办公室部门职责.docx

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办公室部门职责

办公室部门职责

一、部门概述

1、简介

办公室，是饭店重要的综合职能部门。

它承担着全饭店各部门、各层级之间沟通协调、信息传输、总经理工作环境秩序维护与管理、对总经理的指示跟办等重要工作，负责协调内外关系，是总经理工作的直接助手和参谋。

办公室根据总经理的要求和指示，负责有关报告、文件的起草、打印、发送、整理归档等工作，并向总经理提供合理建议。

同时，还负责组织安排总经理办公会议和有关的业务会议及其他活动；密切与地方各级政府、协作单位的关系，接待有关业务单位的客人和其他来访人员，为饭店树立良好的形象。

2、组织机构

二、部门职责

1、协助正、副总经理安排好各种会议和日常店务。

2、起草全饭店性的报告、文件，交总经理审批后执行。

3、安排召开总经理办公会议，作好记录。

对总经理的指令及时贯彻、传达、督促落实并检查执行情况。

4、根据正、副总经理的指令，安排有关部门的专业性会议。

5、对各类文件和公文，提出初步处理意见交正、副总经理阅示。

6、负责安排好办公例会及饭店大会，对经营管理中的问题及时跟办落实，并向总经理汇报情况。

7、汇总各部门重点工作反馈，同时根据工作反馈情况检查落实，并汇报饭店正、副总经理。

8、将各部门的报告整理后，分别提交正、副经理和总经理办公会议研究讨论。

9、密切与地方各级政府、主管部门的关系，树立本饭店的良好形象。

10、接待来访人员及负责信函回复等工作。

11、负责收发、文印、通讯、文书、印章的管理工作。

12、负责汽车班的管理、车辆调度工作。

13、完成对总经理的常规性服务。

14、负责总经理临时交办的各项任务。

15、培训、考核本办公室人员，认真做好服务工作。

人事部部门职责

一、部门职责

1、简介

人事部是饭店的一个重要行政管理部门之一，人事部管理的成效是确保饭店企业管理获得成功的关键。

通过对员工的招聘、工资劳保福利管理、考核奖惩等一系列管理办法及手段，充分调动员工的积极性，提高员工的素质，保持企业生机和活力。

二、部门职责

人事部在饭店总经理直接领导下，成为饭店最高决策机构管理人事、劳动工资福利的执行部门。

它的具体职能、职责如下：

1、根据饭店经营管理需要，设计饭店的机构设置和各部门人员编制。

2、根据饭店的人事方针与政策，制订人事部业务工作的政策、程序和各项规章制度。

3、负责计划与实施员工招聘工作。

4、制订并执行定期对员工工作表现进行考证的制度。

5、执行员工纪律管理，编写《员工手册》、制订并执行有关规章制度。

6、负责员工奖惩管理、处理员工投诉。

7、负责管理员工档案，做好人事统计。

8、负责处理员工离职安排。

9、负责劳动定额和定员编制等劳动组织管理。

10、根据国家与企业的工资福利政策，做好工资、福利及劳动保护工作。

11、在饭店范围内，就人事、劳动管理工作，发挥建议、咨询、服务和协调控制的功能。

管理部部门职责

一、部门概述

1、简介

管理部是饭店企业的一个重要行政管理部门。

本部门在饭店总经理的直接领导下，对饭店的服务质量进行督导和检查，做出评价；对饭店规章制度体系的运行情况进行审核，使之日臻完善；对饭店从业人员的工作纪律进行检查并督促整改；组织、监督和指导各级各类培训业务的实施，对饭店经营运作的成本控制工作进行直接有效的管理。

通过以上工作确保饭店服务水平及服务质量在饭店日常经营过程中得到巩固和提高，保证饭店的营运成本控制在一个较为合理的水平上，使其成为一个规范有序的成功动作的现代化饭店。

2、组织机构

二、部门职责

1、按照服务体系认证标准，组织饭店各部门对规章制度进行修订和完善，对修订过程中存在的问题组织部门进行沟通及协调。

2、按照旅游涉外饭店星级评定标准、饭店规章制度和服务程序与标准，负责对饭店日常服务质量及产品质量进行监督和检查，并定期做出分析报告报总经理。

3、负责饭店员工的店规店纪检查工作，督导和纠正饭店包括管理人员在内的员工遵守执行如《员工手册》等相关饭店规章制度及规定，调动、激励、引发员工的工作积极性和忠于企业的决心。

4、根据饭店各项管理制度，直接对部门经营服务过程中出现的问题进行评判、执行奖惩。

5、针对饭店各部门出现的质量问题，责成相关部门进行岗位培训以达到饭店制定的服务标准。

6、根据饭店招投标工作程序，对于饭店重大对外合同的签订，管理部需直接参与并实施监督。

7、负责对饭店的经营成本加以控制和管理，对饭店所有的支出渠道进行全方位的检查，做好事前控制工作，实行相关目标管理。

负责定期将饭店的成本控制情况做出分析报总经理审阅。

8、通过各种渠道，了解宾客对饭店的经营建议及服务质量的意见，以期采取相关措施提高服务水平。

9、全面负责饭店管理人员和员工的各级各类培训管理工作。

10、完成上级领导安排的各项工作。

办公室岗位规范

岗位名称：

办公室主任

岗位职责：

1、负责组织饭店对内对外的计划、报告、总结、请示、通知、纪要等文件的起草、审核、用印，负责上级来文、拟办、督办工作。

2、负责总经理办公会议及行政会务安排。

3、负责做好来信、来访接待并做好思想教育工作。

4、指导文档管理人员做好文件归档及印章管理工作，指导秘书作好各种文件起草工作。

5、负责饭店规章制度实施过程中的检查工作，对部门执行中的意见和建议及时向领导反馈，以便修改。

6、负责与各部门的联系与协调工作，以及业务往来接待工作。

7、加强对本部门的自身管理，培训和督导属下工作人员，抓好部门职工的政治、业务学习、考证等，不断提高思想素质和工作效率，并注意发挥其工作积极性。

8、负责车辆的管理，督导驾驶员维护好车辆并随时保证饭店用车。

岗位名称：

办公室主管

岗位职责：

1、协助主任做好办公室的各项工作。

2、管理好办公用品的使用、发放。

3、管理好办公设备的使用、保养。

4、管理好饭店的各种证照及审验。

5、负责车辆的管理，完成领导交办各种运输任务。

6、负责车辆的用油，维修管理及各种报表、台帐的填写。

岗位名称：

办公室秘书

岗位职责：

1、协助主任对饭店计划、报告、总结、请示、通知、纪要及各种文件的起草、校对、下发工作。

2、协助主任做好各种会议的通知安排工作。

3、协助主任做好来信、来访的接待。

4、做好部门之间的联系与协调工作。

5、努力学习业务技术，不断提高应变能力及工作能力。

6、配合办公室主任抓好办公室日常工作。

协助办公室主任做好对各部门工作完成情况的监督检查和考核。

岗位名称：

办公室文员

岗位职责：

1、做好上级机关来文登记、收发工作，按办公室主任批办意见做好传阅及归档工作。

2、负责外来文件的收发、登记，饭店文件的分发。

3、负责机密件、挂号信函、急件的直送及索取，并做好登记签收。

4、负责汇款单的登记签收。

5、负责电话费的交纳（公用）及各种证件的管理。

6、负责报纸的分发及送达。

7、做好文件打字、复印、下发工作。

8、分类保管各类行政文件、简报、重要通知、纪要等，切实做好保密工作，不得遗失、外泄，对无保管价值的文件、资料定期销毁。

9、年终做好当年文件的清理，各种资料整理、立卷宗、编目，次年6月份前做好先一年文件归档工作。

10、严格履行各类文件、档案的收发、借阅、登记工作，按规定发放、外借文件、资料，并及时收回外借资料以防丢失。

11、积极参与业务培训，加强自身业务学习，完成办公室主任限时交办的工作任务。

岗位名称：

办公室驾驶员

岗位职责：

1、熟悉和掌握车辆性能，保证车辆随时处于良好的状态，并注意保持车辆的清洁。

2、坚守岗位，服从办公室车辆的调度安排。

值班驾驶员应严格遵守值班制度，确保接待用车。

3、出车前必须对车辆进行认真检查，严禁车辆带故障行驶；行车时注意安全第一。

4、客人用车时，必须提前10分钟抵达用车地点，并及时通知用车人，不得以喇叭相催。

5、注意礼貌礼节，对所载乘客应一视同仁，以礼相待，并能主动帮客人搬装及核对行李。

6、严格遵守“保密规定”，对总经理或乘客在车上的谈话做到不介入、不插话、不传播。

7、树立良好职业道德，遵守各项交通法规，遵守行车各项规章制度。

8、做好车辆的维修保养工作，发现不安全因素要及时排除。

9、协助办公室做好车辆的年审工作。

人事部岗位规范

岗位名称：

人事部经理

岗位职责：

1、组织饭店制定劳动定员编制方案，综合平衡劳动定额和劳动力的管理。

2、根据饭店制定的经营目标和管理要求，依据国家人事劳动的方针政策与法规，组织制定饭店人力资源开发的长远规划和年度计划。

3、建立健全饭店的人事、劳动工资、社会保险、员工福利、纪律管理、员工培训等方面的各项规章制度，并组织实施。

4、合理设计饭店组织机构岗位，负责掌握人力市场信息，平衡人才供需关系，做好员工招聘、教育培训、调配工作、做到人尽其才，才尽其用。

5、组织制定劳动工资管理办法及分配方案，严格工资基金管理，搞好员工福利及劳动保护工作，改善员工工作环境与条件。

6、搞好员工‘考评工作，组织劳动竞赛，激励员工，充分调动员工积极性，提高员工士气，加强企业凝聚力。

7、组织编制人事、劳动工资、社会保险、纪律管理、员工培训的各项工作程序与报表，承担各项主管审批责任。

8、组织做好饭店员工的生活后勤工作，关心员工的衣、食、住、行，组织慰问生、老、病、残的员工。

9、经常保持与饭店各部门的工作协调、沟通、征询各部门的意见，并及时向上级汇报。

10、以人为本，作好耐心细致的思想工作。

11、知人善任，作好后备干部的推荐、考察、选拔和培养工作。

12、完成总经理交办的其他有关事宜。

岗位名称：

工资社保主管

岗位职责

1、根据饭店经营发展和实际需要，在政策范围内，按要求编制工资总额计划，按年（季）度工资计划，掌握及审核工资总额各项目的的使用及发放标准。

2、负责按照国家、省市及行业规定，制订、修订完善适合饭店实际情况的各项社会保险制度，按规定办理计提，复核员工及饭店各项社会保险金的收集、缴纳、登记、上册卡等工作，按规定及时准确地办理员工各项社会保险金的转移和支取工作。

3、正确掌握工作基金的使用，按规定办理审批加班加点工作，提出临时工工资待遇，新入店的员工和辞退员工的工资待遇，经领导批准后执行。

4、根据饭店经营状况和规定，提出效益工资（奖金）分配方案，经领导批准后执行。

5、严格按规定办理各类学校毕业生的转正定级工作，按饭店“员工工资管理办法”办理新员工试用期工资待遇，以及试用期满后的转正定级工作，负责办理调动员工工资关系转移及员工工资和津贴的变动。

6、根据国家和上级政策，结合本饭店的实际，制定员工晋级方案，经总经理批准后具体组织实施，办理员晋级审批手续。

7、收集、整理、建立和健全相关的基础数据和资料，做到台帐齐全完整，数字准确可靠。

8、负责编制工资暨社会保险相关的月、季、年度统计报表，作好统计资料的分析，统计数字随要随取，做到及时、准确无误，不发生错报、漏报和隐瞒不报。

9、在日常业务工作中，须严格贯彻执行国家、省市及行业在工资及社会保险中的各项政策和规定，负责全面贯彻执行饭店“员工工资管理办法”、“基本养老保险暂行管理办法”、“医疗保险制度试行办法”等相关规章制度。

10、负责开发计算机在工资及社会保险方面的应用，提高工作效率和准确性。

11、负责完成领导交办的各项工作。

岗位名称：

人事主管

岗位职责：

1、具体负责员工招聘、考核、奖惩、晋升、工资、劳保福利等工作的实施与运作。

2、根据饭店营业需要，提出对各类人员的数量及结构进行合理配置和余缺调剂的意见。

3、编制岗位定编计划，办理员工调入、调离、招聘、辞退、退休、外调、政审、体检工作，组织员工劳动合同的签订、公证等工作。

4、招收定向培训及实习人员，保证各类用工渠道的畅通。

5、根据饭店经营情况，提出工资福利计划及年度调整意见，检查、分析工资福利执行情况并提出改进意见。

6、审批各类工伤及休假、监督、审查劳保用品的发放，提出有关劳动保护、劳动安全等方面的改进意见。

7、准确、及时完成人事统计工作和工资计划的各类报告及资料，负责人事档案的管理工作，建立健全各类人员的技术档案、技术考核及年度工作考核评估材料。

8、完成上级交给的其他任务。

管理部岗位规范

岗位名称：

管理部主任

岗位职责：

1、组织建立成本管理制度，检查物资采购和物资使用管理工作，督导各部门抓好成本管理工作。

2、根据饭店实际，拟订检查项目和检查范围，确定检查标准和奖罚标准，经总经理审阅后执行。

3、制定检查计划，突出重点，点面结合。

对重点项目、重点部门、重点工种、重点工序应原则确定检查时间和巡回周期。

4、负责全面督导饭店质量管理的有关工作。

领导、参与饭店例行性的工作检查，了解检查工作情况，发现检查工作中存在的问题，要及时解决，以免影响工作正常进行。

5、指导直接下级执行原则，改进工作方法，提高工作质量，拟定本部员工工作职责，全面检查、考核员工。

6、审阅检查记录和奖罚记录，发现奖罚过宽过严现象，及时纠正。

7、收集、整理检查资料和数据统计，进行综合对比分析，写出快报或简报。

定期对饭店各部门的工作表现进行评估，实施奖惩。

8、主持相关会议，审批有关报告和通报。

9、了解VIP接待情况，对重要VIP接待要亲自参与。

10、与其他部门建立良好的工作沟通关系，协调饭店各部门横向和纵向的工作联系。

11、核查部门严重质量事故的处理情况，对于严重事件的处理要直接参与，与相关部门和领导配合解决。

12、组织制定饭店管理人员和员工的培训计划，审定年度培训方案，规划培训费用开支，监督与指导饭店各项培训工作的实施。

13、完成饭店领导交办的其它任务。

14、编制月、季、年度饭店各部门成本控制分析报告。

15、随时了解，掌握原材料市场的价格信息，参与审核采购计划。

16、深入各部门，了解各种产品的成本构成数据，做好事前控制。

参与考核部门成本控制工作完成情况并提出奖励或处罚意见。

17、督促、检查饭店各种设施设备的维护保养情况。

18、全民动员，对饭店的增收节支提出合理化建议。

对于被采纳者，提议饭店给予奖励。

19、了解饭店能耗情况，督导各部门做好能源节约的控制工作。

20、完成上级领导安排的其它工作。

岗位名称：

管理部主管

岗位职责：

1、在管理部经理的统一安排下进行工作。

2、在检查中行使总经理授予的奖罚分权力，把好质量关，不搞下不为例，以观后效。

3、按照星级饭店标准及宾馆各项规章制度、员工守则、岗位责任制、奖罚分标准等制度，对表现好的集体和个人，有权根据有关规定精神给予奖励。

对一切违章违纪，不负责任造成的质量事故、贻误工作等，有权与相关部门一起根据有关规定给予责任人经济以外的行政处分和组织处分。

4、对待问题要以事实为根据，必须公正，一视同仁，当天事情当天处理。

对棘手问题，要及时报告上级，做好善后工作。

5、在日常工作中，采取灵活多变的方法，作到“三度”：

密度：

前线部门、VIP任务，每日必查；深度：

深入班组检查要严格细致，不走马观花；广度：

检查时不漏掉任何一个班组和一个死角，必须全面掌握情况，做到心中有数，全方位的检查。

检查重点，主要为劳动纪律、着装仪表、礼貌服务、礼貌语言、服务态度、清洁卫生、安全防范、环境秩序以及与服务相关的工作。

6、检查工作实行三结合：

检查与完善制度相结合。

凡检查出涉及面广的问题，应通过完善制度来解决；教育与惩罚相结合，检查出的问题，以教育为主，惩罚为辅，以提高质量为目的；专职检查与部门自检相结合，凡检查出的问题，及时告知该部门，责成改进或限期改正。

7、接受客人投诉，核查投诉事实并处理。

对重大问题，要及时反馈总经理及有关部门。

8、组织督导相关部门组织、实施员工切实有效的岗前培训、在岗培训、待岗培训、轮岗培训等。

9、完成每月质量管理分析报告并上报，整理归档各类报表。

10、按时完成上级领导安排的各项任务。

11、全面负责饭店员工和各级管理人员的培训工作。

12、根据饭店经营方针和管理服务中存在的问题，分析培训需求，制定相应的培训计划和饭店年度培训经费预算。

13、建立并完善饭店、部门、班组三级培训体系，负责制定培训大纲，并指导各部门制定年度培训计划及检查计划的落实情况。

14、负责新员工入店培训，并做好考核、评估，负责老员工的转岗前上岗培训、提高技术业务的在岗培训、外语培训等。

15、建立饭店各级管理人员的培训档案，负责安排各类培训，制定培训政策、考核办法，负责接收安排来店培训业务，督导有关部门严格按饭店服务标准进行培训。

16、和相关职业学校加强联系，共同办好饭店定向培训班。

17、负责购置、保管各种培训设备，购买和保存各种资料；编写培训教材，讲授新的管理课。

18、负责做好对部门培训员的培训；负责外语课的课程设置、师资聘请、教学管理及考核评估工作。

19、负责饭店成本控制工作，每周对市场作一次价格调查并形成报告，对所有支出部分要严格把关。