总代运营工作手册.docx

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总代运营工作手册

运营管理工作手册

一基础篇

1.原则

从三方位全面关注业务。

三方位：

物流、资金流、信息流

2.指导思想

分门别类、对号入座;流程化、系统化思维;及时处理

3.工作分类

1）按内容分：

商务：

采购商务、销售商务

物流：

存货管理、货运管理

财务：

资金管理、帐务管理

2）按业务流程分

销售及应收业务、采购及应付业务、费用业务、辅助业务

4.产品编码、批次号、序列号在物流环节中的重要性

1）产品编码：

某种产品的唯一身份证号。

在物流各环节，只有确认产品编码一致，才能确认产品的一致性。

只有产品编码保持一致，才能保证采购订单、入库、存货、销售订单、出库各环节所采、所供、所退、所存货物的一致性。

2）批次号

其产品出库的时间。

主要用于生产厂家，确认保修保质期。

3）序列号：

其个产品的唯一身份证号。

在物流各环节，只有产品序列号得到了确认，才能确认产品的独一无二。

主要用于退换货及维修等环节中，对产品来源的确认。

若代理或客户退回的货物与我们供出货物序列号不一致，就可确认所退货物不是我方所供。

序列号可在采购到货后采集备案。

5.系统的主要基础设置

1）仓库设置：

a）实际的物理仓库：

i.中心库

通过五个仓库的设置来完成不同状态货物的分帐管理。

i）.景泰仓：

新货

ii）.旧货仓：

旧货

iii）.坏货仓：

坏货

ii.分库-门店库

i）.XXXX

ii）.Xxx

iii）.xx

b）虚拟仓库：

i.直发客户仓：

用于厂家直发我方客户时的虚拟物流处理，以达到进销信息的体现

ii.固定资产待领仓：

为期初上线数据处理而设。

存货转固定资产时未及时办理帐务处理，属待处理临时使用的非真实仓库

iii.铺货仓库-宏力

iv.借出库：

库存商品借出给相关企业

v.返修库：

库存商品返厂商维修

2）不允许负库存数出库

3）不允许零值出入库，以赠送单和获赠单来实现零值的出入。

6.基本信息维护分工

规则设置

会计期间

部门

职员

地区

供应商

客户

仓库

商品

品牌

项目

会计科目

财务组

Y

Y

系统组

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

二销售业务

1.流程

详见附件三

2.操作

1）发货

a）审核订单的售价及信用－审批－生效

b）依生效定单录入“销售订单”－对于纸质订单，将产生的订单号反写至订单上－创建“销售单”－编制销售出库单、发货签收单－传单据给物流

c）欠款发货时注意销售单应结清日期的录入，以方便统计控制应收款的到期情况

2）收款

a）依收款凭据录入“收款单”－收款匹配销售单，视付款信息或手动或自动分配至销售单

b）货款管理：

跟催付款凭证、跟催货款、跟催发货单的签收返回

3）编号规则：

详见附件一

3.辅助业务

1）销售返利的管理

A.产生

a）销售政策出台的同时出台对应的销售返利政策

b）政策应包括如下内容：

i.与销售业绩的关系

ii.与应收的关系

iii.与销售退货的关系

iv.返利执行的原则

c）依政策按实际销售情况计算具体的返利数额，并与相关代理核对，书面确认

d）上述事项应按公司审批政策报批方能生效，生效后备案至商务

B.执行

a）两种形式：

i.冲历史应收

ii.扣减下次订货货款，其中，返利是一次性全冲还是按货款比例使用

注：

一般情况下不建议采用冲历史应收的形式，若冲则按欠款发货的审批要求办理审批

b）系统中操作

依上述形式或应收调减或直接在销售订单金额上体现

C.备案

a）执行返利需有代理的书面确认

b）一次执行不完的返利要记录各次返利实施：

日期、金额及余额。

2）销售退换货：

A.发生原因：

因各种原因收到客户或代理退回的销售货物

B.操作流程及要求：

i.退货

验货（序列号、状态）－报批－依指令录入“销售退货单”（摘要中录入退货原因、审批人及验货情况）－打印销售退货检验入库单（根据货物情况进不同仓库）－单据移交库房

ii.出新货

同销售业务操作

注：

对于销售退货，做完退货后，不再出新货。

同时要视客户付款情况办理相应的退货退发票手续。

3）应收帐款的管理

A.应收款帐期（应结清日期）

B.应收责任人

C.客户往来帐的核对：

月底理往来对帐，月初与代理对帐

D.应收款统计表：

客户、金额、催收责任人、应结清日期、超期情况

E.帐龄分析

F.超期应收需指明重点跟催责任人，并定期通报催收进展

4）无法确认到款的处理

A.建立虚拟客户-待确认付款单位

B.按此客户录入到款

C.待核查清楚后，红冲后重新录入

4.单据存档

1）订单及发货单存放

a）按单号顺序与相对应的销售出库单一起存放

b）每月装订一次，每月的销售订单统计表要打印出来装订在第一册第一页

c）一个订单的组成：

订单、收款凭据、发货签收单（对于欠款放货有客户或承运商签字尤其重要）。

对自提客户无需打印发货单，但一定要让客户在领取出库单时，在出库单上签字。

2）销售出库单存根存放

a）对于客户自提的，需在单据上签字

b）出库单号要连续，联数齐全方能作废，作废需留存序号所在位置

c）按月装订成册，封面需注明出库起止日期及单据起止号

5.报表

1）形式：

销售及应收日报、周报、月报

2）内容：

数量、型号、金额、应收到期提醒、超期天数、超期原因

3）分析：

a）上述内容在地区、县、代理商的分布；

b）在产品型号的分布；

c）实际完成情况与同方所给任务的比较与时间的比较。

三采购业务

1.流程

详见附件二

2.操作

1）采货及货款支付

a）按指令在厂商系统中下单－打印采购定单－对打印采购单编号－审批签字－生效－办理付款手续

b）依生效定单录入“进货订单”，并将厂商订单号录至摘要中。

c）跟进将到货通知，了解具体到货情况－创建“进货单”－打印采购检验入库单－传单据给库房－库房验货物外观，并记录－依入库单办理入库

d）核对并转换厂商到货产品编码与采购订单上产品编码

e）依付款凭据录入“付款单”－付款匹配进货单

f）厂商货运管理：

跟踪厂商发货、及时通知库房做接货准备

g）欠款订货时注意进货单应结清日期的录入，以方便统计应付帐款的到期情况

2）编号规则

详见附件一

3.辅助业务

1）采购退货：

a）原因：

根据具体情况将采购来的产品退回供应商

b）操作流程及要求：

退厂商并跟催厂商换货\退货款\冲应付

2）采购返利的管理

a）采购返利的计算

b）返利的使用记录及返利余额备案

c）操作流程：

i.依凭证录入应付调减单，借方科目，其它业务收入-采购返利

ii.与采购单匹配

4.单据

1）订单存放

a）按月分夹存放，每夹前附一当月采购订单统计表

b）按单号顺序存放

c）一个订单的组成：

订单－付款凭证-到货签收

d）一个月装订一册，视情况及时装订

2）采购入库单存根存放

a）入库单号要连续，联数齐全方能作废，作废需留存序号所在地

b）视情况装订成册后，封面需注明入库起止日期及单据起止号

5.报表

采购定单统计表

四存货管理

基本要求：

帐实相符，安全管理

1.货物的常规出入

1）采购进货

a）依厂商的到货签收单，清点数量、型号，验明状态后，暂存库房

b）通知采购办理入库单

c）核对入库单与实物入库的匹配

d）在系统中做仓库入库确认

2）销售出货

a）依销售出库单办理出库：

核对发货数量、型号，交承运

b）在系统中做仓库出库确认

2.门店物流

a）门店样机

i.门店经理与物流经理共同拟定门店样机备货量

ii.按备货量办理调拨手续

iii.确保样机及其包装保存完好

iv.定期更新调拨样机至中心库，确保先进先出的销售出货

b）门店销售：

i.物流按门店要求将货物送至门店

ii.门店收货人签收后，办理门店销售手续

iii.依门店销售手续到总部补办正式的销售出货

c）门店货物的退回

是样机，办理样机的调拨回库手续。

是销售提货的，办理销售退货。

退货均需验货

3.货物调拨

货物在发生转移时，销售要约并未真实产生

1）门店样机

详见门店物流管理

2）销售铺货

依审批通过的铺货订单办理货物调拨，销售实现时转走销售流程，从铺货仓库出货。

3）货物状态调整

货物因坏损而发生状态调整时需将货物从Ａ仓调拨至Ｂ仓

i.货物因坏损的状态调整。

若调往旧或坏仓，需办理损失审批

ii.对于调往坏旧的，原因及审批人录入到摘要中

4）固定资产领用

领用库存商品用于办公,而财务又不能及时做帐务处理时,用此操作.

对于能及时做帐务处理的,应用出库核算单来完成.

5）操作流程

依指令录入“同价调拨单”－打印货物调拨单－交库房

4.借货

分销商间临时缺货的拆借，日后再以同型号形式的货物还回。

1）我方借他方的货

i.借：

办理入库单核算，业务类型选借他方货物，打印入库核算单交库房

ii.还：

办理出库单核算，业务类型选还他方货物，打印出库核算单交库房

iii.转采购：

先办虚拟还回手续，再办以供货方为供应商的采购手续。

注：

转采购时，需按采购审批要求进行审批，方能采购。

2）他方借我方的货

设立借出货仓库

i.借：

办理同价调拨单，从正式库往借出库调。

打印调拨单交库房出货

ii.还：

办理同价调拨单，从借出库往正式库调。

打印调拨单交库房入货

iii.转销售：

录入销售订单，销售单从借出库直接出库。

注：

他方借我方货物，按欠款发货的要求办理审批。

注：

上述两种操作中，摘要中录入出入原因，并注意出入时应借应还日期借物的跟催及还回货物的检验

5.返厂商维修

设立返修库

i.返厂商：

办理同价调拨单，从正式库往返修库调。

打印调拨单交库房出货

ii.厂商返回：

办理同价调拨单，从返修库往正式库调。

打印调拨单交库房入货

6.

7.盘点及其差异的处理

1）盘点制度：

a）日盘：

当天发生过进出的产品

b）周盘：

全面盘点

c）月盘：

财务与库房共同盘点

2）差异处理：

报损报溢均需报相关领导审批后方能办理。

a）报损：

帐面数量多于实盘数时，调减帐面数量

b）报溢：

帐面数量少于实盘数时，调增帐面数量

c）操作流程及要求：

依指令录入报损或报溢单（摘要处录入报损报溢原因，及审批人）－打印报损单或报溢单－补审批手续。

注：

上述业务中，系统中的经办人均视为业务发生的申请人，单据均需编号。

编号规则详见附件一

8.单据

按单据类型，分类顺序存放

9.报表

各种存货非正常情况报表

旧货，坏货统计表：

型号、数量、金额及旧或坏损原因

报损报溢统计表：

型号、数量、金额及损溢原因

借货统计表：

该还的借他方货物，该收回的借出货物

存货帐龄分析表

五货运的管理

1.承运商的管理

1）承运协议的签定

2）承运商的评价

2.发货管理

1）欠款发货-由信用管理来控制，应收管理来补充

2）电话通知发货-通过对承运商送货上门的时间点控制来实现欠款出货，到款给货的目的，则货运管理环节来控制

3）发货签收单在欠款发货中的重要性

六资金管理

基本原则：

帐实相符，规则有序

1）出纳负责银行及现金日记帐的记录，确保实际存款余额与帐目一致，有差异及时查找解决。

2）收付款、款项调拨业务均需会计审核方能办理。

1、付款

1）

流程：

事由报批审批后生效会计审核系统账务处理出纳付款

2）操作

a）申请人完整填写《请款单》，报有关领导审批

b）审批人审核事由

c）会计审核付款有效性并编制凭证

d）出纳依凭证支付相关款项

e）款项申请人办完相关业务后，应及时取得相关发票、单据报销、还回借款余额

注：

i.对于荣智代管业务，应返回荣智的相关凭单

ii.为准确反映经营情况，请申请人及时报销，欠款不清，后款不借

iii.依费用发票请款的，无需办理请款单，直接填写报销单，办理报销支款手续即可。

iv.店员费用在系统中全部按“一般费用”处理

2、收款

1）

流程：

出纳收款提交收款凭据销售商务录入收款单会计审核

2）操作

i.出纳开出到款收据

ii.商务依收据录收款单

3、收支两条线

每天收到的货款必须当日存交银行，不允许坐支

七门店业务的管理（待补充）

1、店面及店员管理

2、存货管理

3、销售管理

4、赠品管理

八单据汇总

业务类型

功能界面

序号

单据名称

用途

采购

进货单

1

采购入库单

采购入库凭证

进货退货单

2

进货退货单

退货给供应商的出库凭证

销售

销售单

3

销售出库单

销售出库凭证

4

发货签收单

销售发货凭证

销售退货单

5

销售退货检验入库单

销售退货入库凭证

存货

同价调拨单

6

调拨单

向卖点铺货或货物状态调整

报损、报溢单

7\8

报损、报溢单

盘点差异处理

入库核算单

9

入库核算单

借物的借回，还回

出库核算单

10

出库核算单

借物的借出，借来的退出，固定资产或耗材的自用

调价单

11

调价单

成本差异的调整

获赠单、赠送单

暂不启用。

直接用“0”值进货或销售来实现

九附件一：

编号规则

原则：

自动编号，摘要做补充。

规则：

一种单据连续编号，每月编号递增

样式：

单据前缀-YY-MM-DD-0000

特殊情况：

采购订单手工编号，使用厂商电子商务系统中的编号。

单据名称

销售订单

销售出库单

销售退货检验入库单

采购订单

采购检验入库单

采购退货出库单

货物调拨单

盘点报损单

盘点报溢单

收款单

付款单

补数据时的规则

四位“客户代码”＋八位“年月出库日”＋两位“当月顺序号”

自动生成

销售订单编号＋Ｔ

厂商系统产生编号

自动生成

采购订单编号＋Ｔ

自动产生

自动产生

自动产生

自动产生

自动产生

一十附件二：

采购业务流程

八、附件三：

销售业务流程

注：

待销售的基础流程奠定后，逐步过渡到代理直接找商务下达订单申请