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排版文字材料

实验四书籍编排

注意：

●建立一个文件夹，用你自己“学号的最后两位+姓名”命名。

以下所有文档都保存在此文件夹中。

实验四作业做完后，把此文件夹复制到teacher1机上你们班的文件中。

●注意给每个文件设置打开密码，密码为你的学号，设置每个文档的属性：

作者为你的学号及姓名

实验内容

以书p149~p162为样张进行书籍编排，此作业起名为“书籍编排.DOC”。

具体要求如下：

1．按如下要求建立样式和使用样式

2．在每张图下插入题注

3．在相应的地方插入交叉引用

4．插入目录和索引，目录放置在第一页，并单独占一页。

索引放置在最后一页，不少于10项。

5．插入页眉，首页无页眉，奇数页页眉“第7章工资管理”与页号，偶数页页眉“计算机应用基础”与页号，效果类似教材。

6．在“计算所得税”处插入书签

7．对“书籍编排.DOC”进行审阅操作：

插入、删除和修改部分内容以及插入批注。

8．将Excel替换为EXCEL，将【】中的文字改为粗体。

9.设置书稿的版面：

纸张：

16开页边距：

左右2厘米/上下2.5厘米

第7章工资管理

内容提要：

本章主要通过工资管理案例介绍应用Excel快速输入数据的方法，数据计算的基本步骤和要点，表格的修饰方法和技巧，以及输出打印的设置。

重点是应用Excel完成各种不同的计算。

这其中主要涉及到单元格的引用、公式和函数的使用，这部分是学习和应用Excel最重要也是最灵活的内容，也是学习和掌握Excel的难点。

主要知识点：

自动填充、查找替换、选择列表

公式和单元格引用

YEAR函数、SUM函数、IF函数、ROUND函数

单元格格式设置

页面设置

工资管理应用普遍，处理频繁，计算相对规范和简单，是最早应用计算机进行管理的领域之一。

不同的企、事业单位在工资管理方面差异较大，例如有的单位按计时工资计算，有的单位按计件工资计算；有的单位的工资是按月发放，有的单位的工资是按周发放；有的单位是发放现金，有的单位则通过银行代为发放等。

但是，工资管理的基本方式和步骤都是类似的，基本上都是以二维表格方式进行处理，使用Excel处理十分方便。

7.1输入基础数据

应用Excel进行工资管理，需要先将有关原始数据输入到Excel的工作簿中，然后才有可能按照工资管理工作的需求进行相应的数据处理。

输入原始数据是工资管理最基础也是工作量最大的工作。

如果原始数据输入有误，将直接影响工资的计算。

与工资管理有关的原始数据一般包括人事信息、考勤信息、生产绩效信息以及其它工资信息等内容，可以根据需要建立若干个表格分别存储到Excel的不同工作表中。

另外，Excel对不同类型的数据处理有一定的要求，如果不了解其概念，也会影响以后的数据处理。

Excel为大批量输入数据，特别是输入有一定规律的数据提供了许多方法和工具，有效地利用这些方法和工具可以提高效率，减少错误。

考虑到不同单位的考勤计算方法和生产绩效信息的统计处理差异较大，本案例主要讨论人事信息和工资信息的处理。

要建立工资管理表格，首先应明确表格的结构和关系，也就是根据原始数据、中间计算过程和最后报表的需求，合理规划和设计有关表格的结构和计算关系。

假设某公司由A、B、C共3个部门构成，有关的人事信息和工资信息存放在示例文件CHR07.xls工作簿的“人员清单”和“工资计算”工作表中。

注意：

在Excel中，文件存储的基本单位称作工作簿，扩展名为xls。

每个工作簿可以由多个工作表组成，分别称作Sheet1、Sheet2、Sheet3。

在工作簿中可以根据应用的需要添加新的工作表或删除不用的工作表，也可以给工作表重新命名。

在Excel中建立上述表格结构的基本步骤如下：

步骤1：

设置工作表名称。

双击“Sheet1”工作表标签，输入人员清单。

双击“Sheet2”工作表标签，输入工资计算。

步骤2：

输入“人员清单”工作表的表头栏目。

单击“人员清单”工作表的A1单元格，输入序号，按【→】键，继续输入姓名、单位、性别、职务、职称等项。

步骤3：

输入“工资计算”工作表的表头栏目。

操作方法与输入“人员清单”工作表相同。

其中前6项可以直接从“人员清单”工作表复制。

注意：

工作表有若干行和列组成，通常行用数字1、2、……65536标识，列用字母A、B、……AA、AB、……IV标识。

行和列的交叉点称作单元格。

单元格通常用列标加行号表识。

例如A2、A45、B3等。

具体输入基础数据时可以采用下述方法。

7.1.1自动填充

“序号”数据通常是按顺序排列的，可以采用自动填充的方法快速输入，而不需要一个个手工输入。

具体操作步骤如下：

步骤1：

输入A部门第1个职工的序号。

在A2单元格输入A01，然后单击编辑栏的输入键（对勾）。

这时该单元格周围有粗黑框，表示该单元格是当前单元格。

同时该单元格的右下角有一个黑色小矩形，称作填充柄。

如图7-1所示。

图7-1当前单元格和填充柄

步骤2：

填充其它职工的序号。

用鼠标指向A2单元格填充柄，然后向下拖拽到所需填充的单元格放开。

即可填上顺序的序号。

如图7-2所示。

图7-2自动填充结果

步骤3：

输入其它部门的职工序号。

在A46单元格输入B部门第1个职工的序号B01，然后按照类似的操作步骤将其自动填充到A47:

A87单元格。

在A88单元格输入C部门第1个职工的序号C01，将其自动填充到A89:

A140单元格。

要在多个单元格输入相同的字符型数据时，也可以应用自动填充快速输入。

例如该工作表中，同一单位的职工都是连续存放的，所以输入“单位”数据时，可以采用自动填充的方法。

首先在C2单元格输入完A部门第1个职工的单位A部门，然后将其填充到A3:

A45单元格。

图7-3所显示的是自动填充到A10单元格的情况。

图7-3自动填充结果

按照类似的方法，在B46:

B87单元格区域输入B部门，在C88:

C140单元格区域输入C部门。

注意：

自动填充还可以用于日期型数据、等差数列、等比数列等其它有一定规律的数据的批量输入。

对于常用的特殊序列，还可以按自定义序列自动填充。

7.1.2查找替换

“性别”数据只有“男”、“女”两种，但是逐个输入汉字也比较繁琐。

可以先用两个容易输入，但是工作表中不常用的特殊符号代表，例如用“/”表示“男”，用“\”表示“女”。

待全部职工数据输入完毕后，用Excel的查找替换命令，再分别其替换为“男”、“女”。

查找替换的具体操作步骤如下：

步骤1：

选择“性别”数据所在的列。

这里单击“D”列标。

步骤2：

调出【查找和替换】对话框。

单击菜单【编辑】→【替换】，系统会弹出【查找和替换】对话框。

步骤3：

执行查找替换操作。

在【查找内容】框输入/；在【替换为】框输入男；如图7-4所示。

然后单击【全部替换】按钮，即将工作表指定列中所有的“/”替换成了“男”。

图7-4查找替换操作

类似地，按上述步骤将“\”替换成“女”。

本例中“职务”数据种类不多，只有“经理”、“副经理”和“职员”等，也可以采用类似方法输入。

注意：

Excel的查找替换操作还可以通过【选项】的设置，实现不同查找范围、不同搜索方式、不同匹配方式的查找替换。

7.1.3选择列表

“职称”数据的种类稍多一些，虽然也可以使用查找替换功能输入，但是相对来说要复杂一些。

对于这类数据可以利用Excel的选择列表功能输入。

其具体操作步骤如下。

步骤1：

按一般方法输入若干个职工的职称。

步骤2：

在需要输入某个前面已经输入过的职称时，可以直接右击该单元格，然后在弹出的快捷菜单中单击【从下拉列表中选择】命令。

如图7-5所示。

图7-5快捷菜单中的命令选择

步骤3：

选择。

在下拉列表中单击需要输入的职称即可。

如图7-6所示。

图76在下拉列表中选择输入的内容

如果是连续几个职工职称相同，也可以参阅7.1.1节介绍的自动填充方法输入。

7.1.4特殊数据的输入

在输入“参加工作日期”、“出生日期”等日期型数据时应特别注意，Excel对日期数据的处理有一定的格式要求。

不符合要求的数据被当作字符型数据处理，不能进行与日期有关的计算。

Excel默认的日期格式为“年-月-日”，“年/月/日”、“**年**月**日”等其它格式也能够识别。

但是“年.月.日”、“月-日-年”等格式的数据则会当作字符型数据。

如果需要以这些形式显示日期，可以通过格式设置的方法实现。

注意：

区分是否是日期型数据的方法是：

在默认格式下，日期数据是右对齐的，而字符型数据是左对齐的。

在输入日期型数据时，应该采用尽量简便的方法。

例如输入当年的日期，可以只输入“月-日”。

Excel会自动加上相应的年份。

例如输入“4-10”，Excel存入的实际上是“2008-4-10”。

不是当年的数据，需要输入年份，但是一般只需输入后两位即可，Excel会自动加上世纪数据。

例如输入“07-4-10”，Excel存入的实际上是“2007-4-10”，而输入“55-4-10”，Excel存入的实际上是“1955-4-10”。

但是如果要输入1930年以前的日期，年份必须输入完整。

例如应输入“1926-12-19”，如果输入“26-12-19”，Excel会将其按“2026-12-19”处理。

在输入“身份证号”数据时也应注意，绝大多数身份证号都是由数字组成，而且位数为18位。

这样Excel按默认设置都会按数值型数据处理，而由于数值型数据处理的精度是15位，所以简单输入会出现问题。

例如输入“110102************”到I2单元格，单元格的值会变成“110102************”，显示的结果可能是“1.10102E+17”，即以科学计数法显示。

要想避免上述情况，可以在输入时，在数据前面加一个半角单引号，即输入“'110102************”。

强制Excel按字符型数据处理。

也可以预先设置有关列的单元格格式分类为“文本”，这样直接输入数值型数据也都会按文本处理。

注意：

其它应用中的有关编码数据，如果是由纯数字组成，最好都采用类似方法处理，以免在日后进行自动计算时会被当作数值型数据参与计算。

7.2工资表的计算

输入完原始数据，即可以应用Excel的公式和函数进行工资管理所需的计算了。

Excel作为电子数据表软件，其强大的数据计算、数据分析功能主要体现在公式和函数的应用上。

在Excel中使用公式时，首先要选择放置计算结果的单元格，然后输入公式前导符“=”，也可以单击【常用】工具栏的【插入函数】按钮，由Excel自动填入公式前导符，再输入相应的计算公式即可。

如果计算公式比较复杂，则通常需要用到Excel提供的函数。

使用函数时，可以单击【常用】工具栏的【插入函数】按钮。

输入完公式、函数及相应的参数后，按【Enter】键，或单击编辑栏的【输入】按钮，计算结果就会显示在相应的单元格中。

为了便于读者学习，以下按计算公式难易程度的顺序介绍各工资项的计算。

7.2.1计算公积金

假设住房公积金统一按基本工资和职务工资之和的10%计算。

则计算“公积金”的基本步骤如下：

步骤1：

选定第1个职工“公积金”所在的单元格L2。

步骤2：

输入“公积金”的计算公式=（D2+E2）*0.1。

按【Enter】键或单击编辑栏的【输入】按钮。

结果如图7-7所示。

图77公积金计算结果

注意：

公式中用到了该职工的基本工资和职务工资数据，引用方法就是在公式中使用相应单元格的地址。

由图77可以看出，L2单元格中存储的是计算公式，显示的则是公式的计算结果。

步骤3：

将L2单元格的公式填充到L3:

L140单元格。

结果如图7-8所示。

图78公积金计算结果

注意：

Excel填充到L3单元格的公式自动变为“=（D3+E3）*0.1”，而填充到L4单元格的公式自动变为“=（D4+E4）*0.1”。

这是Excel公式自动填充时的重要特征：

单元格的相对引用会随着公式填充单元格位置的变化而自动相应改变。

如果不希望单元格引用自动改变，应使用单元格的混合引用或绝对引用，即在行号或列标前加一个“$”或是各加一个“$”。

例如“D$3”、“$D3”或“$D$3”。

假设该公司“医疗险”和“养老险”的计算与“公积金”的计算方法类似，分别按“基本工资”、“职务工资”之和的2%和4%扣除。

相应的计算请读者自行完成。

7.2.2计算洗理费

洗理费的计算较公积金的计算稍微复杂一些。

假设该公司规定，洗理费标准按男职工每人每月30元，女职工每人每月50元发放。

也就是说“工资计算”工作表中某个职工的洗理费数据项的计算，需要根据该职工的性别决定。

可以使用Excel提供的逻辑类函数IF来处理。

IF函数的语法规则是：

IF（Logical_test,Value_if_true,Value_if_false）

该函数有3个参数。

Logical_test为逻辑判断条件；Value_if_true为条件为真时返回的结果；Value_if_false为条件为假时返回的结果。

计算时，IF函数对Logical_test的值进行逻辑判断，根据其真假而返回不同的结果。

利用IF函数计算洗理费的具体操作步骤如下：

步骤1：

选定第1个职工“洗理费”所在的单元格J2。

步骤2：

调出【插入函数】对话框。

单击【常用】工具栏的【自动求和】按钮的下拉箭头，如图7-9所示。

单击下拉列表中的【其它函数】，这时将弹出【插入函数】对话框，如图7-10所示。

图79【自动求和】按钮的下拉列表

图710【插入函数】对话框

步骤3：

选择【IF】函数。

一般情况下，可以在常用函数列表中找到【IF】函数。

如果没有列出，可以在【或选择类别】的列表框中选择【逻辑】，然后在下面的【选择函数】列表框中选【IF】。

单击【确定】，这时将弹出IF的【函数参数】对话框。

步骤4：

设置函数参数。

将焦点定位到IF函数的第1个参数【Logical_test】的文本编辑框中。

再选定该职工在“人员清单”工作表中对应的“性别”单元格D2；接着输入=”男”。

注意：

在公式中引用其它工作表的某个单元格时，需要在单元格地址的前面加上工作表名称，并用“!

”分隔。

例如上例中的“人员清单!

D2”。

另外，在公式中输入的单元格、运算符、分隔符等必须使用半角字符。

例如上例中的“人员清单!

D2=”男””。

在【Value_if_true】和【Value_if_false】文本编辑框中分别输入30和50。

编辑栏中可以看到所建立的完整公式“=IF（人员清单!

D2="男",30,50）”。

该公式的含义是：

如果“人员清单”工作表D2单元格的值等于“男”，则函数返回值为30，否则返回值为50。

步骤5：

将J2单元格的公式填充到J3:

J140单元格区域。

用鼠标指向J2单元格右下角的填充柄，然后按住鼠标左键，一直拖拽到J140单元格。

7.2.3计算工龄补贴

一般单位的工资构成都包括工龄补贴。

根据参加工作的年限给予一定的补贴。

假设该公司工龄补贴的计算方式是每满一年增加10元，但是最高不超过300元，即300元封顶。

工龄工资的计算比较复杂，需要用到多个函数，而且函数要嵌套使用。

首先因为“人员清单”工作表中只有“参加工作日期”数据，而没有现成的工龄指标，所以需要先计算出职工的参加工作年份到计算工资年份的工龄。

这可以利用YEAR函数和TODAY函数计算。

YEAR函数的语法规则是：

YEAR（Serial_number）

该函数只有一个参数。

返回指定日期参数Serial_number的年份，是1900到9999之间的数字。

TODAY函数的语法规则是：

TODAY（）

该函数没有参数。

返回计算机的系统日期。

例如，职工“参加工作日期”的数据存放在“人员清单”工作表的G2单元格，则其工龄的计算公式为“=YEAR（TODAY（））-YEAR（人员清单!

G2）”。

即用计算机系统日期的年份减去参加工作日期的年份。

工龄补贴的计算公式是工龄×10。

例如上例，则工龄补贴的计算公式为“=（YEAR（TODAY（））-YEAR（人员清单!

G2））*10”。

因为工龄补贴有上限“300”，所以最后工龄补贴数应该是上述计算结果和“300”两个数中较小者。

这可以用Excel的MIN函数实现。

MIN函数的语法规则是：

MIN（Number1,Number2…）

该函数返回一组数值中的最小值。

最后完整的计算工龄补贴的计算公式为“=MIN（300,（YEAR（TODAY（））-YEAR（人员清单!

G2））*10）”。

在工作表中建立上述公式的具体操作步骤如下：

步骤1：

选定第1个职工“工龄补贴”所在的单元格G2。

步骤2：

调出【插入函数】对话框。

单击【常用】工具栏的【自动求和】按钮的下拉箭头。

单击下拉列表中的【其它函数】命令，系统会弹出【插入函数】对话框。

步骤3：

选择MIN函数。

一般情况下，可以在常用函数列表中找到【MIN】函数。

如果没有列出，可以在【或选择类别】的列表框中选择【统计】，然后在下面的【选择函数】列表框中选【MIN】。

单击【确定】，这时将弹出MIN函数的【函数参数】对话框。

步骤4：

输入MIN函数的参数。

在【Number1】框中输入工龄补贴的上限300，在【Number2】框中输入计算一般工龄补贴的公式。

步骤5：

输入计算一般工龄补贴的公式。

因为这时需要用到其它函数，所以单击【编辑栏】左端的函数下拉列表按钮

实验指导

1．按要求建立样式和使用样式

（1）建立和使用样式“！

正文”

①参见p106步骤1~步骤3建立“！

正文”样式。

②选中文档全部内容（Ctrl+A）,单击“样式和格式”任务窗格中的“！

正文”。

（2）使用和修改样式“标题1”

①删除“第7章工资管理”中的第7章，单击“样式和格式”任务窗格中的“标题1”

②参见p110步骤1~步骤4修改“标题1”样式。

（3）使用和修改样式“标题2”

①删除“7.1输入基础数据”中的7.1，单击“样式和格式”任务窗格中的“标题2”

2修改“标题2”样式：

四号字，居中对齐。

3在7.2处使用“标题2”样式。

（4）使用和修改样式“标题3”

①删除“7.1.1……”中的7.1.1，单击“样式和格式”任务窗格中的“标题3”

2修改“标题3”样式：

小四号字。

3依次在7.1.2等处使用“标题3”样式。

（5）建立和使用样式“！

内容提要”

①将光标放置在“内容提要”部分，单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”。

2

。

3光标放置在“内容提要”部分，单击“样式和格式”任务窗格中的“！

内容提要”样式。

（6）建立和使用样式“！

主要知识点”样式，类似上边。

（7）建立和使用样式“！

注意”样式

2．在每张图下插入题注

参见p111步骤1~步骤3

3．在相应的地方插入交叉引用

参见p112步骤1~步骤3

4．插入目录和索引，目录放置在第一页，并单独占一页。

索引放置在最后一页，不少于10项。

插入目录：

（1）把光标放在“第7章工资管理”中的“工”前，插入分页符。

（2）把第1页中的“第7章”删除，单击“插入|引用|索引和目录”

插入索引:

参见p120~p122

5．插入页眉，首页无页眉，奇数页页眉“第7章工资管理”与页号，偶数页页眉“计算机应用基础”与页号，效果类似教材。

（1）

（2）单击“视图|页眉与页脚”，光标定位在偶数页页眉处，输入“计算机应用基础”及插入页号，左对齐。

（3）光标定位在奇数页页眉处，输入“第7章工资管理”及插入页号，右对齐。

6．在“计算所得税”出插入书签

参见p125

7．对“书籍编排.DOC”进行审阅操作：

插入、删除和修改部分内容以及插入批注。

插入、删除和修改内容自己任意设定，参见p126

8．将Excel替换为EXCEL，将【】中的文字改为粗体。

参见p128

9.设置书稿的版面：

纸张：

16开页边距：

左右2厘米/上下2.5厘米

参见p113~p114