行政管理系统.docx

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行政管理系统

编号

FNC01

共3页　

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行政事务管理规定

一、总则

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条本规定所指行政事务包括档案管理，印鉴管理，公文打印管理，办公用品管理，库房管理、邮发管理等。

二、档案管理

第三条归档范围：

公司的规化、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取：

（一）总经理、副总经理、部门主任、主管经理、借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

（二）公司其他人员需借阅档案时,需经部门主管批准,并办理借阅手续。

（三）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由公司办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁：

（一）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

（二）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

（三）经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写，编制销毁清单,由专人监督销毁。

三、印鉴管理

第七条公司印鉴由公司办公室主任负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由副总经理以上领导签字许可后管理印签人方可盖

编号

FNC01

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行政事务管理规定

章，如违反此项规定造成后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明以及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字方可开出，持空白介绍信外出工作，归来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用者必须交回。

第一十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

四、公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由公司办公室负责。

第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交办公室统印。

第十四条公司各部、室所有打印公文、文件至少一式二份，交公司办公室留底存档。

五、办公用品的管理

第十五条办公室用品的购发：

（一）公司办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算，经总经理批准后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各部、室，由部主任签字领回。

（二）除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品须经公司办公室主任批准方可领用。

（三）公司新聘工作人员办公用品，公司办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员正常工作。

（四）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全，量足质优，库存合理，开支适当，用品保管好。

（五）负责购发办公用品人员要建立帐簿，办好入库、出库手续，出库需由领取人签字。

（六）办公室用品管理一定要做到文明、清洁。

注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

六、库房管理

编号

FNC01

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行政事务管理规定

第十六条库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十七条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十八条物资入库后，应当日填写帐卡。

第十九条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十条库房物资，一般不可外借，特殊情况由总经理或副总经理批准办理外借手续。

第二十一条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十二条库房内严禁吸烟、禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

七、邮发管理

第二十三条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

所有公发信件、邮件由收发员登记，负责寄发。

八、附则

第二十四条本规定如有未尽事宜或随公司的发展，有不适应工作需要的各部门可提出修改意见，办公室研究并呈请总经理批示。

第二十五条本规定解释权归办公室。

第二十六条本规定从发布之日起生效。

编号

FNC02

共2页　

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公文管理规定

第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第二条本公司公文，实行统一管理。

公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。

第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

第四条公文保密等级分为：

绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。

绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。

绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。

秘密文件由阅文人妥善保管。

文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

第五条公司发文的程序为:

拟稿、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

公司收文的处理程序为：

收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

第六条草拟公文应注意以下事项：

（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。

（二）反映情况要客观，实事求是。

（三）文字要准确、精炼,条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。

（四）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。

第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。

第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期。

不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确、具体。

第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同文件正本二份送总裁办档案室存档。

有领导批示的，还应附批复件。

第十条收文由总裁办公室统一负责。

总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。

阅示完毕后，由总裁办收回归档。

第十一条所有文件的发放，一定要有登记、签收手续。

编号

FNC02

共2页　

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公文管理规定

第十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号：

（一）以公司名义对外发文，一律用×××字（××年）××号；　

（二）公司党总支发文，用××党字（××年）××号；

（三）以工会、共青团、妇联名义发文,用××政字（××年）××号；　

（四）公工会、共青团、妇联名义发文,用××政字（××年）××号；　

（五）公司监事会发文，用××监字（××年）××号；　

（六）董事局发文，用××董字（××年）××号；　

（七）董事局委员会发文，用××董×字（××年）××号；　

（八）董事局委员会所属机构发文,用××董××字（××年）××号；　

（九）其他管理部门的发文，用×××字（××年）××号。

第十三条董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。

第十四条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。

编号

FNC03

共9页　

第1页　

会议工作细节

1、活动的主旨、规范和预算

　2、招待对象的层次和参加人数（查对邀请回函）

　3、活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动撞档？

）

　4、筹备单位及活动的负责人

　5、活动作业分工明细

　6、会场的预订

包括主会场、开会场地、洽谈室、展示场、来宾休息室、主办单位

休息室（干事、办事员）、演艺人员休息室

7、制作来宾名册

包括姓名、地址、公司名称、电话、职衔等的核对

　8、邀请函

包括信封

邀请卡

回函明信片

纪念品兑换券

停车券

指引地图

点心券

餐券

订制张数（多印２０％的备份）

信封书写作业

投递作业承办员

投递日期（要以活动日期的二、三个星期前寄达对方为原则）　

　9、纪念品方面

包括纪念品的选定　

决定包装纸　

外包装书写作业　

礼品题款作业　

姓名书写作业　

蝴蝶结装饰作业　

雕冰花饰　

编号

FNC03

共9页　

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会议工作细节

胸花　

礼品包装作业　

订制数量（要多出２０％的备份）　

　10、接送效能工具方面　

包括飞机　

火车　

巴士　

轿车　

　11、红包（给司机、演艺人员......的）　

　12、会场布置　

　13、宴会的形式　

包括餐桌入座式　

自助餐入座式　

半入座式自助餐

14、料理样式

15、雕冰（原色、彩色）

16、饮料

包括餐前酒　

威士忌　

鸡尾酒　

啤酒（罐装或生啤酒）　

饮料类　

吧台　

餐车　

餐车女服务生　

干杯用的酒类（国产酒或洋酒）　

　17、香烟方面（国产或进口牌，特别订做烟盒）

　18、菜单的印制　

编号

FNC03

共9页　

第3页　

会议工作细节

　19、花饰方面　

包括花圈　

花篮　

桌上花饰　

旗袍　

各国民族的衣着　

馈赠用花束　

典礼台花饰　

礼桌花饰　

文字花饰　

吊挂花饰　

蜡烛　

展示品饰花　

礼花（献礼用）　

　20、园景制作　

包括西式园景　

东方园景　

租借盆景

①观叶盆景

②观花盆景　

茶几　

遮阳伞　

　21、看板、标示板类　

包括

（1）欢迎看板　

（2）大门看板

（3）方向标示　

（4）专用停车场标示牌

（5）受付处看板　

（6）会场入口处欢迎光临的拱门　

（7）典礼台看板

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FNC03

共9页　

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会议工作细节

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