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公文写作420邓建

公文写作

一、何谓公文

《中国共产党机关公文处理条例》第二条指出:

“党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。

《国家行政机关公文处理办法》第二条指出:

“行政机关的公文(包括电报),是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。

含义:

党的机关实施领导、处理公务;行政机关用于行政管理。

性质:

具有特定效力或者法定效力。

特征:

具有规范格式或者规范体式。

一般文章“定体则无,大体需有。

二、公文的作用

明法:

法律用“公告”明世。

传令:

方针、政策、工作原则等需用指示、决定、通知等来传达。

请求指示、批复:

请示报告制度。

下级机关、单位开展工作的重大原则问题,必须请示后在以批复行事。

主要有请示、报告、批复等文种。

商洽、支持:

“一方有事,八方支持。

”公文中的“函”就像一条纽带,把机关、单位之间联系起来,商洽、交流,相互支持。

教育、警示:

表彰通报、批评通报等就发挥这一作用。

三、公文的分类

按公文的地位:

法定公文、非法定公文。

法定公文:

党和国家通过公文管理的有关法规确立的公文。

党政公文十七类十八种:

命令(令)、指示、决定、议案、通知、函、请示、报告、批复、通报、通告、公告、会议纪要、意见、公报、决议、条例、规定。

其中“意见、公报、决议、条例、规定”为党的公文所独有;“命令(令)、议案、通告与公告”为行政公文所独有。

非法定公文:

为处理各种政务活动而使用的政务信息文体。

主要有简报、调查报告、计划、总结、讲话等。

按行文方向:

上行、下行、平行、通行公务文书。

上行:

请示、报告;

下行:

命令(令)、指示、决定、通知、批复、通报、会议纪要、意见、决议等;

平行:

函;

通行:

通告、公告、公报。

按性质:

指挥类、请求类、知照类、规范类

指挥类:

命令(令)、指示、决定、批复、通知、决议、意见等;

请求类:

请示和函;

知照类:

报告、通报、公告、通告、会议纪要等;

规范类:

通告、条例、规定等。

按行文关系:

内部公文、对外公文、收入公文、公布公文。

按内容繁简:

单一公文、综合公文。

按送达和办理时间要求:

特急、紧急、常规。

按机密程度:

绝密、机密、秘密、普通。

四、公文写作的要求

公文写作原则

实事求是、准确合实、可行有效、简练规范。

“随事立体、贵于精要,意少一字则义阙,句长一育则辞妨”。

五、公文的行文规则

下行文

一要选准文种:

命令(令)、指示、决定、通知、批复、通报、会议纪要、意见、决议等;

二是一般只发直属下级,有时也可扩大到所属各级。

三是公布性公文,一般不需另外行文。

四是向下级单位的重要行文,应同时抄送发文机关的直接上级机关。

五是对下属受双重领导的单位,一个上级机关向这种单位下行批复、专门性的决定、通知时,应视需要,抄送它的另一个上级机关。

六是上级机关不可与下级机关联合向下级行文。

七是本机关单位的党组(机关党委)不能向下一级机关单位的党组(机关党委)直接行文,更不能向下一级行政机关行文,因为它们之间不存在隶属关系。

八是职能范围的事情,不要报请上级机关批转行文。

九是在政府部门党组撤消后,党的领导机关根据工作需要可向同级或下级政府部门行文。

十是单位部门之间对有关问题未经协商一致的事情,一律不得各自向下级行文。

上行文

一要选准文种。

请示、报告。

二是机关单位之间一般不能越级行文。

情况特殊、紧急,逐级上报会延误时机,遭致损失的,可以越级行文,但同时必须抄报被越过的上级机关。

三是向上级机关行文,应当主送一个上级机关单位;如需其他机关的上级机关单位阅知,可以抄送。

受双重领导的机关单位向上级单位行文,应当写明主送单位和抄送单位,由主送单位负责答复其请求事项。

四是党政机关不能交叉上行请示、报告性公文。

五是党委各部门应当向本级党委请示问题。

六是一头请示。

请示主送的单位一般只能有一个。

七是一文一事。

《中国共产党机关公文处理条例》规定:

“向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。

”《国家行政机关公文处理办法》也有类似要求。

八是不送个人。

《中国共产党机关公文处理条例》规定:

“除特殊情况外,请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理,不应直接送领导者个人。

”《国家行政机关公文处理办法》规定:

“请示不得直接送领导者个人。

九是不得抄送。

上行请示,不要同时抄送同级或下级机关。

十是凡属本机关职权范围内可以解决或者与其他部门协商可以解决的事项,不要请示上级机关。

平行文

一要选准文种。

函、周知性的通知、议案等。

二是同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文;政府及其部门与党委、军队机关及其部门可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位可以联合行文。

同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。

三是不相隶属机关之间一般用函行文。

四是平行文在写法上要态度谦和,多用商量的口气,不能强加于人,更不能用指示性口吻。

通行文

一要选准文种。

通告、公告、公报。

二是行文语言要规范,不要过多描述,语体要相对严格周详。

三是多用条文化写法,条目之间必须按性质归类界定清楚。

表述一般先正后反。

六、公文的结构

公文结构主要要求:

有头有尾有中段——要完整。

如一个综合性的工作总结,在结构的安排上必须写清基本情况、成绩经验、问题教训、今后的努力方向等,否则该总结就不全面。

一个请示,则必须写清请示事项、请示缘由、请示意见等。

头尾和中段各在必然的位置——要合理。

要有一股生气贯穿于整体——要整一。

开头和结尾

公文的开头与文学作品不同:

文学作品讲究“进门向壁,曲径通幽”;公文则要“开门见山,下笔入题,起句发意”。

公文常见的开头形式有:

概括式:

以简洁的语言介绍主要情况,表达基本内容,扣好全文帽子。

这种方法在会议纪要、调查报告、简报、报告、通报等文体中较常见。

目的式:

一开头就表明行文的目的。

多用于知照类公文,常用“为了…..”“为……..”等句型引用。

根据式:

主要体现公文的严肃性和权威性。

常用“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文。

因由式:

开宗明义,一开头直接阐明行文的原因,常用“由于”、“鉴于”、“因为”等词语领起下文。

表态式:

开头就对文件提出看法和要求,表明态度。

多用于批复、复函等公文。

结论式:

一开头就提出结论性意见,再在下文具体解释、说明。

这种形式在指示、决定、决议中经常使用。

公文结尾形式主要有:

惯用式:

如“特此通知”、“盼复”、“特此函复”等。

请求式:

在行文主体结束后,向有关机关、部门提出请求。

希望号召式:

在行文主体提出希望、号召,如“希遵照执行”、“希认真办理”等。

概括式:

以简洁的文字、扼要地对公文的基本思想和主要观点作高度概括,便于让人们更清楚地了解公文的主旨。

常在决定、通报、总结、会议纪要、调查报告等文体使用。

自然式:

意尽言止。

七、公文写作格式

格式组成:

《国家行政机关公文处理办法》规定:

“公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

”除此之外,像文件份数号码、印发份数、翻印机关、翻印时间、翻印份数等也是公文格式的重要内容。

《中国共产党机关公文处理条例》规定:

“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

眉首

眉首俗称文头部分,包括发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、文件份数顺序号,此外还有间隔线。

公文主体

标题

标题是公文核心内容的概况。

标题一般均含有发文机关、事由(主要内容)和文种。

《国家行政机关公文处理办法》规定:

“公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关,并准确标明公文的种类。

”《中国共产党机关公文处理条例》也规定:

“标题由发文机关名称、公文主题和文种组成,位于发文字号下方。

主送机关

主送机关:

发文对象。

常见错误:

党政不分、多头请示、越级主送、主送个人。

正文

正文是公文内容的主体。

其逻辑结构为缘起、展开、收束。

公文附件

附件是正文的附属材料。

印章

印章是公文生效的标志,是公文的法律依据,是行文过程中的重要环节。

《国家行政机关公文处理办法》规定:

“公文除会议纪要外,应加盖印章。

联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。

联合下发的公文,联合发文机关都应加盖印章。

”《中国共产党机关公文处理条例》也规定:

“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,公文应当加盖发文机关的印章。

正确的盖印方法是:

骑年压月,上大下小。

成文时间

《国家行政机关公文处理办法》规定:

“成文时间,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。

电报,以发出日期为准。

”《中国共产党机关公文处理条例》规定:

“成文日期,一般署会议通过或者领导人签发日期;联合行文,署最后签发机关领导人的签发日期;特殊情况署印发日期。

综上情况,成文时间的标准主要是:

一般以机关领导人签发的日期为准;

凡属会议通过的文件,以会议通过的日期为准;

凡属一般例行的公文,如请示、批复、函等,以实际发出日期为准;联合行文,以最后一个机关领导人签署的日期为准;

电报,以实际发出日期为准;

重要的法规性文件,除表明会议通过的时间外,还应注明文件生效的时间。

附注

1987年2月18日国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》中开始出现。

是对公文正文的“注释”。

文尾

文尾,政府文件包括主题词、抄送机关、印发机关栏、印发日期、份数等项;党的公文包括主题词、抄送机关栏、印制版记;函件只包括主题词、抄送机关、份数等项,不注明印发机关和印发日期;会议纪要一般包括主题词和分送机关栏。

八、通知

通知的定义及分类

通知是一种应用比较广泛的知照性公文。

在发布行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批准下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时,都可用“通知”。

通知的种类较多,按其性质内容一般可以分为三类:

(一)批示性通知

主要用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规。

这种通知一般与批转或转发的文件一起共同构成一个新的文件。

这类通知要写明对所批转或转发的文件的意见或评价,表明批转或转发的目的。

它不仅答复了来文机关,而且要求受文机关借鉴或参照、遵照执行。

有的通知还要作出比较具体的指示性意见,以提高下级机关对某项工作的认识。

(二)指示性通知

上级机关在对下级机关的某项工作进行指示和部署,而又不适宜用“命令”或“指示”时可用这类通知。

这类通知提出的要求应切合实际,语言表达要准确,文字要精练。

对要求解决什么问题,为什么要解决这些问题,怎么解决这些问题,要写得明白清楚。

(三)告知性通知

在传达和告知需要下级机关、平行机关或不相隶属机关知道或者办理的事项时用这类通知。

如机构、人员变动,启用印章、召开会议,人事任免等,都可用这种通知。

在给不相隶属机关发通知时,一般用“函”的形式。

此类通知没有需要贯彻的内容,写法上也较为简单。

不管写哪种通知,都要求做到四点,即主题集中,内容具体,要求明确,文字简洁。

此外,对于一些联合通知、补充通知或紧急通知,都应在标题上注明。

九、怎样写好通知

(一)通知的写作要求

(1)撰写通知必须严肃认真。

由于通知是一种使用频率极高的公文,对各项实际工作均有着重大而广泛的作用。

所以在撰写时,特别是撰写重要通知时,必须首先“吃透”有关法律法规及方针政策,还必须“吃透”有关实际情况,以使所撰写的内容富有针对性和可行性,便于贯彻执行。

(2)要认真区分不同类型通知的不同性能以及语言、语气等方面的差异。

要根据具体内容来确定表达形式,在符合公文特定程式性的前提下,通知的谋篇布局、行文方式、表达技法、遣词造句等,均应力求灵活简便,尚实切用,严忌呆板陈腐及形式主义。

(3)通知的抬头,必须清楚准确。

受文单位可以是一个,也可以是若干个,务必—一写出,严忌错漏。

如果是普发性通知,其抬头应写规范性的统称。

(4)“通知导言”,务求简洁清楚,具有概括性;“通知主文”,务求明确具体,具有“可行性”。

如果在“导言”末尾已然写出了“特作以下通知”之类的承启语,那么在正文末处不宜再用“特此通知”之类的惯用语作“结语”,以免重复。

(5)通知的表述方式必须以理性化的直述为主,语言文字要突出“单一性”,要质朴精确,即使采用评述性的议论,也应力求做到“画龙点睛”,“点到为止”;严忌出现文学性的夸饰、含蓄、细腻、音韵同趣或鲜明的形象感。

(二)通知的写作方法

通知由标题、受文单位、正文、落款及日期四个部分组成。

1.标题

通知的标题有三种写法:

(1)标题只写“通知”二字。

一般性通知或者内容比较简单的通知就可以这样写。

(2)标题直接写明“紧急通知”或“重要通知”。

这种标题多用于通知的事项需要被通知单位尽快知道,或通知的内容是重要事项。

例如,《国务院关于严格控制社会集团购买力压缩开支的紧急通知》。

(3)标题由发文机关、事由、文种三要素组成。

这种标题使人一目了然,十分醒目。

例如,《国务院办公厅关于稳定市场物价的几个问题的通知》。

2.受文单位

在标题下面,正文之前,顶格写明被通知的单位。

被通知的单位,可以是一个,也可以是几个,还可以所有下属单位。

3.正文

它是通知的主体,即通知的内容。

通知的正文有的简单,有的复杂,有的长,有的短。

例如一般性通知,只要写清什么事情,什么时间、地点,如何办理即可。

通知的正文一般都要求写出发文缘由、具体事项和执行要求,但不同性质的通知写法还是有一定差异的。

比较典型的是指示性通知和会议通知,现简述如下:

指示性通知的正文一般包括通知缘由、通知事项、执行要求三部分。

第一部分通知缘由是开头部分,主要说明为什么要发该通知,是通知正文的导语,通过承启用语,转入通知事项的拟写、常用的承启用语有“特提出如下要求”“现通知如下”“特作如下通知”等等。

其后一般用冒号,承接事项部分。

缘由应写得清楚、充分、有说服力,行文也要简洁。

第二部分通知事项是正文的主要部分,应写出工作任务、基本措施、原则要求、注意事项等内容。

为了把问题叙述得清楚分明,便于掌握和执行,常常分序号拟写,有时还列小标题分述,以求醒目。

通知事项务求明确、具体,重点突出,眉目清晰,便于执行。

第三部分执行要求是通知的结尾部分,应写出对执行通知的希望与号召。

一般用“以上通知,望认真执行”“特此通知,望认真贯彻执行”等语。

执行要求应写得简短,有针对性,有号召力。

会议通知的正文一般包括会议缘由、会议内容、具体要求三部分。

第一部分会议缘由,常常要写明会议召开的原因、根据,由哪个机关召开什么会议。

会议名称最好写全称。

第二部分会议内容,会议通知的事项要写得清楚具体,常常要写明起止时间、会期、地点、主要目的、基本内容、大致进程、与会具体范围、与会人员的级别职称、报到时间及具体地点。

第三部分会议具体要求,包括与会人员会前的思想准备,携带的文件材料以及介绍证明和有关用品的准备。

路程较远的还要写乘车(船)的路线和班次。

如牵涉到吃住问题,还要写明会议有无补助等等。

4.落款及日期

它包括两种情况:

(1)在标题里已写明发文机关,标题下面已注明发文时间,在正文后面就不再写发文机关或发文时间。

(2)在标题里没有写明发文机关,标题下面也没有写明发文时间,应在正文右下方写上发通知的机关名称和年、月、日,并加盖机关公章。

十、意见

意见的定义及作用

“意见”,是“用于对重要问题提出见解和处理办法”的公文文体。

“意见”这种公文,往往是上呈然后批转下发的,一般是由主管机关或职能部门对自己认为是重要的问题提出看法、主张、措施、办法,要求上级批准实施或批转更大范围实行。

它和在会议上或谈话中提出的意见不同;即使是作为意见或者标明是发表意见的讲话,如未当作“意见”正式发文,即使发布,从文体上讲也还是会议报告或讲话稿,不是“意见”。

为什么要写成“意见”,而不是直接向下发指示、通知、决定,也不是向上级写报告、请示?

是因为本机关无权向哪个范围直接发指示,或者是意见关系重大必须经上级批准,或者自己只是职能部门或对于下发单位无直接领导权。

如,国务院税务总局关于分税制的意见,要发到各省、市、自治区人民政府,发到各部委等,就作为“意见”上报国务院然后由国务院作为国务院文件批发。

当然也有上级部门直接下发“意见”的,或是授意职能部门研究起草的;但大多数“意见”是下级机关、职能部门、专业部门甚或个人给上级机关写的,而由上级机关加“通知”等转发。

所以,可以说它是报请性公文中的呈转公文。

十一、意见的写作方法与注意事项

(一)意见的写作方法

总的来说,公文一般格式一致,由标题、正文、落款组成。

1.标题

由发文机关、内容(事由)、文种组成。

如:

《国家税务总局关于调整国家税务局、地方税务局税收征管范围的意见》。

也可省略发文机关,如《关于对各种基金进行清理登记的意见》,是财政部、审计署、监察部共同拟发的,有文头或署名,标题中省去。

也有不写拟文机关的,直接由上级机关发布。

2.正文

内容上可包括依据、说明(或简短论证)、主张(或办法)。

“意见”有时只提出见解、主张,有时只提措施、办法,有时既有见解又提办法。

只提办法的,也可省略说明或论证部分。

形式上分开头、主体、结尾。

开头提出问题或依据;主体是见解或办法。

如有说明或论证既可放在开头,也可写在主体部分与见解、办法结合。

结尾,可写注意事项、预测前景、补充说明、实施要求等,也可不写。

上报时要有结语写要求,类似“报告”、“请示”,如“请审查批示”,“如无不妥请转发各地施行”等。

上级机关加“通知”发文时,“意见”本身可不要结尾,更不必印发结语。

3.落款

上款,写呈报的上级机关名;下款,写“意见”的拟文单位。

转发件上因有上级通知,多略去。

(二)写作注意事项

1.针对性

必须针对亟待解决的重大问题或者尚未引起应有注意的问题,不能“放空炮”或“捡芝麻”。

2.实在性

要经调查研究,具实事求是之意,无哗众取宠之心,建议主张符合实际,不能说空话唱高调。

3.可行性

主张要有可行论证或可靠依据,办法要具体可操作。

“意见”是要施行的必须切实可行,不能坐而论道、大而无当。

4.建设性

“意见”不是提出意见完事,更不是批评了完事,办法不能陈陈相因老调重弹,要发现新问题、找到新症结、提出新思路、拿出新办法。

十二、批复

批复的概念与特点

批复的概念

批复是上级机关批示和答复下级机关请示事项时所用的一种公文。

批复是一种与请示相对应的批答性的下行文。

批复的特点

(1)从制发情况来看,批复的制发要以下级机关呈送的请示为条件,没有请示,就不能制发批复。

因此,批复是上级机关被动制发的下行公文,而不像指示、命令、指令、决定、决议那样,是上级机关主动制发的下行公文。

(2)从发文机关来看,只有主管的上级机关答复下级机关的请示才用批复。

如《对辽宁省实施弹性工资计划的批复》、《关于同意将XX市职业介绍所作为试点单位的批复》。

其他机关答复问题,用“函复”、“复函”或“答复”。

例如,《劳动人事部关于延长老中医药人员离休退休年龄意见的函复》,《关于发放职工待业救济金问题的复函》、《对七届全国人大代表第43号建议的答复》。

(3)从内容来看,批复具有极强的针对性和明确性。

批复要针对请示的内容作出明确的答复,既不能答非所问、复非所求,也不能态度暧昧、模棱两可。

(4)从性质看,批复是代表上级机关讲话的,是上级机关的意志、权力和权威的象征,是答复性的行政指挥公文。

批复对受文机关具有行政约束力,下级机关必须不折不扣地贯彻执行。

(5)从作用看,批复是上级机关进行具体指挥的工具。

下级机关根据批复的意见,就能立即明白能否从事某项具体的公务活动或者明白如何从事某项公务活动。

因此,批复具有现实而又具体的指挥和指导作用。

十三、批复的写作要求及写作方法

(一)批复的写作要求

1.要弄清请示的情况和问题

在写批复之前,要认真核实请示缘由的真实性,仔细研究请示所提意见的可行性,权衡利弊得失,再有根据地表达意见。

2.要观点明确,态度明朗

批复是带有指导性的,答复问题时,态度要真诚恳切,直截了当,不可含糊其辞,模棱两可,以免造成公文“旅行”。

3.要措辞严谨,答复明确

批复是要下级遵照办理的,表示意见时,措辞要准确、庄重,切忌语意不清,词不达意,以免贻误工作。

4.要迅速及时

批复也应根据请示的不同情况,果断拍板,快速写成,及时下发,以免误事。

(二)批复的写作方法

批复大致由标题、发文字号、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。

1.标题、发文字号

批复的标题写法主要有三种:

(1)“发文机关名称+事由+批复”构成的规范式标题。

其格式是“XXX关于XXX的批复”。

(2)“发文机关名称+事由+请示单位名称+批复”四个要素相加构成的标题。

(3)“事由+批复”构成的简略式标题。

其格式是“关于(或对)XXX的批复”。

批复是正文下发的文件,在标题下一般要注明发文字号。

2.主送机关

在正文之上,单独一行顶格写明主送机关的全称或规范化简称,后面加冒号。

如在标题中已经标出受文机关名称的,也可以省略主送机关这一项。

3.正文

批复的正文一般由批复根据、批复意见两个层次的内容构成。

(1)批复根据,要以简洁的文字,写明根据什么请示所作的答复,包括写清请示的标题、文号、发文日期等。

常用的格式是“你省(市、县、局、处、公司等)X年X月X日发[19X]X号请示收悉,现批复如下”等。

(2)批复意见,即对所请示问题的具体答复,态度应明确,是“同意”还是“不同意”,“批准”还是“不批准”,甚至是“部分批准”或“暂不批准”,都要有明确的答复。

对于不予批准或不同意的,要简要说明理由。

有的批复,根据需要在表明态度以后,还要从领导机关的角度,再强调一些事项,或表示希望,提出要求和号召。

如果内容较多,可以分条列项地写出,文字要简明准确,态度要明朗,以利于下级机关理解和执行。

根据内容,有的批复在结尾时还可以用“特此批复”、“此复”之类的惯用语作结,当然也可以不用,要灵活掌握。

典型病例分析与诊治:

xx市教委关于同意xxx中学

筹建印刷厂的批复

xxx中学:

1995年1月19日你们送来的请示我们收到并传阅了。

你们的目光是远大的,你们文中所透露的担忧也是不无道理的,但你们的担忧是无必要的。

教委的领导是有远大目标的,是有经济头脑的。

我们下边对你们的请示的答复就是有力的证据。

但是筹建印刷厂所用的费用你们得自己筹措。

教委不会拨给你们款项的。

还有厂址的问题,就按你们请示中所说的办。

在现空出来的平房教室里,共1排20间。

除此之外,学校的其他场地是不能侵占的,比如操场、实验室等不能因建厂就将其挪用。

因为道理很简单,我们不能喧宾夺主,不能因建厂而干扰教学工作。

还有利润的问题,建厂的目的就是为了改善教学条件,所以建厂后二三年之后有了利润,至少得把一半用于教学,当然百分之三四十也可以,不过以一半为好。

说到工厂的工人来源问题,也不得不考虑,如何用人,从何处聘用人,这是你们学校的自由,但有一条必须卡死,那就是,所有的教学第一线的人员,一律不能调用或借用。

xx市教育委员会

1995年2月6日

分析与诊治

这份批复有以下几点不妥之处。

首先是态度不明朗。

这是批复之大忌。

为了便于下级单位遵照办理,批复态度必须明朗,当行则行,不能模棱两可,含含糊糊。

而本批复在这一点上注意不够。

比如文中谈到利润

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