公文写作中如何写好纪要.docx

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公文写作中如何写好纪要

一、纪要概述  

（一）纪要的概念

纪要是适用于记载会议主要情况和议定事项的公文文种。

（二）纪要的特点

1.内容的纪实性。

要如实地反映会议内容，不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为地拔高、深化。

不能更改会议议定的事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。

除此之外，撰写者也不能对会议内容进行评论。

总之，纪要必须忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。

纪要的纪实性特点，使得它具有凭证作用和资料文献价值。

特别是一些重要的纪要，多年后还会作为人们确认那段历史的依据。

2.表达的概括性。

对会议讨论的问题，择其要点加以归纳整理，反映与会者的共同认识和意见，统一认识，指导工作。

纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综合，有所概括，有所选择，有所强调。

在一个会议上，与会人员的话题涉及面是宽泛的，观点也是多种多样的，水平也是有高有低的，这些内容全部写进纪要，事无巨细一律照录，不现实也不必要。

3.称谓的特殊性。

一般采用客观叙述（用第三人称叙述）的方式，常以“会议”作为表述主体，如“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议号召”等。

4.作用的指导性。

包含两层含义：

一是会议本身的权威性；二是纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。

除凭证作用、资料作用之外，多数纪要还具有指导工作的作用。

它要求与会单位和相关部门依据纪要展开工作，落实会议的议定事项。

纪要一经下发，将产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。

5.发布的内部性。

纪要是摘要记载会议情况和议定事项的内部文件，可以印发参会单位和其他单位，但不需要向社会公开。

不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。

（三）纪要的分类

从纪要的范围分，可分为三种：

1.例会和办公会议纪要。

这是机关日常工作定期召开的例会或办公会议，召开一次就作一次会议纪要。

2.专业性或专题性大型会议纪要。

这种会议一般开会时间较长，人数较多，涉及的问题较广，纪要的内容有一定的深度和广度。

3.工作会议纪要。

这是研究讨论具体工作任务的纪要。

（四）纪要与相近文种的异同

1.纪要和会议简报的区别

一是所起的作用不同。

会议简报主要是反映和通报会议有关情况，供与会代表或相关人员参考，一般没有什么约束力；纪要则有一定的权威性，对相关单位和人员在认识上、行动上有较强的指导性和一定的约束作用，可以作为依据参照执行。

二是写作方式不同。

会议简报在反映会议情况的同时，可以对所写事件发表议论和看法；纪要则必须忠实于会议情况，客观地叙述会议内容，不能对内容进行评论。

三是篇幅要求不同。

简报要求文字简短，可一事一报，若内容不多也可汇总报道；纪要则不受篇幅长短的限制，该短则短，该长则长。

2.纪要和决议的区别

一是内容不同。

纪要的内容可轻可重，可以是党和国家的大事，也可以是日常的具体工作；决议的内容则常常是一个地区或一个系统乃至党和国家的重要问题或重大事件。

纪要可以反映会议上的不同观点；决议则只能反映多数人通过后形成的统一观点和决定。

纪要可以同时写不同方面的几项决定；决议则只能写某一个问题。

二是形成过程不同。

纪要是根据会议情况写的要点，起草完成后，经有关负责人审阅同意就可以定稿；决议则必须经过与会者表决，按法定程序通过后才能生效。

三是所起效力不同。

纪要虽有一定的权威性，但纪要的要求相对原则一些，主要起引导、指导或参照执行的作用；决议一旦形成，有关方面则必须严格执行，因此比纪要有更强的权威性。

3.纪要和会议记录的区别

会议记录无论是详细记录还是摘要记录，都是原始记载，要真实记录与会人员所讲的原话和会议过程，记录人既不能遗漏，也不能自行增添和更改。

纪要则是在记录的基础上，根据会议的宗旨，经过分析与整理，去除枝叶和重复内容，取其要点，按一定的逻辑顺序，综合而成。

会议记录不是文章，只是原始材料；纪要则是加工制作后形成的文章，可以用作工作指导和贯彻。

4.纪要与决定的区别

纪要所记载的是会议的主要情况和议定事项，不一定必须像决定那样只针对重要或重大事项；纪要不仅仅反映会议议定的事项，还要记载会议提出的其他方面的事项、要求等；决定必须是完全确定的决策而不必反映其他意见；纪要中的议定事项是有关与会各方确立的意见，决定的内容则可根据有关规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，纪要需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，决定则一般无这些内容。

二、基本结构

纪要由标题和正文两部分组成。

（一）标题

标题的拟制方法有两种：

1.会议名称、文种组成，如《全国农村工作纪要》。

2.会议主持单位、会议名称、文种组成，如《××县人民政府第×次常务会议纪要》。

（二）正文

正文包括开头和主体。

1.开头概述会议的概况，包括召开会议的背景、原因、目的、过程、时间、地点、人员、规模、议题、中心、主要成果等。

要写得简明扼要，高度概括。

2.主体主要包括会议的主要内容、会议决定的主要事项，会议取得的成果，提出今后的任务、完成任务的措施和办法、贯彻会议的要求等。

常见的写法有三种：

一是条款式。

即把研究的问题和决定的事项分条列项地表述。

会议讨论了几个问题，纪要就写几个问题。

工作纪要多用此写法，条项井然有序，便于理解、执行。

二是综合式。

即把会议内容综合整理成几个方面，概括为几个部分，逐一叙写。

大型的、重要会议的纪要多用此写法。

有时各个部分、各个方面还用小标题标出其要点。

这种写法有一定难度，但有利于概括丰富的内容，有利于从原则高度把问题说深讲透。

三是摘要式。

即把会上发言要点摘录出来，按发言顺序或按内容性质适当安排。

这种写法能如实反映出会议的讨论情况和各人的不同看法。

座谈会、学术会会议纪要常用此法。

但要注意，不能不加选择地将发言人的发言全部写出，要精选能代表发言人观点的话语。

三、写作技法  

（一）要学会“过电影”

纪要起草者在会议结束后和动笔前，要把会场情况、会议议题、对每个议题的讨论意见仔细回忆一下，这也是领会会议精神的过程。

在对基本材料进行整理、取舍的基础上，进行精心的构思，梳理出纪要的基本框架结构，列出各部分的简要写作提纲，并将会议进行中的新情况，及时列入有关提纲内。

在构思、酝酿成熟之后，再进行起草，一气呵成。

（二）要突出中心

要抓住会议集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。

同时，在会议讨论中可能会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。

对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”、“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。

（三）要忠实于会议

纪要固然要概括、提炼，但不能离开会议讨论情况，另搞一套，自说自话。

要如实反映会议精神，不得随意取舍，不得以偏赅全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。

会议讨论是什么样就是什么样，不能南辕北辙。

做到会议上有的不能少，会议上没有的不能多。

要忠实地反映会议情况，如实地体现会议的决策、决定和领导的思想、意图。

（四）要讲究用语

要按照纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。

上报的纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等。

下发的纪要，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。

纪要用语要简练，用词要精当，不能写得烦琐冗长，不能用“大概”、“可能”等不精确的词语。

（五）注意条理化、理论化

所谓条理化，就是要在会议记录基础上，围绕会议议定事项，逐一分类、分层、分序地加以分析归纳，总结提炼。

分类，就是对会议议定事项分出相应的类别，按照此类别的规范、标准、要求来描述；分层，就是对同一事项描述要分清轻重、主次、大小关系；分序，就是对不同但具有一定联系的事项要分清先后，对同类但有明确次序关系的事项要按次序描述。

会上各人发表的意见，有些是相同或相近的，有些是不一致的，甚至是相反的，必须进行仔细的分析，正确地归纳会议讨论的意见。

一般应按会议的宗旨和领导同志的主要意见来归纳整理，有分歧的意见，除学术性、报道性的纪要外，一般不要写进去。

所谓理论化，就是要对会议讨论的意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。

当然条理化、理论化，并不是脱离会议实际，搞虚假的“粉饰”和“拔高”。

（六）要把领导同志想说而没有说的话表达出来

在会议讨论过程中，由于领导同志基本上都是即席发言，发言的条理性、逻辑性都可能不那么周详，思考的深度会有一定的局限性，也难免出现挂一漏万的现象。

同时，一些口头语、重复的话也在所难免。

在起草纪要和修订初稿时，要善于顺着领导的思维进行一些延伸思考，把领导想说而没有说出的话说出来，把领导同志想表达的思想充分完善起来。

要遵循“理解领导意图，把握领导风格”和“来源于记录但高于记录，服从但不完全听从主要领导发言意见”的指导思想来做最后的升华。

有些意见尽管是会议上定的，但要从整个会议的主题、议定事项的内涵、事情的变化和纪要产生的影响的角度来综合分析认识，适当调整，总结提升。

这样做，只要不超出会议原貌的范畴，不仅是可以的，也是必要的。

这与忠实于会议的要求并不冲突，忠实于会议并不是固守会议的原始面貌，而是要进行必要的归纳、加工。

（七）要尽量用领导同志的原话或原意

领导同志往往站得高，看得远，思想深刻，语言生动。

在起草纪要时，要尊重领导同志的原意，能用领导同志原话就用领导同志的原话，因为这样会更生动，更能准确反映领导同志的思想。

（八）要认真对照检查

纪要初稿写就后，要对照会议记录，看有无遗漏，看是否与会议精神相吻合，能否涵盖会议情况。

然后，作为第一读者，站在主持会议的领导同志的角度去审视纪要，看能否体现会议情况，能否体现领导决策意图。

四、不同议题的纪要的写法  

（一）学习文件或传达学习重要会议精神、领导同志重要讲话的议题

主要特点是：

以统一思想、达成原则共识为目的，有明显的思想引导性。

一般先采用“会议认为”来表达会议在原则问题上达成的共识，描述对文件、会议、讲话的评价和重要意义；接着写“会议要求”，对文件、会议、讲话的基本态度（表态）；接着写“会议决定”，对学习贯彻文件、会议、讲话精神的具体部署安排。

（二）讨论规定、意见、方法、请示、方案等文件的议题

如果原则同意，可用“会议审议并原则同意××提交的《×××方案》”；接下来写制定这个方案的目的意义，常用“会议认为，加强×××是……重要举措，是……必然要求，是……迫切需要”，或“加强×××关系到……关系到……”或“加强×××有利于……有利于……”来阐述意义。

也可以用“会议指出，在×××方面还存在诸多问题”，接着用“为了×××，有必要制定×××方案”。

如果有决定事项，即会议对要做什么事，怎么做作出决定，则接着写会议形成的决定，常用“会议决定，由×××牵头，召集有关部门对×××进行研究”；接着再写会议的要求，常用“会议要求，×××根据会议讨论意见，对《×××》作进一步修改并报领导审定后印发施行”；有的还对贯彻落实问题进行强调，常用“会议强调，要加强领导”或“加强督促检查”。

如果会议不同意所提交的方案，则应用“会议初步审议了××提交的《×××方案》”，然后根据会议讨论的具体情况来写，结尾处常用“会议要求，×××根据会议讨论意见，对《×××方案》作进一步修改后，再报×××审定。

” 

（三）研究具体工作的议题

这种纪要的特点是指导性强，会议上确定的工作重点，对工作的步骤、方法和措施的安排，要求遵守或执行。

这种纪要的内容可以套用“会议认为+会议决定+会议要求+会议强调”的模式。

五、案例评析

【范例一】（办公会议纪要）

2007年第七次办公会议纪要

××××年××月××日

2007年××月20日，×××