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文件控制程序

程序文件

文件控制程序

文件编号：

ST-QP-Q01

文件版本：

A.1

批准

审核

编制

2017年11月23日发布2017年11月23日实施

修改履历

修订日期

修订版本

修订内容

修订者

审核

批准

1目的

对质量管理体系文件进行控制，确保各使用场所所有文件为有效版本并防止误用。

2适用范围

适用于公司质量管理体系内所有的文件的控制。

3职责

3.1品质管理部负责本公司质量文件和资料的发放、回收、销毁、原稿的保存及作好相关记录；负责编制并及时更新《文件一览表》、《外来文件清单》、《文件分发回收登记表》。

3.2工程部负责本公司设计文件、技术工艺文件和资料的编制、修订、销毁的审核和控制。

3.3管理者代表负责本公司文件和资料发放范围及程序文件的审核；负责对现有体系文件的定期评审。

3.4各部门单位负责本公司相关文件的编制、更改和使用保管，部门主管负责相关文件的审核。

3.5总经理/管理者代表负责本公司质量文件和资料的批准。

3.6总经理负责本公司质量手册的批准。

3.7人事部负责非纸质文件的定期备份，文件备份服务器的管理。

参照职责按以下列表：

文件类别

编制、修订、废止

审核

批准

文件管理部门

质量手册

相关职能部门

管理者代表

总经理

文控

程序文件

相关职能部门

管理者代表

总经理

文控

管理规范

相关职能部门

部门负责人

管理者代表

文控

技术文件（图纸除外）

技术部

部门负责人

管理者代表

文控

外来文件

－

相关职能部门

各部门分档管理

4定义

4.1受控文件：

其版本修改需要控制其发行新本，回收旧本的文件。

4.2非受控文件：

其版本修改不必作新本发行和回收旧本的文件。

5程序内容

5.1文件的分类

5.1.1受控文件

a）一阶文件：

质量手册

b）二阶文件：

程序文件

c）三阶文件：

管理规定/作业规范

d）四阶文件：

相关表单记录

5.1.2外来文件

a）法规类文件：

与公司产品有关的国家、地方、行业的法律法规。

b）标准类文件：

公司执行和参照的国家标准、地方标准、行业标准。

c）其他单位或客户所提供的其他文件。

5.2文件的编号

5.2.1质量手册

例如：

CL-QM为公司质量手册

5.2.2程序文件

例如：

CL-QP-Q01为品质管理部第一份程序文件

5.2.3管理规定/作业规范

a）SIP与SOP编号原则

例如：

WI-SOP-M03为生产部作业规范第3份

b）工程变更通知（ECN）与工程变更报告（ECR）编号原则：

例如：

ECN-1007-001为2010年7月第一份工程变更通知

5.2.4外来文件编号原则：

5.3文件的编制

质量管理体系文件按需要由各部门按职责要求编制，由品质管理部统一编号，按职责权限进行审核和批准，品质管理部对于质量手册、程序文件、作业规范登录于《文件一览表》对于表格登录于《质量记录一览表》。

5.4文件的版本、修订和废止

5.4.1文件的版本

a）文件的页次修改，版本以A开始，每修订1次，页次为A0，A1，A2以此类推……A9，以后整个文件全面修订。

b）整个文件全面修订，版本以A开始，每修订1次，版本为B,C以此类推……I，以后整个文件升版。

c）外来文件的版本参照实施日期、标准版本等。

5.4.2文件修改

a）当文件需要更改时，对于质量手册、程序文件、作业规范、表格需由原编制部门填写《文件更改申请单》批准后，由原编制部门依规定执行编制、审核、批准。

制订文件的各相关职能部门对文件修订内容应在“修改履历”中或在相应的记录中注明。

b）程序文件如需修改需在《文件修订履历表》中记录备注

5.5文件的分发和回收

5.5.1发文编号规定：

总经理

管理者代表

品质管理部

研发部

供应链管理部

人事部

销售部

财务

生产部

工程部

5.5.2文件的分发确定

a）经审核、批准后的文件方可发行，原件由文控存档加盖红色“受控”章，复印后根据《文件一览表》上的分发单位影印相应的份数，加盖红色“文控发行章”分发至相关部门，相关部门在收到文件时，在《文件分发回收登记表》上签字。

如需分发彩色文件时,经品质管理部经理同意后,在分发文件时需在彩色文件上加盖红色“受控”章以示和原件进行区分。

质量手册和程序文件分发至所有部门主管。

b）零件图在未经客户确认合格的情况下加盖红色“试样图”章，图纸经客户确认合格后公司内部将零部件“试样图”图纸全部进行回收，确认合格后的图纸按5.5.1a）进行文件发行/回收。

c）管理/作业规范文件分发范围由各制订部门经理确认。

d）管理/作业规范文件以及质量记录的分发见《文件分发回收登记表》。

e）外来文件由质量管理部主管确认分发范围。

5.6文件的回收保存或销毁

5.6.1原稿一律由文控加盖红色“作废”章保存。

5.6.2各部门回收的旧版文件由文控统一销毁，若背面可再利用者，须在正面标识加盖“作废”章以做区别，避免误用。

5.6.3公司的质量文件（包括一阶、二阶、三阶文件）的持有者调离工作岗位时，应将质量文件交还文控，办理核收登记。

5.7文件的外发

对外发文的质量文件（如：

提供顾客、供方以及其他需要发文的相关方）应由收文件的单位

签收，文件可不回收。

5.8文件的使用控制和管理

5.8.1质量活动过程中所使用的文件必须是盖有红色“受控”章的有效版本文件。

5.8.2文件由各使用部门自行保管。

5.8.3任何人不得在正式文件上标记或书写任何文字、图形或符号。

5.8.4文件如发现遗失、缺损、字迹模糊或分发数量不够，均应填写《文件增补申请单》由各

部门负责人批准后向文件分发部门申请补发，各部门不可自行复制；

5.8.5非纸张性文件的控制

1）分类

a）电子文件：

即文件贮存在磁盘或光盘上；

b）胶片文件；

c）音像文件：

即文件贮存在录音、录像带或胶卷上的声音或图像信息文件。

2）使用时机

策划新项目或对文件有特殊要求时可采用非纸张性文件。

3）签署

a）一般应复制成纸张性文件后，进行手签；

b）对不能制成纸张性的文件，在文件审签完成后，由审签人员在纸张性的审批结论上签署，也可在软盘上签署。

4）贮存

a）非纸张性文件保存在公司文件服务器服务器上，备份频率为每天备份一次由人事部负责，纸质受控文件由文控打印一份纸质档存档；

b）非纸张性文件应贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防毒和防消磁等；

c）胶片文件适时复制成纸张性文件进行控制，并妥善保存原件。

d）非纸张性文件也应建立文件清单和记录清单，并按5.3相关要求执行。

5）更改

a）由更改者提出，按5.4.2要求办理，经签署同意后，文控方可接收更改。

b）审批后的文件按4）执行。

5.8.6外来文件的控制

1）外来文件的基本类型

a）法规类文件：

与公司产品有关的国家、地方、行业的法律法规。

b）标准类文件：

公司执行和参照的国家标准、地方标准、行业标准。

c）其他单位或客人所提供的其他文件。

2）外来文件的控制

a）外来文件应由相关职能部门登录《外来文件清单》上，按文件的分发和回收要求进行管理，并负责适时核查公司所执行的外来文件的有效性。

b）各部门负责收集相关国际、国家、行业标准的最新版本，交品质管理部编号并统一管理加盖受控印章。

c）工程部应确保顾客工程技术和规范及时审核、分发及执行的过程。

工程变更的执行按照《工程变更控制程序》实施

5.9每次管理评审时应对公司的质量管理体系文件进行定期评审。

6相关文件

处理-QP-Q02《记录控制程序》

7附件

无

8相关记录

QR-Q01-01《文件一览表》

QR-Q01-02《文件分发回收登记表》

QR-Q01-03《文件变更申请表》

QR-Q01-04《外来文件清单》

QR-Q01-05《文件修订履历表》

QR-Q01-06《文件增补申请单》

品质管理部

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