第一章项目技术规范和服务要求.docx
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第一章项目技术规范和服务要求
第一章项目技术规范和服务要求
一、概述
为适应温州市信息化建设和电子政务建设的需要，进一步加强档案信息资源建设，规范纸质档案的数字化加工和数字化成果接收工作，根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）及《温州市市直单位纸质档案数字化实施细则》（温市档〔2011〕21号），现拟对医院纸质档案及照片档案进行规范化整理及电子化加工。
我院现有约3万份文书（含照片）要求电子化加工。
二、项目基本条件
1.工作场地：
必须在采购人指定的工作场地，采购人提供所需的桌椅及水电。
2.设备：
▲
（1）工作设备、工具耗材（包括计算机、打印机、档案装订耗材，工作用具等）全部由供应商自行配备，所有电脑、设备不得连接互联网，并且要符合下面所列的要求：
提供本次项目的设备要求性能完好，且设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。
（2）所有设备必须放置在指定的工作地点。
为了档案的安全，项目完成后所有设备必须经采购人检查，物理删除项目资料后才能搬离工作场地。
（3）项目完成后供应商需得到采购人的认可后，方可撤离相关人员和设备。
3.软件：
采购人自行准备本项目在整理过程中涉及的软件。
4.人员：
实际进场人员以供应商投标响应人数为准，所提供的人员，必须提供工作履历。
实施期内，所派驻工作人员不得无故减少或频繁调换工作，不得做与本项目无关的事情。
供应商委派的所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指管理人员和工作人员）必须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《保密守则》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定，不得以任何方式对外泄露档案信息的内容，成交供应商须与采购方签订《档案保密协议》，且所有派驻该项目的工作人员均须签订档案保密承诺书，提供给采购人备案。
5.供应商需按采购单位工作人员的指定地点领取待整理的资料，并与采购单位工作人员做好交接记录。
6.核对档案内材料是否与清单相符、整理、盖页码章、归档、编制卷内文件目录、装订（档案材料要求统一用线装订）、打印档案封面、入盒、上架等过程。
整理归档要求如下：
①整理和修裱。
对档案内破损文件进行修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复印，对过大的文件进行折叠时应尽量减少折叠次数，对小于A4的文件用A4纸贴衬；
②盖页码章、编制卷内文件目录、打印档案封面。
③装订（档案材料要求统一用不锈钢钉装订）、入盒、上架。
7.整理档案所需耗材包括档案盒、档案封面、卷内目录、备考表等按采购人提出的质量参数、规格制作。
8.对采购人要求整理的所有资料进行系统检查、清核、统计、登记、移交，并要求编制档案统计台帐。
9.供应商须制订相关的质检制度，对整理后的档案结果全面进行质检，逐一由负责质检的工作人员及项目负责人签名确认，再移交至采购人。
10.工期：
要求供应商在中标合同签订后12个月内完成。
三、技术要求
1．规范性引用文件
GB/T17235.1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分：
要求和指南
GB/T17235.2—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第二部分：
一致性测试
GB/T18894—2004电子文件归档与管理规范
DA/T3l—2005纸质档案数字化技术规范
GB/T11821-2002照片档案管理规范
DA/T50—2014数码照片归档与管理规范
2.档案数字化基本要求
2.1数字化对象的确定原则
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，属于归档范围且应永久或长期（或30年）保存、符合国家有关规定的档案可列入数字化加工的范围。
2.2基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括：
档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2.3过程管理
加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，同时建立起完整、规范的记录。
3.档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
3.1目录数据准备
按照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕43号）的要求，规范档案目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段类型和长度，并对错误或不规范的目录数据进行修改。
3.2拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
3.3区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
扫描文件区分的原则是：
无关和重复的文件，以及文件形成过程中所产生的最后稿本外的其他各种稿本、参考资料、文件处理单等要剔除。
3.4页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
3.5档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单。
3.6装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，案卷不掉页、左边和底边整齐，做到安全、准确、无遗漏。
4.档案扫描
4.1扫描方式
4.1.1根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。
大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。
同一页面有两个以上文件，需分别扫描。
4.1.2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
4.2扫描色彩模式
4.2.1普通文件、档案可采用黑白或灰度模式扫描。
4.2.2需永久或长期保存、向市档案馆移交的档案，一般应采用彩色模式进行扫描。
4.3扫描分辨率
4.3.1扫描分辨率一般建议选择≥200dpi。
特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
4.3.2需要进行OCR汉字识别、向市档案馆移交的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。
4.3.3图纸类文件扫描分辨率建议选择≥200dpi。
4.3.4照片文件≥400dpi
4.4扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
5.图像处理
5.1图像数据质量检验
5.1.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。
发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
5.1.2发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
5.1.3发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
5.2纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于3度。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
5.3去污
去除数字图像中影响可懂度的杂质。
档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。
5.4图像拼接
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
6.图像存储
6.1存储格式
6.1.1用于代替原件保存和需要移交至市档案馆的档案，采用多页TIFF格式存储。
存储时的压缩模式的选择，应以保证画面质量无损的前提下，尽量减小存储容量为准则，建议选择LZW压缩模式。
6.1.2用于提供网络查询的扫描图像，也可存储为JPEG、CEB、PDF或其他格式。
6.2图像文件的命名
6.2.1命名原则
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。
通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
6.2.2命名格式
6.2.2.1命名格式
（一）
对立卷改革之前的纸质档案进行扫描，其图像文件命名格式按照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕43号）规定执行，由全宗号、目录号、案卷号、页（张）号所组成，各字段间用“—”连接，即以XXXX-XXX-XXXXXX-XXX．tif表示，数据结构见下表：
字段名称
字段类型
字段长度
全宗号
字符
4
目录号
字符
3
案卷号
字符
6
页（张）号
字符
3
6.2.2.2命名格式
（二）
立卷改革后形成的纸质档案的扫描，其图像文件命名由全宗号、年度、保管期限、组织机构或问题、档案室编件号等五部分组成，各字段间用“—”连接，即以XXXX-XXXX-X-XX-XXXX.tif表示，数据结构见下表：
字段名称
字段类型
字段长度
字段值
全宗号
字符
4
年度
字符
4
保管期限
字符
1
用O、Y、C、D表示
组织机构或问题
字符
2
档案室编件号
字符
4
全宗号用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
如“J002”表示建国后2号全宗。
年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”表示2002年。
保管期限用O、Y、C、D标识。
其中，“O”表示无该项内容，“Y”表示永久，“C”表示长期（或30年），“D”表示短期（或10年）。
组织机构或问题是指作为分类方案的组织机构或问题名称的规范化简称。
用两位字母标识，可以用简称中的汉语拼音第一个字母表示，其中“ZZ”表示无该项内容。
档案室编件号是归档文件的流水号，用四位阿拉伯数字标识，如“0034”表示第34个文件。
7.目录建库
7.1数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式，向市档案馆移交时应转换为DBF格式。
所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
7.2档案著录
按照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》的要求进行著录，建立档案目录数据库。
7.3目录数据质量检查
核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
8.数据挂接
8.1汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过在线或离线方式加载到数据服务器。
通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速挂接。
8.2交接登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
9.数据验收
9.1目录数据验收
以全宗的一个或多个目录为单元，随机抽查5％的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。
其中，档号的合格率要求达到100％，其他项目抽检合格率要求达到95％以上（含95％）。
合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100％
9.2图像数据验收
以全宗的一个或多个目录为单位，随机抽查5％的条目数据相对应的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性进行检查。
图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。
图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率要100％；扫描图像完整性要求100％正确，完整性包括不准缺页、漏页。
图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标，要求抽检合格率达到95％以上（含95％）。
合格率=抽检合格文件数／抽检文件总数×100％。
10.数据备份
10.1备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
10.2备份方式
为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
10.2.1在线备份
目录和扫描档案一般都应采用磁盘、磁带库等载体实行在线存储备份，保证档案的利用与安全。
10.2.2离线备份
凡用作永久长期保存和需要移交至市档案馆的档案，应采用离线方式进行刻盘备份。
备份载体可选用DVD光盘。
目录应与其相应的扫描档案保存在同一光盘上。
10.3数据检验
备份数据也应进行检验。
备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
10.4备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
10.5备份登记
填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
11.数字化成果管理
11.1可选用在线和离线方式，配合相应的软件对数字化成果进行管理。
11.2应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。
11.3纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
四、安全保密要求
（一）供应商应制定严密的安全保密措施，严格遵守保密相关规定，严格遵守安全保密制度，确保人事档案实物和信息数据的安全和保密。
（二）采购人提供的全部文件资料，均属保密内容，凡以直接、间接、口头或书面等形式提供涉及保密内容的行为均属泄密。
（三）人事档案整理和数字化加工工作必须在指定的场所内进行，并确保场所的正常秩序和安全。
（四）供应商不得出现丢失、损坏、损毁人事档案或档案材料内容；泄露档案内容信息（包括档案实物内容信息和数字化数据信息）；私自圈划、涂改、复制、抽取或伪造档案材料；擅自处理或
销毁档案材料等严重违反安全保密要求的行为。
如发生以上情况，供应商须承担补救责任和损害赔偿责任，直至追究法律责任，甲方有权解除合同。
（五）供应商应做到：
1、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。
2、供应商应指定专职档案交接员与甲方的专职档案交接员配合，负责原始档案的交接工作。
3、供应商应在工作现场设安全保密员，负责档案原件在整个整理和扫描流程中的安全管理和已扫描档案数据的安全保密工作。
4、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。
5、扫描加工场地具备安全保密设施和措施，保证档案原件的安全和保密。
6、在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。
7、无关物品一律不得带入工作现场。
8、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，包括拍摄设备。
9、未经采购人许可，任何档案材料不得带离工作区域。
10、对服务器的操作有安全监管措施。
11、工作区域采用内部局域网传输交换数据，不得存在对外出口。
12、USB端口封闭使用。
13、各操作均有日志记录：
用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。
14、支持服务器双机备份机制。
15、按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。
包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。
16、已扫描和录入的数据除按规定刻制提交的光盘以外，只能存放在工作区的电脑上，供应商工作人员不得携带任何移动数据存储介质进入工作现场，或将存储数据带离现场。
17、分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。
18、不合格退回的返工介质，在乙方确认后交甲方销毁。
19、工作电脑在扫描工作完成前，未经采购人同意，不得带离工作现场。
20、全部扫描工作完成并已通过验收后，工作电脑上的全部数据必须在采购人技术人员的监督下彻底销毁。
五、验收要求
（一）供应商应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证人事档案的整理和数字化工作符合质量要求，并高质量地完成工作任务。
（二）供应商必须建立严格的质量检测体系，对加工完成的人事档案必须逐卷（册）全面自检，自检达到质量标准要求的，才能递交验收。
（三）验收时间
1、采购人对分批递交加工的人事档案进行分批完工验收，乙方应在自检合格后，备齐相应的项目文档和接收单向甲方提交验收。
甲方应在收到上述文件后及时完成验收，并根据验收结果作出批次验收结论。
2、项目全部完成后，供应商应备齐相应的项目文档、项目总结报告、批次验收单和总体验收申请向采购人提交项目总体验收。
甲方在收到上述文件后30个工作日内做出总体验收结论。
（四）验收质量标准
1、实物验收
档案实物验收必须逐卷（册）清点，对档案数量、文件状况等进行检查。
如发现丢失、损坏、损毁人事档案或档案材料内容；私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的，该批次将全部发回供应商全面自检。
对已发现的问题，供应商须及时采取补救措施，并承担相应责任。
采购人有权解除合同并追究乙方违约责任。
2、整理质量验收
实物整理质量验收以抽检的方式检查，抽检比例由采购人确定。
如发现档案材料分类错误、排序错误、编目错误、装订不符要求、卷间文件颠倒、档案标识打印与粘贴错误等作为差错，该卷（册）档案的整理质量将被确定为“不合格”。
3、数字化加工质量验收
数字化加工质量验收以抽检的方式检查，对采集的信息数据、目录与图像等导入完毕的数据进行验收，抽检对象和比例同整理质量验收的抽检对象和比例相同。
如发现采集的数据信息、目录数据、图像文件有错误、不完整、不清晰或目录数据与图像文件挂接有错误等情况，该卷（册）档案的数字化加工质量将被确定为“不合格”。
4、每批次质量验收合格率在99.5%以上（含99.5%）时，该批次质量验收结论将确定为“通过”，未达到的，该批次质量验收结论将确定为“不通过”。
每批次质量验收合格率=（每批次总卷（册）数-抽检不合格的卷（册）数）/每批次总卷（册）数×100%。
同卷（册）人事档案的整理质量验收和数字化加工质量验收都被确定为“不合格”时，该卷（册）人事档案质量验收抽检不合格的记卷（册）数只记一次。
5、每批次质量验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
每批次质量验收结论确定为“不通过”的，该批次将全部发回供应商全面自检。
供应商自检后，须第二次重新提交验收。
重新提交验收后，该批次质量验收结论被再次确定为“不通过”的，该批次将再次全部发回供应商全面自检。
供应商自检后，须第三次重新提交验收，第三次质量验收结论被再次确定为“不通过”的，采购人有权解除合同并追究乙方违约责任。
6、在整批次退回自检期间，采购人将不再向供应商提供加工的档案。
7、在质量抽检中被确定为“不合格”的服务产品或在验收中发现有其他存在问题，供应商应及时、无偿地予以纠正并再次提交采购人验收，直至更正全部错误。
六、质保期及培训要求
1、自项目总体验收合格之日起36个月为质量保证期。
质量保证期内供应商为采购人提供项目免费维护和培训。
2、供应商随时提供在线响应服务，故障响应时间不超过1小时，在发生严重故障时，立即赶赴现场。
当系统出现问题时，供应商承诺不论问题是由哪一方产生，都将协助采购人及有关供应商使系统尽快恢复正常。
3、在系统运行正常情况下，供应商的工程师每一个月（或根据需要具体安排）对本项目涉及到的系统和电子档案进行一次全面维护，并以书面形式向甲方报告，及时对采购人业务人员和技术人员进行培训。
4、售后服务技术支持人员发生变化时，供应商应及时以书面形式通知甲方。
5、在项目实施过程中，供应商应对采购人有关人员进行档案影像系统原理、操作方法、使用技巧、日常维护等方面进行免费培训，并提供相关文档。
第二章合同条款
合同编号
采购合同
（本合同为合同样稿，最终稿由双方协商后确定）
采购编号：
确认书编号：
甲方：
乙方：
签约时间、地点：
2018年月日，
第一条：
合同价格
1.合同总价为（大写）。
2.说明：
（1）上述合同总价包括了完成本项目所需的一切须由乙方支付的费用。
（2）项目期间，除非询价方案、或业主调整技术要求等变更联系单外，合同单价及总价均不予调整。
第二条：
项目周期及实施地点
1.工期：
自合同签订之日起12个月内完成全部内容；
2.实施地点：
甲方指定地点。
第三条：
服务范围
温州医科大学附属第二医院档案整理及数字化加工项目涉及档案约3万卷（册），主要工作内容为档案材料鉴别、材料分类、材料排序与编目、复制与技术加工、材料装订、档案标识打印与粘贴等人事档案整理工作及人事档案信息数据的采集、录入、核对以及纸质档案材料的扫描、著录、影像加工、档案信息数据库和档案影像数据库建设、数据导入挂接等数字化加工工作。
第四条：
双方的责任和义务
1.甲方责任和义务
（1）甲方提供档案、部分目录清单、工作场所；
（2）及时安排成果的验收；
2.乙方责任和义务
（1）乙方根据甲方要求对档案进行整理工作，并指定专人负责；
（2）乙方须在保密制度、工作程序、技术措施、人员管理等方面保证甲方档案的安全和完整；
（3）乙方的加工成果应满足下列要求：
a.滿足国家档案局和温州市档案局有关规定以及甲方的整理要求；
b.整理的各类档案资料需符合上级主管部门或档案行政管理部门的验收标准，需经甲方验收合格，整理质量不符合验收要求的，由乙方负责重新整理至验收合格；
c.乙方需对所进行的工作需进行全面校对及质量检查；
d.出错率不得超过2%；
e.档案装订不能压字，要对档案中小纸张或残缺档案用A4白纸裱糊，并与原档案一起，按装订档案要求装订；
f.最终处理完成的归档档案合格率必须达到99.5％，否则甲方有权单方面要求整个批次重做。
（4）所有参加档案整理工作的员工进入工作场所时必须佩带工作证件。
（5）须与甲方签订保密协议，同时与其参加本项目的每个员工签订有关本项目的数据保密协议；
（6）除合同本身以外，执行本合同过程中所产生的所有文档资料（纸制和电子版）均归甲方所有，乙方应在合同义务履行完毕以后将文件和资料退还甲方。
（7）合同履行期间，不得以任何方式将甲方数据及档案带离工作场所。
（8）合同履行完毕，在甲方的监督下将乙方所有的计算机设备上的数据完全删除。
（9）工作期间乙方需根据甲方需要为其提供各项培训活动。
（10）本合同项目必须由乙方独立完成，不得转包和分包，并提供项目组主要管理人员与乙方依法签订的劳动合同。
（11）乙方必须按规定程序规范进行实施，合同实施过程中的各种事故，其责任均由乙方承担，甲方不承担任何责任。
第五条：
知识产权
乙方须保证甲方在使用合同任何部分不受到第三方提出侵犯专利权、商标权、著作权或其他知识产权等的起诉。
如有第三方声称甲方合同任何部分侵犯了第三方的知识产权或其它财产权利的指控，由乙方与第三方交涉并承担可能产生的一切费用和相关法律责任，甲方不承担由引起的一切经济和法律责任。
由本项目产生的所有相关数据、电子图像、图表等成果及文档资料的知识产权、所有权和使用权均归甲方所有，包括：
项目成果所有权、项目所产生的文档资料所有权。
第六条：
售后服务
1.自项目总体验收合格之日起36个月为质量保证期。
质量保证期内乙方为甲方提供项目免费维护和培训。
2.维护期内，乙方负责对其提供的成果维护，不再收取任何费用，但不可抗力（如火灾、雷击等）造成的故障除外。
3.乙方对甲方的服务通知，应在1小时内电话响应，一般问题应在2小时内解决。
遇到重大技术问题也应在3个工作日内提出解决办法、措施或预案，并在一周内彻底解决故障。
4.所有成果维护服务方式均为乙方上门服务，即由乙方派人员到现场维护，由此产生的一切费用均由乙方承担。
第七条：
验收
1.在本项目执行过程中，甲方负责对乙方的工作成果进行验收。
2.档案资料整理完毕、入库、上架结束后，甲方对档案资料整理质量进行检查验收，如果发现数量不足或有质量、技术等问题，乙方应负责按照甲方的要求采取补足或更换等处理措施，并承担由此发生的一切损失和费用：
（1）实物验收
档案实物验收必须逐卷（
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