办公用品管理办法暂行.docx

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办公用品管理办法暂行

抚顺新钢铁有限责任公司

制度编号：

A2392

制度页数：

共11页

办公用品管理办法（暂行）

编制人：

魏东培

审核人：

钱宏霞

批准人：

万如铁

主办单位：

行政管理处

发布日期：

2012年3月30日

生效日期：

2012年3月30日

第一章总则

第一条为加强抚顺新钢铁有限责任公司办公用品管理，控制费用开支，规范公司办公用品管理，本着勤俭节约和有利于工作的原则，特制定本办法。

第二条本办法包括非生产性办公用品及自动化办公设备配置、使用、保管等。

第三条本办法适用于抚顺新钢铁有限责任公司所属各单位。

第二章分类及基本配置标准

第四条办公用品分类

1、A类：

单项价值在2000元（含）以上且使用2年以上的办公自动化用品和非办公自动化用品。

自动化类办公用品包括空调、投影仪、电视机、（笔记本）电脑、复印机、传真机、打印机、音响设备、数码照相机、数码摄像机、多功能一体机、扫描仪、绘图仪、电子白板等；

非自动化类办公用品包括老板台桌椅、高档书柜等。

2、B类：

单项价值50元（含）以上2000元以下且使用1年以上的办公自动化用品和非办公自动化用品。

自动化类办公用品包括碎纸机、电风扇、打孔机、装订机、U盘、光驱、内存条、UPS电源、无线网卡、移动硬盘等。

非自动化类办公用品包括办公桌椅、办公柜、沙发、茶几、接待椅、书报架、饮水机、电话机、文件架、日历架、办公刀具等。

3、C类：

分为自动化办公用品和非自动化办公用品。

自动化办公用品易耗类包括墨盒、硒鼓、碳粉、鼠标、色带、水晶头、插座、网线、软盘、刻录盘等。

非自动化办公用品包括价值在50元以下的复印纸、打印纸等各种纸张、笔、笔记本、耳麦、计算器、订书机、电池、抽杆夹、文件夹、装订针、回形针、图钉、鼠标垫、大头针、印泥、印油、票夹、尺、胶带、白板笔、固体胶、一次性水杯、水笔（芯）、墨水、胶水、涂改液等。

4、D类：

公司对外委托印刷的常规性印刷品及临时性印刷品。

包括：

生产记录本、生产报表、考试卷纸、报销表单、操作手册、半月刊、企业宣传画册等。

第五条办公用品配置标准

办公用品配置标准见：

附件1。

第三章管理职责

第六条职责划分

1、人力资源处：

负责确定申请办公用品人员的层级、岗位职责内容。

2、行政管理处：

负责制定公司非自动化类办公用品的配备标准，制度修订；负责C类非自动化办公用品年度预算审批、费用台账建立等日常管理；负责公司D类办公用品的采购、审批、台帐建立等日常管理。

3、设备处：

负责公司自动化办公用品的配备标准、品牌选型、预算编制、台帐建立，维护维修及C类自动化办公用品（耗材）日常管理。

4、供应处：

负责A类、B类办公用品的采购、验收、发放、退库、报废处理及未过保修期办公用品的质保维修及退货处理。

5、财务处：

负责办公用品费用核销。

6、各单位办公用品兼职管理员：

负责本单位C类非自动化办公用品费用的预算；负责编制、申报本单位年度A、B、D类办公用品计划；负责本单位办公用品日常管理；负责购买本单位C类非自动化办公用品，负责对本单位办公用品的回收及退库，负责反馈本单位办公用品的使用情况。

第四章日常管理

第七条费用管理

1、各单位按本单位C、D类办公用品使用实际，每年10月上旬将下一年度C、D类办公用品预算上报行政管理处。

C类办公用品预算按各单位办公人员人均每月10元标准核定。

A、B类办公用品走各单位物料费用。

2、C类非自动化办公用品由各单位自行采购，发生费用由部门一级正主管审批后到财务处报销。

3、C类非自动化办公用品费用实行“定额管理、总额管控、超支自负”的原则，对于超出预算的办公费用，需经总经理签批后方可报销。

申请流程见附件2。

4、各单位需严格控制本单位D类印刷品费用，如季度费用超出预算，需写出书面的情况说明，由一级主管签字后上交行政管理处备案。

第八条办公用品申请管理

1、各单位新增A、B类非自动化办公用品需由本单位一级主管批准后向行政管理处提出申请，申请表见附件3。

行政管理处根据非自动化办公用品基本配备标准进行核定，人力资源处需对人员岗位层级及职责进行确定。

申请A、B类非自动化办公用品2000元以下的由行政管理处一级主管批准后报供应处采购配备，2000元（含）以上的由行政管理处主管经理批准后报供应处采购配备。

申请流程见附件4。

2、各单位新增A、B类自动化办公用品需由本单位一级主管批准后向设备处提出申请，申请流程见附件3。

设备处根据自动化办公用品基本配备标准进行核定，人力资源处需对人员岗位层级及职责进行确定。

申请A、B类自动化办公用品2000元以下的由设备处一级主管批准后报供应处采购配备，2000元（含）以上的由设备处主管经理批准后报供应处采购配备。

申请流程见附件4。

3、各单位如需要对正常使用而损坏的非自动化办公用品进行更换，应向行政管理处提出更换申请，行政管理处批准后报供应处采购更换；对正常使用而损坏的自动化办公用品进行更换，应向设备处提出更换申请，设备处批准后报供应处采购更换。

对于废旧办公用品，按公司制度进行回收和处理。

4、D类办公用品由本单位每季度最后一个月填写《印刷品申请表》，见附件6。

计划申请下季度常规性印刷品的种类及数量，由使用单位一级主管审批后上报行政管理处。

临时性印刷品可根据实际情况进行临时计划审批。

申请流程见附件5。

5、行政管理处印刷品管理人员将各单位上报的下季度印刷品申请计划进行审核后报上级主管审批后进行印刷，同时，每半年梳理一次各单位印刷品品种。

6、各单位如有新增印刷品种类需填写《新增印刷品审批表》，见附件7。

由使用单位一级主管审批后报行政管理处审核。

第九条办公用品使用管理

1、行政管理处每半年组织一次对各单位A、B类办公用品管理使用维护情况进行检查，要求帐与卡相符合，卡与物相对应，对办公用品丢失的，费用由办公用品的领用人员承担。

2、员工对所使用的办公用品负保管责任。

正常使用损坏的应及时申报修理或办理更换手续，因质量问题且没过质保期限的由供应商负责维修。

正常使用损坏的由各单位维修人员自行维修，如遗失或使用不当损坏应按价赔偿。

3、办公用品不得私自转让、调换或变为己有。

员工因岗位异动等涉及办公用品搬迁时，应征得本部门主管同意并报行政管理处审批登记。

4、各单位严禁私自印制各种D类印刷品，如有此类情况发生，其费用由各单位自行承担。

5、各单位需按时计划申请印刷品的种类及数量，如没有按时计划申请，需向行政管理提交情况说明，其造成后果由使用单位自行承担。

第五章办公用品卡管理

第十条办公用品卡管理

1、公司A、B类办公用品的维护和管理责任全部落实到人，实行办公用品卡管理。

A、B类办公用品登记卡由公司行政管理处负责统一制作并盖章后定量发放到各单位。

2、A、B类办公用品从领用开始建立台帐，确保帐、卡、物相符。

领用或负责保管办公用品的员工必须本人逐项在登记卡上签字，确定责任人。

卡随人走，物变卡变，变更责任人要重新登记，交回办公用品时要在登记卡上进行注销，负责收回办公用品的管控人员要签字确认。

3、新入企员工由人力资源处根据岗位性质，通知所在单位办公用品管理员凭人力资源处的《员工入企通知单》提出办公用品申请，到行政管理处领取办公用品登记卡，按照规定填写后交到行政管理处审核盖章。

4、员工岗位异动时，必须将领用的办公用品交回原单位的管控人员，由原单位的管控人员核查，收回办公用品，并在办公用品登记卡上确认签字后，送到行政管理处审核。

同时接收单位，根据岗位性质，由接收单位办公用品管控人员到行政管理处领取办公用品登记卡，并按照规定填写后交到行政管理处审核盖章。

5、员工离职时，需将所有登记在办公用品卡内的办公用品移交本单位办公用品管理员核查，并将登记卡交回行政管理处审核，然后才能办理相关调动手续。

第六章附则

第十一条本办法自下发之日起执行，原2010年9月20日发布的《办公用品管理细则（暂行）》（编号为：

A3168）同时废止。

第十二条本办法经总经理核定后发布，修订时亦同。

附件1：

办公基本配备标准表

层级

办公房间

办公用品

A类

B类

C类

公司高管

套间

空调1台

大板台桌椅1套

笔记本电脑

单人双人沙发及茶几1套

饮水机1台

办公柜1个

书柜1个

电话机1部

无线网卡移动硬盘

按部门实行总额控制，平均每名办公人员每月费用10元

一级正主管

单间

小板台桌椅1套

笔记本电脑

办公柜1个

书柜1个

电话1部

接待椅2把

茶几1个

风扇1台

无线网卡

一级副主管

1-2人1间

小板台桌椅1套

笔记本电脑

办公柜1个

书柜1个

电话1部

每个房间接待椅2把

茶几1个风扇1台

机关

管理人员

2-3人1间

台式电脑

办公桌椅1套

办公柜1个

电话每2人1部

每个房间接待椅2把

茶几1个风扇1台

非自动化办公用品由设备处确认配备标准，其它办公用品依据岗位职责及业务需要履行审批手续进行配置

附件2：

C类办公用品审批流程

附件3：

办公用品申报表

单位

姓名

工号

申请办公用品

数量

原有办公用品情况（没有填无）

备注

附件4：

A、B类非自动化办公用品配备流程图

A、B类自动化办公用品配备流程图

附件5：

D类印刷品申请流程图

附件6：

印刷品申请表

序号

单位

印刷品名称

使用岗位

版式规格

纸张克数

每本页数

每月使用本数

每页内容是否相同

单面印刷或双面印刷

印刷本数

附件7：

新增印刷品申请表

序号

单位

印刷品名称

使用岗位

版式规格

纸张克数

每本页数

每月使用本数

使用标准

每页内容是否相同

单面印刷或双面印刷

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