1303采购价格管理流程.docx

资源描述

1303采购价格管理流程.docx

《1303采购价格管理流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《1303采购价格管理流程.docx（33页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

1303采购价格管理流程.docx

1303采购价格管理流程

广西柳工机械股份有限公司管理制度

GZ/LG13、03-2012

代替GZ/LG04、15、01-2009

采购价格管理流程

广西柳工机械股份有限公司发布

广西柳工机械股份有限公司管理制度

采购价格管理流程

GZ/LG13、03-2012

代替GZ/LG04、15、01-2009

控制目标

规范公司采购物资的价格管理,完善采购物资价格制定或变更流程,明确采购物资价格制定或变更职责及权限,确保价格业务的及时、有效运行。

适用范围

柳工机械股份有限公司及控股子公司直接配套物资/非直接配套采购物资管理。

术语

1.1直接配套物资——一般指用于整机生产加工、装配的毛坯件、零部件及成品件。

1.2非直接配套物资——铸造材料、原材料（钢材、有色金属）、工具、刀具、量具、危险化学品（含易制毒化学品）、设备备件、服装、劳保用品、办公用品等用于辅助生产的物资。

1.3集采物资:

由总部采购部负责组织集中开发、商务谈判、确定价格与份额并签订采购框架协议的物资,集采物资原则上由各使用事业部采购部负责购买。

1.4分采物资:

由各事业部采购部负责组织开发、商务谈判、确定价格与份额并签订采购合同的物资,由事业部采购部负责购买。

职责

1.5公司高层

审议确定公司年度采购成本总目标

1.6物资采购委员会

1.6.1公司物资采购委员会负责组织公司年度集采物资招投标,评标,批准招标物资中标供应商及中标价格;

1.6.2事业部物资采购委员会负责事业部的分采物资的招投标,评标,批准招标物资中标供应商及中标价格;

1.6.3各级物资采购委员会按职权范围对采购物资价格行使仲裁职责。

1.7总部采购部

1.7.1总部采购部就是集采物资价格责任主体,在年度采购成本总目标的指导下,指导各事业部分解成本目标。

并制定《集采与分采物资类型清单》。

1.7.2组织公司级的采购物资招投标、评标工作。

1.7.3负责对集采物资进行供应商开发、新品开发、商务谈判、价格确定及试制合同的签订。

1.7.4负责对集采物资的采购价格变更、商务条款变更申请或报告进行评审

1.7.5集采物资价格原则上由总部负责维护,根据实际情况,可授权事业部价格管理部门进行维护。

1.8总部财务部

负责依据公司年度经营目标与采购部门的建议,对年度采购成本总目标进行复核并提出建议,对关联价格的执行情况进行监督,对公司采购成本变动情况进行分析与提出改善建议。

1.9事业部总经理

1.9.1对事业部采购总成本负责。

1.9.2依据事业部物采委授权,审批分采物资价格、物资价格调整,对价格文件进行审批。

1.9.3按授权范围对集采物资价格进行审批。

1.10事业部采购部

1.10.1事业部采购价格责任主体就是采购部门,根据公司采购成本目标,编制事业部采购物资招标方案,采购成本控制方案。

1.10.2组织事业部的采购物资招标、评标工作,参与公司级的采购物资招标、评标工作。

1.10.3负责对分采物资（含新增）进行供应商开发、商务谈判、价格确定及合同的签订。

1.10.4负责对分采物资价格变更、商务条款变更申请或报告进行评审,提交事业部采购价格管理部门进行复核;对集采物资的采购价格变更、商务条款变更提出建议。

1.11事业部采购价格管理部门

1.11.1负责组织本事业部的价格管理,对采购物资价格的执行情况进行监督,对采购成本变动情况进行分析与提出建议。

1.11.2对分采物资价格与价格变更进行复核,提供专业价格建议。

1.11.3参与招投标物资的评标、商务谈判。

1.11.4负责事业部采购物资在SAP系统中的价格维护工作。

风险

1.12R01:

采购成本目标未有效管理、考核、监控不到位,无法达成目标的风险。

1.13R02:

采购价格确定、价格变更过程不规范、未能有效控制采购成本的风险

1.14R03:

技术、工艺要求不同、材料、品质不同等因素,导致采购价格存在较大差异的风险。

控制措施

1.15K01:

明确采购价格责任主体,明确审批流程及审批权限,通过采购审计方式,应用SAP、SAM系统对结果实施监控。

1.16K02:

商务谈判按方案分析、确定目标、实施谈判、进行审批的步骤进行,有效控制采购成本,达成采购降成本目标

1.17K03在满足所采购的物资符合质量（Q）、服务响应（S）、供货准时（T）、成本（C）等要求的情况下,采取招标、比价、谈判等方式确定采购价格。

1.18K04:

公司相关职能部门,按职责分工,各负其责,明确技术、工艺要求、材料、品质等要求,保证采购价格的合理性;采用复核机制,检查结果就是否完整、真实与准确,增强管控能力。

管理流程、流程步骤说明及控制矩阵

本流程包含有两个子流程:

采购物资价格制定流程、采购价格变更流程。

采购基本原则:

先确定价格,后进行采购。

1.19采购物资价格制定流程

1.19.1流程图

1.19.2流程步骤说明

流程编号

流程步骤

控制类型

控制编号

责任部门

关键活动及相关规定

输出文件

提交采购物资定价建议

一般步骤

• 总部采购部

• 事业部采购部

• 公司高层

各事业部向总部采购部提交采购定价原则建议;事业部、总部采购部、公司高层向总部财务部提供采购成本建议

原则建议

物资清单

制定采购成本总目标

一般步骤

• 总部财务部

• 公司管理层

结合公司领导层与采购部门等建议,总部财务部复核后,提出年度采购成本总目标建议,提交总裁办公会审议,审批通过后由公司财务负责人签发采购成本总体目标

采购成本总体目标

总目标分解、定价策略

一般控制步骤

C01

• 总部采购部

在完成年度采购成本总目标的前提下,指导事业部分解目标,并制定《集采与非集采物资类型清单》;编制并完善《采购价格定价策略》;存在差异时,必须向公司领导层汇报

集采、分采物资类型清单;

各事业部采购成本目标

5、1

5、2

编制采购物资招标方案

一般控制步骤

C02

• 事业部采购部

• 总部采购部

根据采购成本目标与范围内的采购清单,总部采购部负责编制集采物资采购方案,事业部采购部负责编制分采物资采购方案,方案中应包括各类物资采购成本控制目标明细。

方案需报批后方能实施

招投标方案

方案审批

关键控制步骤

C03

• 事业部物采委

• 公司物采委

方案报物采委审批,审批通过后,由采购部门实施;事业部总经理作为事业部物采委重要成员,要对事业部采购总成本负责

7、1

7、2

7、3

采购招标、价格谈判、确定价格

关键控制步骤

C04

• 事业部采购部

• 事业部价格管理部门

• 事业部物采委

• 总部采购部

• 公司物采委

招投标采购物资:

采购部门组织招投标/评标工作,物采委评标小组进行评标审核,分采物资需报事业部物采委审批或授权总经理审批,集采物资需报公司物采委审批或按授权进行审批

非招标采购物资:

依据采购数据输入条件表（见附表1）,采购部业务人员首先进行价格审核与谈判,价格人员进行复核并提供专业建议,采购业务人员对价格确认后,以采购数据输出表形式（见附表2）,报审批。

备注:

1）新增采购物资、开发新供方物资,由采购部门评审后确定就是否招投标,并相应按以上流程处理;

2）通常价格差异较小的价格,可由采购人员谈判确定价格,并报审批,将相关价格资料报价格管理部门备案;

3）与相同一物料或相似物料的价格相比差异超过20%的,或者差异金额超过10万元的（优先考虑差异金额）,需进行价格审批。

格式参照附件1

审批

关键控制步骤

C05

• 事业部物采委

• 事业部总经理

• 公司物采委

事业部物采委对事业部采购物资价格进行审批,事业部总经理根据物采委授权进行日常价格的审批,或进行授权审批

公司物采委对集中采购物资价格进行审批,总部采购部根据物采委授权进行日常价格的审批

9、1

9、2

下发价格通知

下发中标价格文件

一般控制步骤

C06

• 总部采购部

• 事业部价格管理部门

• 公司物采委

根据审批结果,下发《价格通知》或《招标采购物资中标通知书》价格通知的格式参照附件2

《价格通知》

《中标通知书》

签订采购合同,并创建采购信息

一般控制步骤

C07

• 事业部采购部

• 总部采购部

采购部门创建采购信息,签订《采购合同》,《采购合同》价格管理部门需备案一份

《采购合同》

价格维护

一般控制步骤

C08

• 事业部价格管理部门

• 总部采购部

事业部负责采购（下采购订单）的物资（含集采分购物资）,由事业部价格管理部门数据专员负责价格维护;总部采购部采购的物资,由总部采购部数据专员负责维护

下采购订单,进行采购

一般步骤

• 总部采购部

• 事业部

采购部门负责下达采购订单与实行采购,收货后,采购部门负责审核发票价格,并进行报账,财务部门负责付款结算

1.20采购价格变更流程

1.20.1流程图

1.20.2流程步骤说明

流程编号

流程步骤

控制类型

控制编号

责任部门

关键活动及相关规定

输出文件

提交价格变更申请

一般步骤

•事业部采购部

•总部采购部

事业部采购部向事业部总经理;总部采购部向公司物采委提交价格变更申请

鼓励降价,谨慎涨价。

原材料价格下降时,采购业务人员及时考虑下调相应采购物资价格。

采购业务人员接收供方的调价申请,供方涨价的原因必需合理且有依据,业务人员必须有具体意见、方案与相关依据。

价格变更申请表

价格变更建议

一般控制步骤

C09

•事业部采购部

•价格管理部门

•总部采购部

采购业务人员提交价格变更申请,必须说明变动原因,经事业部价格管理部门/总部采购部门价格人员复核并签署建议后,方可提交事业部总经理/各级物采委审批

3、1

3、2

审批

关键控制步骤

C05

•公司物采委

•事业部物采委/总经理

按职责进行审批,可根据各公司与业务具体情况在适当范围内,由各级物采委进行授权审批

备注:

战略物资、集采物资需公司物采委审批,事业部可提交相关建议供参考

审批结果

价格协商

关键控制步骤

C04

•事业部采购部

•总部采购部

根据审批结果,与供应商进行谈判与协商,存在差异时,必须及时汇报并负责跟踪进展情况,谈判结果由采购业务人员负责提交复核或审批

下发价格通知

一般控制步骤

C06

•事业部采购价格管理部门

•总部采购部

采购价格确定后,价格管理部门下发价格变更通知

《价格变更通知》

价格维护

一般控制步骤

C08

•事业部采购价格管理部门

•总部采购部

数据专员及时维护SAP系统价格

变更采购合同

一般步骤

•事业部采购部

•总部采购部

与供应商重新签定变更后的采购合同

《采购合同》

1.21控制矩阵

目标编号

控制目标

风险编号

风险描述

控制编号

控制措施

T01

明确采购价格责任主体,审批流程及审批权限,规范价格确定、价格变更行为

R01

采购成本目标未有效管理、考核、监控不到位,无法达成目标的风险。

C01

完成年度采购成本总目标的前提下,指导事业部分解目标,编制并完善《采购价格定价策略》

C02

编制物资采购方案,方案中应包括各类物资采购成本控制目标明细。

报批后方能实施

C03

方案报物采委审批后,由采购部门实施;事业部总经理要对事业部采购总成本负责

R02

采购价格确定、价格变更过程不规范、未能有效控制采购成本的风险

C04

年度招投标采购物资经评标确定采购价格、非招标采购物资通过谈判、比价确定;新增采购物资、开发新供方物资,由采购部门组织评审后确定就是否招投标,并按相应流程处理;

C05

各级物资采购委员会按职权范围对采购物资价格行使审批、仲裁职责

C06

根据审批结果,下发《价格通知》或《招标采购物资中标通知书》

C07

采购部门创建采购信息,签订《采购合同》

C08

由相关数据专员负责价格维护;

R03

技术、工艺要求不同、材料、品质不同等因素,导致采购价格存在较大差异的风险。

C04

由采购部门组织评审后确定就是否进行招投标,询报价,并相应按流程处理;差异较大的价格需按价格审批流程要求进行审批

C05

各级物采委按职权范围对采购物资价格行使审批或进行授权审批

C09

采购业务人员提交价格变更申请,必须说明原因,并经价格人员复核,签署建议,方可提交审批