云飞酒店系统使用说明书.docx

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云飞酒店系统使用说明书

目…录

第一章前言4

第二章述语及概念6

第一节基本概念6

（一）客房类型6

（二）客房状态6

（三）.客房区域6

（四）.散客及团体6

（五）全日租/半日租/钟点房6

第二节客单类型7

第二节帐单类型7

第四节收银交帐模式7

（1）权责发生制7

（2）收付制8

第三章预订8

第一节散客预订8

（1.1）预订8

（1.2）预订排房9

（1.3）复制10

（1.4）同住10

（1.5）帐务10

第二节团体预订10

（2.1）新增团体预订单10

（2.2）预订房数12

（2.3）预订恢复14

第四章.接待15

第一节散客步入15

（4.1.1）入住登记15

（4.1.2）门锁发卡16

（4.1.3）二代证扫描16

（4.1.4）公安接口16

（4.1.5）复制16

（4.1.6）同住16

（4.1.7）可售16

（4.1.8）联房16

第二节预订入住17

第二节团体入住17

第四节　客单修改20

第五节　房间可售20

第六节　当日延期22

第七节　房态管理23

（7.1）锁房/解锁24

（7.2）可售房间24

（7.3）房态操作日志24

（7.4）打印24

（7.5）房态表24

（7.6）置净房24

（7.7）置脏房24

（7.8）置坏房/取消坏房24

（7.9）新抵/离房间25

（8.0）客房介绍25

（8.1）客单信息25

（8.2）客房消费25

（8.3）预订25

（8.4）入住25

（8.5）关联入住25

（8.6）帐务25

（8.7）退房25

（8.9）失物登记25

（9.0）借用品25

（9.1）DND25

（9.2）留言25

（9.3）显示图例25

（9.4）门锁25

（9.5）【操作技巧】26

（9.6）云飞键（F1）27

第五章收银28

第一节帐务处理28

（5.1）在住客单帐务28

（5.2）预订客单帐务28

（5.3）散客及预订客单帐务处理29

（5.4）团体主帐32

（5.5）非住客帐33

第二节待结处理34

（1）住店设置为待结34

（2）离店设置为待结34

第三节设置跑单35

第四节离店恢复35

第五节转班次36

第六节物品寄存36

第七节散客退房37

第六章审核38

第一节日截处理38

第二节系统锁定/系统解锁38

第三节非住客帐38

第四节汇率设置39

第七章管家40

第一节房态设置40

第二节失物登记.40

第三节借物管理41

第四节管家部-商品管理42

（4.1）商品入库42

（4.2）商品出库43

（4.3）商品库存表43

（4.4）商品进销存帐汇总表44

第五节工程报修44

第六节查房消息45

第八章客历46

第一节客历管理46

第二节客历销售统计表47

第九章合约48

第一节合约管理48

第二节合约房价设置49

第三节合约消费报表。

49

第十章应收50

第一节应收帐户50

第二节应收帐务51

第十一章会员管理51

第一节设置51

第二节会员管理52

第三节会员充值52

第十二章报表中心53

第十三章系统设置54

第一节系统参数54

（1.1）基本设置54

（1.2）房态设置54

（1.3）默认代码54

第二节基础资料55

第三节收银科目55

第四节房价设置57

（4.1）房类设置57

（4.2）房间设置58

（4.3）客房设施58

第一章前言

经过近两年艰苦设计、改良、试验，云飞酒店管理系统v2.01终于面世了。

它不仅保留了原有版本所有优点，也同时参考了不少在市场上及经验上处于我们前面的软件的功能及报表，去其糟粕，取其精华，经过我们工程师的努力及客户群的宝贵意见精心打造成的，面向中端酒店，适合中国国情的酒店管理软件。

云飞酒店管理系统v2.01之先进的理念、严谨的设计、全面的功能、优异的性能、非常的稳定、友好的界面、快捷的操作等等，必将令你眼前一亮、怦然心动，为你带来无尽的乐趣和动力。

它有以下特点：

（一）系统平台先进性：

1.采用业界先进的客户机/服务器（Client/Server）及三层结构模式；

2.服务器端操作系统简单易用的WINDOWS平台；

3.数据库采用现在占有率及易于维护的SQLSERVER2000/2005/2008

4.采用面向对象的分析方法设计系统，开发过程中，充分利用了RationralRose，Powerdesign等分析工；

5.开发工具采用先进的PB10、VS2008、PL-SQLDeveloper；

6.客户机端采用Windows用户界面。

（二）功能综合完善。

云飞酒店系统由前台接待、前台收银、客房管家、公关销售、财务核数、电话计费、系统维护、经理查询、工程维修等模块组成。

它覆盖了酒店大部分功能部门的需求，包括前厅部（接待，问讯），收银部，销售部，房务部，工程部，电脑部，财务部，经理室等部门。

经过多年发展，我们的系统已经应用近百间酒店。

云飞酒店系统还有非常丰富的产品线，包括餐饮管理系统（支持触摸屏点餐，PDA无线点餐）、、桑拿沐足管理系统（支持钟房、技师管理）、仓库管理系统（强大的二级库存管理、与收银数据联动）、人力资源管理系统（工资公式计算任意定义、支持非常复杂变化多端的酒店考勤制度）、一卡通系统（支持员工操作卡、会员打折卡、会员充值现金卡、考勤卡、饭堂记次卡）。

上述模块同前台系统结合成一个有机整体，可实现一间综合性酒店的统一管理。

系统还提供了丰富的外围硬件接口，包括多种门锁支持（支持第吉尔IC、奥尔良IC、必达、华能、深圳爱迪尔、力维等门锁）；数十种程控电话计费接口，支持汇线通（华为，铁通）；支持贵宾卡，会员卡，消费卡等一卡通功能；支持E验通身份证扫描识别系统、二代证读卡器；支持公安数据接口。

（三）操作简便快捷。

本系统行运于MicrosoftWindows2003、WindowsXP环境，采用友好、直观的视窗界面，鼠标、键盘两种操作方式任意选择，方便快捷。

各操作界面采用统一的界需设计，学习一个界面，其它界面无须再学习，另外，每个界面均有提示或向导，一见就会，大大减轻培训成本。

（四）对速度的完美追求。

提高操作速度，工作效率是企业应用计算机系统的重要原因。

我们的系统在这方面下了非常大的功夫，每一个步骤，每一个操作都是开发人员及实际操作人员的无数次验证的结晶。

我们为顾客提供的是最简易，最快速的操作界面及步骤。

对每一个窗口及窗口中的按钮都有设置快捷键，甚至用户可以完全用键盘操作，而无须用鼠标。

（五）数据安全稳定。

由于本系统采用PB10并结合大型数据库SQLSERVER编写，系统性能十分稳定、安全，数据很难破坏。

而且，我们公司为一般用户提供了最少两种备份数据的方法，对于高要求用户，我们还可以提供专业的硬件备份与容错方案，确保数据的安全。

（六）支持多用户、多任务、多界面。

本系统具有完善的网络功能，能够很好地处理各种冲突问题，并且本系统采用MDI的界面设计，在程序中，可以随时打开多个操作窗口，能很方便的进行各种所需的操作。

另外，我们的系统采用网络信息服务来实现重要信息交流，确保的资料更新的实时性。

。

（七）严密的权限管理。

我们的系统提供了角色，用户管理的功能。

对每个用户的权限可以限制到窗口及窗口中每一个按钮；另外，为了确保数据操作的安全性，我们用户的每一步操作，都有详细的日志跟踪，包括帐务处理日志跟踪。

（八）完善灵活的报表。

我们的系统提供了非常强大的报表功能，可以提供多种接待，收银及财务报表，标准的报表模板提供了近100个现成的常用报表。

我们最独特的部分是所有报表都可以进行自定义，报表工具非常灵活易用。

第二章述语及概念

第一节基本概念

（一）客房类型

按酒店的实际情况，客房可为分标准双人房、豪华双人房、商务套房、总统套房等房类，并可以对不同的房类甚至房间登记其房间特征，例如朝向、风景、无烟等。

当然，不同酒店有不同房间分类要求。

而对于一些大中型酒店，还对每类房间进行编码，例如“标准双人房”，根据其英文名（Standarddouble-personroom），可能编码为“STR等，另外，每一类客房，可能还有一个标准的价钱（StandardPrice），而客人来住店时，通常都是有标准价打折出来的折后价。

这些都需要在我们的系统中进行设置。

（二）客房状态

每一间客房,在入住及退房、维修等过程中，都会产生不同房态变化，在我们系统里，主要分为以下几个房态:

VR:

空净房

VD:

空脏房

OC:

占用净房

OD:

占用脏房

OO:

维修房

DO:

预离房

BL:

预抵房

LK:

加锁房

每一种房间状态,在我们的系统里都有颜色及图标显示,一目了然。

（三）.客房区域

一些大型酒店，客房通常分为多个区域。

这时，我们可以为房间引入区域的概念，把不同客房分到不同区域，以便操作及统计更方便。

（四）.散客及团体

散客与团体是酒店对客人类型的一种称法，通常酒店把自行前来（预订）酒店入住的一类客人登记来散客，（当然这个散客可能同时有多人一起入住）,这类客人的房租系统自动过帐到各自客房帐上，各人的房租自行承担。

团体一般指的是旅行团客户及其它自组团体客户,这类客人的房租系统自动过帐到团体帐务上，

团体成员帐务是不会自动产生的任何房租费的。

团体成员在酒店消费的帐单可以自行结帐，也可以转帐到团体帐上,这个由团体自行决定。

（五）全日租/半日租/钟点房

全日租:

即客人过夜后，酒店要收取客人一天的房租，称为全日租。

在我们的系统中，全日租在消费项目中编码为“RR”，名称为“房租”。

通常全日租由系统夜审自动产生。

半日租:

客人在第二天超过12点（这个时间可根据酒店规定不同可有所不同）后结帐，酒店要收取的半天房租。

半日租在消费项目中的编码为“BL”。

钟点房:

钟点房需要在客单的房价类选择“钟点房”的房价来进行入住登记。

第二节客单类型

在我们系统主要有有以几个客单类型

预订客单它是在系统做预订时产生的客单,一笔预订对应一笔预订客单.

预订取消单由操作员手动取消的预订客单。

变为预订取消单,此单可以恢复预定状态。

住店客单它是在系统做入住登记时产生（或由预订转入住产生）的客单,如果从预订客单转为入住的,则原来预订客单直接转变为住店客单。

离店客单住店客人结帐离店了,原来住店客单变成离店客单。

住客取消单由操作员手动取消的住店客单。

入住超过一天的客单是不能取消的。

待结客单通常客人在外,没有急时来前台退房,在其帐务有余额或有信用担保时,由前台把此客人设为待结,待客人回头再来结帐的一种客单。

设待结后,相应客房变为空房,可以对外预定或出售。

跑单客人没有来前台结帐自行离店的客人，设为跑单的客人,系统在客历自动设为黑名单。

第二节帐单类型

帐单就是存放客人消费记录的一种单据。

在我们系统有以下几种帐单

（1）散客帐单通常客人入住后,系统自动为其建立一张散客帐单。

用于录入客人消费。

（2）团体帐单是团体入住时生成的，一个团体只有一张主单。

它要等团体所有客房的帐单结帐完成后它才可以最后结帐。

（2）非住客帐即非住店客人消费帐单，非住客帐由酒店自行建立帐号及帐户名称.

（3）应收帐　　　用于酒店消费挂帐的帐单，一般酒店也称“街帐”，应收帐由酒店自行建立帐号、帐号名称及挂帐限额设置。

第四节．帐单明细项目表示（借/贷）

借方项目

即客人消费的项目,在我们系统里表示为借方.

贷方项目

即客人付款项目,在我们系统里表示为贷方.

余额=借方-贷方,余额为零表示帐平,为正数表示客人帐上余额不足,需在催款,为负数表示客人帐上有余。

第四节收银交帐模式

由于国内酒店管理起步较晚，而酒店在经营上有有其特殊性，一般客人会住多天，从而帐单要等多天才可以结帐，而这其间又有各种费用的产生（最基本的就是每天有房租），所以客人需先交付一定按金。

这样，对于客房的收入的计算方式（即如何计算当天客房的收入）就是一个难题，我们经过多年的总结及了解，总结出大多数酒店基本上计算收入可以分为以下两个方式:

（1）权责发生制

对于收银来说，他们交帐时，把当天收钱及找钱的总和上交（这个总和有时正有时负，通过中班，夜班收按金较多，而退房客人较少，通常为正数；而早班通常退房客人多而入住客人少，通常为负数），而前台总是保留固定金额的备用金，这种方法交帐时，财务一般采用权责发生制来做帐。

（即财务把客人按金-退房时找付+退房客人付款收上来）。

这种方法的好处是前台备用金金额可以较少，便于收银计算及管理。

使用这种方法做帐，需看我们的“借贷总表（Acc025）”。

（2）收付制

对于收银来说，他们交帐时，把当天客人退房后，帐单上的金额作为上交的金额，而客人按金是一直保管在前台，这种制度称为收付制（即财务收已经付款结帐的金额）。

这种方法好处是上交的单据是结帐的单据，上交时，借贷方是平衡的，比较符合财务平时的习惯。

缺点是不能准确反映酒店当天实际发生的业务收入，另外就是有大量按金放在前台，风险较大，不适合于大型酒店的管理需求。

利用这个方法收款，一般财务把当天结帐金额作为酒店收入做凭证。

如果采用这个方法做帐，主要看我们收银日结报表中的“结帐收入汇总表Acc028）”这个数据。

我们的系统的收银报表是同时支持收按制及收付制的。

第三章预订

预订是酒店日常事务非常重要的工作之一,通过预订系统,可以合理安排每一间客房,使管理者掌握每客房的预订情况。

通常我们把预订分为散客预订及团体预订两种方式来处理。

第一节散客预订

（1.1）预订

点击主界面上的预订->散客预订,进入预订系统界面,如图所示:

（散客预订）

按“新增”按钮,进入预订资料录入界面。

如图所示:

◆房号:

预订的房间号,可空也可输入,如果输入了房号,则房数自动变为1间,则不能改。

如果留空,则表示按房类订房,此时房间数可以修改,表示预订者要订某一个房类多间客房。

这是云飞酒店系统的一个特点,现在市面上很多酒店系统，预订单要一定要录入房间号,这跟酒店实际操作是相违背的,客人要订一间房,只会告诉酒店要哪一种类型的房，多少间，很少会说，订哪一间客房,除非客人特别要求,如果预订一定要输入房间号的话，这会给酒店操作带来不少麻烦。

◆房类:

要预订的房间类型。

◆预抵:

抵店日期.

◆天数:

住店天数.

（预订客单）

◆订房人:

输入订房人姓名

◆电话:

订房人联系电话。

◆合约:

也就是协议单位。

如果预订是担保预订的，可以在”确认”勾选,表示该预订客人一定会在预订期内到达的。

输入完基本预订资料后，按“保存”按钮返回。

（1.2）预订排房

在散客预订界面上,选择一张预订客单，点“排房”按钮,进入散客排房界面,如图所示:

（预订排房）

在排房界面上,显示出订房信息,及房间数,系统会自动选择预订的房间数,操作员也可以选择其它房间，选择完后，按“排房”按钮，系统会自动显示已排房多少间等信息。

（1.3）复制

复制预订客单,在预订客单界面,点“复制”按钮,即可把预订基本信息复制下来,加速预订操作。

（1.4）同住

由于公安要求,同住客人也要登记相应的资料,所以在预订界面上,就可以建立一张同住预订客单,虽然预订时很少有客人说是同住的,只有来到前台才会表明是同住的，但是我们的预订系统还是允许建立同住订单.

（1.5）帐务

客人在预订后,交给接待员的押金，可以在帐务里处理,具体操作参考（帐务处理）

第二节团体预订

（2.1）新增团体预订单

点击主界面上的预订->团体预订,进入预订系统界面,如图所示:

（团体预订）

按“新增”按钮,进入团体预订资料录入界面,如图所示：

◆团号:

团号由电脑自动产生,编则是:

’G’当前日期及流水号

◆团名:

团体名字

◆团体类别:

可在基本资料设置团体类别。

◆人数:

团体成员数.

◆抵达日期\离店日期:

抵达日期默认为当前电脑日期,离店日期默认为次日12点。

◆天数:

系统默认为1天。

◆合约：

即协议单位。

输入完团体基础资料后，按“保存”按钮,保存当前团体预订单。

（团体预订-预订房数）

（2.2）预订房数

在团体预订界面->预订房数

按

按钮新增一笔房类，选择要预订的房类、房价、房数。

房价默认标价,可以修改。

把客人要预订的房类及房数输入完后,接下来就可以为团体排房了。

如图所示:

（团体预订-排房）

点“自动排房”按钮，弹出预订排房界面，如图所示:

（团体预订-自动排房）

点“排房”按钮，系统就自动排好房了，显示已排6002房字样。

已经排房的房间，在“已排房/入住”页面可显示，如图所示：

（团体预订-已排房/入住）

◆其中姓名一栏,由系统自动产生,可以点击”修改/入住”按钮改为真实客人姓名.

◆快速预订–详见房态操作->快速预订

（2.3）预订恢复

通常夜审后,系统自动把未到的预订客单设为取消状态,如果客人想再次预订,可以通过此功能快速恢复预订状态。

（预订恢复）

第四章.接待

第一节散客步入

（4.1.1）入住登记

点击主界面上的接待->散客步入,进入散客步入界面,如图所示:

（散客步入）

按“新增”按钮，进入散客登记界面，如图所示：

（住店客单）

在住店客单登记客人信息,为了加快入住登记速度,可以只输入一个房号保存就可以了，其它信息可以待空闲时慢慢补上。

（4.1.2）门锁发卡

入住登记完后，可以点“门锁”按钮，制房卡,如图所示:

（制房卡）

（4.1.3）二代证扫描

系统支持二代身份证扫描，加快客人资料的录入。

（4.1.4）公安接口

支持公安数据接口。

（4.1.5）复制

复制一张入住登记单。

（4.1.6）同住

由于公安要求，客人同住一间房，也要登记客人资料，按“同住”按钮，建立一张同住单。

（4.1.7）可售

显示客房可售房间数及预订信息，详细请查阅“可售”

（4.1.8）联房

点击

进入客房关联操作界面，如图所示：

（联房）

如图所示,红颜色代表当前客房，可以勾选其它房号，按确定即可完成联房操作。

除了在住店客单上可以设置联房，还可以在房态图上快速联房操作，详见房态操作->快速联房

同住客单或联房的，在住店客单上系统自动会显示出，只需点击客人名称，就可以快速切换，如图所示的：

“刘备”与“关羽”，他们之间就是设置了联房关系。

第二节预订入住

在散客步入主界面，切换到“今日抵店”一页，显示出今天要抵到的预订客单，如图所示：

（预订入住）

点击

按钮，提示是否入住，按“是”即可快速把预订客单转为住店客单。

第二节团体入住

点击主界面->接待->团体排房/入住，进入“查找团”界面，选择要入住的团体，如图所示:

（团体入住）

（团体入住）

进入“已排房/入住”页面，选择要入住的房间号（可多选），按自动入住,即可快速把团体预订单变成住店客单，也可以选择一间客房,按“修改/入住”，这时系统会进入住店客单界面，输入完客人的资料后，保存，系统提示是否入住，按“是”就可以完成入住操作。

入住成功的预订客单即刻会变成已入住状态，我们可以切换到“已入住”页看看。

点击“客单信息”，进入住客客单界面，在此我们还可以继续完成客人资料的输入的。

◆转为散客：

把当前客人转为一般散客。

◆散客转入：

也可以把某一散客转入团体。

◆团员姓名：

也可快速方便的输入团体成员的姓名。

如图所示：

（团体入住-团员资料修）

（团员姓名）

第四节　客单修改

点击主界面->接待->客单修改，如图所示:

系统显示当前在店客人资料（团、散）客

（客单修改）

◆查询条件：

可按房号、客人姓名、帐号、订房人名、团号、抵达/离店日期。

选择一客单，按“确定”进入“住店客单”界面，修改客人资料即可。

第五节　房间可售

指某天酒店可以提供给客人的出租用的房间数量，本系统中用（酒店房间总数-占用数-坏房数-预订数）来反映。

如图所示:

（房间可售）

系统清晰反映出，某一种房类在当天的总数量及当天可售房数量，双击可以查看房间占用及预订详情，如图所示:

（可售明细表）

读者可能注意到了，在“房间可售”界面里，显示KFF可售房数是26间，在可售明细表里即显示可售房为30间，这是为什么呢？

其实仔细想想，就知道了，“房间可售“的可售房数的计算公式是：

可售房间数=房间总数-当前占用-预订-坏房数,可售明细表的可售房间数=可售房间数=房间总数-当前占用-预订-坏房数+预离数,也就是说，当某一个销售员想看看当前酒店有多少间客房可以出租时，在“房间可售”界面显示的可售房数是完全可以满足供已的。

另外有四间房是预离的，但是不确定是不是要退房，这时通过跟客人沟通确认是否要续住还是退房，以便销售人员可以方便安排房间。

在“房间可售”界面上，我们可以办理客人登记入住或者直接预订某一间客房，在房间右键，弹出菜单（图）

（房间可售-预订/入住登记）

另外，在房间可售界面上，我们用几种符号号表房间的不同状态,

（

）五角形表示房间预订状态，把鼠标移到上面,系统会显示预订客人名。

（

）三角形表示房间在住,把鼠标移到上面，系统会显示当前客人姓名。

（

）交叉表示房间维修状态,把鼠标移到上面，系统会显示原因及日期。

第六节　当日延期

即指当日离店的客人，批量延期住店。

（当日延期）

◆全选/全不选：

批量选择或批量不选择客房。

◆详细:

可以查看住店客人详细资料。

◆帐务：

查看客人帐务情况或直接输入客人押金。

第七节　房态管理

房态管理不仅显示当前客房状态，而且还可以在上面完成预订、散客登记、帐务、退房等一系列操作。

（房间状态）

◆图例说明：

在房态图上，系统用颜色区分不同的房态类型。

并且在图例上还有相应的统计数字，表示相对应的房态房间数量，操作人员还可以按“房态”、“房类”、“楼层”等条件快速找到对应的房间。

◆功能介绍,右键鼠标，弹出菜单.

（7.1）锁房/解锁：

用于暂是不对外销售，我们可以选把客房锁定。

对锁定的客房，我们按“解锁”即可解除锁定状态。

（7.2）可售房间显示当前可售房数量。

详见（4.5房间可售）

（7.3）房态操作日志,显示相关房间房状变化日志。

（房态操作日志）

（7.4）打印打印当前房态图。

（7.5）房态表打印当前房态表。

（如图）

（7.6）置净房,设置当前房间为干净房。

（7.7）置脏房,设置当前房间为脏房。

（7.8）置坏房/取消坏房,设置房间为坏房、维修原因。

及恢复正常房态。

（如图）

（房态表）

（7.9）新抵/离房间显示最近一段时间新抵达或离店房间。

（8.0）客房介绍显示客房详细资料，包括客房图片及相应设施。

（8.1）客单信息显示当前信店客人详细基本资料。

（8.2）客房消费该功能主要用于迷你吧的消费入单。

（8.3）预订选择一间空房，右鍵预订即可建立一张预订客单。

（8.4）入住选择一间空房，右键入住即可登记入住。

（8.5）关联入住选