物资材料设备采购管理办法终结版.docx

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物资材料设备采购管理办法终结版

物资采购招投标管理办法

1总则

1.1为进一步规范公司物质采购及项目建设行为，建立、健全监督制约机制，确保公司经营活动能高质量、低成本、高效率地进行，根据有关法律法规，结合公司实际，特制定本办法。

1.2招标工作必须遵循公开、公平、公正、择优及诚实信用原则。

2建立合格供方名单

2.1根据工程项目的物资采购需求，按照公司程序文件及物资采购流程控制图的规定和要求，建安公司物资供应部应建立《合格供方名单》。

2.2《合格供方名单》、相关采购信息及附件材料应报物资部备案。

3招投标

3.1对于采购金额在万元以下的零星材料或小型机具，建安公司可采取市场调查、推荐等形式选择3个以上的合格供方，在进行询价、报价、比较产品质量和单位信誉等程序后，确定供应单位。

3.2对于单项采购金额在万元以上（含万元）的物资采购项目，项目部应提前天向物资供应部提报采购计划与申请，建安公司应采取邀请招标或公开招标的形式进行。

3.3对于一些特殊情况，如少数物资国内只有一个生产厂家生产，或一些援外工程在投标中就已承诺使用某个生产厂家生产的物资，或物资供应时间特别紧急，经建安公司领导批准后，根据实际情况进行采购。

3.4根据物资采购的具体情况，建安公司物资部应编制物资采购招标文件。

招标文件应包括对投标单位的投标资格、所采购材料的名称、数量、规格型号、质量标准、答疑时间、封标要求及交标时间做出明确的规定。

投标资格的设置应综合考虑资质、资信、实力、业绩、服务等各方面的因素。

招标文件的参考文本见附件。

3.5对于采购金额特别巨大的物资采购项目，或涉及专业性较强的物资采购项目，或一些专业机电设备的采购，如多台大型挖掘机的采购、电梯的采购等，可委托专业的招标代理机构进行招标。

3.6招标单位应当根据招标项目的特点和需求编制招标文件。

招标文件包括以下内容：

1、投标邀请。

2、投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）。

3、投标人应当提交的资格、资信证明文件。

4、投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式。

5、招标项目的技术规格、要求和数量，包括附件、图纸等。

6、合同主要条款及合同签订方式。

7、交货和提供服务的时间。

8、评标方法、评标标准和废标条款。

9、投标截止时间、开标时间及地点。

10、招标人应当在招标文件中规定并标明实质性要求和条件。

3.7招标文件拟定后，应在预定时间内通知合格供方或其他符合投标资格的供应商在规定时间内领取招标文件，并在规定的时间内完成投标。

招标文件可以要求投标人交纳保证金，投标保证金一般为预估投标金额的2%，最高金额不得超过八十万，其具体金额由招投标领导小组确定。

投标人应在标书规定的投标截止日前汇到公司基本账户或交到公司财务部。

一般情况下，未中标人的投标保证金于发出落标通知时退回，中标人交纳的保证金转为部分履约保证金。

3.8投标人资质：

要求投标人提供有关资质证明、实施能力和业绩情况，并对投标人进行资格审查，不得有意限制或者排斥符合条件的投标人。

　1、营业执照及税务登记证副本。

　2、法人代表人证明及投标人授权委托书。

　3、近期经审计的财务报表及资信证明。

　4、历年同类项目主要业绩表。

5、相关资质证明证书。

6、员工总数及专业技术人员构成，主要关键设备拥有情况。

　7、招标人认为应当提交的其它证明文件。

4开标

4.1建安公司物资采购部负责组织对各投标单位递交的投标文件进行开标，开标时应邀请监察室参加。

4.2开标前，应当场检查投标文件的包装密封及交标时间情况。

4.3开标后，应当场填写投标报价记录表，记录各投标单位的投标报价以及标书对招标文件的响应情况，该记录表应留存一份至物资部。

4.4保密要求

1、参加招标的小组成员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况；

2、对设有标底的招标，标底必须保密；

3、评标小组成员和参与评标的相关工作人员不得私自透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的情况资料；

5评标

5.1工程公司根据物资采购项目的具体情况成立由相关人员组成的评标委员会，评标委员会的成员人数应考虑为3人以上。

对于单项采购金额在万元以上（含万元）的物资采购项目，由公司组织统一的评标委员会，评标委员会由建安公司工程部负责人和经办人、项目部负责人、财务审计部代表等组成，评标委员会的人数为5至7人，技术评标人员不少于2/3。

5.2评标委员会负责对各投标单位递交的投标文件进行评标。

5.3评标方法，是评审和比选投标文件、判断哪些投标更符合招标文件要求的方法。

如何科学的选择评标办法，直接影响到投标人提交何种投标价格、技术和其他商务条件。

具体招标项目应结合项目需要，选择合适的评标方法。

1、经评审的最低投标价法

该法一般适用于具有通用技术、性能标准或者招标人对其技术、性能没有特殊要求的招标项目。

对于技术简单或技术规格、性能、制作工艺要求统一的货物，能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的最低投标价的投标，应当推荐为中标候选人；

推荐适用范围：

采购各种原材料、机电产品等商品以及可能附带的配套服务；

2、综合评估法

该法一般适用于技术复杂或技术规格、性能、制作工艺要求难以统一的货物。

最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准的投标，应当推荐为中标候选人；

推荐适用范围：

各类土木工程、建筑工程、设备和管线安装工程、装饰装修工程及特殊和关键设备等；

5.4评标情况和评标结果应汇总成书面记录，该记录应留存一份至物资部。

5.5确定中标单位后，建安公司仍然可以在中标价格的基础上与中标单位洽商合同价格或其他合同条件。

5.6招标的工程公司如对评标结果不满意，可对此次物资采购重新组织招投标。

6中标

6.1承办单位须将完整的评标报告报招标委员会审核，确定中标人，并签发《中标通知书》同时由承办单位对于未中标单位及时通知到。

6.2《中标通知书》一式四份，招标办一份，承办单位一份，承办单位财务部一份，中标人一份。

7合同签订

7.1集团公司发出中标通知后，与中标单位签定合同及技术协议。

《评标报告》、《投标文件》、《合同》、《技术协议》等文件必须归档统一管理。

7.2严格按照《合同法》等国家相关法律、法规及集团公司相关规定，整理合同及技术协议条款。

要求参加人员必须坚持原则，认真、细致、全面地工作，避免出现各种漏洞，避免为公司造成不必要的损失。

所订的合同不得对招标文件和中标人的投标文件作实质性修改。

招投标工作小组和中标人不得私下订立背离合同实质性内容的协议。

对于未按质量、进度等要求履行合同或有其他违约事实的，除双方有权提出中止合同外，违约一方还须按法律规定承担经济、法律责任。

7.3严格履行合同审批手续，及时送交物资主管、工程部负责人以及财务部审批。

对于审批合格的合同方可签字盖章，履行合同条款。

8采购材料进场验收

8.1凡涉及工程的设备、配件、材料、物料如有涉及建设要求的应通知甲方、监理方联合验收，如涉及项目自身建设的材料应有项目部材料员、仓管员以及相关的技术人员联合验收，验收完毕填写物资验收单。

验收标准为相关的国家标准、行业标准及合同、技术协议等。

8.2对于验收过程中发现的质量问题，负责验收人员要做好记录。

公司采购物资招标进行的填写验收记录，及时的对供应商反馈信息给以解决，对于可修复的由相关责任方负责修复；对于不可修复的由相关责任方负责退换。

影响工期的追究相关责任方经济责任。

9付款流程

9.1付款依据合同及现场实际进度情况进行支付，上报材料付款计划时附带材料进场物资验收单、供货方收据及发票，验收单应由现场验收人员及负责人签字确认，材料收据及发票应由现场验收人员及项目负责人、工程部预算部相关负责人签字交予财务部，财务部审核完毕交由工程部经理签字之后给予报材料资金计划给予支付。

10物资供应商的管理

10.1对于公司长期需要使用的物资或小型机具，公司可根据各工程公司的意见统一确定几个资信较好的物资供应商，各工程公司直接在这些物资供应商中进行采购

10.2物资采购正式实施后，建安公司或项目部应指定专人负责对物资供应商进行监督和管理。

10.3对物资供应商进行监督和管理的依据是投标文件、合同文件、与采购项目有关的法律、法规、标准和规范。

10.4在物资采购的实施过程中，如物资供应商在产品质量、供应时间、售后服务等方面发生问题，建安公司应及时对物资供应商进行不良记录，并督促物资供应商尽快整改，整改情况及结果应记录备案。

10.5在物资采购的实施过程中，如物资供应商在产品质量、供应时间等方面发生较严重的问题或违约时，工程公司应及时终止与物资供应商的采购合同，对所造成的损失向物资供应商依法进行索赔，并根据该项物资招投标时的评标情况递补选择下一家供应商继续物资的供应。

11物资供应商的评价

11.1每个项目结束或每年年末，工程公司应组织对物资供应商进行评价。

11.2评价的内容为物资供应商的信誉、合同履行情况、售后服务情况、有无不良记录、出现问题是否及时整改等。

11.3建安公司应对各物资供应商作出阶段性的评价结论，评价为合格供应商将其继续列入《合格供方名单》，评价为不合格的供应商，应将其从《合格供方名单》中删除，列入《不合格供方名单》。

12物资采购信息共享

12.1各工程公司应建立物资采购信息的共享，对常用工程物资的采购可进行信息交流，共享供应商、品牌、价格等信息，对于信誉实力较好的物资供应商，可相互推荐。

12.2建安公司还可与招标代理机构建立合作关系，从招标代理机构处获得最新的物资采购价格和供应商资料。

12.3根据建安公司的《合格供方名单》和《不合格供方名单》，集团公司建立总的《合格供方名单》和《不合格供方名单》，每半年整理更新一次。

13附件

附件：

工程物资采购招标文件样本、招标申请书、招标会签到表、评标报告、询价表。

附件：

工程物资采购招标文件（封面）

__________招标文件

招标项目：

招标单位：

联系人：

联系电话：

编制时间：

一、标书编号：

【】

二、工程概况

1、采购单位名称：

2、采购项目名称：

3、采购项目实施地点：

4、采购项目内容：

5、工程量：

三、时间安排：

1、标书发放时间：

年月日

2、保证金交纳时间：

年月日前

3、招标时间：

年月日；

四、招标方式：

采用竞争性谈判（谈判方式）

五、开标地点：

六、供货周期：

七、合格的投标人

1、投标人必须具有该招标范围内有效的各种证件。

2、投标产品必须符合相关的国家标准，具有类似工程的良好业绩，无不合格产品，财务资信状况良好。

3、投标人具有满足招标文件各项要求的条件和全面履约的能力。

4、投标人前来参加投标，即视为遵守本招标文件中招标人提出的所有约定，若投标人投标时提供的投标文件中的内容与本招标文件相冲突，但在投标前未提出单独书面说明的，则投标资格自动作废。

八、投标人须知

（一）、招标人对产品的相关要求

1、本次采购指定品牌为：

2、投标人所供材料应符合某种标准或者项目部使用要求。

3、产品合格证、检测报告等招标人要求的资料应随产品同时运至工地。

4、产品报价含税金/不含税金、运费等所有费用，投标人中标后，无论市场行情如何变化，中标价格不进行调整。

5、材料检验采用抽检，在供货过程中发现一次产品不合格，已供货款不予结算，履约保证金不予退还，该单位列入公司供应商通讯录黑名单。

6、投标人按招标人要求及时将货物运至工地，并承诺：

若未能及时供货，每延误一天，扣履约保证金元。

（二）、投标文件要求

1、投标文件须包括：

a、营业执照副本；

b、税务登记证副本；

c、组织机构代码证；

d、荣誉证书；

e、2009年以来东营市境内工程业绩（以合同原件为准，投标人至少提供三份合同原件）；

f、产品质量及服务承诺；

g、有利于招标人的其他优惠条件；

h、以上证书须带原件到投标现场供招标人检验，复印件须加盖投标人公章。

（三）、投标人须在年月日点前到建安公司财务部交纳质保金（现金/支票）。

投标时凭建安公司财务部出具的证明前来参加投标，未中标的在确定中标结果后一天内无息退还，中标单位自动转为履约保证金，待货物全部供完且检验合格后无息退还。

（四）、开标、评标及定标

1、投标人有下列情况之一的，招标人有权取消其投标资格：

a、未按时参与投标的；

b、所带证件、资料、样品不符合招标人要求的；

c、经招标人确认存在串标行为或有不正当竞争的；

d、未交纳保证金的；

e、产品不符合相关标准要求及招标人要求的；

f、投标文件不符合招标人要求的；

g、投标文件字迹不清或内容不全的；

h、投标文件存在招标人不能接受的实质性内容的。

2、评标原则：

（1）投标文件符合招标文件要求

（2）招标小组坚持“公平、公正、公开”的原则

（3）综合性原则：

招标人将综合分析投标人的各项指标，而不依单项指标的优劣评选中标单位。

3、评标主要因素：

（1）产品报价

（2）产品质量

（3）工程业绩

（4）供应商实力

（5）供货能力

（6）质量及服务承诺

（7）资信情况

（8）有利于招标人的其他优惠条件

4、投标人之间不得相互串通报价，不得排挤其他投标人的公平竞争。

在评标期间不得向招标小组成员询问其他人的报价，不得进行有违公正的活动，否则将被取消投标资格。

5、招标人可以要求投标人对投标文件中不明确的地方进行必要的澄清或答辩，投标人必须响应。

6、定标：

招标人根据各投标人的报价、产品质量、供货能力、各项保证措施、维保承诺、及社会信誉等情况，定出中标人。

无论投标结果如何，招标人没有向投标人解释中标或未中标原因的义务。

（五）验收方式

质量验收：

送国家有关质检部门检验（选择其他的验收方式）。

（六）付款方式

货到工地现场有关人员（施工项目部、材料部、建设单位工程部）初验合格，用料单位接收。

用料单位对该批材料送有关部门检测合格（商议付款方式、内容及质保金等事宜）

九、联系方式

联系人：

手机：

电话：

招标人：

招标委员会

招标申请书

公司招标委员会：

我公司拟订年月日对公司项目进行招标，特此申请。

该项目的主要招标条件如下：

项目内容

使用性质

采购

□新上

□增补

□定期更换

□技术改造

□设计

□施工

提报单位

推荐招标方式

处理

□拆除

□废旧物资处理

技术要求

具体数量

所需工期

预计价格

拟定参与招标小组人员：

商务谈判代表技术负责人代表

总经理（或授权代理人）签字：

年月日

招标会签到表

序号

投标单位名称

联系人

联系方式

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

..

..

招标方代表签字：

项目名称：

时间：

年月日

技术标评审报告

项目名称：

时间：

年月日

投标情况

序号

投标单位名称

公司实力、技术水平、业绩评价记录

1

2

3

4

5

6

7

8

技术标评审排名

排名

单位名称

排序理由

1

2

3

评委签字确认

兹确认上述结果属实，签字确认：

年月日

备注

※技术评审报告要求技术标评委针对各投标单位的公司实力、规模、产品的技术程度、履约能力等角度考虑进行客观公正的评价，原则上要求推荐不得少于三家以上符合要求的投标单位，并进行排序。

若技术标评委有其他评审建议可在备注栏中说明。

综合评标报告

承办单位：

时间：

年月日

项目名称

分类

□施工□采购

招标方式

□现场招标□竞争性谈判□询价□议价

投标情况

序号

投标单位名称

资质情况

报价或评标得分

1

2

3

4

5

6

7

8

推荐的中标候选人

排名

中标候选人名称

评选办法

1

2

3

评委签字确认

兹确认上述结果属实，签字确认：

年月日

备注

询价单

询价单位：

供应商名称：

联系人：

联系人：

联系方式：

联系方式：

传真：

传真：

序号

名称

规格

单位

单价（元）

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

总计

付款方式：

技术要求：

技术咨询：

联系方式：

验收方式：

注：

报价单上所盖印章名称，将作为公司合同签订、开发票及付款的唯一对象。

供应商意见：

报价人：

（签字盖章）

询价日期：

材料采购管理工作流程

项目部

公司相关部门

设计要求

工程进度

材料预算

项目部：

编制采购计划

材料组：

核对库存,

在合格供方名录中选择供方询价

材料组：

签定合同

1．依据公司相关规定

2．标注清楚运输.检验.付款方式

材料/项目部:

组织进货

材料员、库管员:

检验,

办理入库手续

项目责任人:

审核.签字

经办人:

凭签字的发票.入库单办理报销

物资供应部：

询价

物资供应部主管：

审批，盖章

主管经理:

签字,

加盖公司合同专用章

物资供应部：

备案

材料出入库管理工作流程

项目部

材料进场

材料员、库管员:

检验

材料员:

按不合格程序进行处理

否

需求超支

否

项目部/施工方:

超支分析

结束

材料员/会计/预算:

报财务做成本核算,

填写报表上报公司