公文筐测试题汇总附答案.docx

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公文筐测试题汇总附答案

【情境】

华达公司是一家人型民营上市公司，业务领域涉及水利工程，环保科技和电力自动化等多个领域，其人力资源部下设五个主管岗位，分别是招聘主管，薪酬主管、绩效主管、培训主管和劳动关系与安全主管，每个主管有2-3位下属。

今天是2006年7月9日，你（李明翔）有机会在以后的3个小时里担任该公司人力资源部总监的职务，全面主持公司人力资源管理工作。

现在是上午8点，你提前来到办公室，秘书已经将你需要处理的邮件和电话录音整理完毕，放在了文件夹内。

文件的顺序是随机排列的，你必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示。

11点钟还有一个重要的会议需要你主持，在这3小时里，你的秘书会为你推掉所有的杂事，没有任何人来打扰。

【任务】

在接下来的3小时中，请你查阅文件筐中的各种信函，电话录音以及Email等，并用如下的回复表作样例，给出你对每个材料的处理意见。

具体答题要求是：

确定你所选择的回复方式，并在相应选项的“□”里划“√”

请给出你的处理意见，并准确、详细地写出你将要采取的措施及意图。

【文件一】

类别：

电话录音

来电人：

刘增国际事业部总监

接受人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日

李总：

您好，我是国际事业部的刘增，去年10月中旬，人力资源部曾要求各部门上报2006年的人学生招聘计划。

由于我部业务的特殊性，不仅要求较高的英语水平，而且要懂理一定的专业知识，这类人员在校内招聘的难度很大。

此外，由于我们公司薪酬水平较低，即使招聘来也很容易流失，过去几年的流失率高达74%。

为此我们国际事业部多次召开会议，并初步达成共识：

公司需要制定中长期的人才规划以吸引并留住优秀人才。

但是，到底该如何操作，尚无具体方案。

我刚和总裁通过电话，他建议我直接与您沟通，不知您有何意见想法，请尽快告知。

回复方式：

电话回复。

做如下考虑后约谈刘增。

一、诚恳感谢国际事业部对人力资源管理工作的重视，并且指出了制定中长期人才规划的建议。

二、中长期人才规划的建议：

指派下属到国际事业部有关专业部门听取意见，草拟适合本企业特点的技术开发型长期发展战略。

三、大学生在校招聘难的问题：

可以考虑扩大招聘范围和其他招聘方式。

分析招聘需求，制定招聘计划。

四、薪酬低的问题：

指派薪酬主管进行薪酬市场调查，并根据企业的财务实力和市场情况的变化，草拟调整新聘人员薪酬方案。

五、英语水平问题：

建立英语培训的长效机制。

六、人才流失的严重问题：

1、指派招聘主管到国际业务部进行了解，并约谈以前离职的职员，并形成书面的报告（存在的主要问题、分析人才流失的主要原因，并拟定解决问题的方案）。

2、建立吸引并留住人才的机制：

①建立员工的沟通和申诉通道。

②加强公司的形象宣传，树立良好的公司社会形象吸引人才。

③放手使用人才，给予有才能的人才更大的责任和权力，留住人才。

④鼓励员工在创业过程中体验成就感，及时肯定和表彰有成就的员工，利用工作成就感吸引留住人才。

⑤营造尊重人才的氛围。

【文件二】

类别：

电话录音

来件人：

王睿劳动关系与安全主管

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月9日

李总：

您好！

我是王睿，有件事情非常紧急，今早七点，我接到郑州交通管理局的电话，六点十分在郑州203国道上发生重大交通事故，我公司销售部的刘向东驾车与一辆人货车相撞，刘向东当场死亡，对方司机重伤，目前正在医院抢救，与刘向东同车的还有公司的销售员人员蔡庆华、隋东和王小亮、二人都不同程度受伤，但无生命危险。

目前事故责任还不能确定，我准备立刻前往郑州处理相关事务，希望您能尽快和我联系，商量一下应对措施。

回复方式：

电话回复

立即回复有关应急处理意见，并部署以下工作：

1、报告公司主管安全工作的副总裁或总裁，组成事故应急小组立即前往事发地。

2、依照有关规定向有关主管部门报告。

3、及时与保险公司进行联系。

4、向郑州当地交管部门了解并获取有关事故资料，明确事故责任。

5、慰问受伤人员，并向他们了解事故发生的情况，

6、考虑好受伤人员的治疗工作。

7、考虑好死亡员工的有关事项。

8、应急小组及时向公司汇报事故概况，及处理进展情况。

9、协助销售部有关人员做好事故车辆所载货物的保管及运输工作，以及业务交接工作。

10、组织事故分析会，分析事故原因，反馈预防建议，吸取经验教训，杜绝事故的再发生。

11、做好接待家属的准备工作，为家属前往郑州作出安排。

12、处理原则：

以公司利益为重，依法维护公司的正当权益。

执行公司以人为本的战略，关怀员工和家属的身心健康。

【文件三】

类别：

电了邮件

来件人：

张玲绩效主管

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月7日

李总：

您好！

公司今年结束年中的绩效考核后，准备实施基于目标考核的新的绩效考核系统，从上周起要求各部门经理和员工一起制定员工下半年的工作目标，按原定计划，该项工作应在下周三前完成，绩效监督小组对工作进程进行了检查，发现全公司32名部门经理仅有4个完成了工作，人部分经理尚未开始进行目标设定，当我们希望他们加快进度时，很多部门经理抱怨根本没有时间，觉得和员工共同制定工作目标是表面文章；还有部分部门经理认为这是部门内部的事，监督小组是在干涉他们的工作。

目前工作进展很不顺利，请您能给我们一些支持。

张玲

回复方式：

电子邮件

考虑如下问题后约谈张玲。

1、绝大部分部门经理阻碍工作目标制订工作，说明前段工作安排工作欠妥。

2、安排绩效主管本次绩效考核分析，并出具书面报告。

3、做好绩效考核的宣传工作：

①要获得高层领导的支持。

②要做好部门经理的思想工作，赢得其理解和认同。

③让基层员工认识到绩效考核是为了提高员工的绩效，发挥员工的主观的能动性。

4、要做好绩效管理的培训工作。

①分析四个部门已完成的绩效目标制定方案，把经验和方法向其他部门进行推广，引导他们启动工作。

②指定绩效主管及其下属到未完成的部门，指导并提供技术支持。

5、重申原定计划，督促各部门在下周前完成该任务。

6、做好绩效考核的制度保证工作。

【文件四】

类别：

电子邮件

来件人：

陈欣培训专员

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日

李总：

您好！

公司四月份在南非首次承接的420工程现已开工，工程部准备委派6名高级技术人员到南非提供技术报务。

可是，这6名技术人员英语水平较差，虽经过为期半年的在岗英语培训，但效果不尽人意。

因此，工程部计划临时安排他们去英语学校参加封闭式培训，培训时间为2个月，费用为每人10000元。

该计划已经上报人力资源部。

可是，昨天工程部来电称，财务部不同意支付培训费用，理由是该培训事先没有计划和预算，资金周转不过来，这几名员工原计划10月份赴南非，工程部担心如果不能按期派人提供技术支持，可能会影响合同的执行和公司的声誉。

目前，工程部非常焦急，请求您出面协调，敬请尽快回复。

回复方式：

电子邮件

考虑如下问题后约谈陈欣。

陈欣：

你好！

邮件已收悉，现回复如下：

1、此次培训，关系到企业在南非市场的开拓，按培训战略服务于企业战略的原则，必须在10月前完成。

2、本次英语培训方式：

派员工到英语学校参加封闭式培训

3、召开一次相关部门联席会议，统一思想，争取各部门的支持，取得组织支持条件。

4、安排培训计划。

5、通过一定的程序增报培训经费预算。

6、建立英语培训的长效机制。

7、向工程部承诺：

能如期派人去南非，解除工程部后顾之忧。

8、选择英语培训机构，并明确双方权利、义务。

9、做好培训投资风险防范工作。

10、分析上期培训失败的原因，以吸取教训。

11、加强本次培训的过程控制，及时评做，确保培训效果。

12、建议培训专员与培训主管沟通，保证工作开展。

【文件五】

类别：

书面请示

来件人：

娄奇招聘主管

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月7日

李总：

您好！

由于业务调整，今年三月，公司快定停止化工产品的研发工作，将化工研发小组并入到研究方向相似的环保研发小组，并由原环保小组的项目主管全权负责。

最近几个月，原化工小组的成员流失严重，我们高薪聘用了几位博士也提出了离职申请，通过和他们的沟通，原化工小组的成员普遍反映无法与原环保小组的成员合作，在工作中受到忽视，重要的研讨会议从来不通知他们，只让他们做一些类似输入数据的简单工作。

在上半年的绩效考核中，很多原化工小组的成员觉得受到了排挤，考核结果都不理想。

针对此事希望您能给予指示。

回复方式：

书面答复。

约谈对方并安排如下工作：

1、与申请离职员工面谈，了解员工离职原因。

2、与环保小组主管面谈，了解员工离职原因。

3、调查事实真相，做出相应处理，并建立员工申诉通道。

4、与上级沟通，从战略角度制定相应的人力资源规划。

5、进行岗位分析，做到人岗匹配。

6、分析员工申请离职是功能性离职，还是失能性离职，并做出相应安排。

7、对骨干技术和管理人员离职者，代表公司感谢他们对公司所做的贡献，消除负面影响。

8、建立员工沟通平台。

9、加强员工团队建设。

10、提交分析报告，总结经验，吸取教训。

【文件六】

类别：

便函

来件人：

章亮总载

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日

小李：

9号下午你是否有空，我刚刚看过上半年的绩效考评结果，综合过去两年来各部门运行情况，我觉得有必要对公司的中层干部进行调整。

另外，公司明年要上一些人项目，需要有针对性地补充一些管理人员，我想听听你的意见，请准备一下相关资料，并与我联系。

章亮

回复方式：

电话回复。

约定面谈时间，做好如下准备工作。

1、向总裁汇报，约定面谈时间。

2、要求绩效考核提供中层干部绩效考评报告。

3、安排相关人员提供一份可提拔晋升中层干部的名单，及其各自绩效情况、优劣势分析。

4、准备好现中层干部的花名册。

5、准备好相关人力资源规划。

6、准备好人才需求计划。

7、准备好各部门中层干部的任职资格。

8、整理汇报提纲。

面谈时汇报实际情况，明确提出建议。

【文件七】

类别：

书面报告

来件人：

张越华南分公司总经理

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日

李总：

您好！

有一个重要情况向你反映。

前两天我们调查发现，总公司派驻华南分公司负责人力资源工作的王吕骏，在编制2006年度人力资源培训费用预算时，采取虚报培训项目，抬高项目价格，扯取回扣、刁难培训公司等手法，违规牟利2万余元。

既给公司造成了经济损失，耽误了工作，也损害了公司的形象，更败坏了公司的风气，按照总公司的规定，由总公司派往分公司的职员如果出现问题，需上报总公司人力资源部统一处理。

因此，特向你汇报此事，如何处理请您尽快指示。

华南分公司总经理张越

回复方式：

电子邮件或电话回复。

张越总经理：

你好，报告收悉，回复如下：

1、恳请华南分公司提供正式的书面调查报告。

2、总公司相关人员组成处理小组前往华南分公司进行核实。

3、核实过程中要注意相关的预防工作。

4、如情况不属实，依据总公司相关规定对华南分公司总经理做出相应的处理。

5、如情况属实，依据调查结果及总公司相关规定对王吕骏做出相应的处理。

6、处理过程中，充许本人申诉，以取得王吕骏的书面签字认可。

7、处理过程中，做好相关预防措施。

8、对下派人员考察失误道歉，并自愿承担相关责任。

9、对相关培训公司做出道歉，挽回公司形象。

10、总结经验，吸取教训，加强管理。

【文件八】

类别：

电话录音

来件人：

张辉副总裁（分管生产与物流）

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日

明翔：

你好！

明年初、公司投资1500万元的配电设备生产线即将在东莞分厂安装并试运行，提供生产线的德国QDK公司也会提前安排4名技术人员参与生产线的安装与运行，我想通过人力资源部安排一次关于新生产线岗位设置与人员安排的专题讨论会，请你先提出一个人致想法，并在这几天与我沟通一下这个问题。

回复方式：

信件或电子邮件。

电话约定面谈时间。

张辉副总：

你好！

今天收听你的来电，并准备作如下安排：

1、恳请东莞分厂提出岗位设置建议。

2、安排招聘主管依据德方和生产技术部提供生产流程要求或建议，拟定生产线工作人员的岗位要求和任职资格，进行岗位分析和胜任特征分析，制定岗位说明书。

3、安排招聘主管协助东莞分厂进行岗位配置。

4、安排招聘主管依据相关要求，拟定人员需求计划。

5、做好会议相关安排工作（如：

拟定与会成员、地点，相关资料的准备工作），具体时间由张总决定。

【文件九】

类别：

电话录音

来电人：

常进业务一部

接受人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日

李总：

您好！

我是业务一部的经理常进，2月中旬，我曾和薪酬主管王杰就业务一部的奖金分配方案进行过讨论。

我们部门的客户和其他业务部不太一样，多是大型客户。

在我们部门里，需要通过项目小组的模式才能完成客户的定单，员工相互协作的要求很高。

目前公司的奖金分配方案完全和个人的业绩挂钩，我认为这种发放方式不太适合我们部门的实情，在上次和王杰的讨论中，我们曾设想采取基于团队的奖励计划，但没有做出具体的方案，您也知道，公司要求各部门的奖金分配方案必须在8月初制定完毕，所以我想听听您对我们采用团队奖励计划的看法。

回复方式：

电话回复。

表明支持态度，做好如下工作：

常进：

你好，我听了电话录音，做如下答复：

1、肯定基于项目小组研发模式的项目小组奖金分配方案，这样有利于激励各项目小组的研发工作的积极性。

2、恳请常进业务一部做方案时，广泛征求员工的意见，并拟定方案。

3、安排薪酬主管进一步与你磋商，协助你们的工作。

4、拟定方案时要注意“平均主义”。

5、建立员工上诉通道。

6、方案试行时要注意相关信息的反馈。

如有必要，应及时作出相应的调整。

7、做好方案推行的总结工作。

【文件十】

类别：

电话录音

来件人：

田力平培训专员

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日

李总：

您好！

我是田力平。

我刚收到一份通知，本月30日在北京召开大型企业人力资源管理研讨会，此次会议的主要议题涉及我公司目前正在实施的“360度评估”、“EAP”和“企业文化建设实务”等内容。

该研讨会级别较高，与会者均为各企业人力资源的主要负责人，还有一些人力资源管理专家和学者。

会议费用也比较高，每人2500元，包括会议资料费，但不包括住宿和交通费用。

公司一向重视培训工作，但目前经费较紧张，这次是否还派人参加？

由于临近报名截止时限，请尽快回复，以便我及早做出安排并办理报名事宜。

回复方式：

电话回复。

一、力平：

你好！

刚收听你的来电录音，决定派最相关人员参加（原则上派一人），理由如下：

1、会议研讨内容正是我公司正在实施的相关措施。

2、可以学习同行业工作经验，吸取专家经验。

3、可以扩大公司影响，树立公司良好社会形象。

4、可以发现专业人才，扩大人才信息库资源。

5、可以激励我公司与会人员的工作热情和积极性。

6、可提高我公司专业人员的专业工作水平。

7、可以节约资金。

二、做好培训迁移工作。

三、做好培训成果的分享工作。

【文件十一】

类别：

电话录音

来电人：

常进业务一部

接受人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日

李总：

您好！

上月业务一部副经理王晓华离职之后，又陆续流失3名业务主管，业务人员数量严重不足，人力资源部至今没有补充到位，部门内士气低落、人心思动。

同时，部门内多名业务骨干要求与人力资源部就业务提成额度问题进行沟通，此事如何处臵，请指示。

参考答案

回复方式：

电话尽快给予处理，先做好如下准备工作：

1、进行问卷调查弄清业务人员流失原因2、调查业务人员市场薪酬水平3、根据调查情况做好协商准备4、尽快落实人员补充计划5、与业务一部经理沟通，就处理意见达成共识

【文件十二】

类别：

电子邮件

来件人：

孙平人事管理处主管

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日李总：

您好！

有件事情非常紧急，今年5月份，我公司进行了一次结构性裁员，主要裁减了后勤支持部门的一些老员工。

这些员工大多是年纪在45岁以上，学历较低的老员工，一共是72名。

昨天我收到一封这些员工联名信，在信中，这些员工要求公司为他们重新安排工作，或者重新进行集体离职谈判，如果公司不答应他们的要求，他们将在一周后在公司门前静坐抗议，并通知新闻媒体进行报道。

我希望尽快和您商量此事，不知您明天上午是否有时间。

回复方式：

电子邮件

参考答案

约谈对方尽快讨论该问题，请做好如下准备工作1、重新审查裁员过程的合法性2、了解裁员对象投诉理由3、做好谈判准备4、密切关注员工动向5、做好应急预案