会议管理规定拟.docx
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会议管理规定拟
会
议
管
理
规
定
文件编号
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文件版次
审核
发布日期
批准
会议管理规定
1.目的
为进一步规范公司会议管理，使会议务实高效，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，提升公司运营效率，特制订本制度。
2.范围
本制度适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议。
3．会议分类
3．1公司会议
1）总经办会议
2）生产例会
3）质量例会
4）营销例会
5）年终总结会
3．2部门会议
3．3晨会
3．4.其他会议
4．会议内容
4．1公司会议
总经办会议
会议内容
（1）传达学习、贯彻落实上级的重要指示、会议和决定。
（2）各职能中心负责人就本部门工作进行部署，即结合本部门的工作职责汇报上月工作完成情况以及未完成原因，提出下月计划。
（3）研究决定公司日常工作中的有关事项，通报、交流重要工作情况。
（4）研究分析公司生产、质量、安全形势，制定工作方针、工作计划、目标、措施、策略。
（5）讨论决定公司制定和发布的综合性文件及公司管理规章、规定。
（6）需要总经办集体研究解决的其它重大事项。
生产例会
会议内容
（1）各车间汇报上周生产完成情况，以及未完成的原因；
（2）分析影响产量的主要问题以及纠正预防措施；
（3）生产部布置本周生产计划与任务等。
质量例会
会议内容
（1）汇报当月质量工作的情况以及公司存在的主要质量问题；
（2）汇报原材料、半成品、成品检验过程中存在的质量问题；
（3）通报重大质量事故以及解决方案，并制定纠正预防措施，提出下一步的改进方案等。
营销例会
会议内容
（1）汇报公司当月销售工作情况，产品销售情况以及市场占有率，反馈产品存在的主要问题等；
（2）对下一工作月度销售工作进行预测；
（3）研究行业发展趋势及销售工作的对策；
（4）近期所需要的支援支助等。
年终总结会
会议内容
（1）对一年来的工作进行回顾和分析；
（2）总结一年来的公司所取得工作成绩和缺点；
（3）总结一年来的成功的经验与教训，对以往工作的经验和教训进行分析,研究,概括,集中,并上升到管理的高度来认识；
（4）根据今后的工作任务和要求,吸取前一年工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。
4．2部门会议
4．2．1各部门每周须定期召开由部门负责人主持召开的专题会议，传达公司会议精神、讲评部门工作要点、落实各项管理措施、帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指引。
4．2．2对于质量方面出现的产品不合格、过程中不合格、原材料不合格等质量问题，由品管部牵头组织可随时召集相关部门负责人参加会议，进行分析、评审等，并对会议议定的事项进行记录备案。
4．2．3对于营销方面合同订单评审由营销部牵头组织召集相关部门负责人参加会议，对合同订单进行评审分析，并对会议议定的事项进行记录备案。
4．3晨会
各部门就当前一天的工作进行总结，对当天的工作进行简单部署。
4．4其他会议
公司或各职能部门解决工作中临时出现的问题及公司生产与质量方面等紧急情况而召集的临时会议。
4.5会议的申请、审批
4.5.1申请与审批原则：
召开会议必须主题明确，准备充分，内容充实，时间简短。
能合并召开的会议需合并召开，能不开的会坚决不开。
4.5.2公司级会议：
会议召开需提前一个工作日申请。
申请人需向总经办提交有部门责人签认的《会议申请表》。
申请表需注明开会理由、会议主要议题、参会人员、协助支援的部门、会议起止时间与地点（会议如所需经费应注明金额及来源）。
总经办将审核会议的必要性等项，行政部协助总经办对会议时间和地点作综合调配，以解决可能存在的会议时间和地点上的冲突。
审批确定后，会议召集人需在确定的会议召开时间前至少提前2个小时[工作时间]通知参会人。
4.5.3部门级会议：
由各单位负责人组织召开。
使用会议室时，请先与行政部确认会议室使用情况，如与公司级会议发生冲突时，公司级会议优先使用公司会议室及相关设备。
4.6会议的准备与安排
5.2.1会议的准备：
明确会议的目标与程序；
以逻辑顺序排列内容标题，准备好主题；
议事日程或资料会前发放；
事先告诉与会主持人和主持人的准备；
区分参会发言者与旁听者，做好座位安排；
明确会议记录人和记时员；
与参会者会前必要的协调沟通；
规划好每个议题所花费的时间，以及整个会议的时间；
会议所需品的物品的准备[如茶具饮品、投影仪、电脑、音箱设备等]，会场地点的安排等，需向行政部寻求支援时，行政部需向提出者提供协助，并于会前15分钟准备完毕。
5.2.2所有与会人员需分别作好与此次会议有关的准备工作。
4.7会议举行和决议
4.7.1参会人员均需于会前5分钟到达会议现场，并主动签到。
4.7.2主持人要掌握会议开始时间，会议开始介绍议程，并且说明会议的目标；按议程计划依次推进会议进程，并鼓励每人发言及进行有效提问；
4.7.3会议各项议程之决议，原则上务必于现场达成。
若因权限等因素无法现场达成决议，则主持人需于会后及时向上呈报，明确决议。
4.8会议记录
4.8.1主持人安排记录人员，记录人员需按《会议记录表》中的要求详细填写，尤其需明确会议的决议措施、以及责任人、完成时间、验证人等。
4.8.2《会议记录表》编制后于会议结束后，3个工作日内送达总经办。
总经办视情协助监督会议决议的实施。
4.9决议执行与验证
5.5.1各执行部门或责任人需按时保质完成会议决议要求的各项内容。
5.5.2各验证部门或验证人需按时验证执行的效果，必要时需由总经理亲自确认。
5.0会议纪律与监督
5.0.1缺席请假：
凡明确规定的参会人员，原则上不得缺席请假。
确有特殊情况不能参加会议者，必须至少提前20分钟向会议主持人请假或征得主持人同意，并需指定代理人参加会议。
5.0.2迟到早退：
参会人员必须按照通知要求按时参加，因特殊情况不能按时到会的，最少应在会前20分钟主动向会议组织者说明原因。
禁止迟到早退且未征得会议组织者的同意、甚至不通知会议组织者的现象发生。
5.0.3会场纪律：
参会人员需自觉维护会场秩序，集中精力开好会议。
会议期间需将通讯工具关闭或调成静音,会议期间一般不得接打电话[特殊情况需接打电话者须征得会议主持人的同意]。
不得交头接耳、随意走动或长时间滞留会场外，不得影响会议发言。
不得从事与会议无关的其他事情。
5.0.4会场清理：
行政部需确保会议结束后会场清洁、桌椅摆放整齐，投影机、电脑等用具必须及时归还完好。
5.0.5会议监督：
公司内各类会议的监督工作由总经办安排人员执行，包括安排人员参与会议。
5.1违规违纪的对策措施
5.1.1为确保公司会议室得到合理的利用、为提高会议效率，对违反本规范规定的现象，公司将采取相应的对策措施，督促其改正、改进。
具体的对策措施，详见本规范下页表格中的内容规定。
5.1.2通告公布：
对违规违纪者每次采取的对策措施，由行政部统计并通告公布。
5.1.3爱心基金：
公司设立爱心基金，对违规违纪的对策措施中包括向公司爱心基金捐款，每次每笔捐款由行政部负责收取现金。
5.2资料运用保存
5.2.1会议组织部门和文案对会议产生的相关记录妥善保存，以备必要之追溯。
5.2.2行政部对每月会议情况进行统计分析，以利提高会议效率、提高会务管理。
5.2.3行政部对每月会议情况的统计分析，需及时向管理体系负责人提报。
5.3会议管理要领
5.3.1提高会议成效的要领
第一条要严格遵守会议的开始与结束时间。
第二条开会有主题、有决议、有跟进、有结果。
第三条要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
第五条应当指导和控制讨论，每一项议程中引导讨论。
第六条在必须延长会议时间内，应取得大家的同意，并决定延长的时间。
第七条应当指定发言人。
第八条让每个人都能积极参与和发言，积极倾听所有的发言，并提出有效的提问。
第九条阅读身体语言。
第十条在会议背离议程安排时能进行干涉。
第十一条总结并就关键点达成一致。
第十二条应当把决议付诸实行的程序整理出，加以确认。
第十三条坚持协商的行动，直至完成。
第十四条发言人发言言简意赅，勿让别人打断你的发言，也勿打断别人的发言，
第十五条使用恰当的身体语言。
5.3.2会议禁忌事项
第十六条发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）。
第十七条不可从头到尾沉默到底。
第十八条不可采用不正确的资料。
第十九条不要尽谈些期待性的预测。
第二十条不可做人身攻击。
第二十一条不可打断他人的发言。
第二十二条不可不懂装懂胡言乱语。
第二十三条不要谈到抽象论或观念论。
第二十四条不可对发言者吹毛求疵。
第二十五条不要中途离席。
第二十六条不要随便就座，需对准座位入座。
第二十七条不要太多人参加。
违反会议规定的对策措施（规范5.1.1）
序号
违规违纪现象
对策措施
1
未得到会议组织者同意之迟到早退
5分钟内；
主持人现场予以警告。
5—10分钟；
向爱心基金捐献10元。
11—20分钟；
向爱心基金捐献10元。
超过20分钟。
视为无故缺席。
2
无故缺席。
每人次向爱心基金捐献30元。
3
会议未经总经办审批。
会议组织者向爱心基金捐献30元。
4
会议申请通过审批却未如期召开，未及时通知到总经办、行政部等相关部门。
会议申请者向爱心基金捐献20元。
5
会议记录等资料未于会后工作时间3个工作日内送达总经办，且无合理的解释。
会议申请者向爱心基金捐献20元。
6
会议记录和签到的内容出现与事实严重不符。
会议申请者向爱心基金捐献20元。
7
干扰会场秩序。
视具体情况，决定相应对策措施。
8
其它异常现象。
视具体情况，决定相应对策措施。
9
以上对策措施适用于公司级会议，以及使用公司会议室召开的会议。
7、作业流程图：
会议管理流程图
主流程支流程
责任部门
工作内容简述
表单记录
申请人
1.申请时需填申请单
2.需部门负责人签认。
《会议申请表》
总经办
正常会议由总经办审批；紧急或特殊会议由总经理审批。
《会议申请表》
总经办
行政部
行政部根据会议室的使用现状及总经办的指示，通知申请部门最终的会址与时间。
《会议申请表》
总经办
由会议申请部门通知各参会人员，并保留申请表。
《会议申请表》
申请人
行政部
1.主持部门和各参会人员会前分别充分准备；
2.行政部协助。
——
主持部门
会议议题的收集、准备
《内部沟通单》
主持部门
1.各参会人员现场签到，不许代签、故意误签。
2.会前发放会中所用资料；
《会议签到表》
主持部门
主持部门按会前准备展开具体的会议议程。
《会议议程》
主持部门
总经办
1.各项议程需形成决议；
2.必要时需于会后及时呈报总经办审批。
《会议纪录表》
行政部
行政部统计参会人员的出席情况，包括迟到人员和时间、以及缺席等。
《会议签到表》
行政部
行政部根据会议统计，将出席情况予以公布。
《会议纪录表》
执行部门
各执行部门需按时保质完成会议决方的要求。
《会议纪录表》
验证单位
总经办
1.各验证部门需按时验证执行的结果；
2.必要时，需呈报总经理审核。
《会议纪录表》
主持部门
综合分析运用会议参会和决议执行等方面的资料，以利提高会议效率。
以上
8、本制度解释权归总经办，本制度执行自总经理批准之日起施行。
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