K3总账.docx
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K3总账
总账
一、主要业务流程及规范
1、系统总体业务流程图
2、系统初始化流程图
2-1、系统初始化流程说明
目 标
进行系统初始化，使系统进入可处理正常业务状态。
业务背景
系统安装后，系统的参数、基础资料等都没有，系统还不能处理具体的业务。
用户必须根据实际的业务管理需要，设置系统控制参数、科目、核算项目等后，才能处理正常业务。
适用范围
在系统启用之前，适用所有的行业。
序号
责任部门
责任人
1
启用账套——启用账套，设置账套期间
财务/IT部
系统管理员
2
系统参数设置——设置系统参数
财务/IT部
系统管理员
3
用户设置——将系统用户和每个用户的权限在系统中设定
财务部
主管会计
4
币别设置——在系统中设置币别
财务部
总账会计
5
核算项目、科目设置——在系统中设置科目和核算项目
财务部
主管会计
6
期初数据录入——将期初余额录入系统
财务部
主管会计
7
数据检查——系统检查期初余额是否平衡，数据是否正确还需人工做进一步的检查。
财务部
主管会计
3、凭证业务处理
3-1、凭证业务处理流程图
3-2凭证业务处理流程说明
目 标
实现凭证的生成、审核、过账和修改所有的操作
业务背景
用户在实现初始化之后，系统已成功启用。
财务人员需要以凭证的方式记录公司发生的实际经济业务。
同时，按照实际的工作要求，对凭证进行审核、过账，发现错误进行修改。
适用范围
各种方式产生的凭证，包括手工凭证、系统生成凭证、模式凭证、自动转账凭证、外部引入凭证、凭证冲销等6种方式产生的凭证。
凭证的所有处理业务，凭证的生成、审核、过账、修改和删除。
序 号
责任部门
责任人
1
新增凭证——手工录入、引入或者系统产生的凭证。
财务部
会计
2
凭证查询——查询符合条件的凭证
财务部
财务人员
3
凭证审核——会计主管审核系统内的凭证
财务部
总账会计
4
凭证反审核——发现已审核的凭证错误，将其反审核，进入可修改状态
财务部
主管会计
5
凭证过账——将符合条件的凭证登记到账薄
财务部
主管会计
6
凭证反过账——发现已过账的凭证错误，将其反过账，进入可修改状态
财务部
主管会计
3-3、凭证录入与审核
凭证录入与审核说明
规程目标
确保原始数据以凭证形式变为软件数据，并通过审核得以确认。
业务背景
1. 已建立会计制度；
2. 原始凭据真实、合法、完整；
规程适用范围
1. 直接由普通原始凭据制作凭证；
2. 由软件的业务数据生成凭证或由手工录入此类凭证；
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
根据已审核过的原始凭据，在K/3系统\总账系统\凭证录入中录入凭证并自检，或检查由系统自动生成凭证的准确性。
财务部
总账会计
2
要求当天的业务凭据，当天生成或录入总账凭证。
财务部
总账会计
3
原始凭据真实、合法、有效。
财务部
总账会计
4
会计记账凭证的编制期不能早于实际业务的发生期。
财务部
总账会计
5
审核录入凭证是否信息完整准确。
财务部
主管会计
6
如凭证录入有问题，则通知制单人依据原始凭据检查和修改凭证，此工作要求在1个工作日内完成。
财务部
主管会计
7
如凭证录入无问题，则在K/3系统\凭证查询功能中对已录入凭证进行审核，此工作要求在凭证检查无误后1个工作日内完成。
财务部
主管会计
3-4、凭证反审核录入
凭证反审核录入流程说明
规程目标
对发现问题的已审核凭证进行反审核，使之返回至未审核状态以便于改正。
业务背景
已审核的凭证在账簿生成或报表生成等后续处理过程中发现有误；
问题凭证为已审核凭证或已过账凭证；
规程适用范围
1. 审核与反审核必须为同一人；
2. 如果此凭证已过账，则需先反过账后再反审核；
3. 适用于本会计期间修改或跨会计期间修改；
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
发现问题凭证后申请反审核凭证以便修改
a
由主管会计检查问题原因，并对是否反审核凭证做判断
财务部
主管会计
2
不同意反审核凭证，则通过红字冲销或蓝字更正凭证
财务部
总账会计
3
同意反审核凭证，则检查此凭证是否在当前会计期间，是否需要反过账或反结账
财务部
主管会计
a
需反过账或反结账时，则先进行反过账或反结账后，再反审核凭证
财务部
主管会计
b
如凭证为业务系统生成的凭证，且相关票据已核销，则需要先对相关票据进行反核销后才能再做反审核处理。
财务部
主管会计
4
不需反过账或反结账时，则直接进行反审核凭证
财务部
主管会计
3-5、凭证过账与对账
凭证过账与对账流程说明
规程目标
对已审核凭证进行过账与及账簿查询，做结账前准备。
业务背景
凭证已审核
规程适用范围
待过账凭证
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
检查待过账凭证，是否具备过账条件，如：
是否已审核，是否业务单据已生成凭证
财务部
总账会计
2
如果检查未通过，则通知相关人员查找原因，并要求及时改正
财务部
总账会计
a
此工作要求在0.5个工作日内完成
财务部
总账会计
3
检查通过后，对所有应过账凭证进行过账
财务部
总账会计
4
核对总账与明细账
财务部
总账会计
a
总账与明细账一致，基本可以确认过账正确
财务部
主管会计
5
总账与明细账不一致，则需检查原因，并反过账，及时改正
财务部
主管会计
a
反过账一般不允许使用，以保证过账的严肃性与准确性
财务部
主管会计
b
总账与明细账不符，需尽快查找原因，此工作需在1个工作日完成
财务部
主管会计
c
反过账后凭证需再反审核后才可修改
财务部
主管会计
4、往来业务管理
往来业务管理流程说明
目标
实现往来业务的对账、核销管理
业务背景
往来业务管理在企业的财务管理的重要环节。
往来业务要求及时、准确入账、及时对账，以保证往来资料正确和比较良好的客户关系。
适用范围
往来对账单的生成、往来核销和往来对账
序号
责任部门
责任人
1
录入往来凭证——设置往来科目的基础上，录入凭证
财务部
会计
2
往来核销——将应收实收、应付实付款项按一定的规则逐笔进行核销，反馈未收、未付和未匹配款项情况
财务部
会计
3
查询往来对账单——系统生成每个客户的往来对账单
财务部
会计
4
查询账龄分析表——自定义分析公司应收、应付、其他往来等的账龄
财务部
会计
5、现金流量表业务
现金流量表业务流程说明
目标
编制现金流量表的主表和附表
业务背景
按照《企业会计准则--现金流量表 》的要求，企业必须对外报送现金流量表（包括主表和附表），它集中反应企业资金资源的流动和配置，是企业对外报送的三大报表之一。
常用的方法是T型账户法和工作底稿法。
用手工编制现金流量是一个烦琐和技术复杂的工程，系统针对此难题提供了解决方法。
适用范围
现金流量表适合所有用总账系统的用户。
提供了常用的现金流量编制方法：
T型账户法和附表项目指定法，系统还提供了一种特别方法：
凭证指定法，通过指定每张凭证的现金流量，最后汇总得出现金流量表。
序号
责任部门
责任人
1
定义现金流量项目——在系统内定义现金流量项目
财务部
会计
2
凭证指定现金流量——指定每张凭证的主表和附表现金流量项目
财务部
会计
3
T型账户指定主表项目——通过T型账户指定主表项目，可以和凭证指定法结合使用
财务部
会计
4
指定附表项目——指定调整科目的附表项目，分析填列，可以和凭证指定法结合使用
财务部
会计
5
出具现金流量表——在指定现金流量项目的基础上，系统自动生成某期间（或期间段）的现金流量表
财务部
会计
6、期末处理业务
期末处理业务流程说明
目标
完成本期所有凭证处理，并结账至下一个会计期间
业务背景
为了总结某一会计期间（如月度和年度）的经营活动情况，必须定期进行结账。
所有会计事项均已生成凭证且过账的情况下，我们就可以进行月底结账。
适用范围
结账转入下一个会计期间
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
期末处理条件检查
财务部
总账会计
a
基本业务凭证（除损益外）都已过账
财务部
总账会计
b
相关模块（固定资产、工资等）均已结账
财务部
总账会计
c
应收、应付等相关模块的单据均已生成凭证且过账
财务部
总账会计
2
期末调汇——根据系统设置，有外币企业处理汇兑损益，并通过审核和过账
财务部
总账会计
3
自动转账——根据系统设置，相关处理包括自动生成转账凭证，并通过审核和过账
财务部
主管会计
4
结转损益——生成损益凭证，并审核与过账
财务部
主管会计
5
期末处理，进行结账，结账结束后，系统显示已进入下一个会计期间
财务部
主管会计
a
结账后发现错误，可进行反结账，但此功能只有系统管理员才有权限使用
财务部
系统管理员
6
查询账、表
二、系统初始化
1、系统初始化概述
初始化是指企业账务和物流业务的背景设置和启用账套会计期间的期初数据。
本章主要讲述了金蝶K/3总账系统在使用前的初始化工作。
总账系统的初始化设置是所有K/3系统进行业务操作的第一步，所以设置尤为重要
2、结束初始化
初始数据试算平衡和现金流量数据符合钩稽关系之后，在“结束初始化”界面就可以结束初始化工作，您也可以将全部数据打印出来保存。
在“金蝶K/3主控台”界面，选择【系统设置】→【初始化】→【总账】→【结束初始化】，进入“结束初始化”界面进行操作。
结束初始化后，初始数据录入界面将变为不可编辑状态，此时，您可以开始一系列财务工作了。
3、初始化流程图
三、凭证处理
1、凭证处理概述
会计核算处理系统是以证—账—表为核心的有关企业财务信息加工系统。
会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源，是整个核算系统的基础，会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性，因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性。
金蝶K/3总账系统为您提供十分安全、可靠、准确快捷的会计凭证处理功能。
凭证分为原始凭证和记账凭证两种，在业务发生时应首先根据原始凭证和其他有关业务资料手工填制凭证。
或者根据原始凭证直接在电脑上制作记账凭证。
为方便用户使用和财务管理的需要，系统提供了多种凭证数据的校核和控制功能：
会自动显示科目的最新余额及预算金额；
Ø 提供外币分账制的凭证录入；
Ø 会自动检验记账凭证借贷方是否平衡；
Ø 检验科目是否为最明细级；
Ø 检验本位币金额是否等于汇率乘原币；
Ø 检验金额是否等于数量乘单价。
系统在对凭证内数据进行控制的同时，还对凭证在记账前的审核检验提供控制。
这些控制你可以根据您企业的实际情况进行设定。
如果您认为凭证不需要经二次审核即可记账，您就可以在账套选项中将<凭证过账前必须经过审核>选项去掉，则凭证就可以不经审核直接过账。
您也可以进行双敲审核，来提高审核质量。
凭证处理的业务流程如流程图4-1：
2、凭证录入
2-1、凭证录入概述
凭证录入功能就是为用户提供了一个仿真的凭证录入环境，在这里，可以将您制作的记账凭证录入电脑，或者根据原始单据直接在这里制作记账凭证。
在凭证录入功能中，系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入记账凭证。
有关凭证录入与审核的业务流程及规范说明见本帮助手册中凭证录入与审核的业务流程。
在“金蝶K/3主控台”界面，选择【财务会计】→【总账】→【凭证处理】→【凭证录入】，进入“记账凭证-新增”界面。
2-2、工具栏主要功能
功能
说明
新增
用于新增凭证。
保存
用于保存录入的凭证内容。
还原
发现凭证录入错误，要将凭证内容整个的删除，可以单击该按钮。
插入
插入凭证中的某一条分录。
删除
删除凭证中的某一条分录。
外币
用于切换记账凭证的输入格式。
系统提供了两种记账凭证输入查看格式：
一种是一般格式，一种是外币格式，系统默认为一般输入格式，在一般格式中不显示录入凭证的外币原币及汇率数据，如果要查看全部凭证中的外币汇率及原币数据，可用此功能转换成外币格式查看。
如果科目是数量金额核算科目，则点击外币显示计量单位及数量单价。
代码
查询功能，按F7也可。
用于查询系统提供的各种资料和参数，在凭证录入时有“摘要”、“会计科目”和各种“核算项目”可以查询。
流量
针对科目属性中指定为现金类科目或现金等价物的会计科目，可以在此定义其现金流量内容，是做现金流量表的一种方法。
消息
发送消息
短信
发送短信，支持选用、携带凭证相关信息
邮件
发送邮件，支持选用、携带凭证相关信息
2-3、常用功能键
[F7]
按[F7]系统即可弹出“科目代码”界面查看所有的代码，如凭证摘要库、科目代码库、核算项目代码库等，您可以从代码中选择您所需的科目。
代码查询功能是凭证录入中十分有用的一项功能，它是一种具有智能化的功能，它能根据光标所在位置自动选择您需要查看的代码内容。
[F8]
按[F8]即以下拉框形式弹出摘要库、会计科目、核算项目等，并即时过滤显示。
[F9]
按[F9]进行汉字模糊查询，只要您在科目栏中录入汉字，如“应”，再单击功能键F9，系统会自动将包含“应”字的会计科目全部显示出来。
[F10]
按[F10]可以选择需要录入核算项目或会计科目范围，用户一次选择多个核算项目或者多个会计科目后，系统便可自动生成凭证分录，用户只需再填入分录金额。
2-4、记账凭证主要字段说明
字段
说明
币别
一般情况下币别栏默认为不显示状态。
如果系统参数您选择了<凭证分账制>，在凭证录入的时候， 币别栏显示在凭证日期的上方，您必须选择相关币别，如“银行存款---中行”核算的是港币，凭证的币别就应该选择<港币>。
凭证日期
凭证录入的日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入；但允许输入本期以后的任意期间的记账凭证，在过账时系统只处理本期的记账凭证，以后期间的凭证不作处理。
凭证字
此下拉列表显示所有在基础资料中设置的凭证字。
用户可从下拉列表中选择用户需要的凭证字。
凭证号
由系统自动生成。
附件数
直接录入凭证后以附件的形式备份原始单据的数量。
*摘要栏
对凭证分录的文字解释，可以直接录入，也可以用F7到摘要库中读取。
系统提供了摘要库的功能，在凭证录入界面，将光标移动到摘要栏，按[F7]，可以选择已录入摘要库中的摘要，单击【确定】后，摘要会自动添入当前的凭证中。
摘要库进行增加、修改、删除操作。
如果录入的是结转成本、损益类的凭证，且在多栏账查询中需要不参与多栏账汇总，那么在摘要属性中选中“不参与多栏账汇总”的属性。
这样此条摘要下的凭证数据将不会参与多栏账汇总。
注意：
如果某摘要曾经设置了“不参与多栏账汇总”的属性，那么包含其摘要的凭证分录就已经被保存为不参与多栏账汇总，不会因为将摘要的这个属性取消而取消掉这条分录数据的属性。
只可以删除掉此条分录后，重新录入数据才可以按修改好的属性进行数据保存。
*会计科目栏
录入会计科目代码。
可以直接录入，在录入过程中左下方的状态栏会随时动态提示代码所对应的科目名称，并且随着输入的代码自动检索并处于选中状态，如果输入完代码后，状态栏中没有科目名称显示，则说明输入的代码有错误，如果在“科目设置”中定义了助记码，则可以在此处直接输入助记码，系统会根据助记码查到您需要的科目，也可以将光标定位于会计科目栏时，按[F7]键（或双击鼠标左键），即可调出会计科目代码表，在科目代码表选择所要录入的科目，单击【确定】，即可获取科目代码。
*金额栏
金额分为借方金额和贷方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在。
币别、汇率、原币金额
当会计科目有外币核算时，点击“外币”键转换到外币凭证格式。
币别可以按F7查询，汇率在选择了币别后自动提供。
原币金额是指外币的金额，录入后系统会根据外币汇率*原币金额得出本位币的金额。
单位、单价和数量
当会计科目要进行数量金额核算时，系统会自动弹出数量格式让用户录入。
单位系统会根据会计科目属性中提供的内容自动出现，用户只要录入单价和金额即可。
系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等，如不相等，系统会提示是否继续。
往来业务
对选择了核算往来业务的会计科目，要录入往来业务的编码。
可直接手工输入或按[F7]调出往来信息供选择。
结算方式、结算号
银行存款的结算方式和结算单据的号码，用户可以录入也可以不录入。
经办
可以直接将经办人的姓名写在凭证上。
2-5、主要菜单功能介绍
〖文件〗→〖保存到文件〗
对于单张凭证存在大量分录的情况，如一张凭证含有2000条以上的会计分录，您很难作到一次完整录入， 此时， 菜单〖文件〗→〖保存到文件〗功能， 将所录入的凭证以文件的形式保存下来，下次录入的时候，直接使用〖文件〗→〖从文件调入〗功能，将保存到文件中的凭证调出来，稍作编辑，您就可以保存凭证了，这样可为您节省大量的时间。
〖文件〗→〖保存模式凭证〗
在“凭证录入”界面，当录入完一张凭证后，如该凭证内容会经常使用，我们可以选择〖文件〗—>〖保存为模式凭证〗，将该凭证保存为模式凭证，如以后重复使用时，只要在“凭证录入”界面，选择〖文件〗→〖调入模式凭证〗，即可。
〖编辑〗→〖出纳复核〗
对于涉及到“现金”和“银行存款”等科目的凭证， 每付完一笔款， 出纳人员都需要在凭证上面签字，此时，您可以选择〖编辑〗→〖出纳复核〗，系统会自动地将当前用户的姓名添在凭证的<出纳>栏上。
〖编辑〗→〖插入分录〗
如果在录入凭证的过程中需要插入一个分录，单击工具栏中的【
】或选择〖编辑〗→〖插入分录〗，即可插入一条分录。
〖编辑〗→〖删除分录〗
如果在录入凭证的过程中需要删除一条分录，单击工具栏中的【
】或〖编辑〗→〖删除分录〗，即可将选中的分录删除。
〖编辑〗→〖新增凭证〗
录入完一张凭证后，如果您还需要录入下一张凭证，单击【
】或选择〖编辑〗→〖新增凭证〗，系统将弹出“录入凭证”界面，您可以继续录入新的一张凭证。
〖查看〗→〖选项〗
在凭证录入的过程中， 系统提供了多种选项供用户选择，力求凭证录入方便、快捷、准确。
在“凭证录入”界面，选择〖查看〗—>〖选项〗，系统弹出“凭证录入选项”界面。
界面中包含选项如表4-3:
：
数据项
说 明
自动显示代码提示界面
系统自动在摘要、科目、核算项目录入时显示提示界面。
凭证录入缺省显示外币
缺省录入界面以外币凭证格式显示。
凭证保存后立即新增
凭证保存后自动跳入下一张凭证的录入界面而无需再单击【新增】按快捷键[F4]才能新增凭证。
新增分录自动平衡
系统自动在下一条分录的金额栏进行数据借贷平衡。
自动携带上条分录信息
在凭证录入的过程中，按向下[↓]或[Enter]键可以自动将上条分录的相关信息复制下来， 以提高凭证的录入速度。
新增凭证时取系统日期
当系统日期与账套期间不一致时，选择此项，在新增凭证时，凭证日期取系统日期，如：
当系统日期为2003-03-06，而账套还在第二期，如果选择了此选项，则新增凭证的凭证日期显示为2003-03-06，如果没有选择此选项，则新增凭证的凭证日期显示为2003-02-28。
需注意的是，当系统日期与账套的期间一致，如系统日期为2003-03-06，账套期间也为2003年第三期，则不管选不选择该选项，新增凭证时都取系统日期为凭证日期。
凭证录入检查
对分录的每一项数据及每一条分录的正确性进行合法性检查。
连续新增模式凭证
在“新增凭证界面，引入一张模式凭证，录入金额保存后，不论是否选择了该选项，新增凭证界面都仍然为该模式凭证界面。
直到引入另外一张模式凭证后，新增凭证的界面则开始连续停留在另外一张模式凭证界面上。
如果不想录入模式凭证了，则必须去掉<连续新增模式凭证>的参数选项。
单价不随金额计算
在单价、数量和金额已经存在时，改变金额（包括原币和本位币），单价将不随着金额的改变而改变。
如果此时“单价*数量≠金额”，则在保存时给出提示：
“单价*数量≠金额，是否继续？
”，由用户自己决定是否需要手工调整。
结算方式和结算号重复报警
输入的银行科目的结算方式和结算号相同，系统在保存凭证时会给予警告提示。
保存检查附件数
选中此选项后“附件数”的默认值改为空，凭证保存时进行检查，如果为空则提示“附件数不能为空！
”并不允许保存。
参考信息
凭证的一些辅助信息，可做为凭证查询的条件。
〖查看〗→〖附件管理〗
凭证中提供的附件管理实现了将原始单据扫描进电脑以附件形式存储的功能。
在“凭证录入”界面，编辑并保存完凭证后，选择〖查看〗—>〖附件管理〗，调出如图4-2“附件管理－编辑”界面：
上传附件：
在“附件管理-编辑”界面中，首先录入<附件说明>，然后将光标移到<附件文件名>栏中，此时该编辑栏右边出现【
】，单击该按钮，打开“选择附件文件”对话框，选择好附件文件后，单击【确定】即可。
单击下一行，可继续添加附件。
删除附件：
在“附件管理”界面中，先选中某一附件前面的复选框，然后单击【删除】，即可删除该附件。
下载附件：
在“附件管理-编辑”界面中，先选中某一附件前面的复选框，然后单击【下载】，弹出“保存附件文件”对话框，选择好保存附件文件的路径后，单击【确定】即可。
打开附件：
在“附件管理”界面中，先选中某一附件前面的复选框，然后单击【打开】，即可打开该附件文件查看其内容。
3、凭证处理
3-1、过滤条件
1.过滤条件概述
在打开“凭证查询”界面之前，首先弹出如图4-3“过滤条件”对话框。
在此对话框中，可设置查询窗口的过滤条件、排序规则以及查询方式。
2.条件
在“条件”标签页中，设定条件过滤公式，如果选择的条件字段是“会计科目”，则光标停在<比较值>栏中时可以按[F7]查看科目代码。
如果有多个过滤条件，可选择菜单〖编辑〗→〖插入行〗，继续设定下一个过滤条件。
还可以选择〖编辑〗→〖删除行〗删除选中的过滤条件行或〖编辑〗→〖全部清除〗清除所有过滤条件。
设定好过滤条件公式后，选择<已过账>、<未过账>和<全部>三选项之一，<未审核>、<已审核>和<全部>三选项之一
3.排序
如果希望查询的结果按某一字段排序，则在“排序”标签页中，在左段的<字段>列表中选择该字段，单击
，被选中的字段被移动到右边的“排序字段”列表中。
4.方式
在实际财务管理工作的过程中，会计分录序时簿涵盖了丰富的财务信息，需要以不同的方式提供。
因此，在“方式”标签页中提供了如表4-4方式供您选
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