物资管理制度15390.docx

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物资管理制度15390

XXXXXX物业服务有限公司

物资管理制度

物品分类.................................................2

物品申购制度.............................................2

应急物品采购制度..........................................6

仓库管理制度.............................................6

1.0对仓管人员之要求......................................6

2.0物品验收制度.........................................7

3.0物品入库制度........................................10

4.0物品保管制度........................................12

5.0仓库安全管理制度.....................................14

6.0工具借用制度........................................15

7.0物品领用制度........................................16

8.0物品报废制度........................................17

9.0物品盘点制度........................................18

10.0固定资产管理制度....................................19

制服管理制度.............................................21

固定资产管理制度.........................................22

物品分类

固定资产的定义---单位价值二千元以上或者使用年限超过一年以上的物品。

低值易耗品的定义---不属于固定资产，而又价值较高或使用时间较长的物品。

办公耗材的定义---办公使用的消耗性物品（如铅笔、纸张、回形针、订书钉等物品）。

物料的定义---进行物业管理所需使用的消耗性物品。

第一章管理职责

第一条行政人事部负责物品申购计划的制订工作。

第二条行政人事部采购人员负责物品的采购工作。

各种物品的采购原则上由行政人事部采购人员负责，但对一些急切需用或专业用品，可由部门主管申请，项目经理批准后由使用部门进行采购。

第三条仓库管理员负责物品的验收、出、入库手续的办理及库存物品的保管工作。

第四条财务部负责物品申购计划的审核及仓库物品稽核。

第五条各部门主管负责小金额（200元以下）应急物品申购的审批。

第六条项目经理负责申购计划、零星物品、大额应急物品采购等的审批。

第二章物品申购制度

第一条凡管理处为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等，均属采购申请范围。

第二条各部门需新增固定资产、低值易耗品或使用各种其它物资，应先行到管理处仓库领用，仓库无库存的，可申请购买。

第三条计划采购物品的申购

1、下列有形产品如公司仓库无储存时，应提出申购计划：

①公用设施设备、装载运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件；

②为便于服务和管理所添载的设备、设施、装载；

③房屋本体及其他公共配套设施修缮所需要的材料。

2、各部门对其使用的常用物品，应根据使用情况提出每月的耗用量；仓库根据该物品消耗时间的长短定出最低库存量，并于接近最低库存量时提出申购计划。

3、仓库每月根据最低库存量及管理处相关规定于每月25日前编制《月度申购计划表》，并上报行政人事部门。

第四条零星物品的申购

1、凡属常用品以外，数量较少，且仓库中没有储存的，可按零星物品进行申购。

2、零星物品之申购，由使用部门填写《物品申购单》，列明所需购买物资的名称、规格、数量、用途（或使用个别地方），上报行政人事部门。

第五条行政人事部门收到各部门上报之《物品申购单》及仓库上报之《月度申购计划表》后，审核各物品之库存情况及报价；对于未知价格物品进行询价后，于每月28日前汇总形成《月度申购预算》，报财务部备案。

第六条行政人事部并将财务部在核实仓库实际库存量、当月实际消耗量、库存物品的限额标准、下月预计消耗量、下月资金预算等项目的基础上，审核月度申购预算，对不合理的，应及时予以调整，审核完毕后于每月30日前报项目经理审批。

第七条《月度申购预算》经项目经理审核批准后，报物业分管领导审批，返还项目行政人事部。

第八条项目部行政人事部门根据已批准之申购预算采购物品。

并由物业行政部查验和领取物品

第三章物品采购制度

第一条行政人事部采购人员应随时了解和掌握管理处常用物品的市场价格和供应情况，对于常用物品及耗用量大的物品，应根据不同供货商对不同物品的报价按质优价廉的原则选定固定的供货商。

（原则上应找三家以上供货商比价，挑选价格较低、信誉较好的供货商作为该物品之固定供货商。

跨年度采购必须重新比价，重新挑选固定供应商）。

第二条行政人事部采购人员应要求固定供货商每季度提供近期物品的供货价和供货品种，及时更新各物品之价格及供应情况，以便采购时可得到最优惠之价格。

第三条行政人事部采购人员在收取已批准之申购预算后，属于固定供货商供应的，通知固定供货商送货上门，并采用定期结算的方式结算货款。

对于不属于固定供货商供应之物品，采购人员应向有关供货商询价，并采用挑选固定供货商的方法选择供货商。

第四条行政人事部采购人员根据供货商提供的供货物品和价格清单，于每月5日前，制订当月《采购计划》，经部门主管审核后，报财务部审核。

第五条财务部在核实供应商、物品单价、金额等项目的基础上，审核《采购计划》，对不合理的，应及时予以调整，审核完毕后于每月7日前报项目经理和物业分管领导审批。

第六条《采购计划》经项目经理审批后，返还行政人事部并抄送财务部备案。

行政人事部采购人员收到已批准之《采购计划》后，实施采购。

第七条对于一时在市场上难以购买和购买程序需占用较长时间的物品，行政人事部采购人员应将情况知会使用部门，以便使用部门能及时采取相应措施。

第八条凡购进物料、工具等，尤其是定制品，应先取样品，征得使用人同意后，才可进行采购或定制。

第九条属业户指定或安排的采购，需得到业户的书面委托并收取订购金（押金）后方可进行。

有关资料需保存归档备查。

第十条供货商报价单原件必须保留于财务部备案。

第十一条行政人事部于年终前1个月根据各部门主管提供之部门采购计划编订年度采购预算，报财务部审核后再报项目经理和分管领导审批。

第十二条采购须要求提供正式发票。

特殊情况只能提供收据或白条类者，采购人员须提前经财务主管同意方可。

第十三条采购人员凭已经批准之申购单据，往财务部办理采购借支手续。

第十四条采购审批资料须由行政人事部门长期保存备查。

第四章应急物品采购制度

第一条管理处设立应急物品零用金，金额为人民币二千元，用于应急物品的申购。

凡属突发性急用物品而仓库中没有储存的（包括设备/系统故障急修所需要物品），按应急物品进行申购。

第二条应急物品之申购，由使用部门填写《应急物品申购单》，并上报部门主管。

第三条所购物资费用在人民币五百元以内，由项目经理审批。

超过500元的须报分管领导审批。

第四条项目经理和分管领导批准后，由行政人事部采购人员实施采购。

必要情况下，可以由使用部门直接购买。

第五条应急物品的采购原则上不应超过3个小时，特殊情况下，报部门主管同意后可另行处理。

第六条应急物品购物品费用在二千元以内，从应急物品零用金内支取，超过二千元，由项目财务报请财务中心申请费用，事后走报销程序。

第五章仓库管理制度

第一条对仓管人员之要求

1、仓管人员应熟悉其所保管物资之基本特性、使用性能、保管知识、规格用途、存放期限等；

2、及时、准确地做好记账工作，如实反映物资的库存及发放情况；

3、经常保持仓库环境之整洁文明、各种物资存放整齐。

第二条物品验收制度

1、物品验收要求：

①每次采购物资单位数量少于20个的，要求100%验收；

②每次采购物品单位数量多于20个的，要求抽样20-50%验收；

③所采购物品必须具备合格证明，特别是对批量（或成箱、成件）购买之物品必须要验收物品之合格证，物品之合格证由仓库管理员保存；

④对目测无法验收之物品，必须使用相关工具协助验收；

⑤对验收物品的规格、数量等必须与《物品申购计划表》上之内容相符；

⑥仓库管理员应负责将常用物品之说明书、使用说明书及保修卡等资料在验收无误后保存、备查。

2、物品验收分类

①应具有计量所检定合格的物品——万用表、钳形表、摇表等；

②应抽样验收合格证的物品——水表、电表、清洁剂、去污粉、洁厕灵、肥料、药品、种籽、水平仪、压力表、空调（水泵、电梯、发电机）设备的备用配件等；

③应抽样验收外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验收之物品——水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、接连管、开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝、玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、小锄头等；

④应抽样试用或通电验收之物品——吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等；

⑤凡不属于上述验收范围的，应对其是否符合采购计划要求之规格、型号、数量等进行抽样或全部核对。

3、物品验收方法：

①物品包装验收方法：

A仓库管理员应目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹；

B注意核对物品包装上注明之生产日期及有效期，对已过有效期的，仓库管理员应拒绝验收入库；对有效期间不足一个月之物品，由仓库管理人员组织人员对其试用，以便检查该物品之有效程度是否合格，并要求采购人员对该类物品限量采购。

②物品质量之验收方法：

A仔细检查物品表面有无擦伤、破损、无裂逢或扭曲变形；

B在验收铁制物品时，应注意有无锈迹；

C转动物品连接部位，检查其转动是否灵活，有无大的摩擦声；

D仔细检查物品接口部分，看连接处有无松动、滑丝现象；

E验证物品质地、物品颜色及物品规格、尺寸是否符合购买要求；

F对物品的受力部分应用手或其他方法做加力实验，看其是否达到规定的受力标准；

G检查物品附属件是否齐全。

③物品性能的验证方法：

A对物品的机构部分反复试动，检查其灵活性、准确性；

B验收机械设备类必须进行“试用”验证的方法，以便检查其性能情况；

C在验收电器物品时，应使用万用表测试。

测试的电压和电阻的指数首先达到物品合格证明的标准，其次还必须达到国家有关指数的正常标准；

D国家规定之其他验收方法。

④物品验收程序

A新采购物品的验收程序：

a将采购回来的物品及时送交仓库管理员验收；

b按照“物品验收要求”、“物品验收分类”及“物品验收方法”中之相关规定，对物品进行验收。

对验收合格的物品，由仓库管理员填写《入库单》后入库，对验收不合格之物品，不允许入库。

B退回仓库的物品验收程序：

a退物品人员将未使用完需退回仓库的物品送交仓库验收；

b仓库管理员核对该物品之规格型号、性能情况、可利用价值及其他特性；

c仓库管理员再根据“物品验收要求”、“物品验收分类”及“物品验收方法”中之相关规定进行验收。

对验收合格的物品，按相关规定入库存放，对验收不合格物品，由仓库管理人员填写《不合格品处理表》，等待处理。

5、物品验收资料的保管

①仓库管理员应作好每次物品验收结果的记录；

②物品验收之相关资料由仓库管理员按月归档保存；

③工具设备的验收资料由仓库管理员按月归档长期保存。

第三条物品入库制度

1、采购人员原则上应在物品购回当日，将物品送交仓库验收，特殊情况不能在当日入库的，应报行政人事部主管批准后另行处理。

2、物品入库时，必须先行验收，未经验收之物品一律不允许入库。

3、所有物资入库前由采购人员填写一式四联《入库单》。

4、入库单一式四联，完成验收手续由仓管人员签收后，其中：

①第一联仓库留存，作收货的记账依据；

②第二联随同发票报销；

③第三联送财务部存查（仓管人员在完成验收手续后，每十天汇集后交财务部）；

④第四联由采购人员（经办人）留存。

5、已取得发票的物资入库，仓管人员及采购人员必须对发票上所列的内容进行核对；凡尚未取得发票而先行入库的物资，仓管人员及采购人员必须核对入库单上所列的品名、规格等与实收物资及送货单是否相符。

6、燃油、锅炉、应急发电机等使用的汽油等燃料，不需入库，但供货商送油到达时，仓管人员需在现场核实油料的质量、数量。

7、设备可不进入仓库，但入、出库的手续必须参照物品出入库手续办理。

8、采购的设备开箱后，若有技术资料和随机文件，需交工程档案管理人员统一归档，复印件由仓库管理员保存。

9、退回物品的入库程序：

①相关人员将未使用完的物品送到仓库，填写一式三联红字《工具领用单》；

②仓库管理员对物品进行验收：

③合格品，填写《入库单》，在备注栏内填写“退回物品入库”字样，存入合格品存放区内；

④不合格品，填写《不合格品处理表》后存放在不合格品区等待处理。

⑤仓库管理员根据退回物品的《入库单》，登记仓库物品明细账，并将《入库单》汇总后每十天送管理处财务部进行相关账务处理。

10、设备工具的入库程序：

①新采购的工具按物品的入库程序执行；

②以旧换新的设备工具入库

A经办人凭其所在部门主管签名确认的《工具领用单》到仓库办理旧工具入库手续；

B仓库管理员对旧工具进行检查，无误后予以办理入库手续；

C经办人员在《员工工具借用登记表》上签名确认。

③退还的设备工具入库

A仓库管理员根据使用人的《员工工具借用登记表》上的项目，逐项清点退还工具；

B仓库管理员对退还的工具进行验收；

C仓库管理员在《员工工具借用登记表》上登记，并由使用人所在部门主管签名确认后存档。

④借用工具入库

A工具借用人在工具送还仓库前必须把工具清洁干净；

B仓库管理员根据设备工具的领用记录，对归还工具进行验收；

C验收完毕后，仓库管理员及时在《员工工具借用登记表》上登记。

第四条物品保管制度

1、所有物品均先由仓库验收，属各分仓的物品再由各分仓领出分仓库进行保管。

2、所有物品由财务部统一分类编号。

3、仓库按物品编号划分存放区域，物品根据其存放条件及编号，有条理地存放于仓库内。

4、仓管人员应合理使用仓容，对干货、湿货、轻重、危险品需区分，重载物品与轻抛物品不能混堆，有挥发性物品与吸潮物品不能混堆。

5、库存物品的限额标准：

日常消耗物料的库存限额一般为每月平均消耗量的2倍；常备零件物品的库存限额一般为每月平均消耗量的3倍；各处库存物品的总额，应控制在该管理处每月管理费用收入加其他各项经营收入总和的40%以下。

6、物品的堆放与防护

①易燃易爆与挥发性强的物品

A远离热源，须单独设载存放仓库，且尽量不放在货架上，摆放在地上，既方便倒取又减少因碰撞而产生的危险；并做好防火措施，按规定配一只4公斤的灭火器；

B保持包装的完好。

密封不好的应及时采取适当的保护措施，如更换包装。

②吸水性强容易发潮发霉和生锈的物品

A用砖或木架空放、放干燥地上或货架上；

B超长或散装物品。

可放架空层上，防潮通风；也可靠在墙而立，体积重的应在墙上预设稳固铁钩，以防时间一长靠墙物品角度变化或取料时有倾倒伤人的隐患；

C重型机具设备放干燥地上，并在摆放时考虑取放的方便性。

③常用工具、材料配件等

A不易规则摆放在货架上的，用盒或袋装好摆放。

规则的物品整齐摆放在货架上或地上；

B体积大而重量轻的物品，可靠墙而立或挂墙上，也可选择干燥通风的地面堆放。

④易碎、易损物品

A体积较小的或瓶装物品，可放载货架底层或摆放在不经常使用的物品货架上或整齐堆放在地上，但不可以放载货架较高的层，因体积较小不稳固，易摆动；

B体积较大的物品应靠墙放载，一般不应采用平放，应考虑立放，且该位载的上方一般不再悬挂物品；

C堆放地选择人员活动较少之地。

⑤沙石、砖瓦

可放载在露天的材料库；放在室内仓库时，必须用袋装好堆放在地上。

7、仓管人员必须经常检查物资存放的情况，注意质保期限。

对滞存在仓库时间较长的物品要主动和部门主管反映滞存情况，对仓储中发现有霉变、破损或超保管期的物品应及时提出处理意见。

第五条仓库安全管理制度

1、仓库内堆放易燃易爆物品需采取相应的措施，符合消防规范，仓管人员要留意库房的温湿情况，注意防火安全，确保所有物资的安全存放。

2、仓库系物品保管重地，除仓库管理人员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经许可不准入仓库。

3、因业务、工作需要进入仓库的人员，在进入仓库时，必须办理入仓登记手续，记录进入仓库的时间、人员、事由及离开时间等，进仓要有仓库管理员陪同，不得独自进入，凡入仓人员工作完毕，出仓时应主动请仓管人员检查。

4、一切进仓人员不得携带火种、背包和手提袋等物进入仓库。

5、仓库周围及仓库办公地点不得会客，其它部门的职工不得围聚闲聊。

6、仓库内不得存放私人物品。

第六条工具借用制度

工具借用制度是为了确保工具正常使用。

工具借用按时间可分为临时借用和长期领用，长期领用又可分个人领用和公共领用。

1、临时借用工具，由使用人填写《工具领用单》，经部门主管批准后，向仓管人员申请领取。

2、仓库管理员应根据使用人《员工工具借用登记表》的记录，核对原表上的领用工具是否有重复现象：

①如经核对，已有领用记录，但没有报废或其他处理记录，仓库管理员应拒绝发放；

②如经核对没有该工具的领用记录，将工具发放给领用人后，并在《员工工具借用登记表》上登记。

3、工具使用人在交还工具时，仓管人员检查工具及其附件是否完好无损，在《员工工具借用登记表》上注明交还时间并签收。

仓管人员检查工具后若发现问题，应立即记录，并上报部门主管。

4、个人领用工具的品种根据需要配备，由使用人提出申请，经部门主管批准后到仓库领用，并办理领用手续，领用后个人负责使用保管，离开管理处时交还，仓管人员需作签收记录。

5、公共领用工具由领班申请，经部门主管批准后，到仓库办理领用手续，领用后由申请人或指定专人负责保管。

6、工具调换原则上以旧换新，发生丢失和毁损，由保管者写明原因，向上一级领导报告，不属人力不可抗拒的丢失和毁损，由责任人按当时工具的价格赔偿；属长期使用正常磨损或损坏，金额在伍百元以内，由部门主管批准办理报废手续，超过伍百元需项目经理审批。

7、工具一律不得带出物业，特殊情况经由部门主管批准同意后方可借出。

第七条物品领用制度

1、领用各种物品都必须办理领用手续，并经部门主管审批。

各部门日常使用的消耗性物品可向仓库申领一定数量，自行设仓保管。

2、物品领用需预先填写《物品领用单》，列明出库物资的编号、品名、规格、数量、用途、使用区域等，除有领用人员签名外，还必须有使用部门的主管签名。

所有物品出库一律凭使用部门开出之《物品领用单》发货。

3、《物品领用单》一式三联，其中第一联由仓库作物品发出后的记账依据；第二联交由财务部存档（仓库发货后每十天汇集交财务部）；第三联由领料人自存。

4、固定资产领用除需埴写《物品领用单》外，使用部门应同时登记《物品保管清单》，仓管人员每月汇总，上报财务部。

财务部每半年对各部门固定资产进行一次清点。

5、物品领用原则上以旧换新，特殊情况下经部门主管审批后可先领后交，发生多领情况，应主动归还。

办公耗材（如铅笔、回形针等）及物料（如水泥、河砂等）的领用可不交还旧物直接领用。

6、遇物品丢失、损毁严重等意外情况，无法以旧换新时，价值人民币200元内，经部门主管审批后直接领用。

价值人民币200元以上，须由项目经理审批后方可领用。

7、若维修项目中确需新增的物品，或因被盗及遗失的物品需要补领的，必须在《物品领用单》上注明情况。

8、仓管人员发货时，要坚持按发货程序发货：

一查库存量，二先入先出，三当面点清。

发货时发货人应在《物品领用单》上签名并及时登记入账。

9、已领用的物资，凡质量、规格不符合使用，应允许使用部门退货。

使用部门办理退料销账手续：

填写一式三联的红字《工具领用单》，仓库凭红字《工具领用单》作重新入账的依据。

若退回的是已使用的物资，仓管人员应另设账登记、保管。

第八条物品报废制度

1、仓库物品报废的标准：

①物品到有效期；

②客观原因造成物品工具已无使用价值的；

③按其他有关规定需报废的。

2、报废物品经办人凭其所在各部门主管签名确认的《物品报废单》到仓库办理报废手续。

3、仓库库存物品报废，由仓库管理员负责填写《物品报废单》，并附报废物品之有关原始材料，包括：

入库时间、物品性能介绍、使用时间、使用说明等，报项目经理审批。

4、申请设备报废，须由工程经理申请，经财务部及项目经理审批后方可报废，若设备价值超过人民币5000元，还需报业主委员会或开发商审核后方可报废。

5、设备报废需符合下列情况：

①经预测，继续大修后技术性能仍不能满足工艺（工作）要求，同时大修费用相对更新设备较多的；

②严重影响安全，又无法改造，继续使用可能引起事故的；

③严重污染环境，危害人体健康进行改造又不经济的；

④其它需淘汰或更换的设备。

6、员工以旧换新的旧料（如灯具、阀门等），集中到一定数量作报废处理，对有回收利用价值的金属、塑料可集中送至废品回收站，所得款项交财务入账。

7、仓库管理员应定期将报废物品的相关财务资料交财务部进行有关的账务处理。

第九条物品盘点制度

1、仓管人员应分品种、规格设账登记各种物品的收、发、存情况，仓库内的种物品应做到账、物、卡三相符。

同时，仓管人员应每月编制《仓库物品存量表》（各部门若设载分仓，则各分仓管理人员应于25日前报送当月报表至财务部总仓管理人员核对）。

2、总仓管理人员每月31日前汇总《仓库物品存量表》报财务部主管及项目经理。

3、仓管人员在定期盘点库存中，发现升溢或损缺，应寻找原因，并写出盘盈、盘亏报告，若差额严重，仓管人员应承担相应责任。

4、仓管人员应制订最高储备品和最低储备量的定额，数量上不能把握的需请有关人员协助。

5、财务部主管负责监督库房的情况，防止出现物品过多、过少、损坏或过期等情况。

（各部门设分仓的，由各部门主管承担监督其分仓库房之责任。

）

6、财务部负责每季实物盘点核查，并将核查结果报项目经理。

第十条固定资产管理制度

1、财务部主管负责固定资产管理工作的组织、实施及监督。

2、仓库管理员负责固定资产的分类、登记、管理、盘点及清查。

3、使用部门主管或使用人负责保管和维护。

4、固定资产的建账和日常管理

①仓库管理员根据《入库单》，在3个工作日内建立《固定资产台账》。

台账内容包括：

资产代码、资产名称、类别、使用部门、存放地点、