实物资产管理制度.docx

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实物资产管理制度

实物资产管理制度

第一章总则

第一条为加强公司及各机构实物资产管理，提高实物资产使用效率，保障实物资产安全，防止资产流失，参照集团有关规定，根据公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部各部门及下属各机构实物资产配置、申购、分发、调拨和报废等日常管理活动。

第三条实物资产管理活动，应该坚持实物资产管理与预算管理、财务管理、实物管理和价值管理相结合的原则；贯彻统一筹划、分级管理、责任到人、配置合理、物尽其用的原则。

第二章管理范围和定义

第四条本制度所称实物资产包括固定资产、低值易耗品。

固定资产是指使用期限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他经营有关的有形资产。

不属于经营中主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过一年的，也应当作为固定资产（打印机、照相机无论单价多少均列入固定资产管理）。

不具备上述规定条件的物品，作为低值易耗品。

第五条固定资产按其用途分为IT资产和非IT资产。

第六条IT资产主要包括如下设备：

（一）低端设备：

PC机、显示器、笔记本电脑、打印机、投影仪、条码设备、扫描仪、PDA、排队机、触摸屏、移动邮件设备、IP电话等。

（二）高端设备：

总部机房内的设备（如小型机、存储、服务器、路由器、交换机、防火墙等）、会议系统设备、机房基础设施（如机房专用UPS、STS、PMM、冷水机组等），配线间中的设备，机构使用的服务器、路由器、交换机、防火墙、UPS等；高速行式打印机、高速激光打印机、高速扫描仪、加密设备等。

第三章实物资产管理职责

第七条实物资产管理涉及众多部门，主要包括：

人事行政部、财务部、实物资产使用部门等。

各部门和人员分别履行以下职责。

（一）总部人事行政部负责总部及机构实物资产管理的统筹管理，同时负责总部具体的实物管理工作，主要职责是：

1、根据集团相关规定，制定公司实物资产管理的规章制度、流程和具体实施细则，并组织实施和监督检查；根据执行情况对管理制度和流程进行修订和更新，不断优化和完善管理体系。

2、统筹公司实物资产的总量管理工作，负责组织总部及机构实物资产盘点清查、登记、统计汇总及日常培训指导，按规定权限审核或者审批实物资产购置、报废和处置等工作。

3、负责闲置、低效运转和超标准配置实物资产的统筹调剂，优化实物资产配置，推动公司实物资产的共享、共用。

4、研究建立实物资产管理工作有效性的评价方法、评价标准和评价机制，对各机构实物资产管理情况进行评价考核、监督检查，对有关机构和个人实物资产管理工作提出奖惩建议。

5、负责总部实物资产的申购、验收入库、日常管理、调拨、报废处理等实物管理工作；建立实物资产台帐管理档案，并定期与财务部门进行帐帐核对；定期进行帐实核对；确保财务帐、台帐、实物三者一致。

6、接受上级部门的监督、指导并按照要求向其报告有关实物资产管理工作情况。

（二）总部财务企划部负责统筹总部及各机构实物资产的财务管理工作，主要职责是：

1、负责审核和调整公司实物资产预算情况，指导和监督各机构财务部门的实物资产财务管理工作，并会同总部人事行政部对管理制度和流程进行修订和更新，不断优化和完善管理体系。

2、按规定权限审核或者审批实物资产购置、报废和处置等工作。

3、参与公司资产盘点清理工作。

按规定权限审核或者审批资产购置、报废和处置等工作公司各部门和公司________________________________________________________________________________________________4、根据公司产业发展和实物资产种类、品种变化，及时补充、调整分类目录，以满足业务需要。

5、负责总部实物资产的购置、调拨、报废等帐务处理，每月与总部人事行政部进行帐帐核对，保证帐帐一致。

（三）各机构人事行政部配专职或兼职的实物资产管理员，负责本机构的实物资产管理，主要职责是：

1、执行公司有关实物资产管理规定和实施办法，制定并落实本机构的具体实施细则。

2、负责本机构实物资产的申购、验收入库、日常管理、报废、调拨和盘点等工作；建立健全实物资产台帐管理档案，并定期与财务部门进行帐帐核对，定期进行帐实核对，确保财务帐、实物管理系统帐、实物三者一致。

3、负责本机构实物资产的盘点清查、统计汇总，记录和清查本机构实物资产的盘盈、盘亏情况，对异常情况查明原因，按时上报实物资产盘点报告。

4、按规定权限审核或者审批实物资产购置、报废和处置等工作。

5、负责本机构所属长期闲置、低效运转和超标准配置实物资产的调剂工作，优化实物资产配置，推动公司实物资产的共享、共用。

6、接受总部人事行政部的监督、指导并向其报告相关实物资产管理工作。

（四）各机构财务部负责本机构实物资产的财务管理工作，主要职责是：

1、负责本机构实物资产的购置、调拨、报废等帐务处理。

每月与本机构人事行政部进行帐帐核对，保证帐帐一致；

2、参与本机构资产盘点清理工作。

3、按规定权限审核或者审批实物资产购置、报废和处置等工作。

4、审核、调整和批准本机构实物资产预算情况。

5、接受总部财务企划部的监督、指导并向其报告相关实物资产管理工作。

（五）总部及机构各实物资产使用部门负责对使用范围内的实物资产进行管理监督，主要职责是：

1、严格执行公司有关实物资产管理规定和实施办法，及时向实物资产管理部门反馈本部门实物资产的使用情况，接受实物资产管理部门的监督、检查。

2、根据实际需要可设置实物资产协管员，配合实物资产专管员完成日常管理工作。

3、实物资产使用人须保证所使用实物资产的安全、完整，是所用实物资产日常保管、保养的直接责任人，总部各部门及各机构负责人为本部门或机构实物资产管理的第一责任人，对本部门或机构实物资产管理负全面管理责任。

第四章配备标准及采购、入库管理

第八条实物资产的新增需提前按照《预算及三年规划管理办法》的规定做好实物资产购置预算，预算审批后才能开展购置活动。

第九条实物资产新增应在预算范围内进行，库存没有可调剂的适用设备，并在预算范围内方可购置新设备。

总体预算内调剂使用应征询实物资产管理部门及财务部门的意见。

第十条实物资产申购应遵循按需配置的原则，有明确配置标准的应当按配备标准严格执行；没有规定配备标准的，应当从严控制，合理配备。

第十一条低端IT设备的配备原则。

高端IT设备配备原则和标准参照《机构网络建设配置标准》、《机构PC服务器及高速行打配置标准》、《机构综合布线、机房、UPS建设及维护费用标准》、《高端设备配置原则和标准》。

第十二条实物资产采购

（一）实物资产购置前应由申请部门提请签报立项申请，签报中应注明需求固定资产的清单明细、需求原因，并附有批准的当年度预算情况及预算执行情况。

签报应根据公司下发的有关实物资产申购流程报送相关人员及领导批示。

满足《合同管理办法》规范要求的，必须按照该办法签订合同。

（二）签报立项申请批复后进行采购动支。

（三）各级部门应根据公司采购制度和相关采购业务审批流程，确定采购权限，处理相关采购事务。

属于集团统购范围内的实物资产购置，由使用部门提出申请，经规定流程审批后由物控部统一进行采购。

不属于集团统购的，按采购制度中相关规定执行。

第十三条实物资产入账、入库

（一）验收。

1、验收责任：

低端IT设备由各级实物资产专管员负责验收，高端IT设备由相关技术部门、物控部共同负责验收，其他业务经营类实物资产设备由采购经办部门及使用部门共同负责验收。

2、验收时效：

实物资产到货后验收入库工作（包括实物验收和系统中验收入库登记）应在2个工作日内完成，高端IT设备要求在安装完成后5个工作日内完成；属于特殊情况未按正常流程购买的，申购申请到达后按以上时效要求完成系统中补录验收和入库工作；对于采购量大分批到货的，在货全部到齐后10个工作日内完成验收入库工作。

3、验收要求：

验收人员要严格按照合同进行验收，验收合格后及时对实物资产要进行条码扫描和系统中条码复核；验收不合格不得接收，并及时联系采购经办部门向供应商换货或退货。

实物资产验收合格后，各级实物资产专管员（实物管理员）须在5个工作日内收齐付款所需资料，在协议约定时间内完成付款。

第五章实物资产的日常管理

第十四条实物资产日常管理主要包括分发与领用、使用与保管、回收与利用、变更与调拨、维护维修等，必须严格按照规定流程办理。

第十五条实物资产分发、领用：

实物资产入账后应在５个工作日内分发至各使用部门及使用人，做好分发实物资产的出库登记，使用人须在分发后5个工作日内确认反馈分发情况。

库存实物资产应做好实物资产入库登记，库存实物资产责任人为各级实物资产管理员。

第十六条实物资产使用、保管

（一）各级实物资产使用部门及使用人应爱惜所用实物资产，注意实物资产的日常保养维护，延长实物资产使用寿命，提高利用效率，并做好相关维护保养记录；使用过程中出现问题，应立即通知相关部门组织维护。

因管理不善造成实物资产丢失或损毁的，由人事行政部提请相关部门出具鉴定意见后进行处罚。

1.因下列原因造成实物资产损坏、丢失的，均应予以赔偿：

（1）未经实物资产管理部门批准擅自拆装或改装实物资产，致使实物资产损坏。

未经批准，擅自将公司实物资产携出司外造成损坏或丢失。

（2）违反规章制度，领、借、调拨等不按规定手续办理，致使实物资产丢失或损坏。

（3）对易损坏设备，未按保管规定要求进行轻拿轻放、远离水火等，导致实物资产损坏。

（4）其他人为原因造成的损失和丢失。

（5）未按技术规程操作，致使实物资产损坏。

2.因下列原因造成实物资产损坏、丢失，可视具体情况减少赔偿或免于赔偿：

（1）实物资产本身的缺陷或使用年久，在正常使用时发生的损失。

（2）经批准进行检修，虽采取了预防措施，仍未避免的损坏。

（3）已按保管规定对实物资产进行妥善保管，但因意外盗窃事故造成实物资产丢失。

3.赔偿基本原则：

（1）实物资产丢失或完全损坏无法修复，责任人应按不低于实物资产净值的60％进行赔偿,若净值为零则按不低于残值比例的60%进行赔偿；

（2）损坏或丢失零配件，若可修复或能重换配件的，按修理费或重换零配件费用进行赔偿；

（3）若经公司和赔偿者协商同意赔偿实物，需要赔付同等或更高价值的同类同型号资产物品；

（4）事故责任者不止一人时，须分清责任大小，分别承担相关责任；

（5）因不可抗力造成实物资产损坏或丢失，赔偿比例可视具体情况调减，由实物资产管理部门及财务部门出具意见。

（6）相关部门审批确定具体赔偿处理意见后，当事人应在五个工作日内到财务部门缴交赔款。

若逾期不赔付将从赔款人的工资中扣除。

若赔付金额较大或特殊情况未能在1个月内完成赔付者，经财务部门及人事行政部共同批准后可分期进行赔付，一般不超过6个月。

（7）对于符合报废标准的实物资产，按实物资产报废申请流程审批同意后予以报废。

（8）完成实物资产损坏、丢失处置后，应由实物资产管理部门、财务部门进行相应处理。

4.实物资产发生损坏或丢失后，必须立刻报告实物资产管理部门（被盗、被抢丢失还需报当地公安机关），相关部门查明原因后尽快提出赔偿或其他处理意见；对发生事故隐瞒不报、推诿责任态度恶劣者，除按规定执行赔偿处理外，还应根据具体情节按照公司相关规定给予行政纪律处分。

（二）人事行政部应在实物固定明显处粘贴实物资产标贴，以便日常管理和盘查，情况变更及时更贴；同时应定期检查实际资产的使用状态，按照以下状态进行登记备查：

良好：

不需要进行任何修理，只进行常规维护即可满足工作需求。

可用：

进行除常规维护之外的小修理改良就能满足工作需求。

难用：

需要进行除常规维护之外的大修理改良才能满足工作需求，同时预计修理改良支出可以在延长的寿命中得到弥补。

停用：

已经没有使用价值，或者进行大修理改良的支出难以得到弥补。

（三）实物资产使用人调动和离司须办理所使用实物资产的正常交接，未办理实物资产交接的不予办理调动和离司手续。

（四）公用笔记本电脑采用集中管理借用机制，实物资产管理员要做好借用登记；配备或借用了笔记本电脑的，使用人必须严格按照《笔记本电脑管理规定》进行保管。

（五）对于高价值的IT资产（如：

小型机和存储系列、服务器、核心网络设备等），应购买保险以转移风险。

（六）实物资产一般不得外借（指因工作需要借给公司或机构以外的人员使用），如有特殊情况，须经规定流程审批后方可外借，但必须按期归还。

如逾期不还，按实物资产原值进行追偿赔偿，机构负责人负连带责任。

在外借时，可视具体情况考虑押金保障条款，归还时应仔细检查实物资产状况，注意风险控制。

第十七条实物资产回收、利用。

各级人事行政部应定期对闲置实物资产进行合理调剂，防止积压浪费。

对闲置实物资产，实物资产管理员应在5个工作日内予以回收，对长期闲置、多余或不能有效利用的实物资产，应进行合理调剂或处置。

第十八条实物资产变更与调拨

（一）实物资产变更是指实物资产变更使用人、变更所属单位等，发生实物资产变更时需要办理实物资产变更手续，进行实物资产调拨。

实物资产变更与调拨需按照公司有关实物资产转移的审批流程进行申请，变更后实物资产管理员需及时办理实物资产调拨手续。

（二）对设备配件的变更，实物资产专管员接到安装完毕通知后，须在5个工作日内完成变更登记。

（三）未按规定擅自进行变更的，将对原使用人和现使用人批评，并要求5个工作日内完成补办手续。

（四）实物资产专管员工作岗位变动，需对所负责管理的实物资产进行交接，完成交接后由移交人、接手人、本部门负责人三方签字确认，报给上级实物资产管理员审批后，人力资源部门方予办理人事调动或离司手续。

（五）实物资产的财务帐、实物台帐不能随意进行修改，特殊情况必须经规定流程审批后方可修改，并且要进行修改后核对以确保一致。

第十九条各级人事行政部、财务部须及时、准确进行相关帐务登记，记录实物资产的增减变动情况，每半年给使用人发出实物资产信息确认通知，使用人必须在5个工作内进行确认和反馈。

第二十条实物资产维修

（一）保修期内实物资产维修，直接由各部门联系供应商提供售后维修服务。

IT资产维修通过上报问题反馈，IT部门负责维修，使用人不得擅自拆装配件自行维修。

（二）其他情况的维修，总部实物资产由各使用部门报总部人事行政部、财务企划部及相关分管领导审批同意后可进行维修，机构实物资产由各使用部门报机构人事行政部、财务部及机构负责人审批同意后可进行维修。

维修费用由各级单位自行支付，因人为因素造成的实物资产维修，需追究相关人员责任。

（三）所有的设备维护维修都要求保留维护维修记录。

第六章实物资产的处置

第二十一条报废标准

（一）IT设备报废标准：

1．低端IT设备报废标准：

（1）已达到规定的使用年限（5年）。

（2）损坏严重，维修费已接近或超过新购价格30%的，或无法购买相关配件的。

（3）因科技进步，原设备不能满足工作需要，需更新换代的或升级费用超过新购价30%的。

（PC机因内存不足等不能支持运行公司当时防病毒和远程管理软件的要求强制报废。

）

2．高端设备报废标准：

（1）不设报废年限。

如因原设备性能不能满足工作需要，需更新换代或升级费用超过新购价30%等原因需要报废的，报基础架构管理部审批通过后方可报废。

（2）原设备续保费用高、而购买同等处理能力新设备代价不超过续保费用6倍的，经基础架构管理部审批通过后可报废。

（二）非IT实物资产报废标准：

交通运输设备报废标准执行集团相关文件规定。

第二十二条正常报废的基本条件

（一）达到报废标准，因设备老化，重要部件故障、损坏而无法正常运行和使用。

（二）达到报废标准，虽有使用价值,但难以保证技术工艺、安全操作规程要求及产品质量，无法满足业务需求。

第二十三条非正常报废的条件

（一）未达到报废标准，因设备老化或机械故障而无法修复，导致无法继续使用或修理后质量保证期少于一年的。

（二）实物资产因遗失、被盗抢、全部或部分部件损坏无法修复或修理费用高于实物资产净值，自然灾害等原因造成损失等。

（三）因被盗抢造成实物资产损失、且自报案时间起三个月后确认无法查找的。

第二十四条实物资产报废需根据有关规定分别签报申请，机构年度内应集中进行报废申请，交通运输设备的报废申请须单独另行签报。

（一）实物资产报废必须由实物管理部门填写《实物资产报废申请表》并出具处理意见以签报形式报出。

（二）非正常报废的实物资产如因故障或损坏无法修复等原因申请报废的，需要生产或销售单位（或其特约维修点）逐项出具书面专业技术鉴定意见，并加盖对方公章，注明如继续使用所需的维修费用。

如因客观原因无法提供上述单位的书面鉴定意见的，须由公司相关技术部门及归口管理部门出具意见。

（三）实物资产报废申请签报附件材料明细

1、正常报废需提供材料：

《实物资产报废申请表》

2、非正常报废需提供材料：

①《实物资产非正常报废申请表》

②报废实物资产鉴定书

③公安机关受理的报案材料（被盗、抢）

④机构对于责任人、责任部门的处理意见

3、如有特殊情况需单独说明的，请另附说明。

第二十五条报废实物资产的处置

报废实物资产处置应按照规定流程报送相关部门及领导审批，批量大宗实物资产处置需组织招投标，处置报废实物资产后的所有收入应交回各级财务部门做收入处理。

（一）总部报废实物资产的处理由申请部门会同总公司人事行政部、总公司财务企划部等相关部门共同进行。

（二）本着公开、公平、公正和诚实信用的原则，报废实物资产原值达到10万元的，应成立报废实物资产处置小组。

1、成员由人事行政部、财务部负责人，人事行政部实物资产专管员组成，总部由人事行政分管领导担任组长，机构由机构负责人担任组长。

人事行政部负责实物资产处置的日常事务工作。

2、报废实物资产处置小组实行集体决策制度，小组成员对评估单位出具的评估报告进行审核和确认。

3、报废实物资产处置小组对评估公司的评估结果进行审核。

4、报废实物资产处置小组对至少三家正式拍卖企业所提供的拍卖方案和收费价格进行比较审核，同时上报拍卖企业方案并推荐其中一家。

（三）报废实物资产处置原则上实行对外拍卖，拍卖方案需报总公司审批。

如报废的固定资产因损坏严重、或经评估回收价值小于拍卖处置的费用以及处置实物资产数量较少，经报废实物资产处置小组研究、报总公司批准后，则可以公益捐赠或废品回收形式进行处理。

属于以废品收购形式处理的，需找三家以上的废品回收单位进行比较收购。

（四）获准报废的实物资产应在10个工作日内集中清理，回收至实物资产归口管理部门，同时做好交接手续。

（五）机构实物资产的处置方案须上报总公司，并在总公司最终批复同意实物资产报废之日起10个工作日内提交签报。

（六）报废实物资产原则上一律不得继续留用，如因特殊原因需要留用报废实物资产，则需另行上报总公司人事行政部和财务企划部审批，经审批同意后方可留用。

（七）报废实物资产不得以任何理由分发给公司内外勤员工。

第二十六条实物资产盘点。

（一）公司每年举行两次实物资产的盘点工作，盘点由公司各级固定资产管理部门和财务部门联合组织，包括实物资产账目盘点和实物盘点两大部分，并形成书面报告，对盘亏、盘盈实物资产，应查明原因，提请签报至同级财务部门、机构负责人及上级相关主管部门批准，及时进行账务处理。

（二）各级实物资产管理部门及实物资产管理员应注重日常实物资产的盘点工作，及时发现问题，查明原因，解决实物资产管理中出现的各种问题。

第二十七条特殊设备的管理

特殊设备是指手提电脑、投影仪、摄像机、照相机等便携式设备。

特殊设备必须由使用部门统一管理，各部门实物资产管理员为管理责任人，禁止个人用于与工作无关的事项。

第二十八条与实物资产相关的保修卡及配套资料，如光盘、说明书等附件须由各使用人妥善保管，公共实物资产则由部门或公司实物资产管理员负责保管，涉及实物资产相关的异动，该类资料应同步流转。

第二十九条如果未使用设备管理系统的机构以电子表格台帐形式代替。

第七章附则

第三十条本制度由总公司人事行政部、财务企划部负责解释和修改。

第三十一条本制度自下发之日起执行，之前下发文件与本制度有抵触的，以本制度为准。