红华商业平台流程资料维修.docx

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红华商业平台流程资料维修

红华商业平台流程文档

适用范围：

红华集团家电连锁企业

项目名称：

贵州红华集团公共商业平台1.0

编制：

年月日

审核：

年月日

批准：

年月日

修订历史记录

日期

版本

说明

作者

2003-08-14

0.5

初始版本

张元会

目录

一、引言1

（一）编写目的1

（二）范围1

（三）定义1

（四）参考资料1

（五）文档综述1

二、系统管理2

（一）流程图2

（二）功能菜单管理2

（三）用户权限3

（四）基础设置3

三、家电总部流程3

（一）供应商管理3

（二）合同管理5

（三）商品管理6

（四）采购管理8

（五）商品调配10

（六）商品调价11

（七）商品退货12

（八）商品换货13

（九）商品促销13

（十）盈亏处理14

（十一）残损处理15

（十二）计划管理15

（十三）结算管理17

（十四）组装与拆卸19

（十五）手机串号管理19

四、家电超市流程20

（一）超市向总部要货及退货20

（二）超市向供应商采购及退货20

（三）超市上样及下样20

（四）超市零售及退货20

（五）超市批发及退货20

（六）超市盘点20

（七）借机还机20

五、物流中心流程20

（一）验收20

（二）入库20

（三）出库20

（四）移库20

（五）盘点20

（六）调度20

（七）配送21

（八）费用结算21

六、客户服务流程21

（一）SCM21

（二）配件管理21

（三）安装维修21

（五）回访21

七、办公自动化21

（一）留言21

（二）公告21

（三）文件21

4.2.2系统管理表22

4.2.3基本资料管理表22

4.2.4工作管理表22

4.2.5企业管理表22

4.2.6商品管理表22

4.2.7合同管理表22

4.2.8进货管理表22

4.2.9库存管理表23

4.2.10配送管理表23

4.2.11物价管理表23

4.2.12计划管理表23

4.2.13促销管理表23

4.2.14销售管理表23

4.2.15批发管理表23

4.2.16应收管理表23

4.2.17应付管理表24

4.2.18物流管理表24

4.2.19客户关系管理表24

4.2.20供应链管理表24

4.2.21查询分析表24

4.2.22财务接口表24

4.3视图24

4.4存储过程25

4.5域25

4.6序列25

一、引言

（一）编写目的

本说明书根据软件需求规格说明书中功能需求的描述，确定了基本的业务流程，并根据系统性能需求的描述对流程进行了调整和优化。

流程文档是在《软件需求规格说明书》的基础上编写而成的，它是对系统进行了解和掌握的文本资料,是公司核心业务流程运作唯一的参照资料。

（二）范围

此文档包括以下内容：

系统管理、家电总部、超市、物流中心程、客户服务、办公等功能的描述和各种单据制作、流转、审批相关审批流程。

（三）定义

1、送货单：

在采购相关流程中遇到，主要是指供应商的送货的大票。

（四）参考资料

1、贵州红华集团公共商业平台1.0《软件需求规格说明书》，集团公司内部资料。

2、贵州红华集团公共商业平台1.0《概要设计说明书》，集团公司内部资料

（五）文档综述

流程文档说明书其它内容共分4部分：

1、家电总部部分

2、家电超市部分

3、物流中心部分

4、客户服务部分

二、系统管理

包括所有的系统用户维护过程和基础系统参数的设置。

（一）流程图

1、系统用户设置流程

（二）功能菜单管理

1、系统功能：

系统使用的功能菜单，主要类型有：

功能组、具体功能。

功能组是非末级菜单，具体功能是末级菜单。

具体功能具有如下属性：

有无增加功能、有无修改功能、有无删除功能、有无查询功能、有无打印功能、有无格式转化功能。

2、系统职能：

为适应红华企业运行模式的需要，系统职能分为系统管理、连锁总部、连锁店、物流中心、客户服务中心。

进入系统的任何机构必须是以上几种中的任意一种。

（1）系统管理：

为了保证系统正常运行，对软件进行必要的基本数据管理，主要包括：

权限管理、部门机构管理、系统用户管理、操作日志管理等基础数据的统一管理。

（2）连锁总部：

系统中支持多个连锁总部。

如：

贵阳红华贸易有限公司。

（3）连锁店：

系统中支持多个连锁店。

如：

遵义红华家电超市。

（4）物流中心：

系统中支持多个物流中心。

如：

华捷物流有限公司。

（5）客户服务中心：

系统中支持多个客户服务中心。

如：

红华售后维修服务公司

3、职能功能：

每个职能下有自己的系统功能。

某些系统功能会属于多个职能。

（三）用户权限

1、组织机构：

指连锁总部、连锁店、仓库、物流站、服务站、维修站。

2、部门：

组织机构下各个部门。

3、用户组：

用于分配给系统中已经设置的系统用户，用户通过用户组与功能权限进行对应，对其进行功能权限的设置。

每一职能可以定义多个不同的用户组，一个用户组只能属于一个职能。

4、用户：

设置可以使用该系统的所有用户。

一个用户必须属于一个或多个用户组，未分配用户组的用户不能使用该系统。

一个用户可以使用多个办公地址。

5、权限实现：

权限分功能权限、部门权限和审批权限三种，这里只设置用户组的功能权限。

功能权限可以为任一级别的功能权限。

在为某一用户组进行功能权限分配时，已经设置上级功能的，不能再对该功能的下级功能进行分配。

（四）基础设置

1、单据类型定义：

定义系统中所用到的各种单据类型。

用来设置单据格式、定义单据号规则。

如果无规则，则单据号由人工录入；如果有规则，可以按确定的规则实现单据号的生成。

单据号长度应该满足：

单据号长度=前缀长度+日期长度+序号长度。

2、商品编码规则定义：

确定商品编码生成的规则。

当无规则时，商品编码由人工确定；有规则时，可以按商品、品类分别设置。

3、级别设置：

按级别设置的各级别项目的标题、长度和是否使用，主要对以下几项有效：

（1）部门：

根据设置的部门级别，为每一级别设置不同的属性；最多5级。

（2）品类：

根据设置的品类级别，为每一级别设置不同的属性；最多5级。

（3）仓位：

根据设置的仓位级别，为每一级别设置不同的属性；最多5级。

（4）地区：

根据设置的地区级别，为每一级别设置不同的属性；最多5级。

（5）其它类似的级别属性设置，级别数不确定。

4、定时方案：

可以用于任何定时的用途

5、查询条件设置：

把可能用到的查询组合预置到系统中，供用户设置查询条件

6、打印格式：

设置系统需要打印的单据或报表所用到的格式。

三、家电总部流程

主要包括企业所有子公司的供应商管理。

（一）供应商管理

1、供应商的信息维护：

2、供应商引进

供应商的引进工作由采购员负责进行。

采购员人工收集或从网上收集供应商信息，供应商信息进入系统后，经过审批才生效。

流程图如下：

审批流程：

3、供应商淘汰

供应商的考核由业务部进行。

采购员通过系统定期对供应商的销售业绩查询，确定供应商的销售排行，并把排在最后几位的供应商确定为候选淘汰供应商。

被确定淘汰的供应商不能再进行采购业务，该供应商所提供的商品也同时不能再进行采购业务，未被确定为淘汰的供应商将转化为正常的供应商并可以继续捷参与一切正常的业务。

供应商的销售业绩是由商品的销售量来确定的。

已经淘汰的供应商在各种业务数据处理完毕后，可以从系统中删除。

流程图如下：

审批流程：

（二）合同管理

在总公司业务和财务处理过程中，以合同为基础进行各项业务的处理。

具体说：

任何采购和付款、结算等与供应商有关的行为，必须先有合同作为依据。

1、合同内容主要包括：

合同基本信息、合同具体商品型号、合同条款设置、合同具体商品条款、促销期商品条款、合同条款比例设置。

合同基本信息：

合同条款设置：

合同具体商品条款：

促销期商品条款：

合同条款比例设置：

2、合同管理流程：

合同签订：

合同变更：

合同审批流程：

（三）商品管理

1、商品管理概述：

（1）商品引进：

商品的引进由总公司业务总部负责进行。

采购员获取商品的信息后，填制商品登记表，经产品部经理批准后交付信息部，信息员对商品编码后把商品录入微机，即完成商品的引进。

（2）商品淘汰：

商品的考核由业务总部进行。

采购员通过微机定期对商品的销售业绩进行考核，确定商品的销售排行，并把排在最后几位的商品确定为候选淘汰商品，被确定为候选淘汰的商品除了不能进行采购及验收外，仍然可以进行各种业务。

采购员还可以通过查询对比商品的退货率或返修率，找出同类中退货率或返修率最高的商品，确定为候选淘汰商品。

采购员通过微机查询出候选淘汰商品信息，并确定准备淘汰的商品。

被确定淘汰的商品不能再进行采购业务，未被确定为淘汰的商品将转化为正常的商品并可以继续参与一切正常的业务。

商品的销售业绩是由商品的配送量以及分店的销售量来确定的。

已经淘汰的商品在各种业务数据处理完毕后，可以从系统中删除。

删除后的商品，仍然可以查询其发生的业务记录。

2、商品管理流程：

（1）新品引进流程：

（2）淘汰商品流程：

（3）商品的审批流程：

（四）采购管理

1、采购管理概述

总公司需要向供应商采购商品时，先制作采购单，具体参见制作采购单流程。

总公司通知供应商备货。

供应商根据总公司的采购内容进行备货并开具送货单。

如果是供应商送货，供应商先在送货单上记录总公司的采购单号，供应商出车送货到总公司或总公司下属超市。

如果是总公司提货，则供应商将送货单交给总公司，总公司在送货单上记录采购单号，总公司通知物流中心进行提货。

物流中心收到提货要求，安排车辆带送货单到供应商处提货，取货后送到总公司或下属超市严格根据采购订单上的商品进行验收，如果不是采购单上商品型号，公司拒绝验收。

总公司验收后入物流中心仓库。

2、向供应商采购流程：

包括总部向供应商采购、超市向供应商采购。

3、制作采购单：

采购单有两种产生方式，一种是业务部人员手工制作采购单，另一种是由采购申请单转化为采购单。

采购员将需采购商品资料录入微机后，生成采购订单，采购订单需审批后生效。

除了采购员手工录入采购内容外，也可以由智能系统自动生成采购单。

采购单生成后，通过电话、传真、电子邮件、网上发布等途径与供应商进行联系，确认货源是否充足，不充足则调整采购单内容，货源充足则报上级主管进行审批，审批不通过修改采购内容或放弃本次采购。

审批时，要参考对应产品中心的资金余额及商品库存结构是否合理。

流程图如下：

（五）商品调配

1、商品调配概述

调配是指总公司向物流中心下达配送指令，调整总公司及家电超市的商品库存。

通过调配可以加强总公司对下属公司的业务监控，减少业务环节的复杂度。

调配有以下几种表现形式：

（1）总公司根据需求主动向家电超市配货；

（2）总公司满足家电超市要货的要求向超市配货，或总公司没有商品启用采购流程；

（3）总公司根据需要从家电超市向总公司调回商品；

（4）家电超市之间的商品调配。

家电超市销售商品时，发现本超市的库存不足，则可以查询总公司及其他超市的库存总和，提出要货请求，总公司收到要货信息后，根据情况判断应从哪个仓库出库配送。

销售商品的超市不必直接查询具体的仓库，从而减化业务流程。

2、流程图如下：

（六）商品调价

1、商品调价概述：

对那些价格的调价？

总公司收集调价信息并制作调价单，审批不通过或放弃调价或修改调价单重新审批。

审批通过后下发调价单到各家电超市，家电超市参照调价单执行新的商品价格。

调价分为经销商品调价及代销商品调价，经销商品调价时，如果是调低售价，则要确认当前的经销库存，将库存商品调低进价。

如果调高进价，则只影响以后的进货，对现有商品不发生影响。

如果是对代销商品调价，则也只是影响以后的进货。

当经销调低进价时，存在调整已销商品的进价，通过做历史商品进价调整功能实现。

2、流程图如下：

调价审批流程：

（七）商品退货

1、概述

退货共有三种：

总公司退货给供应商；家电超市退货给总公司；家电超市退货给供应商。

总公司要进行商品退货时，先收集需退货的商品信息，通过总公司的调配流程从家电超市收回商品，制作退货单并审批，审批通过后准备退货。

如果可以让供应商来取货，则通知供应商取货并同时通知物流中心备货，供应商到物流中心取货验收后流程结束。

如果是物流中心送货，由总公司通过调配流程通知物流中心退货，物流中心通过配送流程将退货商品送到供应商处，供应商验收入库后流程结束。

总公司向供应商退货时，要在退货单上记录供应商的红色送货单号，并注明退货原因。

家电超市退货给总公司，需要家电超市制作退货单，审批通过后，物流中心将商品取回总公司。

家电超市直退供应商，由家电超市制作退货单，先由家电超市审批，根据需要再由总公司进行审批，家电超市才可以向供应商退货。

同样需要记录红色送货单。

2、流程图：

（八）商品换货

对于向供应商换货，不同型号的商品先退后进。

同一型号的商品，在物流中心采用换货单实现。

制作换货单时，可以打印此商品的物流码，新品换回后将物流码贴到新品上，代替换出的商品。

（九）商品促销

总公司根据需要制订促销计划，审批通过后，同供应商进行谈判草签促销合同，合同审批未通过修改合同内容，审批通过后合同正式生效。

总公司将促销合同下发到各家电超市执行。

促销合同审批流程：

（十）盈亏处理

总公司及家电超市进行商品盘点后，上报盘点结果，总公司进行盈亏处理。

总公司根据盈亏结果生成盈亏单，盈亏单确认后调整仓库的库存并将调整结果报财务部进行相应的账务处理。

流程图如下：

（十一）残损处理

总公司及下属公司上报残损处理请求，总公司生成残损单，残损单确认后调整仓库中的商品，或者直接冲减库存，或者将残损商品作为新商品处理，调整结束后将处理结果报财务部进行相应的账务处理。

流程图如下：

（十二）计划管理

1、计划制定：

总公司根据公司的经营规化制订销售计划、费用计划、资金计划及利润计划。

计划制订完成后由录入员录入微机，经审核无误后下发到各家电超市。

计划在时间上分为年计划、季度计划、月计划及周计划，计划制订过程中可以使用自动分解的功能。

对于各种计划额度的变更，可以通过计划单实现，可以查询变更的时间及内容。

流程图如下：

2、计划考核

总公司下发各种计划后，可以定期进行计划执行情况的考核工作。

计划考核时，首先要得到计划执行情况的数据，对于销售计划及资金使用计划，可以从家电超市的销售情况及进货等信息中获取；对于费用及利润信息则需要从财务部获取。

获取实际数据后，系统自动生成计划执行情况报表，打印后报相关领导审阅。

流程图如下：

3、计划审批流程：

（十三）结算管理

1、应付结算

家电超市销售商品不论是否从供应商到直接进货还是从总公司进货，都由总公司同供应商直接结算。

总公司同供应商结算先区分经营方式是经销还是代销，如果是代销方式则先计算本期的销售数据，根据销售数据确定结算单据及需结算金额；如果是经销，则根据付款方式确定结算单据及需结算金额。

根据应付数据生成对账单通知同供应商进行对账，如果有向供应商收取的费用，则先向供应商收取相应的费用。

同供应商对账正确则由供应商开具进货发票，不正确则重新确定要结算的单据生成对账单。

总公司收到供应商开具的发票后录入微机，进行对发票的收取情况进行管理。

总公司查看对此供应商的付款情况，付款时要先进行付款申请，相关部门审批通过后向供应商付款，流程结束。

流程图如下：

2、应收结算

（十四）组装与拆卸

（十五）手机串号管理

四、家电超市流程

（一）超市向总部要货及退货

（二）超市向供应商采购及退货

（三）超市上样及下样

（四）超市零售及退货

（五）超市批发及退货

（六）超市盘点

（七）借机还机

五、物流中心流程

（一）验收

（二）入库

（三）出库

（四）移库

（五）盘点

（六）调度

（七）配送

（八）费用结算

六、客户服务流程

（一）SCM

（二）配件管理：

一．配件采购员：

1、维修公司配件采购员每月1-31日将向各厂商计划申请零配件，并将各厂商实际发来的配件明细对照计划申请表标明中文型号和名称、单价、在两日内交结算员，同时将实收配件进行金额汇总，注明收货日期和厂方名称，两日内交维修公司财务登帐。

2、配件采购员将申请实收到的配件中文型号和名称连同配件送交配件仓库保管员入库。

3、配件采购员必须记录地区维修站申请计划流水帐，以便将申请到的配件实际发送到各维修站，同时便于核实实际使用率。

4、配件采购员必须详细记录贵阳站和地区维修站技术员申请的各种配件，以便配件到位后通知各维修站上门修理。

5、外购配件采购员将发票及入库明细（有相关人员签字）交财务作帐报销，同时财务将外购件用于修理品牌挂帐并注明单价，采购员同时将外购件和型号及名称交结算员。

6、配件采购员返厂商旧件时，必须用返件表统计出配件名称、型号、单价、返件合计金额一式三份，一份随旧配件返回厂商、一份自己留存、一份交财务，在每月月底按照厂商旧件返回的标准，一一把旧件返回厂商。

二．配件仓库保管员：

1、必须熟悉各厂商旧件返厂规定，以便检查各维修站返回的旧件是否符合各厂商规定。

2、必须对配件采购员送来的新件分类并粘贴新件标签，同时检查是否按厂方要求贴旧件单。

3、必须建配件保管入库帐

4、必须准确提供各维修站申领配件的有无。

5、必须建配件领用发放帐。

6、必须建配件回收帐

7、必须建配件出库帐。

8、每月月底必须对维修公司总配件库存盘点，并将配件盘点表报送维修公司财务。

三．配件入库

配件入库管理主要用于管理维修公司的维修的各种配件的入库管理。

配件入库的来源主要有以下几种方式：

公司配件管理人员填制的由厂家提供的配件申领单向厂家申领的配件、从外部市场上购入、从顾客处更换下来的不能使用的旧配件、维修安装工没有用完的新配件。

维修公司收到配件后，由库管人员检查无误后，制作入库单，放入指定仓位。

从厂家和外部市场购入的直接入东站配件总库。

安装维修工没有用完的新配件则是入原领配件库。

流程图如下：

三．配件出库：

配件出库主要是用于管理维修公司的各种配件的出库情况。

配件出库主要是：

从顾客处维修换回的旧配件退还给厂家的配件出库，其他原因引起的配件出库。

配件出库的主要流程是：

申请人提出申请配件出库，库管人员填写出库单，配件出库，出库申请人签字确认。

流程图如下：

四．配件移库:

配件移库主要是配件从一个仓库或维修站转移到另外一个仓库或维修张，具体的流程如下：

提出配件转库申请，公司配件仓库管理员制作配件转库单,配件出库方出库，配件入库方入库。

流程图如下：

五.配件盘点:

配件盘点每月进行一次，库管人员根据盘点的结果，制作盘点单。

配件的盘点的流程：

首先是进行配件盘点准备，然后判断所有业务是否完成，没有完成则要完成所有的业务，如果所有的业务都完成则先生成库存快照，打印盘点表，进行盘点并填写盘点的实际库存，微机中录入盘点数据，在盘点数据进入微机后判断盘点数据是否正常，如果发现某种配件的盘点结果有异常则进行复盘，复盘后调整盘点的结果，无论盘点正常与否，都将生成盘点盈亏处理单，并由财务部门审核入账，然后向相关部门报告盘点结果。

流程图如下：

流程图如下：

（三）安装维修:

安装维修:

安装维修主要用于管理维修公司的为客户安装和维修产品的信息。

安装信息主要来自超市和网超,维修信息来源于三种情况:

超市销售后自动产生维修信息，顾客直接向维修公司的信息处或网超的信息平台提出维修要求。

这些安装维修的信息最后都被传到维修公司的信息处，在这里我们统称为服务信息。

维修公司的信息处得到服务信息后，打印派工单,安排技术人员上门安装或维修，技术人员得到安装或维修任务后，通过与客户电话联系，确认故障，判断是否需要去仓库领取配件,如果需要则到配件仓库领取配件，然后到客户处服务，如果不需要则直接去客户处服务,服务完毕后客户签字确认，如果本次服务需要向顾客收费则收取服务费用和材料费，技术人员带回工作单，将服务的最后结果进行台帐登记，本次服务结束。

流程图如下：

（四）安装维修费用的结算:

维修公司一般每月与厂家结算一次，结算分为两种情况：

配件结算和费用结算。

（1）配件结算:

配件结算主要是用于完成公司与厂家定期的配件结算。

初次采购时，维修公司向厂家支付一定配件押金，厂家在信用额度内发送新配件给维修公司，在月末结算时，维修公司汇总安装和维修信息单，通知厂家，如果有返回的旧件则填制旧件返还汇总表，在与厂家结算时，是否需要换新配件，如果需要则换取新的配件，否则冲抵押金，并提供工作单配件联，与供应商结算货款。

流程图如下:

（2）费用结算:

主要是根据维修公司与厂家签订的维修合同，定期进行维修费用的结算。

在结算时根据合同确定的维修种类和维修单进行结算。

维修的种类根据维修合同可以分为大修、中修和小修。

流程图如下:

（五）回访:

客户回访是售后服务的一项重要内容.

对于售后信息服务回访,主要来自最近三天销售或安装维修的信息,整理派工单对顾客一一进行回访达到100%的回访率,回访的主要内容:

技术员上门是否安装或维修完毕,服务态度是否满意,上门是否收费,技术员是否介绍产品使用方法以及维护知识.对不满意的顾客要及时跟踪回访并作好记录.

七、办公自动化

（一）留言

（二）公告

（三）文件

八、表结构

4.2.2系统管理表

见文件“4.2.02系统管理表.doc”。

4.2.3基本资料管理表

见文件“4.2.03基本资料管理表.doc”。

4.2.4工作管理表

见文件“4.2.04工作管理表.doc”。

4.2.5企业管理表

见文件“4.2.05企业管理表.doc”。

4.2.6商品管理表

见文件“4.2.06商品管理表.doc”。

4.2.7合同管理表

见文件“4.2.07合同管理表.doc”。

4.2.8进货管理表

见文件“4.2.08进货管理表.doc”。

4.2.9库存管理表

见文件“4.2.09库存管理表.doc”。

4.2.10配送管理表

见文件“4.2.10配送管理表.doc”。

4.2.11物价管理表

见文件“4.2.11物价管理表.doc”。

4.2.12计划管理表

见文件“4.2.12计划管理表.doc”。

4.2.13促销管理表

见文件“4.2.13促销管理表.doc”。

4.2.14销售管理表

见文件“4.2.14销售管理表.doc”。

4.2.15批发管理表

见文件“4.2.15批发管理表.doc”。

4.2.16应收管理表

见文件“4.2.16应收管理表.doc”。

4.2.17应付管理表

见文件“4.2.17应付管理表.doc”。

4.2.18物流管理表