”中。
5.手工接收电子邮件：
发送和接收／全部发送／接收（F9）
6.重要性：
创建一封邮件，在选项组Option单击“重要性高HighImportance”或“重要性低lowImportance”，发送后在收件箱中可查看到有重要性的红色感叹号的标志。
7.投票功能：
创建一封邮件，选项组Option单击右下小三角，在选项框中选择“使用投票按钮Usevotingbuttons”，在旁边的下拉菜单中选择“赞成；反对”。
收到的邮件左上单击Vote进行选择。
在已发送邮件单击该邮件，单击“跟踪Tracking”，查看所有信息。
8.自动回执：
创建一封邮件，选项组Option单击右下小三角，在选项框中选择“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”Requestadeliveryreceiptforthemessage“请在阅读此邮件后给出‘阅读’回执Requestareadreceiptforthemessage”，完成邮件编写并发送后在收件箱中可查看到“已提交”，对方打开后出现“已阅读”，这是系统自动给我们的答复，前面并有一个标志。
9.传递选项：
a）创建一封邮件，选项组Option单击右下小三角，在选项框中选择，“将答复发送给Haverepliessentto”将指定邮件答复的对象。
b）创建一封邮件，选项组Option单击右下小三角，在选项框中选择“传递不早于Donotdeliverbefoye”，将指定邮件在未来某一时间自动发送。
c）选择“过期时间Expiresformat”，设定邮件的时效性。
过期后在邮件上有个红色的删除线，用红色的删除线来标注这封邮件已过期了。
d）这封邮件相关的联系人可点击“联系人Contacts”进行选择，或选择这封邮件的类别Categories，属于什么性质的：
个人或国际或商务，便于以后组织邮件、分类、筛选。
10.快速步骤：
开始/快速步骤/新建/名称“开会通知”/选择一种操作“新邮件”/正文/快捷键,完成后在快速步骤框中出现“开会通知”,单击即可.
11.网络不好下载邮件头：
发送/接收／发送/接收组／编辑/当邮件大于下列大小是，仅下载邮件头。
12.为邮件信息添加类别标记:
开始／分类Categorize/所有类别AllCategories/重命名如：
工作相关性，重要事项，个人相关，不够可新建New。
右击邮件右侧的方块选择一种类别，再右击可添加一个类别。
搜索框/搜索工具/已分类/绿色.
13.使用签名：
发邮件时将自己的联系方式自动提供给对方，在Outlook中作一个精美的签名。
在发送时会自动插入到邮件中。
新建／邮件／签名Signatures／新建如：
工作签名，回复签名，个性化签名等，可插入图片。
设置好默认的签名后，可在新邮件是更改签名样式只要单击“签名Signatures”.
14.发件箱中打开一封邮件／撤回该邮件RecallThisMessage／删除该邮件的未读副本，删除未读副本并用新邮件代替。
15.答复发件人：
选择一封邮件，单击答复人按钮，输入信息，一般用蓝色字，单击发送钮。
答复不包括原邮件的附件，在收件箱中列表有个答复的特殊标志。
16.转发电子邮件：
选择一封邮件，单击转发按钮，输入信息，一般用蓝色字，单击发送钮。
转发包括原邮件的附件，在收件箱中列表有个转发的特殊标志。
时
17.自动标记邮件中的回复相同的信息：
文件/选项/邮件/答复和转发（Repliesandforwards）/在批注前面加上（Prefacecommentswth）/答复是按回车即可。
18.拒绝垃圾邮件的骚乱：
开始/垃圾邮件/安全发件人/安全收件人/阻止发件人
19.拒绝垃圾邮件的骚乱：
规则/管理规则和通知/新建规则/正文中包含特定词语／打折
从Word中发送电子邮件
1、以附件形式发送：
打开Word文档，File／发送Send／E-mail。
2、以邮件正文的形式发送：
SendtoEmailRecipient
使用邮件合并群发邮件
在WORD中打开主文档，用邮件合并群发（每个收件人均可有称呼且看不到其他收件人的地址）：
邮件Mailings／开始邮件合并StartMailMerge／邮件合并分步向导StepbystepMailMergeWizard／E-mailmessages／下一步／使用当前文档／下一步／选取收件人/Selectfromoutlookcontacts／Choosecontactsfolder；下一步／下一步／其他选项Moreitems中分别插入相应的域，下一步，ElectronicMail（合并到电子邮件）。
调整视图以符合个人习惯
导航栏：
视图View／导航窗格Navigationpane／最小化（或单击最上的最小化导航窗格折叠钮），在侧显示：
导航窗格，收件箱，已发送邮件，未读邮件……
视图／Navigationpane／导航窗格Navigationpane／收藏夹FavoriteFolders
1.轻松掌控待办事项：
视图/布局/待办事项／选项
2.阅读窗格：
视图View／阅读窗格Reading／靠右Right、底端Bottom、关闭Off.
3.将信息联系在一起的对话框:
右击排列方式的日期/日期对话,另一方法:
视图/日期对话
管理不同来源的信息
创建邮件规则，实现投递的自动分拣：
1、在收件箱下新建文件夹：
用文件夹对电子邮件进行组织和归档，可以完整地看到邮箱中的每个层次结构。
在收件箱中新建文件夹只要右击收件箱／新文件夹。
2、移动邮件：
将信息归档整理，将各方寄来的邮件放在各自的文件夹中。
右击要移动的邮件／移至文件夹，在对话框中选择要移动的目标位置。
3、自动归档1：
利用规则向导帮助我们自动归档。
规则／规则和通知RulesandAlerts／在对话框中选择“新建规则NewRule”／在模板或空白规则开始框中选择“邮件到达时检查Checkmessageswhentheyarrive”／单击“发件人为个人或通讯组列表frompeopleordistributionlist”，在下面单击peopleordistributionlist选择发件人，下一步／移至文件夹moveittothespecifiedfolder／在下面单击moveittothespecifiedfolder选择文件夹，下一步／下一步／勾选“立即对在的邮件实行此规则／完成。
4、自动归档2：
利用规则向导帮助我们自动归档。
规则／规则和通知RulesandAlerts／在对话框中选择“新建规则NewRule”／邮件到达是检查Checkmessageswhentheyarrive／单击“在特定时间内接收到的receivedinaspecificdatespan”，在下面单击inaspecificdatespan选择开始与结束时间，下一步／将它转寄给个人或通讯组列表forwardittopeopleordistributionlist（或作为附件转寄给个人或通讯组列表forwardittopeopleordistributionlistasanattachment）下一步／下一步／完成。
5、文件／自动答复／我目前外出IamcurrentlyOutofOffice／以下文字仅自动答复给每个发件人一次。
可添加规则：
选择发件人，收件人，直接发给我的还是抄送我的。
6、附件预览器：
单击邮件中的附件，出现附件预览器，即可预览附件。
7、使用颜色分类：
以前只有6种，现可各种颜色，不同颜色可不同分类。
可新建可命名如可给各颜色取名：
个人，工作，必须出席，购物，开会，聚会。
可同时添加多个。
在搜索框单击“添加条件addCriteria”／Categories添加了一个种类，右侧选择所需搜索的颜色可查找所需的颜色的文件。
右击可创建该颜色的文件夹。
8、添加标志：
收到一封邮件不能及时处理，为了防止忘记，通过特殊的标志状态来提醒选择一封邮件，单击右边的旗子，旗子变为红色等，右击旗子，“添加提醒AddReminder”后可设置标志的内容和提醒的时间，添加的标记成为一个任务出现工待办事项栏的任务区中如下图，单击SetQuickClick可设置默认的标志。
9、查看标志：
在导航空格中选择“标有后续标志的邮件”，邮件列表中显示有标志的邮件。
选择邮件，
10、清除标志：
右击标志，选择“清除标志ClearFlag”标志变为勾状态。
11、为邮件作后期处理的标记，没完成颜色会变成红色。
不仅收到的邮件添加标记，发给他人的邮件也可设置后续标记。
后续标记FollowUp／收件人标记FlagforRecipients／勾选为我标记FlagforMe／请打电话Call，不要转发DonotForward……
12、清理维护信箱：
选择已“发送邮件文件夹”，选择要清理的邮件副本，执行删除操作。
选择已“删除的文件夹”，选择要清理的邮件副本，执行删除操作。
日历（Calendar））
在日常工作中应该养成把最近的活动添加到日历中，这样一方面方便自己查看，另一方面方便工作组中其他人了解你的工作时间安排。
1、查看日历：
导航栏中单击“日历”，在上面的“天”、“工作周”、“七周”、“月”可切换不同的显示范围。
在按月日历视图下选择不同的日期进行查看。
单击工具栏上的“今日”按钮，选择今天的日期。
单击导航栏上部的日历标题，选择其它月份。
2、新建约会：
导航栏中单击“日历”，单击新建钮，在新的约会窗口中输入“主题”“地址”“标签”“主题”“提醒”“联系人”“类别”等，中下空处可输入此次约会的具体安排以及一些相关的事情。
单击“保存与关闭”
3、添加事件：
事件是以天为单位，而且事件不一定是事件的创建人亲自要参加的活动。
新建／全天事件／开始和结束时间同一天，主题如会议室装饰，单击“保存与关闭”。
4、添加周期会议：
单击新建会议钮，在新的会议窗口中选择重复周期，如每周二的一小时生产会议，发送。
5、共享日历ShareCalendar/收件人如管理员输入adminiaotrator,输入主题，下有两个选择：
一个是请求看收件人的日历，一个是允许收件人查看我的日历。
详细信息：
仅可行性（默认）用“闲”、“闲”、“忙”、“未定”或“外出”。
另两个是“有限详细信息”和“完整详细信息”/发/出现提示“是否与adminiartrator共享日历/是即将自己的日历发送给adminiortrator。
Adminiartrator收到共享的日历后打开，在邮件的上方有“打开此日历”，不但可看到自己的日历，还可看到给你共享人的日历。
如想将两个日历合并以便查看两个用户的相应的工作安排，单击左箭头以重叠模式察看，日历两种颜色显示两人的日历。
6、会议邀请：
约会／邀请与会者InviteAttendees／主题／单击收件人钮选必须参加的人和可选人，确定共同时间后发送。
将日历的视图切换到按周看得清楚些。
其他与会者接到邀请后可单击接受或拒绝会发回一封邮件并自动返回邀请人，切换到日历视图后，找到刚才的会议邀请，双击后“跟踪Tracking”选项中查看与会者的响应情况。
7、删除一个会议邀请的约会，会有提示……
8、日历的选项设置：
文件／选项／首先参数中勾选默认提醒，单击日历选项进行工作日、背景、假日等的设置。
9、新建日历文件夹：
右击日历可新建一个日历文件夹，并可设置并排或重叠模式查看。
10、共享和打开共享日历和发送
打开共享的日历 当您使用Exchange帐户时，如果得到他人授予的相应权限，则您可以打开此人的默认Exchange日历。
共享日历ShareCalendar/收件人如管理员输入administration,输入主题，下有两个选择：
一个是请求看收件人的日历，一个是允许收件人查看我的日历。
详细信息：
仅可行性（默认）用“闲”、“闲”、“忙”、“未定”或“外出”。
另两个是“有限详细信息”和“完整详细信息”/发/出现提示“是否与administration共享日历/是即将自己的日历发送给administration。
administration收到共享的日历后打开，在邮件的上方有“打开此日历”，不但可看到自己的日历，还可看到给你共享人的日历。
如想将两个日历合并以便查看两个用户的相应的工作安排，单击左箭头以重叠模式察看，日历两种颜色显示两人的日历。
通过电子邮件发送日历 您可以通过电子邮件将自己的任何日历发送给其他人。
这是一种名为日历快照的Internet日历。
日历将显示在电子邮件的正文中。
不过，接收到日历快照的OfficeOutlook2007用户可以选择将该日历作为Outlook日历打开。
这样做可以使日历快照和当前日历以并排模式或日历重叠模式显示。
添加新组 默认情况下，在导航窗格中，OfficeOutlook2007将日历编排为三个组-“我的日历”、“人员日历”和“其他日历”。
您可以将这些组重命名或者创建其他日历组，从而以更适合自己工作习惯的方式来编排日历。
还
任务介绍：
在导航窗格中切换到任务对象Tasks。
1、添加任务：
单击常用工具栏上的“新建”，输入“主题”“截止日期”“开始日期”和其他任务信息后保存并关闭。
2、更新任务：
打开要更新的任务选择状态进行情况后保存并关闭。
在导航空格下的当前视图中选择“详细列表”
3、发送“任务状态报告”：
打开任务，单击常用工具栏上的“发送状态报告”，选择发件人，发送邮件。
4、分配任务：
创建新的任务，单击“分配任务”钮，在收件人中输入执行任务者后单击“发送”，将任务分配出去的标志下有只手。
5、标有标记的邮件会出现在任务中。
待办事项栏ToDoBar
同一呈现界面，查看近期日程，快速安排日程、任务
包括三大部分：
上是日历，中上是约会，中下是任务，下是标有标记的邮件。
日记Journal与便笺Notes
Outlook的日记可以组织Outlook项目，并且可以选择按时间顺序在时间线上组织Office文档。
Outlook中不包含了简单的便笺，作为提醒便笺、记录电话号码和其他琐事。
应用日记与便笺可以很方便地记录在办公过程中做过的工作和一些临时信息。
1、自动日记：
在转到菜单中选“日记Journal”，初次使用屏幕会出现一个对话框，告知日记会有自动提示功能和自动跟踪Office的记录。
（或工具／选项／日记选项）。
2、手工日记：
单击“新建”，在主题输入内容等后保存并关闭即手工建了一条日记。
3、在Outlook中对办公时的临时信息可以使用“便笺”进行记录。
在导航空格下切换到便笺，创建便笺的方法直接在窗口中双击鼠标左键即可，如输入：
请王林回个电话56778899，单击关闭即保存。
便笺的左上角可调颜色。
Outlook的今日：
1、在文件夹列表中单击“邮箱”（或个人文件夹）打开Outlook今日。
单击“自定义Outlook今日”分别进行“邮件”“日历”“任务”“样式”的调整。
2、为Outlook设置启动密码：
文件File／数据文件管理DataFileManagement／设置Setting／更改密码ChangePassword
3、更改时区：
天或周界面右击左侧的时间／更改时区ChangeyTimeZone
不
升级会员 