乱了头绪的经理人自学手册.docx
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乱了头绪的经理人自学手册
乱了头绪的经理人
时间管理与授权
自学手册
前言
要想在工作中表现出色,同时又保持健康的体魄,关键就在于如何把握好两个方面:
有效合理地安排工作,以正确的方式做好工作。
《乱了头绪的经理人》这一培训课程将向大家具体介绍这两方面工作技巧的内容。
目标
本自学手册将帮助您掌握适当的时间和进度,系统地学习《乱了头绪的经理人》培训课程的全部内容。
参加了《乱了头绪的经理人》课程的学习,您将能够:
∙认识到时间管理的重要性。
∙做事更具条理性,表现在以下几方面:
-能够区分主动性和应对性任务;
-按照工作的轻重缓急,确定处理的先后次序;
-制定工作计划。
∙通过有效地授权管理员工。
∙制定行动计划,提高组织管理能力。
本手册包括哪些内容
录像部分
录像围绕着两部分内容(“毁灭”和“重生”,讲述了一家配餐公司的大区经理理查德∙刘易斯的遭遇。
他很想把工作做好,却总是显得疲倦不堪、工作过度、压力重重,而最要命的是他毫无条理性。
在录像的第一部分中,理查德被工作搞得焦头烂额,最后突发心脏病死去。
圣彼得在天国之门遇到了他,由于理查德不承认自己曾造成了混乱,圣彼得就明确指出他曾经犯下的种种错误,最后他认识到了这些错误及其后果:
不分轻重缓急、工作半途而废、越俎代庖、浪费手下员工的时间以及管理方面存在的其他严重问题。
圣彼得对他深表同情,就把他遣送回人间,让他改过自新。
在录像的第二部分中,不幸的是,理查德却不知道从何做起,圣彼得就教他如何自我管理:
把要做的工作都列出来,再分成主动性和应对性的两类,然后确定轻重缓急程度,用简单而有效的方法进行计划安排。
然后,圣彼得又指出理查德在授权时的糟糕表现。
首先帮助他克服了害怕授权的恐惧心理,接着又向他讲述了授权要采取的基本措施:
如何选拔人才、客观认识每个人的能力、了解他们需要多长时间才能胜任工作、他们需要什么样的培训、如何监督他们的工作进展以及怎样支持他们的工作,又使其不受干预。
参考答案
每个练习都配有一套参考答案,对此有两点需要说明:
∙这些答案不一定是唯一答案,仅仅是一些建议,有助于启发学员们思考练习中遇到的问题。
∙不要作弊!
独立思考并做完练习题以后再去参考答案,这样对您更有帮助。
要点总结
本手册中对录像内容中学习要点作了简短概括,可供参考。
制定行动计划
为了提高组织管理能力,要求学员在课程最后制定出自己的行动计划,并把它们记录下来。
如何使用本手册
您可以根据具体需要和自身情况,使用该手册:
分阶段学习
整个课程分为五个单元:
1.学员在时间管理方面存在的问题
2.忽视合理安排时间的后果
3.如何自我管理
4.如何管理他人
5.行动计划
您应当按照上述顺序完成整个课程内容,但是您不必一次就完成全部阶段的学习内容。
调整本课程的学习时间
如果您希望减少本课程的学习时间,只要跳过练习部分就可以了。
在练习部分中,你被要求把问题的答案记录下来。
全部课程(包括练习)的学习时间不要超过4个小时。
在本次课程的学习过程中您需要哪些设备和材料
您将需要
∙一台录像机和电视机。
第1单元:
学员在时间管理方面存在的问题
您的目标
在开始自学课程之前,请考虑一下通过自学您希望达到哪些具体目标,并把它们写下来。
我的目标:
学员在时间管理方面存在的问题
请回答以下问题:
1.您会有意识地制定工作计划吗:
是
否
∙每天?
∙每周?
∙每月?
2.您认为什么工作是最难以计划和安排的?
为什么?
3.在您的工作中哪两个方面是最浪费您的时间?
(如:
打电话,临时会议,他人的打扰)
以下是时间管理方面存在的典型问题,您在多大程度上符合这些特征?
经常
有时
很少
从不
工作任务清单越来越长
办公桌凌乱不堪
经常不按期完成工作
对会议/会面的准备做得不好
经常遗忘自己的工作
时间总是花在例行工作上,没有时间处理重要工作
制定短期工作花费太多时间
制定长期计划花费时间太少
工作卖力,进展甚少
不知道时间都花在什么地方
工作时间太长
把很多工作带回家里做
第2单元:
忽视合理安排时间的后果
录像节选
∙播放录像第一部分“毁灭”的前面一段,该段录像介绍了一家配餐公司的大区经理理查德•刘易斯缺乏时间管理的能力。
∙尽量找出理查德所犯的错误。
∙录像播放到理查德到达天国之门为止。
理查德所犯的错误:
填完以后,参阅《自学手册》SSW-16页的参考答案。
录像节选
∙播放录像第一部分“毁灭”的剩余片段,观看录像的同时,记下理查德在时间管理方面的其它错误。
其它的错误:
填完以后,参阅《自学手册》SSW-16页的参考答案。
如果您也有这方面的毛病,千万不要太在意。
简单的解决办法就是改正自己的错误行为。
完全没有必要去改变自己的个性。
就象圣彼得说得那样:
“我不要你成为另外一个人,我要你成为一个有条理的人!
”
第3单元:
如何自我管理
录像片段
∙播放录像第二部分“重生”的上半部分。
∙在这部分情节中,圣彼得的任务就是帮助理查德。
使他更具条理性:
首先学会自我管理,再学习如何管理手下员工。
∙本手册将分别讲述这两个问题。
∙在观看录像的同时,请记下要点。
∙录像播放到出现“分配时间”几个字幕为止。
录像“重生”上半部分的要点:
填完以后,参阅自学手册SSW-17页的参考答案。
您的行动方案
请在以下的表格内:
∙制定出您要急需处理的工作任务。
∙把各项任务分成主动性和应对性两种类型。
∙按照1到3的分数等级,确定每项任务的轻重缓急程度(1表示最大,3表示最小)
行动方案
工作任务
主动性
应对性
重要程度
(1到3)
紧急程度
(1到3)
对付别人的打扰
当基思在对理查德漫无边际地大侃羽毛球比赛经过的时候,圣彼得要理查德立刻制止他这种浪费他人工作时间的行为。
将录像情节结合自己的经历,您将会采用什么办法来对付他人的打扰?
(而不会影响到两人之间的关系)
对付影响工作的打扰者:
参阅《自学手册》SSW-18页的参考答案。
第4单元:
如何管理他人
录像节选
录像第二部分“重生”的下半部分讲述了如何管理员工,请在观看录像的同时记下要点。
下半部分中的要点
参阅《自学手册》SSW-19页的参考答案。
您的授权计划
今后六个月之内,您有哪些工作任务需要授权给团队成员?
准备授权的工作任务:
第5单元:
行动计划
∙回顾在课程开始时写下的学习目标。
∙针对如何提高您的时间管理和自我管理能力,制定出你自己的行动计划。
行动计划:
参考答案
第2单元:
忽视合理安排时间的后果
理查德的错误之处:
∙对基思的打断不加制止。
∙想同时打多个电话。
∙在电话里详尽地指示伯纳德该怎么做,而这本应该由伯纳德来决定的。
∙没有集中精力先完成重要的工作,如给多米尼克发电子邮件。
∙忘记曾让埃里卡来找他,随后又不搭理她了。
∙事先没有计划,结果他不得不到停车场去找总经理。
∙没有履行诺言,他的总经理在赶往芝加哥的路上对他说:
“我叫你给我打个报告,你一直没消息,我还以为你解决了。
”
∙自己管理能力欠缺,却责备他的助理简(“简,难道样样都要我管”)。
∙错过了他儿子的生日聚会,忘记了曾和妻子约好去走访一个朋友。
其它几点:
∙他的助理简说到:
“他在办公室里把我整天弄得团团转,我不知道怎么办。
”
∙他的客户一位财务总监说到:
“…你考虑清楚吧,理查德。
”
∙圣彼得说到:
“你这是被动的管理!
”,“你这不是在行使分派权力,是在放弃权力”,看到理查德不明白自己哪里做错了,圣彼得说到:
“轻易的让任何人打断你的工作,把精力放在不相干的工作上,我是说你经常插手本不需要你过问的事,工作上从不设立优先级...浪费别人或你自己的时间...你整天忙乱浪费精力,根本没时间去关心下属。
”
第3单元:
如何自我管理
要点
∙明确目标:
强调明确目标的重要性。
录像中大多数要点是关于如何正确地处理好自己的工作事务,提高工作效率。
但是我们很容易犯的错误是偏离自己的工作目标。
让大家多想一想:
公司招聘我们是做什么的?
重视目标,工作安排才更合理有效。
制定工作计划:
圣彼得说:
“你为什么从来不计划?
”理查德回答到:
“我倒想,只是没有时间。
”正因为这样,他每天都是盲目地工作,像驴拉磨一样,被动地应付出现的各种事情。
制定工作方案:
分析主动性任务和应对性任务的区别时,圣彼得是这样解释的:
-“主动、积极性的工作是指那些能帮助你实现目标的工作。
”
-“而那些应对性工作,是指,那些日常工作中不停出现的,你不得不去处理的那些工作。
”
确定先后次序。
突出说明重要性工作和紧急性工作的区别。
-越是重要的工作,越要腾出更多时间来处理。
-越是紧急的工作,越要尽快去完成。
正如圣彼得说的那样,“主动性工作几乎往往都是重要的。
”
合理分配时间。
在录像中简是这样认为的:
-每天的首要任务就是处理电子邮件,这是应对性的活儿,但是它往往是紧急的。
-事先周密安排好时间,对于确实重要的工作,有时甚至要抽出一整天时间,比如要和区域经理在一起。
-安排时间接见来访客人。
-对于重要的长期计划工作,要多安排些时间。
-有效利用一些辅助方法,比如专用图表等。
-每天工作结束前要抽出十五分钟时间,考虑一下第二天的工作计划。
(有人喜欢在每天开始工作前这样做)
就像简说的那样:
“幸福的出现需要计划。
”
如何对付影响工作的打扰者:
∙先打断他的话,理查德不能由着他没完没了地说下去。
∙站起来,这个动作表示谈话就要结束了。
∙把握好时间,理查德是这样说的:
“你不是说只说几句话吗?
”
∙把握好谈话内容,理查德是这样说的:
“要想长谈我们另约时间吧”。
通常还可以这么说:
“你有什么事情需要我帮助?
”,这样可以使其他人直截了当。
∙态度要友善。
要做到“对待他人,时间上要苛刻,态度上要和气”。
第4单元:
如何管理他人
要点:
∙定义:
授权就意味着把自己的一部分工作分给他人去做。
∙障碍:
管理者要学会如何授权,必须先要克服两个障碍:
-要舍得把自己喜欢的工作,分派给别人去做。
正如圣彼得说的那样:
“对此有个说法,叫做长大”。
-克服恐惧心理,不要害怕工作局面失控。
对此,圣彼得是这样说的:
“你可以把任务和权利委任下去,但责任还是你的”。
但是经过一定的培训和正确的计划,完全可以把风险控制在最低程度。
∙步骤。
要做到有效授权,要清楚以下这些问题:
-哪项任务?
-由谁负责?
-如果让他来做,能胜任吗?
-如果要对他培训,需要多长时间培训,他才能胜任工作?
-制定出培训计划,让被培训人员认识到:
自己需要多长时间培训,才能够完全胜任这项工作。
∙支持和监督.在给伯纳德授权时,理查德差点酿成大错。
一旦把工作分派出去,必须要:
-提供必要的支持,这并不是说要去干预别人的工作。
对此圣彼得是这样说的:
“所以授权也是这样,你是放手了,但是眼睛还看着。
”
-在关键处把关,监督他们的工作进展。
如果把握好时机和方法,就不会显得对别人指手划脚。
要点总结
录像中的学习要点包括:
自我管理
∙把工作分成两类
-主动性任务
-应对性任务
∙按照工作的轻重缓急,确定处理的先后次序:
-重要性(处理重要的工作需要足够的时间)
-紧迫性(紧迫的工作需要立即着手处理)
∙合理安排时间
-安排时间完成主动性任务
-腾出时间处理应对性任务
管理他人
∙克服授权时的心理障碍
-要舍得放弃自己喜欢的工作
-克服恐惧感,不要担心控制不住局面
∙如何授权,要自我提问:
-哪项任务?
-由谁负责?
-他们能胜任吗?
-他们需要多长时间才能胜任这项工作?
-如何监督他们的工作进展,并提供必要的支援?