行政管理制度汇编.docx
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行政管理制度汇编
行政管理制度汇编
集团行政部
第二稿
目录
第一部分人力资源管理3
招聘选拔管理3
新员工入职管理6
员工转正考核工作流程9
内部调动管理11
离职管理14
应聘人员背景核查管理办法17
考勤管理19
民主测评细则22
第二部分行政后勤管理24
办公会议管理规定24
第一章总则24
第二章会议时间及内容24
第三章会议的准备25
第四章会议的召开25
第五章会后工作的落实25
第六章附则26
会务工作管理规定27
第一章总则27
第二章管理职责27
第三章重要会议会场物品配置及服务内容27
第四章会务管理流程28
第五章会议用餐安排28
第六章公司会议室的使用管理要求29
第七章附则29
内部通讯录管理规定0
保密管理规定1
第一章总则1
第二章保密范围和密级划分1
第三章保密措施2
第四章附则4
第一部分人力资源管理
招聘选拔管理
第一条招聘目标
1.通过系统化的招聘管理保证公司招聘工作的质量，为公司选拔出合格、优秀的人才。
2.招聘流程规定人员需求的申请、招聘渠道的评估、面试程序及录用程序，以保证招聘工作满足公司需要并有效控制成本。
第二条招聘原则
1.公司招聘录用员工按照“公开、平等、竞争、择优”的原则，对公司内符合招聘职位要求及表现卓越的合适员工，将优先给予选拔、晋升。
其次再考虑面向社会公开招聘；
2.所有应聘者机会均等。
不因应聘者的性别、民族、宗教信仰和推荐人不同而给予不同的考虑。
第三条行政管理部职责
1.制定公司年度招聘计划，并在实际执行中给以及时调整；
2.发布招聘信息，并收集简历和应聘资料；
3.组织安排面试，为用工部门的人员录用提供建议；
4.与候选人详谈相关条件及岗位薪酬。
第四条用人部门职责
1.根据业务计划，提出招聘需求；
2.依据公司组织结构，对空缺岗位进行招聘；
3.确认招聘职务的职位描述和任职资格；
4.参与对应聘人员的测评，对其专业技术水平等进行判断。
第五条招聘需求的提出
1.各部门按要求填写《人力资源需求单》，明确招聘职务的职位描述、任职资格、招聘周期、岗位薪资，报集团行政管理部，行政管理部根据招聘需求，提出招聘方式建议报总经理审批；
2.总经理审核批准后，集团行政管理部根据组织架构、编制情况、招聘需求，拟定招聘计划；
3.集团行政管理部根据招聘计划执行情况，每月同有关招聘部门就人员招聘进展状况进行沟通和协调。
第六条招聘工作的实施
1.人力资源部对应聘资料进行收集、分类、归档，按照所需岗位的职位描述做初步筛选；
2.应聘人员一般需经过三次面谈和二次测试。
面谈层次及步骤如下：
面试人员
审查内容
第一次面试
人力资源经理
健康状况及证件真伪
学历、工作经历
资历与岗位的符合性
第二次面试
行政总监
用人部门经理
专业知识
专业技能
薪资确认
资历与岗位的符合性
第三次面试
总经理
综合素质考评
薪资合理度
录用与否核准
第七条录用审批
1.应聘人员经过三轮面试后，用人部门经理、行政管理部可就是否录用提供合理化建议，由总经理审批；
2.应聘人员经批准录用后，行政管理部负责通知其到岗上班、约定试用期：
协商薪资、安排体检、进行背景核查（详见应聘人员背景核查管理办法）。
3.新员工上班的第一天，行政管理部向其发出“录用通知书”，同时按公司新员工管理工作流程办理有关手续。
流程图：
新员工入职管理
第一条工作目标
1.将新员工顺利导入现有的组织结构和公司文化氛围之中。
员工被录用初期通常是最重要的时期，正是这个时期员工形成了工作态度、工作习惯，并为将来的工作效率打下基础：
2.向新员工介绍其工作内容、工作环境及相关同事，使其消除对新环境的陌生感，尽快进入工作角色；
3.在试用期内对新员工工作的跟进与评估，为转正提供依据。
第二条入职前准备
1.应聘人员的《录用决定》由总经理签署后，行政管理部负责通知员工报到：
2.新员工报到日，行政管理部根据《新员工入职手续清单》为其办理相关事项；
3.由其所在部门直接负责人确认其座位；
4.通知新员工报到时应提交：
1寸彩照2张底片；毕业证书、学习证书、职称证书、身份证原件及复印件；
5.网络管理部门在新员工入职一周内为其办好公司邮箱地址；
6.员工所在部门为其确定导师，在入职当天和入职培训中介绍。
第三条入职手续
7.新员工填写《员工履历表》；
8.发放向新员工介绍公司情况及管理制度，使其具备基本公司工作知识；
9.按照《新员工入职手续清单》逐项办理入职手续；
10.与新员工签订《劳动合同》；
11.确认该员工调入人事档案时间；
12.向新员工介绍管理层；
13.带新员工到部门，介绍给部门经理（总监）；
14.将新员工的情况通过信息平台向全公司公告；
15.更新员工通讯录。
第四条部门办理事宜
1.行政管理部带新员工到部门后，由部门安排其直接上级参观部门，并介绍部门人员及其他部门相关人员；
2.由直接上级向新员工介绍其岗位职责与工作说明；
3.部门应在例会上向大家介绍新员工并表示欢迎。
第五条入职培训
1.由行政管理部定期组织新员工培训，培训内容包括：
公司介绍、公司各项制度、业务基础知识等；
2.不定期举行由公司管理层进行的公司发展历程、公司文化、各部门职能与关系等方面的培训；
第六条满月跟进
新员工入职满一个月左右时，由行政管理部对其进行跟进。
形式：
面谈。
内容：
主要了解其直接上级对其工作的评价：
新员工对工作、直接经理、公司等各方面的看法。
第七条转正评估
新员工工作满三个月时，由行政管理部安排进行转正评估。
员工对自己在试用期内的工作进行自评，由直接上级、工作相关人员对其进行评估。
详见转正考核流程。
流程图：
员工转正考核工作流程
第一条工作目标
1.转正是对员工的第一次工作评估的机会，也是公司优化人员的一个重要组成部分；
2.转正对员工来说是一种肯定与认可，转正考核流程的良好实施，可以为员工提供一次重新认识自己及工作的机会，帮助员工自我提高；
3.一般员工的转正由用人部门和各级人力资源部门进行审批并办理有关手续。
流程图：
劳动合同管理
第一条员工转正后，公司予以签订劳动合同。
第二条劳动合同首签一般为1～3年期，内容大致包括：
1.受雇人姓名、身份证号码、住址。
2.员工到职日期、合同起止日期。
3.职位名称。
4.办公时间。
5.保险福利待遇：
享有保险、公积金及各种津贴等。
6.工作纪律。
7.员工有责任及义务将公司业务内容保密。
8.劳动合同变更、解除、终止、续订。
9.经济补偿及劳动纠纷。
10.劳方、资方及劳方见证人签署一栏。
第三条员工在遇到人事变更、离职或合同到期时，由行政管理部负责进行相应的合同变更、解除、终止或续签。
第四条员工入职时应承诺已与原单位解除劳动合同，如因个人隐瞒事实、弄虚作假导致劳动合同纠纷，公司概不负责。
第五条公司与员工双方续签劳动合同均应在原合同期满前30天提出续签意见，如双方同意续签，则按照原合同期满日为开始日，续签一年，以此类推。
内部调动管理
第一条工作目标
1.通过人事调整，合理使用组织的人力资源；
2.达到工作与人力资源的最佳匹配，使人尽其才，提高工作绩效和工作满意度；
3.调整公司内部的人际关系和工作关系。
第二条内部调转类别
1.外派
根据公司有关规定和业务需要，由公司派出人选担任分支机构相关职务；
2.调岗
因机构调整或业务需要，或为符合员工工作能力和发展意向，公司可安排员工调岗；
3.借调
因业务上的需要，公司可把员工借调到其他岗位；
4.待岗
当员工被认为绩效表现及工作能力不能胜任本岗位工作需要，经过培训仍无法达到需求时，部门可向人力资源部提出安排其待岗。
第三条外派办理程序
1.派出部门根据任职要求适当人选，填制“内部调转表”，并附“职务说明书”，报人力资源部审核；
2.行政管理部根据“职务说明书”的要求，进行审核并提出意见，按人员聘任权限报总经理批准；
3.行政管理部向派出部门、派往的分支机构及拟派员工发出“内部调转通知单”；
4.外派人员按规定办理工作交接，按期到派往的分支机构报到；
5.派出部门应在外派人员任期满前30天，或根据工作实际需要，可决定外派调整方案，并报行政管理部；
6.轮换：
公司或派出部门提出新的任职人选，按规定程序办理审批手续。
同时，由派出部门根据工作需要，为卸任人员安排工作岗位，并按“员工调整审批程序”办理职务/岗位调整手续；
7.延长任期：
可根据实际工作需要延长外派任期。
第四条调岗办理程序
1.当公司内部出现岗位空缺时，除考虑内部提升及外部招聘外，亦考虑平级调岗。
公司有关部门及员工本人均可提出调岗；
2.公司提出调岗，由行政管理部负责协调，取得调出与调入部门经理的同意后，填制“内部调转表”和“工作评估表”，按人员聘用权限报公司领导批准；
3.员工提出的调岗，应由本人提出书面调岗申请，填写“内部调转表”并报所在部门经理同意后，填写“工作评估表”，由行政管理部参照员工聘用审批程序办理；
4.行政管理部向员工和有关部门发出“内部调转通知单”。
第五条借调办理程序
1.借调人选由公司或拟借调部门指出，并经行政管理部与有关部门协商而决定；
2.用人部门向行政管理部提出借调申请，由行政管理部同用人部门、调出部门及员工本人协商取得一致；
3.用人部门或人力资源部填制“内部调转表”，相关部门会签后，报总经理批准；
4.行政管理部发出“内部调转通知单”。
第六条待岗办理程序
待岗应由用人部门以书面形式提出，填写“内部调转表”，清楚说明待岗理由，交行政管理部，并按管理权限进行审批。
同时由用人部门和行政管理部共同协调其工作安排，在两个星期内仍不能安排其工作的，进入离职工作流程。
流程图：
离职管理
第一条工作目标
1.离职流程管理是为了规范公司与离职员工的多种结算活动，交接工作，以利于公司工作的延续性。
2.离职手续的完整可以保护公司免于陷入离职纠纷。
3.经理与离职人员的面谈提供管理方面的改进信息，可以提高公司管理水平。
第二条离职类别
离职种类分为三种：
辞职、自动离职、开除。
1.辞职：
以自愿为原则，经员工本人陈述理由提出辞去工作的申请行为。
2.自动离职：
员工本人没有陈述理由提出辞去工作，但实际行动已构成离职要件，公司按规定要求员工离开公司的行为
3.开除：
员工行为已经严重违反公司规定，公司按规定强制员工离开公司的行为
第三条辞职处理
1.试用期内辞职：
须提前3日将《辞职申请书》提交行政管理部进行审批；
2.试用期后辞职：
须提前30日将《辞职申请书》提交行政管理部进行审批；
3.辞职沟通：
主要目的是经过面谈了解员工的真正辞职原因，进行管理改善。
A．用人部门沟通：
用人部门负责人与辞职员工积极沟通，对绩效良好的员工要努力挽留，挽留无效则进行离职面谈，离职面谈内容包含：
a）审查文件、资料的所有权、及核实管控情况；
b）审查其了解公司机密的程度；
c）审查其负责的工作、进度和角色；
d）有权代表公司根据其工作的进展情况确定具体的离职日期。
B．行政管理部面谈：
a）了解员工入职以来的工作绩效，及其辞职的原因；
b）回答员工可能存在的问题；
c）征求其对公司的评价和建议，以便改善管理。
第四条自动离职处理
1.员工连续旷工3日视为自动离职；
2.行政管理部汇总自动离职人员名单后，通知该员工，对于教育无效者，上报总经理解除与该员工的劳动关系；
3.员工自动离职视为放弃一切利益和权力，给公司带来的经济损失，公司将依法追究其责任。
第五条开除处理：
1.对于严重违反公司纪律的员工，由部门负责人会同行政管理部形成汇报材料，上报总经理总经理解除与该员工的劳动关系；
2.被开除员工无权要求任何利益和权力，给公司带来的经济损失，公司将依法追究其责任。
第六条辞职流程：
1.集团欲离职员工首先向直属上级提请离职，并确定工作交接事宜，同时到行政管理部提请离职并领取《员工离职申请单》。
2.离职员工详细填写《员工离职申请单》后到财务部和综合管理部处理与己相关的资金（如备用金、发票等，但不含工资）、物品（领用、借用物品）等事宜，处理完毕请财务部和后勤主管在申请单上签字。
3.离职员工的直属上级和单位负责人确认该员工与公司无遗留问题后分别在《员工离职申请单》上签字；离职员工若已转正则需持《员工离职申请单》呈报集团总经理批示，未转正则不需。
4.总经理批准后，将《员工离职申请单》交回人力资源部。
5.确认符合离职条件后，行政管理部将签字准予离职，并通知财务部可以按正常程序离职结算（财务部在没有接到人力资源部的通知时不予办理工资结算），离职员工可以正式离职。
当确认不符合离职条件，不准予离职，待该员工处理完相关事宜后才可离职。
流程图：
应聘人员背景核查管理办法
第一条为加强公司的员工招聘管理，把好人才筛选关，确保员工队伍整体素质，特制定本办法。
第二条本办法适用于适用于公司全体部门。
第三条行政管理部为应聘人员背景核查的归口管理部门。
第四条行政管理部须对应聘人员的身份证、学历学位证书、职称证书等基本资料进行核对和查实。
必要时还须对工作经历、离职原因、品行及工作表现等进行专项背景核查。
第五条专项背景核查原则上应在面试通过后、正式办理录用审批手续前进行。
应聘人员已声明要求延后核查的，以及在录用报批前较难核实的内容，可在试用期间补充核查，但须在转正前完成全部核查内容。
第六条专项背景核查的主要内容及基本方法：
1、身份核查。
包括身份证、家庭情况的真实性等，主要通过联络和确认家属、联系所在街道或派出所以及核对本人身份证等形式进行核查；
2、学历及相关证书核查。
包括毕业学校、专业、毕业时间及各类证书的真实性等，主要通过网络核查或学校学籍管理部门核查；
3、工作经历及离职原因核查。
包括工作单位、岗位、工作时间及离职原因的真实性等，主要通过外调、联系其人事部门进行核对和了解，以及借助社会资源侧面核实等。
其中，对于离职原因的核查，应重点考查此前两家单位的离职原因。
4、品行及工作表现核查。
包括上下级关系、同事关系，以及为人处事、行为特点等，主要通过正式联系单位人事部门进行了解或借助社会资源侧面核实等。
第七条本办法第六条所指背景核查内容中，若1-3项核查属实，第4项内容较难获得信息，但对应聘人的面试评价良好的，可办理录用，但行政管理部和用人部门在试用期间应重点关注其作风和品行，并继续侧面补充核查第4项内容。
第八条在本办法第六条所指的背景核查内容中，若核实1-3项内容有较大偏差，有虚假、伪造嫌疑，或在对第4项内容的核查时存有重大疑问、疑点的，应暂缓录用或不予录用。
第九条通过试用期补充核查，若有品行疑问，工作表现不佳，以及主要事实有偏差的，应不予转正。
第十条应聘人员背景核查由行政管理部负责，用人部门进行辅助核查。
行政管理部主要通过应聘人员在《应聘人员情况登记表》中已提供的线索进行正面核查，并辅以其他社会关系的侧面核查，用人部门主要通过其他社会关系进行辅助核查。
第十一条行政管理部对应聘人员的专项背景核查，须填写《应聘人员专项背景核查记录》，并作为录用报批的基本材料。
试用期补充核查情况，应在转正报批时予以说明。
考勤管理
第一条工作时间
1.工作日：
星期一至星期五
2.工作时间：
每天工作时间8小时
上午：
8：
00_12：
00
下午：
13：
0017：
00
午餐时间：
12：
0013：
00
3.休息日：
星期六、星期日
4.节假日：
元旦、春节、劳动节、国庆节等法定节假日依照国家及当地政府有关规定执行；妇女节给予女员工半日假期（下午）。
根据国家规定或因特殊情况，公司可对作息时间进行适当调整。
第二条考勤管理
1.员工每天应在上午8：
00以前，下午5：
00以后打卡，每日工作时间不得少于8小时；
2.员工于规定上班时间后三十分钟内打卡者为迟到，于规定下班时间前15分钟内打卡者为早退；超过上述时间未打卡并未履行请假手续者为旷工。
当月迟到和早退累计5次按旷工1天处理。
连续旷工15天或年度累计旷工30天，按国家和公司有关规定予以除名；
3.员工公出不需要填写请假条，但须向直接上级提出口头申请，由部门汇总，每月与行政管理部核对；
第三条休假种类
1.婚假：
婚假3天；符合晚婚年龄的增加晚婚假7天；（女23周岁，男25周岁为晚婚）
2.丧假：
员工处理其配偶、父母、子女、岳父母、公婆、祖父母、外祖父母及有赡养关系直系亲属的丧事，给予3天假期；旁系亲属的丧事，给予1天假期；
3.事假:
员工因私事请假，应提前写书面申请，由其领导根据工作安排以及本人的实际需要酌情核准。
若属急发事件，不能提前写书面申请，应先向领导提出口头申请，获准后补写书面申请。
每月15日随工资一同报行政管理部
4.病假：
病假一律凭医师诊断证明，每月15日随工资一同报行政管理部。
病假无医师诊断，一律视事假处理（私人诊所开具的诊断证明无效）。
5.探亲假：
在公司工作一年以上的正式职工，均可享受探亲假，父母在外地的未婚职工或夫妻不在一地生活的职工，每年省内探亲假3天，省外探亲假7天，该假可跨年度累计使用。
夫妻在一地生活而双方父母均在省外的职工，每4年享受探亲假15天。
探亲假从请假之日开始计算，不扣除国家法定假日。
职工探亲假往返路费（按火车硬卧标准），在本人月工资的百分之三十以内的，由本人自理，超过百分之三十部份由所在部门负担，但如部门亏损或个人绩效考核未达标则全部由个人承担。
第四条员工假期薪资管理
1.病假薪资：
病假六日之内，不扣工资；超过六日，需集团总经理决定休假期间的工资。
2.事假薪资：
事假一天扣发日工资100%；
第五条请假审批权限
1.高管人员请假，无论时间长短，一律由集团总经理批准。
未经批准不到岗工作，按照旷工处理。
2.部门经理（总监）对下属有一天假期审批权，超过一天，由总经理助理审批，超过两天，由总经理审批。
第六条考勤管理
行政管理部每月15日整理考勤记录，出具考勤差异表，下发至各部门，各部门需在16日前填写完毕并返回行政管理部，行政管理部根据返回考勤差异表制作工资。
第七条违纪及处罚
1.发现出入公司不打卡者，每次扣罚100元；
2.如门卫未履行监督打卡职责，每次扣罚工资的1%。
3.因偶发事故迟到超过60分钟以上，经直接上级和行政管理部查明属实者可准予补办请假手续。
4.员工迟到或早退，20分钟之内扣罚工资额的1%，60分钟之内扣罚工资额的2%。
5.超过规定的早退、迟到时间，不到岗者均为旷工。
6.旷工2小时内，按半天时间计扣工资（基本工资/当月实际工作日/2）；超过2小时，罚款200元，超过三天，按自动离职处理。
7.借公出之机，弄虚作假，隐瞒事实者，发现一次，扣罚50元；当月累计三次，全年累计五次者，予以辞退。
8.
民主测评细则
第一条为全面简洁的评价公司员工的工作成绩，贯彻公司发展战略，结合各岗位的工作特点，特制本细则。
第二条本细则适用于公司全体员工。
第三条针对公司员工的工作性质，将测评类型大致分为生产经营类和职能类。
第四条测评周期为每季度测评一次。
第五条管理人员测评内容为：
日常行为规范、日常工作情况、领导力评估、专业工作成绩、创新意识、工作态度、工作总结、团队协作。
第六条员工测评内容为：
专业工作成绩、日常管理、重大工作完成情况。
第七条各岗位测评采取360度评分方式进行，其中直接上级评分占权重40%，其他部门管理者评分占权重30%，其他部门员工评分占权重30%。
第八条职能岗位测评的参评人员至少为20人，其中：
直接上级1人，生产经营部门管理者（各生产经营部门至少出一个代表）7人，生产经营部门员工（各部门至少出一个代表）12人；生产经营岗位测评的参评人员至少为20人，其中：
直接上级1人，其他部门管理者（各部门至少出一个代表）7人，其他部门员工（各部门至少出一个代表）12人。
第九条评测结果审核：
1.工会作为测评的归口部门，对于明显敷衍、带有恶意的测评成绩（如全部满分或全部零分）可以直接选择作废，重新选择符合要求的参评人进行测评，并将不履行测评义务的员工名单上报总经理处理。
2.测评结果上交总经理后，总经理对有异议的测评成绩，可以采取召唤测评人说明测评理由。
第一十条测评结果运用
1.面谈：
考评者对被测评人的工作进行民主总结，并根据被测评人有待改进的地方，提出改进、提高意见和措施，同时共同制定下期工作目标。
2.薪酬调整：
测评成绩与绩效工资直接挂钩，具体为以下标准：
考评结果
优秀
良好
合格
待提高
不称职
提奖系数
1
0.95
0.9
0.8
0.6
对应分数
100-90
89-80
79-70
69-60
59-0
3.晋升：
测评成绩连续在90~100分数者，在岗位晋升上具有更大的机会。
第一十一条被测评人对测评结果有异议，可以采取书面方式向工会提出申诉。
第一十二条工会在接到申诉后，应在三个工作日内予以回复，对于无事实理由，及凭主观臆断的申诉不予受理。
第一十三条工会受理申诉后，首先对申诉内容进行调查，然后与申诉人的直接上级进行协调、沟通，不能沟通的，上报总经理处理。
第一十四条工会在接到书面申诉书的10个工作日内明确答复申诉人。
第二部分行政后勤管理
办公会议管理规定
第一章总则
第一条为提高办公会议的工作效率，规范办公会议的组织工作和议事程序，特制定本规定。
第二条办公会议有定期会议和不定期会议两种形式，其中定期会议主要包括年度/半年度计划工作会议、公司总办会议、部门例会四种类型。
第三条行政管理部为办公会议事务的归口管理部门，负责会议的组织和管理。
第四条本规定适用于公司及所属子公司。
第二章会议时间及内容
第五条年度计划工作会议时间原则上在1月份，半年度计划工作会议时间原则上在7月份，召集人为公司总经理（或其授权人），参加对象为公司部门负责人、子公司经营班子成员及工程、营销部门负责人，会议议题主要是评审各部门、子公司下一年度/半年度的经营计划。
第六条公司总办会议每月召开一次，会议时间一般在月初左右，召集人公司总经理（或其授权人），参加对象为公司部门负责人，会议议题主要是听取各部门本阶段工作完成情况和下阶段工作计划的汇报，研究、协调、部署下阶段的重点工作。
第七条部门办会议会议时间在每月初，召集人部门经理，参加对象主要是部门骨干成员，并酌情邀请公司职能部门负责人列席，会议议题是听取并明确各部门下阶段的重点工作。
第八条部门例会时间原则上为每周一，由各部门负责人召集，参加对象为部门全体人员，会议议题是总结上周工作完成情况，明确本周工作重点。
第九条不定期会议根据所在公司总经理提议临时组织召开。
会议内容主要是定期会议中没有涉及，但事关重大且急需研究解决的问题，参加
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